项目核算手册.doc

项 目 核 算 手 册 目录 第一章 备用金管理2 一、项目备用金2二、备用金日记账2 第二章 项目成本核算8一、成本分类8二、成本台账构成：9三、成本台账填报说明10四、台账支撑资料12五、成本台账审核要点13六、差错更正13 第三章 单据使用规范14一、原始单据总体要求14二、原始单据使用说明14 第四章 合同跟踪表管理18一、合同跟踪表介绍18二、填报分工和时间要求18三、合同跟踪表的维护18 第五章 资金预算19一、总体要求19二、具体填表要求20 第六章 项目业务流程和付款审核21 第七章 发票管理21一、发票开具要求21二、发票收集管理22三、税务工作22 第八章 资料管理22一、资料命名要求22二、传递时间要求23三、归档管理23 第一章 备用金管理一、项目备用金 1、项目备用金，是项目部根据现场管理需要，向公司申请的用于指定用途的资金。主要用于零星材料、零星机械、零星人工、运费、其他垫付款和现场间接费用等相关支出。项目部资金收支通过开立备用金专卡或专户来实现。 2、项目部备用金专卡或专户的开设：专卡，是指项目部以个人名义开设的银行卡，此卡为项目部备用金专用卡，不允许作其他用途；专户，是指以项目部名义，在公司指定的当地银行开设银行账户，此银行账户为项目部备用金专用账户，不允许作其他用途。3、当新开工程项目需新开备用金专卡时，项目部需填报附件一.01备用金开户申请表；当需要变更备用金开户信息时，项目部需填报附件一.02备用金开户信息变更申请表。有新开户或开户变更信息的，在向公司申请备用金拨款前，开户申请表或开户信息变更表应经区域经理、分管副总审批后报送财务部大区核算主管处保存。开立银行专户的，印鉴章中的一枚由资料员保管，另一枚由项目经理保管。4、备用金专卡或银行专户必须按月(上月26日至本月25日)由资料员到银行打印明细清单，并认真核对收支无误后，随台账支撑资料一起寄到公司。二、备用金日记账 设立备用金日记账的目的：完整反映项目部现金收支情况，动态监控项目部现金流。 1)、备用金日记账(附件二)登记 由项目部资料员（或指定的其他人员）根据经批准的现金收款、经项目经理审核签字的付款单据，逐日逐笔顺序登记。每日终了，结出备用金日记账的账面余额，并与其实际结存数相核对，做到账实相符。 2)、备用金日记账填报说明1、日期栏：登记现金收、付业务实际发生日期；2、单据编号：登记付款单据的编号，编号以月为一个周期(每月26日至次月25日)，即每月从数字1起顺序编号。单据是指每笔付款的原始单据，即发票、收据，按发生的先后顺序，在每张单据的右上角填写序列号（伙食费单据不参与编号），每一张票据金额占一个行次，对于当天发生的同一业务的多张定额发票，可将这些定额发粘贴在一张报销单上，然后在第一张发票上写上编号。当日发生的同一成本类别的支出，也可一起粘贴在报销单上，作一个编号。3、单据类别：列示各项备用金支出所能证明的原始单据，此栏只能填“发票”或“收据”（因公司已印刷了固定格式收据，不允许使用随便一张白纸书写的用以代替收据的白条）。4、收款单位栏：只填列能明确区分供应商的收款单位（包括分包、劳务、机械使用费、材料采购、运费）或是收到押金的单位，其他一次性零星采购和间接费支出无需填列收款单位。5、摘要栏：登记经济业务简要说明，即清晰地描述出该项业务的内容。 摘要填写举例说明1 运费：需写明起运地、目的地、运送物品名称，例：支付徐州南京苗木运费2 押金：需写明为何事或何物的押金，例：支付南京供电公司用电押金。3 租金：需写明所付租金的期间，例：支付张三79月份房屋租金4 油料费：需写明所加油车辆的类型及车牌号。 例：支付张三报销油料费（小轿车苏A8907），并且在油料发票上需注明“苏A8907”，5 伙食费：需写明伙食费的发生时间，例：支付6月11日-6月25日伙食费。