制药企业退换货管理办法.doc

退（换）货管理办法第一章 总则第一条 目的为维护公司和经销单位的合法权益，依据药品经营质量管理规范等相关规定，特制定本办法。第二条范围本办法适用于销售我司产品的所有经销单位。第二章 退（换）货管理的主要内容第三条 适用退（换）货的基本条件（一）换货的基本条件我司产品凡在运输、销售过程中发生以下情况之一的，可退回公司做换货处理：1、自然灾害或运输事故我司产品在发往一级经销单位的运输途中，因火灾、洪水、暴风雨等自然灾害及运输事故的影响，造成药品污损，无法销售的。2、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊经销单位在收到我司发出的货物后，应立即对货物外包装进行验收，发现质量异常、包装不牢或破损、标志模糊的。经销单位向分销单位发货过程中发生的破损由经销单位自行承担。3、产品质量问题产品在有效期内，经我司质量检验部门或我司与经销单位共同认可的第三方质量检验机构检验确认我司产品确实存在质量问题，且经销单位确保我司产品不污、不损且包装完整的。（二）退货的基本条件1、单货不符销售单与实际所收货物名称、规格、批号不相符的，可将货物退回。我司将按照订单重新发货。2、经销单位因发生重大财务危机致使货款不能偿付的，可退回公司。（三）除以上情况外，一律不予办理退（换）货。 第四条 提出退（换）货的时限要求若属单货不符、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊的，经销单位应拒收或在签收单上注明，自签收之日起2个工作日内以书面形式向我司省区经理反映，若超过签收日期2个工作日不报或在签收单上无注明的，则视同默认该批货物外包装合格。第五条 退（换）货的流程规定（见附件）第六条 相关人员的职责及权限人员/岗位职责及要求权限经销单位相关人员提出退（换）货省区经理1个工作日内核实并提出申请0.5个工作日内告知退货发货信息申请者订单管理员0.5个工作日内审核退货信息0.5个工作日内通知产品退回0.5个工作日内连同“他人意见”打印审批表营销总监0.5个工作日内审核处理办法审核权财务结算员0.5个工作日内提出审批意见（非质量退货）0.5个工作日内反馈账目处理结果财务总监0.5个工作日内审批审批权储运员1个工作日内与库管员共同清点退货并填写退货信息库管员1个工作日内与储运员共同清点退货并填写请检单，编制销售出库单（红字），登记退货台帐每月末与成本会计核对退货数，上报退货月报表，不合格或过效期退货按照质量部处理意见或相关规定处理销售服务部部长0.5个工作日内处理完毕退货申请表知会质检员3个工作日内对退货进行质量检验质量部部长0.5个工作日内根据质检结果填写处理意见（返工或销毁）建议权生产总监0.5个工作日内确定处理办法决定权调拨员1个工作日内开具一式五份退货单销售服务部门1、 根据经销单位意见需我公司开具红字专票的情形：提供退货单位的红字增值税专用发票通知单、退货单及已完成所有流程的退货申请表；2、 对方客户开具我公司回购发票：提供退货单位开具的回购发票、退货单及已完成所有流程的退货申请表。销售会计1个工作日内帐务处理 第七条 违反退（换）货规定的处理办法（一）经销单位未按退换货流程擅自退货的，由此造成的一切损失由经销单位承担，所退的货物不予以冲抵货款，同时我司将有权对擅自退回已过效期的货物做销毁处理，且销毁处理费用由经销商承担。（二）经销单位退货时，应到税务机关办理退货手续（填写“开具红字增值税专用发票申请单”、出具购货发票和退货单），待收到税务机关开具红字增值税专用发票通知单后，连同退货单一并寄回我司，我司根据以上二份单据及财务调拨员开具的退货单作凭据开具红字增值税发票，作冲抵货款及销项税款处理。未能出具退货单及开具红字增值税专用发票通知单的，由此造成我方税款的损失由经销单位承担。 （三）省经理区对违规退货负直接责任。经销商擅自退货的，省经理区每次予以500元的罚款。（四）凡业务人员有提成的，按公司对该批产品的开票价和运费，由省区经理及相关利益者承担。第八条 注意事项1、 经销单位所退货物，如已获我司优惠政策的，退货时应连同优惠政策（含公司销售人员已享受的一些特殊产品政策，如提取的市场推广费用等）一并退回。2、非运输过程中的换货及非质量退货，没有书面报告及公司允许，不能私自委托货运部门带回公司，且任何单位和部门也不许接收，否则，后果由经办单位或负责人承担。第三章