监理文件资料整理归档管理办法(2014版).doc

XX监理公司项目监理文件资料整理归档管理办法【目的】对项目监理组监理工作实施过程中有关的文件和资料的收集、组卷、装订归档、编码、保管等全过程进行控制，确保监理资料归档规范、完整、及时。【适用范围】适用于各项目监理组项目监理文件及外来文件（如业主提供的资料包括施工许可证、测量控制成果资料、竣工备案证明（如有）等）的组卷、装订、归档、编码、保管。【职责】1、 总工办负责本工作的归档管理。2、 各项目监理组负责本项目竣工文件和资料的收集、组卷、装订和归档。3、 档案室负责监理档案的接收和保管。【实行办法】1、 收集1） 项目监理资料内容应完整，资料应具备有效性，签字盖章手续齐备。2） 资料反映的事件应已经完结,否则应作为待处理文件,另行保管。2、 立卷1） 该项工作由各项目监理组总监理工程师组织并负责落实。2） 各项目监理组在完成项目竣工质量验收合格后15天内完成。3） 项目监理档案（完成装订和装盒）须在项目监理组退场前移交公司工程监理部。4） 资料的组卷装订应在监理项目完成后进行。5） 当监理项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷。6） 不同单位工程的监理资料可视实际情况按单位工程、分部工程、专业、阶段等方式进行组卷。7） 当不同单位工程有共同发生的文件：如会议纪要、监理工作月报等，则这些文件应集中归入一个主要的单位工程档案中，其他单位工程档案不必重复收录，仅在目录中注明见某案卷号即可。8） 卷内文件均须按有效书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始，编写在右下角。案卷封面、卷内目录不编页号。9） 案卷封面、卷内目录与卷内文件一起组卷。10） 案卷应采用线绳三孔左侧装订法，除去金属物。装订厚度不宜超过40mm。3、 组卷装订1） 要求将监理资料按归档总目录册号内容组卷装订，每一类别文件必须单独立卷，不得与其他类别的文件合并组卷。注意监理日记无需装订，装盒即可。2） 如某一类别的文件数量较多，可分为多卷进行装订，要求每卷厚度不宜大于40mm。分卷装订时，文件的档案卷号为同一内容的，并在档案卷号后加注（一）、（二）、（三），如第五册第四分册（一）。3） 所有文件在日常使用中装订用的金属物必须剔除，以免生锈破坏档案美观。4） 立卷时封面、卷内目录、档案盒等不宜采用胶水、浆糊等粘贴材料。5） 案卷封面上填写工程名称、案卷题名、档案卷号（小一）、公司名称、归档日期（三号）等内容。要求用仿宋字体工整填写。6） 文件材料装订完成后须装盒。4、 监理档案的验收和移交1） 监理项目完成后应办理监理档案验收、移交工程光盘一张或优盘拷贝给接收人。2） 归档人应提交监理资料归档清单一份（见附件二样式），履行归档人和接收人签字交接手续。3） 由总工办负责监理档案的验收。4） 监理档案经验收合格后移交档案室进行编码和保管。5） 对于验收不合格的监理档案，由项目监理组负责整改。【附件】1、 监理资料归档总目录和保管期限（附件一）2、 监理资料归档清单样式（附件二）3、 监理档案封面样式（附件三）4、 监理档案总目录样式（附件四）附件一XX监理公司监理资料归档总目录和保管期限册号文件类别档案文件保存单位和保管期建设单位城建档案监理单位一监理合同监理机构监理总结委托监理合同长期永久监理中标通知书、施工许可证、总监任命书（监16）、长期永久总监代表授权书（监22）、项目组成人员表长期永久民防工程竣工验收申请表、民防工程监督报告长期永久竣工验收申请表、竣工备案证明长期永久监理工作总结（监32）长期永久二声像电子档案工程光盘（含工程照片及监理过程资料）永久摄像资料（必要时）永久三会议纪要进度控制工地例会纪要（监27）长期长期专题会议纪要长期长期工程开工报审表（监03）/工程复工报审表（监02）长期长期工程暂停令（监17）长期长期工程进度计划长期四合同管理工程延期报审表（监14）永久长期费用索赔报审表（监13）永久长期合同争议、违约报告及处理意见长期长期五监理工作记录及质量控制监理日记长期监理工程师通知单（监19）长期长期监理工程师通知回复单（监09）长期长期监理工作联系单（监24）长期长期监理专题报告长期长期工程材料/设备/构配件报验表（监06）长期工程材料/构配件/设备质量证明文件长期原材料、成品/半成品管理台帐（监23）长期分包单位资格报审登记表长期分包单位资格报审表长期长期工程测量控制成果报告长期测量核验资料长期长期施工控制测量成果报验表（监05）、测量放线报验登记表长期工程试验、检测登记表长期工程安全与功能检验记录长期长期隐蔽工程、检验批验收登记表长期隐蔽工程验收记录长期质量缺陷与事故的处理文件长期长期分部（子分部）工程质量验收记录永久长期分部工程质量验收证明书永久长期单位工程质量竣工验收记录（表G.0.1-1）长期长期单位程质量控制资料检查记录（表G.0.1-2）长期长期单位工程质量安全和功能检验资料及主要功能抽查记录（表G.0.1-3）长期长期单位工程观感质量记录（表G.0.1-4）长期长期监理单位工程质量评估（监29）、监理单位合格证明永久长期单位工程质量验收证明书永久长期分项工程质量验收记录短期施组设计（方案）报审登记表短期施组设计（方案）/应急救援预案报审表（监01）长期短期 报验申请表（监07）短期监理月报（监28）长期短期监理旁站检查记录长期短期监理实测检查记录短期收、发文记录短期六监理策划投资控制监理规划（监30）长期短期监理实施细则（监31）、监理机构其他策划文件长期短期设计交底及图纸会审记录长期短期工程变更单（监25）及附件长期来往函件长期工程款支付申请表（监11）、工程款支付证书（监20）短期其他长期注：1、监理单位归档资料向公司归档。2、有关单位的资料由相关单位归档。3、移交建设单位和城建档案馆的监理资料可视建设单位的要求适当删减。4、表G.0.1-x为建筑工程施工质量验收统一标准（GB50300）的表式。5、（监）为上海监理协会通用表式。6、长期：5年，短期：1年，公司体系文件中的质量记录3年；如符合两项以上条件，按年限长的保存。 样式附件二XX监理公司监理资料归档清单KY/QC-20-L01/0项目名称工程归档日期.归档人（项目）审核人（监理部）接收日期 接收人（总工办）档案编号序号归档资料名称总份数总页数备 注1监理合同 （第一册）永久2中标通知书3施工许可证4总监任命书5总监代表授权书6项目组人员组成表7监理工作总结8光盘、影像资料 （第二册）永久9工地例会、专题会议纪要 （第三册）长期10开工报审表、开工报告11监理工程师通知单及回复单（第五册）长期12监理工作联系单13原材料、成品/半成品管理台帐14填写内容依次类推，永久类、长期类、短期类归档文件不宜混并造冊。样式附件三工程监理资料（共册 第册）（填写保管期限）XX监理公司年月日样式附件四总目录第一册 监理合同、监理机构、监理总结（永久）委托监理合同总监任命书总监代表授权书项目组人员组成表监理工作总结第二册 光盘（永久）第三册 会议纪要、进度控制（长期）工程例会纪要工程开工报审工程停工令/ 复工报审第四册（略）第五册 监理工作记录及质量控制监理日记第一分册 监理工作联系单监理工程师通知单及回复单分包单位资格登记表测量