6、收支类别栏 收入类别：专项拨款、备用金拨款、其他收入。 收到专项拨款时，在摘要栏内填写收到公司什么用途的专项拨款，以便审核人能清楚地了解到此笔拨款是用于来干什么的；在收支类别栏内填“专项拨款”四个字。 举例：如收到绿化工人工资拨款时，在摘要栏内填写“收到绿化工人工资”，在收支类别栏内填“专项拨款”。 其他收入专指收到外部单位的各项赔款。 支出类别：A、 属于项目直接成本的按“第二章 项目成本核算”中的成本类别填写。 B、 属于间接费的在支出类别栏内填写“间接费明细支出”，如办公费支出填写“间接费办公费”，差旅费支出填写“间接费差旅费”。 C、 非直接成本支出按如下列举填写：代垫运费、伙食费、固定资产、押金、借款、税金等。 D、 凡是与项目管理用车有关的费用记入“间接费车辆使用费”，项目管理用车之外的其他油料发票记入机械使用费。7、收入、支出栏：登记现金收入或支出的金额；收入和支出不能出现在同一行次。项目部人员归还借支款时，在支出栏内以负数表示，不填在收入栏内。8、余额栏：在登记每笔现金收入或现金支出金额后，应逐日结出当日现金余额（期初余额+当月收入发生额合计-当月支出发生额合计），并与实有现金数核对一致。 (填报举例见附件2备用金日记账中的“日记账填报表样”) 9、 间接费分类1 办公费：项目上购买办公用品的费用支出。2 差旅、交通费：项目上人员出差、外出办事发生的费用支出，如：出差的车费、用餐费用，外出办事的打车费等；带车出差途中产生的过桥过路费计入车辆使用费，不计入差旅费。3 业务招待费：项目部为业务需要招待甲方、监理、地方政府等相关人员的费用，如：餐费、购买烟酒、过节费等费用。4 通讯费：项目上人员每月按公司规定，给予报销的通讯费，以及网络费用等。5 会议费：项目上人员参加举办的会议所发生的费用 。6 劳动保护费：项目上为保证工作人员的安全，所发生的费用，如：购买的安全帽、手套、防暑降温用品、防寒保护用品等费用。7 修理费：除归集到车辆使用费之外的各项资产设备的修理费用。凡是购买配件、材料用于修理的，列在修理费中，不列入材料费。8 运输费：确定由公司承担的运费。9 福利费：项目部节日补助、因加班产生的加餐费、卫生保健支出、因公发生的医药费、伙食费补助等。10 检测试验费：指工程、设备方面需要的各类检测、试验费。11 车辆使用费：项目上管理用车辆发生的费用，如：车辆加油费、保险费、维修费、过路过桥费等。（本条所说的车辆专指生产指挥用车，包括项目上租用的车辆、私车公用的车辆、公司派给项目上使用的车辆，但不含施工用车辆）12 其它：除上述明细列举的项目外，如不能明确归属以上分类的，列入“其它”类。 3)备用金支出附件、签字和粘贴要求 1、附件要求 核算员根据资料员报送的备用金支出资料，登记“发票报销汇总表”和“白条汇总表”，(附件3) 所有发票必须是合法正规的发票，收据的填写必须符合公司规定。通讯费支出，需在发票后面附上清单，即人员名单和开支标准，当人员少于5个时，可直接把人名和标准注在发票上面。业务招待费，需在费用报销单备注里用铅笔写上“几月几日，招待对象是谁”。 在购买零星材料、办公用品、办公家具等只要是开具汇总发票时，报销时发票后面必须附销售方盖有印章的销售明细清单。 凡是给生产设备、施工机械加油的，油料票上必须注明生产设备或施工机械名称，有车牌号的同时注上车牌号。凡盖有行政事业单据财务专用章的收据属于正式票据，不作为白条支出。2、 签字要求取得合规发票的，每张原始单据均需经办人和项目经理签字确认，并按票据粘贴要求粘贴在费用报销单上；未取得合规发票的备用金支出，项目经理和经办人也在相应的单据上签字；如果一项支出，项目经理就是经办人的，除了项目经理在上面签字外，应由项目部其他相关人员签字证明。