16基建项目文件归档管理制度1.doc

神华四川天明21000MW机组新建工程基建项目文件归档管理制度第一章 总则第一条 为加强项目档案的管理，更好地维护建设项目档案的完整、准确、系统，保证项目档案能全面反映工程建设及实体质量的情况，为项目建设竣工后的生产运行、设备维护、改（扩）建提供利用，特制定本规定。第二条 名词术语解释项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、实物、电子文档等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件(包括施工文件、竣工图、监理文件)和项目竣工验收文件等。第三条 引用的规范文件(一)中华人民共和国档案法(二)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 28-2002(三)火电建设项目文件收集及档案整理规范 国家能源局发布DL/T 2412012(四)科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 118222008(五)火电工程达标投产验收规程DL 5277-2012(六)电力工程竣工图文件编制规定DL/T5229-2005(七)电力建设施工及验收技术规范（全套现行版本）(八)技术制图复制图的折叠方法(GBT106093-2009)(九)电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）(十)照片档案管理规范（GB/T11821-2002）(十一)磁性载体档案管理与保护规范DA/T15-1995(十二)建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001(十三) 火电企业档案分类表第四条 本规定适用于神华四川天明21000MW机组新建工程项目的档案管理。第五条 根据预先风险评估（PHA）的方法，参建各方分别从政治、经济、工程建设三方面对本制度的执行进行危险源辨识并制定具体的控制措施，内容见附件1。第二章 组织与职责第六条 建设单位职责（一）制定本项目的统一管理制度和业务标准，并监督、指导总包单位制定相应的管理规定。（二）负责对总承包单位、监理单位的档案进行监管、检查、指导。对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责。（三）负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。并对竣工档案进行汇总整理、系统编目、编制检索工具。第七条 监理单位职责（包括设计监理和施工监理）（一）对总承包单位整理和移交的竣工档案质量情况负责审查，并签署审查意见。（二）负责收集、整理项目监理活动中形成的纸质文件，并同时挂接电子版后，向建设单位移交。第八条 总包单位职责（一）设立项目档案管理机构和建立档案管理网络；负责制定相应的管理规定，对各分包单位的档案管理实行监管、检查与指导；（二）对各分包单位移交的竣工档案进行审核、验收，对项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的齐全、完整、准确、系统负责。满足建设单位档案管理录入系统（清华紫光）的具体要求, 所有纸质档案（合同除外）均要求挂接电子版，并定期用光盘备份，异地存储。（三）收集、整理工程建设活动中形成的档案，并将各分承包单位形成的档案汇总、整理、编目，经监理单位审查后向建设单位档案部门移交。（四）配合建设单位完成项目档案专项验收工作。第三章 要求与程序第九条项目文件收集(一)收集范围总包单位的档案管理工作要贯穿于整个工程施工的全过程。项目建设中所形成的所有文字、图表、光盘、照片、录像、实物、电子文件必须全部归档。具体归档范围参照火电建设项目文件收集及档案整理规范国家能源局发布DL/T 2412012，结合本工程实际收集归档。(二)收集时间：项目文件应与工程建设同步开始、同步进行、同步验收，即总承包单位将办理完毕的各种载体的资料随时进行收集、积累、整理、录入并挂接电子版，做到“随办随归”。1.前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集；2.设备、仪器及物资文件，应在开箱验收后及时收集登记；3.施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位应在单位工程完工后及时收集；4.监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集。（三）收集份数1. 文件材料一般归档1份。合同正本、副本各一份，招标文件正本、副本各一份，中标单位投标文件正本、副本各一份，未中标单位正本一份，评标报告正本、副本各一份，与施工、检修、维护有关的文件材料和图纸归档一式两份，竣工图一式三份,电子版光盘两份。2.在城建规划范围内的项目，应按GB/T50328的规定将归档范围增加一份，向城建档案馆移交。第十条 文件材料质量要求归档资料必须组织结构清晰、逻辑性强。资料内容要完整、准确、清晰、系统，真实反映工程施工过程中建筑、安装的情况。1. 项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位（原件保存单位）应在复制件上加盖公章。2. 项目文件应完整，签章手续完备,字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 118222008的规定。3. 各种表格、会议纪要、工程信函的页面设置、格式、字体要统一、规范，符合现行电力行业标准格式，没有填写内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。具体参照神华天明公司所编制的规范表格。4. 凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。6. 竣工资料不得有涂改。文件必须使用符合归档要求的三孔一线法装订。凡是正文有页脚的均采用小5号宋体，页脚居中设置，注明第X页共Y页。文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。7. 引进技术工程的设备订货合格及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能复印件归档。中译文应同外文原文一同归档。主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。8. 