原始单据上必须同时有经办人和项目经理签字确认，对于同一次业务有多张定额发票的，可先按要求粘贴在报销单上，在骑缝上签字。项目部不准在费用报销单上直接涂改数字，如发现填错，可以重新填报销单。费用报销单必须经报销人、项目经理、区域经理签字。费用报销单的“财务审核”由财务部大区核算主管签字。 3、附件粘贴 为规范凭证业务管理，凡是用于报销的合规发票均需粘贴在票据粘贴单上，不准随意把发票贴在费用报销单凭证后面或是粘在其他废纸上，具体粘贴方法如下面票据粘贴单上所附文字说明。 收据支出，也必须分门别类地粘贴在报销单上。 4)备用金日记账及附件审核 1、备用日记账是否全部按“备用金日记账填报说明”中的要求进行填报。 2、核算员审核原始单据时的要求：A、原始单据是否每张都有项目经理和经办人签字(当项目经理是经办人时，应有项目部其他相关证明人签字确认)； B、费用报销单上报销人、项目经理、区域经理是否均已签字；C、费用报销单上的大小金额是否一致；D 一张报销单上的费用是否属同一类别(最低要求是间接费用不能和项目直接成本混一起，油料票需单独贴) E、发票是否为合法发票，且盖有发票专用章。 5)备用金申请 1、申请备用金的条件A、现金余额低于2000元。 B、有现金支付计划，而现金余额不足支付。 C、上传截止申请日的备用金日记账及备用金申请表(附件4)。 2、备用金申请金额 每次申请备用金额度不高于5万元，超过5万元的大额申请，需提交经项目经理签字的备用金申请表扫描件，经特别审批后拨付。申请的备用金只能在规定用途范围内使用，不符合备用金规定用途的，必须走专项拨款，即项目部打请款单，传递到工程部，按程序请款。 每月备用金拨付总额不得超出资金预算备用金额度，超出的需追加资金预算，预算经批准后方能拨付。 3、财务部接受备用金申请的截止时间为周一至周五上午9：00。汇款时间为上午12：00之前。如有特殊情况无法在12点前汇款，公司将会及时通知请款的各项目联系人。 4、备用金请拨程序 A 资料员编制备用金请款申请表，并连同日记账一起上传财务邮箱()；B 核算员初审；C 核算员将审核后的备用金请款报大区财务主管审核把关；D 大区财务主管审核把关后在共享文档里完成当日备用金请款的录入（核算员在公司时可直接录入）；E 大区财务总扎口人汇总打印并报批；F 出纳安排打款，并及时通知各项目部。 6)备用金支出范围 用于项目部不超过5000元的零星材料、零星机械、零星人工、运费、其他垫付款和现场间接费用等相关支出。 点工：支付零星劳务费； 运费：支付各类外购材料的运费； 押金、借款：支付的各类押金和借款； 固定资产：单价在2000元以上，并使用年限在一年以上。 低值易耗品、办公设备或生活设备； 间接费用：项目部经费；(参见间接费分类)7)备用金的退还或销户当项目结束或项目经理调离所负责项目时，专卡或专户上所余备用金，可分别情况进行以下方式处理： 项目结束的，该项目经理已有新接项目的，如果不需要办理销户，和财务部对账确认后，把原项目备用金余额调至该项目经理接任的新项目备用金账中；如果没有新项目的，需将现金余额交至财务部，并办理销户手续。 中途更换项目经理的，和财务部对账后，将备用金余额转交给继续接任该项目的项目经理，并做好交接手续(附件5) 严禁未和财务部对账确认就将原项目备用金用于新项目支出。8)备用金支出监管 严格事前监管。项目部请款备用金时，财务部根据项目大小、资金使用量、上报日记账资金使用情况、月度资金预算情况进行综合分析，判断其备用金申请是否符合管理规定、控制范围，及时和项目部进行沟通，根据实际情况控制备用金拨付额度。核算员按要求做好审核，大区核算主管对其审核结果负责。做好重点抽查。以每个月的请款总金额为标准，选择金额前5名的项目进行重点分析，另外不管当月请款金额大小，再随机抽查5个项目，即每个月检查10个项目。 认真事后分析。根据公司备用金支出管理办法、当月请款用途和日记账支出类别进行对比分析，对问题突出，差异较大者，通知项目部书面说明原因，并以电子版形式报财务部。加强管控力度。对于不按公司规定进行备用金支出，又没有正当理由的，财务部有权停拨该项目备用金，并把停拨原因上报给区域经理和财务总监，通知项目部上报备用金支出整改报告(附件6)，经区域经理和财务总监签字后，财务部方进行备用金拨款。 第二章 项目成本核算 一、 成本分类 人（人工）、材（苗木、石材、木材、建材等）、机（机械使用费）、分包和现场管理费、税金。 税金不含在成本台账中，但项目考核时视同项目成本一并考虑。（1）人工：临时用工、点工、包清工劳务费。（2）苗木：外购的各类苗木。（3）木材：外购的各类木材，包括竹木材料、装饰板材。（4）石材：外购的各类石材、面砖、道牙。（5）建材：采购的各类钢材、水泥、沙石、混凝土、红基砖、电线电缆、管材管件、五金件、玻璃、油漆涂料、地面材料、墙体材料、胶剂防水材料、保温材料、安防设备。（6）机械及租赁费：机械使用费、设备租赁费。（7）分包：专指成本部按工程量出具结算单的分包。（8）其他材料：列报除上述列举的苗木、木材、石材、建材之外的其他各种材料。（9）间接费用：上述列举成本类别之外的其他费用支出，主要指项目部现场经费。如差旅费、办公费、通讯费、业务招待费、修理费、伙食费等。二、成本台账构成： 成本台账(附件7)由成本汇总表、各供货商明细表、间接费表、零星户表、资产统计表、核对表和备注表组成。( 1)成本汇总表：反映当月分类成本构成情况、项目付款情况、自行采购发票到位情况的汇总； （2）供应商明细表：反映各供货商月度供货量、结算与付款情况；（3）间接费用表：反映项目部现场管理费支出；（4）零星户明细表：反映零星采购中一次性交易且钱货两清、并同时已取得合规发票的供应商的供货情况。（5）资产明细表：反映项目上使用的所有固定资产、周转用资产增减变动情况； （6）备注表：反映零星采购和间接费用中未取得合法发票的情况； (7)核对表：核对成本台账中项目部付款和备用金日记账中当月付款总额的勾稽关系。三、成本台账填报说明 1)供应商名称 1、台账中供应商名称必须使用全称，且和所签合同方必须一致，严禁写简称或是直接写供应商负责人姓名。 2、供应商名称必须前后一致，不准中途擅自改变。 3、供应商名称变化的，必须提供变更资料。 名称变更后，仍执行原合同，这时原始单据和登记台账使用新名称，合同跟踪表也使用新名称，但需进行备注说明变更前单位名称及变更时间。 2)成本汇总表1、每一行次的成本都与相应明细表中购货数据一致。2、应付款列即为当月的购货量。3、项目部的付款：均来自于各明细表中的付款4、项目部自行采购的材料，供货商发票由项目部负责追要并反映在当月的成本台账汇总表中。3)供货商明细表1、非一次性结清货款的供货商均需单独设置明细表登记，同一供货商提供不同成本类别的供货，需按成本类别分设明细表。2、供货商实际供货量应填写入实际到货日期对应的空格中，并将验收单据号填列在下方对应的空格中。 3、不同单价的供货需要分行填写。 4、实际付款数应填写入实际付款日期对应的空格中，并将付款单据号填写在下方对应的空格中。5、验收和付款单据超过一份时，如果是联号，可以填写单据的最小号最大号，其他情况需要单独列示每个单据号。6、属于公司采购部集中采购的材料，供货商明细表采用采购部的格式。7、按规定需放进零星户的不准列入供应商明细表。4)资产明细表项目部自行采购或从其他项目上调入的固定资产、核算上不列为固定资产但可周转使用的其他资产。