电子版文件：电子文件与纸质文件在内容、相关说明和描述上需保持一致。保证电子文件的真实性、完整性和有效性，归档要求应符合电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）相关条款。满足建设单位档案管理录入系统的电子版挂接要求。9. 工程照片：按每个单位工程至少六张（有隐蔽工程的项目不得低于十张）的要求归档。照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整和揭示要素齐全等特点。具体要求符合照片档案管理规范（GB/T11821-2002）。10. 探伤底片:按整理要求归档一套,不允许底片卷曲、变形、变脆、粘连、破损等。11. 为了避免相同文件重复整理及归档，监理等签审的文件宜由文件“闭环”即关闭“事由”的参建单位进行整理并归档。如工程联系单、事故及缺陷处理、安全质量等有关施工及管理性等文件。12.总包单位认真做好资料的管理与保存，存放地点的温度、湿度、防虫防霉、防火防盗、照明等要符合国家档案局颁布的档案库房管理规定的相关要求。13.总包单位做好新版与旧版图纸、资料的识别标识，旧版图纸、资料的回收处理，防止旧版图纸资料的继续使用。并及时将新版图纸、资料提供给使用单位。第十一条 竣工图的要求1.不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GBT106093-2009)统一折叠成A4幅面(297mm210mm)，图标栏露在外面。2.竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际情况相符。所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章应按DL/T5229-2005的规定执行。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用不褪色红印泥。监理单位进行审查并加盖审查章。3.设计单位负责单位设计范围的编制。总包单位、施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确的做好变更记录，提供完整资料给竣工图的编制单位进行编制并出版。4.竣工图的编制工作应及时、正确、完整，设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工和设计变更单，并将变更情况及时反映在设计蓝图上，对于涉及其他专业的设计变更，应及时通知相关专业。5.监理单位应对设计单位编制的竣工图进行审查，监理审查合格的竣工图应在卷册目录上加盖并签署竣工图审查章，审查章应盖在竣工图卷册目录的空白处。6.应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷册目录。对每册修改图纸，宜编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。第十二条 项目文件整理按照火电建设项目文件收集及档案整理规范国家能源局发布DL/T 2412012的规定，对项目文件进行分类并划分保管期限、组卷、排列、编号与编目、装订、录入、挂接电子版。照片档案依据照片档案管理规范（GB/T11821-2002）按张整理，逐张编写文字说明并按分类、照片号装册。电子文件按电子文件归档与管理规范GB/T18894规定整理。工程质量相关实物档案依据实物档案整理规范整理，应建立与相应施工记录或试验报告的互证关系，填写互见号。1.项目文件由总承包单位负责汇总整理。2.项目文件整理，应根据档案对文件形成单位的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久与定期两种。3.永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，应列为永久保管。4.定期保存文件。凡是反映项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件，应列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。5.项目文件整理，卷内文件不得有重复，附件共用时应在备考中说明。第十三条 移交要求总承包单位、监理单位按合同和档案管理要求向建设单位移交档案，办理移交手续。1.整理完毕的项目档案必须在机组整套启动试运行168小时后或工程项目竣工后的7日内验收合格, 并在项目竣工后四十五天内移交建设单位归档。尾工形成的档案应在尾工完工后5日内移交归档。2.项目竣工后，建设单位应按程序组织对移交的项目档案的完整、准确、系统、有效、案卷质量及电子档案的挂接进行审查，审查合格后办理移交手续。监理单位、总承包单位编制归档移交清册，由监理单位审核后向建设单位档案部门移交,移交清册一式两份，各留存一份。建设单位档案部门接收档案时，应全面检查归档文件材料的质量。重要项目的文件材料归档时应编写“归档”说明，并经项目负责人审核签字，与“移交清册”一并归档。竣工文件审核签字页见附件2.建设项目档案移交签证表见附件3.第四章 检查与评价第十四条 本制度每半年检查评价一次，检查人是工程管理部经理和副经理，评价人是公司副总经理。有不足之处进行完善，修订后进行升版发布，检查内容包括但不限于以下内容：（一） 制度的职责是否清晰；（二） 标准是否可行；（三） 执行程序是否明确、有效；（四）本制度执行过程中是否存在与法律、法规及上级单位的制度有对立和冲突之处。第五章附则第十五条 本制度由建设单位工程管理部负责解释，本文件如有与国家及行业有关制度相抵触或冲突的，一律以国家或行业有关制度为准。第十六条本制度自发布之日起执行。第十七条与本制度关联的制度有：（一）工程文件材料归档管理规定;（二）项目文件整理实施细则；（三）照片档案管理规定；（四）电子文件归档管理规定；（五）实物档案管理规定；（六）竣工图管理规定；（七）档案库房管理规定;（八）档案借阅管理规定.附件：1. 政治、经济、工程建设风险辨识；2.竣工文件审核签字页；3.建设项目档案移交签证表；4.建设项目档案管理流程图。附件1：政治、经济、工程建设风险辨识风险类别风险辨识内容控制措施政治、经济本安收集资料不准确，导致发生法律纠纷时，不能起到凭证作用；甚至造成经济损失执行本制度第三章第十一条生产本安资料保管不当，造成资料的损坏、丢失，导致无法维护、修理、改扩建。执行本制度第一章第五条引用的规范文件并制定库房管理规定图纸、资料归档不齐全，导致无法维护、修理、改扩建。执行本制度第三章第九条的规定附件2 机组 单位工程竣工文件审核签字页总承包单