1、资产增加1 项目部自行购入，按实际情况分别填写：资产名称、规格型号、购入日期、数量、单价、金额和使用人信息。2 其他单位调拨的：备注说明从哪个项目上转入。2、资产减少1 项目部自行购入，按实际情况分别填写：资产名称、规格型号、购入日期、数量、单价、金额和使用人信息。2 本月转出：说明固定资产转为哪个项目使用、转出日期及数量。3 本月处置（报废/变卖）：说明处置固定资产日期、数量，处置回收的金额。3、本月末累计：反映累计到本月，项目部固定资产的明细情况。5)备注表适用零星采购和间接费用中未取得合法发票的情况。1、零星采购和间接费用中未取得合法发票的支出应逐笔填列在备注表中，项目经理及经办人需在收据上签字确认。 2、凡是已作为白条的支出且统计在备用注表中的，确认单或验收单的粉联必须附在白条后面。3、 先取得白条后又取得相应发票时的处理办法：1 上半月发生的白条支出在下半月得到发票：取得发票时，正常报销并填报成本台账，在备注表中按原来的内容填写，但金额填为负数，与原来支出数抵销。核算员在统计全月白条支出时，把已取得发票的白条销掉，并交给大区财务主管，大区主管在核实后，交大区负责人处统一处理。2 当月收到上月白条支出的发票：取得发票时，正常报销并填报成本台账，在当月备注表中填列与上月白条支出相同的内容，金额以负数显示。核算员在本月白条汇总表中也以负数显示，并在备注中注明是收回什么时候的白条已取得发票。把已取得发票的白条销掉，并交给大区主管，大区主管在核实后，交大区负责人处统一处理。6)零星户表适用于除间接费以外的其他一次性交易支出并同时已取得合规发票的业务，此表月末没有余额，零星户表中发生额要按成本分类填入成本汇总表中。按成本类别分别设置了材料、人工、机械费三张零星户表。登记零星户明细表需同时满足两个条件：A、同一供货商当月累计采购金额不大于5000元：B、在项目部完成货款票（发票）三清。凡是按规定应填入零星户的，不得填入供应商明细表零星户表中严禁有余额，即必须是货款票三清，不准出现欠款现象。如项目部根据实际情况能预先判断出该供货商会出现多次采购，这时也可把该项采购放入供应商明细表中，不进零星采购。7)核对表当月成本台账中项目部付款金额，需与当月备用金日记账支出总额进行核对，存在差额的，需列示出差额构成原因。 常用差额举例： （1）未取得发票的支出（即备注表中所示金额）。（2）项目部经批准的人员借款、押金。（3）项目部购入的固定资产。（4）项目上支付的税金。（5）伙食费。8)间接费用表适用于项目现场发生的相关管理费用，并在当月支付费用，此表月末没有余额。间接费支出必须是票到款付，对于先支付款项而发票未到的，此支出先填在“备注表”的核对差异中，待发票取到后再反映进间接费中；对于没有支付款项而提前获得发票的，等款项支付后再入间接费。台账中间接费用发生总额、日记账中间接费支出总额、发票报销汇总表中间接费合计金额，这三者必须相等。四、台账支撑资料录入台账的每家供货商必须有齐全的支撑资料1) 苗木、石材、木材、水电建材、其他材料均需开据验收单作为台账支撑资料（2000元以下的材料不开验收单，直接以发票作为附件，但开具汇总发票的，必须在发票后面附销售清单）。2) 如果验收单以汇总形式开据的，需要附明细清单，明细清单和验收单一样需相关人签字。3) 人工费必须有考勤表和确认单。4) 机械使用费必须有确认单。5) 分包结算以成本部出具的A4纸结算单作为附件，不填一式四联结算单。五、成本台账审核要点 1)台账中各表凡有填写日期的均要注明月份。 2)原始单据上记录的供应商名称与台账中记录的名称一致。 3)台账汇总表中成本和付款信息与各明细表信息一致。 4)验收单上的供应商名称、日期、品名、规格、单位、数量、单价、金额必须填写齐全。 5)台账中每一个数字都要有纸质资料支撑，且台账中记录成本金额与原始单据记载金额一致。 6)原始单据上要有经办人、项目经理、供应商签字。 7)原始单据不得有直接涂改痕迹，否则作废，但可以进行画线更正。六、 差错更正 1)只涉及供应商名称变动的，无需改写之前的原始单据和成本台账；2)涉及数量或单价的变动，需增加或减少成本的，需填制结算单，填制方法参照(结算单如何使用内容) A、数量或单价的变动，是由于工作疏漏导致，只需填制结算单 B、数量或单价的变动，如果是后期增补协议所致数量或单价变动的，除填制结算单外，还需提供确认依据，即双方签字认可的书面确认资料。3)如果台账反映数量、单价、金额都正确，确认单或验收单纯属手误填错，必须立即通知项目资料员重新填写正确的单子，审核人负责收回在公司的三联单子，返给项目部保存。4)项目部资料在上报过原始单据和台账后，发现错误后，严禁擅自更改。应及时通知成本专员或核算员，由成本专员和核算员根据错误形式作出处理意见。 第三章 单据使用规范一、原始单据总体要求1)原始单据和成本台账上报公司后，各项目部不允许在原来原始单据（存根联）和成本台账上自行修改，对于日后发现原始单据和成本台账有误的，资料员应立即通知成本专员或核算员，并按差错更正要求进行更改，或者是在核算员的指导下进行处理。2)保持原始单据的整洁，字迹填写清楚，因原始单据都是一式四联，要求书写时务必力度大一点，以保证一至四联都能看清楚。如有涂改，应将错写之处划杠表示，并在旁边另行填写正确的数字，不允许在原来错写之处直接涂改。3)原始单据中填写的数量、单位、单价，要和成本台账中的数量、单位、单价保持一致，单据各要素要填写齐全，否则原始单据视为无效单据。4)原始单据要按序号顺次使用，禁止跳号使用。5)对已填验收单的材料和已填确认单的人工和机械，但又确定是白条支出的，需将记账联附在白条后面，审核联、结算联无需撕下来，和存根联保存在一起。6)原始单据必须是双方均已签字确认。二、原始单据使用说明1)材料验收单 1、材料采购除2000元以下的均需填写要素齐全的材料验收单。 2、下面几种情况可开汇总验收单，即只需填写总数量、总金额的验收单，必须有清单作为汇总验收单的附件1 凡由供货单位提供详细清单的材料采购，2 自有详细采购清单的材料，实际采购与之完全相同。3 凡是由公司采购部集中采购的材料，均以电子档上报采购部，同时填写总数量、总金额的验收单，将电子清单打印并经验收员、项目经理签字确认作为汇总验收单的附件，该清单附件可由项目经理授权现场负责人签字。3、凡列入零星户表中的零星采购不填验收单，直接凭发票金额计入成本。4、一张验收单上不准填写两个以的上供货商；一料一单，即不同类别的材料不能填在同一张验收单上。 2)工作量确认单本确认单可用于机械租赁、劳务用工的日常工作量确认。本单据一式四联：第一联存根联，项目部留存，用于项目上自留备查；第二联记账联，作为登记成本台账的依据；第三联结算联，用于供货方结算的附件；第四联审核联，用于审核部门签批意见。例：人工费l 工作内容：说明人工的用途，如：*的临时用工、苗木用工、*的土建用工等。l 具体项目：说明人工的类别，如大工、小工、男工、女工。 l 工作时间：说明人工的实际工作时间，即从何时开始开作，至何时结束工作（可用半天或全天表示，加班可用小时表示）。l 数量：说明各类人工当天实际的用工人数，如大工多少人等。l 单价：按半天、全天、加班的实际工作时间，填写相应的单价。l 备注：可简要说明工作的内容。 例：机械费l 工作内容：机械台班的用途，如吊载何物、挖掘*土方。l 具体项目：机械台班所用的机械名称，如挖机、吊机等。l 工作时间：说明机械台班的实际工作时间，即从何时开始开作，至何时结束工作。l 数量：按台班计价的，将工作时间换算成台班。按小时计价的，将工作时间换算成小时。l 单价：为每个台班/小时的单价。l 备注：可简要说明施工的内容。3)结算单本单据一式四联：第一联存根联，用于项目上自留备查；第二联记账联，作为登记成本台账的依据；第三联结算联，用于供货方最终清算的附件；第四联审核联，用于审核部门签批意见。结算单只有在结算时，与原确认单或验收单有差异时才使用，没有差异时不使用结算单。 当发现前期多记或少记时成本时。先填一张原数冲回的结算单，即金额以负数表示，再填正确的结算数，并在备注里说明是哪个月哪个编号的单据填写有误。4）收据 本收据既可用于项目部收到外单位款时开具给付款方的凭证，也可用于项目部付款，收款人无收据时开具给收款人的凭证。如我方是付款方，交款单位应填写“湖北怡林景观工程有限公司”。在收款事由内要详细填写经济业务内容。一式三联：存根联、收款联、付款联。 例：支付苗木运费时，交款人为某项目部，交款事由处说明从何地运来的苗木、主要的苗木种类，备注处说明送货车的车牌号、送货人的联系方式。付款人为支付运费的经办人，收款人为送货人。存根联项目留存、收款联交收款人、付款联上交财务。 第四章 合同跟踪表管理 一、合同跟踪表介绍本表共有五张表组成，均是按供应商、按成本类别统计，表一反映项目供应商合同信息、成本、付款、付款比例、到票信息汇总；表二反映项目成本明细；表三反映项目部付款明细；表四反映公司付款明细；表五到票信息统计。二、填报分工和时间要求1)核算员负责合同信息、成本明细、项目部付款录入，项目到票的核对。2)往来会计负责公司付款、公司到票信息录入。3)公司付款部分每周动态录入，月末26日形成完成的当月付款记录。4)每月27日根据未审核的电子台账先行录入当月成本和项目付款，并于27日下班前传递给各项目部。 5)当核算员不在公司本部时，大区财务主管负责共享中合同跟踪表的更新。 6)每月8日、9日，核算员根据已审核定稿的台账对原已录入合同跟踪表的成本和付款进行修正，并于10前反馈给各项目部。三、合同跟踪表的维护 1)保持五张表总行次一致，且供应商次序一致。如在一张表插入行次，其他的表要同时插入行，且要将新加入行参与公式计算；在一张表上删除行，其他表也要同时删除行。 2)当一个供货商先出现公司付款时，后出现成本时，录入人在“公司付款表”原有行次下面顺次增加，不得进行跳行或插入行，并同时在其他各表中也录入该供货商。 3)同一供应商根据成本类别分类分布于两个行次以上的，注意填列付款时对应的成本。 4)对付款比例超过100%，或者应付款为负数的，要跟踪检查其产生原因。 5)各大区主管负有维护合同跟踪表的职责，发现问题及时解决。 第五章 资金预算 一、总体要求 1)资金预算必须依据合同约定付款条件和项目实际施工进度进行编制，制表人由项目经理指定专人负责编制。资金预算经成本专员审核，项目经理、区域经理签字确认后上报。传递到公司财务部的资金预算(附件8) 必须是经制表人、成本专员、项目经理、区域经理均签字确认后的预算。 2)核算员对本表的累计供货金额和累计付款负责审核，对资金预算数字的来源负责，大区财务主管对核算员的审核数字进行把关。 成本专员负责审核资金预算中的分包部分，包括“A：累计供货金额”、B：累计付款、“D：预计供货”、“F：资金预算”、“G：预算依据”、“H：实际预算”，即对分包整体负责，对照合同及施工现场实际进度，综合考虑资金计划的合理性。项目经理和区域经理对本表的全部内容负责。 3)资金预算的上报时间为每月1日(上午9点前)，由核算员负责收集后报大区财务主管，逾期不报送的视同下月无资金支出事项。大区财务主管收到各项目部的预算后，及时报公司领导审批，审批后的资金预算由核算员在每月的6日前反馈到各项目部。 4)经批准后的资金预算作为下月公司支付各项目、各部门款项的依据，公司将据此筹措资金，平衡资金需求。 5)各项目部可以在计划内各供货商、各项费用支出中相互调剂，但实际支出总额不得超出资金总预算，同时公司会对单个供货商的付款进行总量控制。如项目增量、抢工期等出现预算外支付，应及时补报增加资金预算计划，按审批程序逐级审批后方能执行。增补预算时，表格样式、填报方法、传递审批程序与初次预算相同，可在“ 项目 月资金预算明细表”的资金前面加上“增补”二字，如“上坝河7月增补资金预算明细表”，并在预算依据里填写增补预算的原因，内容较多的可另附增补预算说明文档。二、具体填表要求1)表格逻辑关系说明A：“累计供货金额”，指该供货商从本项目开工至当月25日止累计的供货量；B：“累计付款”指该项目自开始到当月25日已累计付给该供应商的款项；C：“欠款金额”指截止到当月25日欠供应商的款，此列为自动计算。即 CABD：“预计供货”指预算月份预计供货量，是根据项目施工计划进行的合理估计数。E：“总欠款”指原来欠款金额加上预计供货后的欠款额，此列为自动计算即ECDF：“资金预算”指预算月份按合同约定应安排的资金支出，即上月欠款按合同约定应支付资金数加上预算月份供货按合同约定支付资金数。H：“实际预算”指项目部综合考虑施工进度、供应商情况、项目资金流等因素后制定的资金预算。HF,即实际预算数小于等于按合同约定数。 2)其他填报要求 表中“材料费”资金预算，一律由采购部编制分项目、分供应商的资金预算计划，于当月27日前报送给区域经理审阅并签字确认后下发给各项目部填报。 如有第一次供货需预付款的，直接在F列“资金预算”、H列“实际预算”中填报，并在G列“预算依据”中说明是预付款。 对于部分材料、机械或劳务等支出在编制资金预算时供货商尚未确定，可在“供货商名称”栏内填上“供货商暂时未确定”字样。 当供应商较多而预算表格行次不够时可以自行增加，但注意不要破坏公式。 第五大类支出中的A、B列不用填数字，F列D列、H列F列。 对于前期有欠款或者预算月份有供货但无需安排资金的客户，不要反映进本预算表格。 在G“预算依据”列中说明资金预算数字的填报依据(此列为必填项) 举例： 张三供货商， 截止上月欠款2万， 预算月份预计供货4万 ，资金预算3.6万 在“预算依据”栏内填上：依合同约定，2万*80%+4万*50% 如果该供货商还有其他要说明的情况，可进一步注明；如果说明情况较多，以便于审核人员及公司领导能更清楚地了解该信息，也可另外用word文档进行详细说明，随同预算表格一起上报，并在“预算依据”栏内填上“另附文档说明”。所附文档内容只需预算编制人和项目经理签字，其他人无需再签字，对预算表格内容的签字确认已视同确认了附报文档的内容。 对于同一个供货商，在同一成本类别下有两个以上的合同，在做资金预算时要合计在一起反映；对于同一供货商，不同成本类别对应有不同的合同，在做资金预算时要分开填列。 第六章 项目业务流程和付款审核一、 材料验收、对账、付款流程描述 二、 分包结算、付款流程描述 三、 人工和机械验收、对账、付款流程描述四、 付款申请审批流程及附件要求 第一、二、三项内容参见附件9，第四项内容参见附件10 第七章 发票管理一、发票开具要求 1)合同签订方、实际供货方、发票开具方、收款方四者必须保持一致 2)发票开具内容必须与具体供货或施工内容一致。即发票类别与签订合同类别一致，如专业分包合同只能开具工程建安发票；采购合同只能开具材料发票，机械费只能开机械租赁发票等。 3)供应商中途变更名称的，从变更之日起的供货所开发票必须使用新名称。 4)发票的付款方必须是：湖北怡林景观工程有限公司。 5)发票必须加盖对方单位的发票专用章。(个人供货商由税务局代开发票的，发票