材料采购管理办法.doc

项目部材料计划采购平台管理办法 第一条 总则 为进一步加强工程局规范化管理，规范采购工作，保障工程进度的正常持续进行，选择合格的供应商（厂家）并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 1、本办法适用于局属各项目部大宗材料采购和单项采购金额超过3万元以上的材料采购时，计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等。2、大宗材料见明细表。 3、对项目部办公设备及办公用品采购参照本办法。4、材料采购不超过3万元，由项目部民管小组商议确定采购事宜并以会议纪要的形式记录在案。第3条 采购方式 可以采用内部招标、议价、指定供货厂家等方式。第四条 采购流程和职责分工 1、制定材料采购计划 项目部根据工程进展情况，在材料使用前7日编制材料采购计划，确认材料规格、型号、数量无误后以书面形式上报工程管理处审核。 2、询价及推荐供货厂家 工程管理处对材料采购计划的数量、规格型号审核完毕后转交核结算处，由核结算处负责材料采购的内部招标、市场调查、询价、推荐供货厂家等，可采取以下方式： （1）条件具备、有利于降低材料采购价格，可采用内部招标。 （2）因地制宜、就近取材，按照项目所在区域，由项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商（厂家），将相关资料报送核结算处审核。 （3）核结算处独立或会同项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商（厂家）。 （4）根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 3、评审及选择供货厂家 工程管理处主要负责人、核结算处主要负责人、主管副局长和项目经理组成评审小组，对各供货厂家的报价依据现行的市场价格进行分析比较，对供货方的品牌、质量、信誉、售后服务等方面进行综合评审，遵循公平、公正、科学和择优的原则选择最优的供货商。 4、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。第五条 签订采购合同 1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，项目部需与供货商签订正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款： （1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； （2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明； （3）订单所采购的数量、重量； （4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款； （5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； （6）付款方式； （7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）； （8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法； （9）运输方式和销售发票的要求。 2、购货合同备案 项目部与供应方签订合同进行供货，由项目部负责材料的检查和验收，签订的合同反馈工程管理处和核结算处备案，并将材料采购计划审批表和购货合同报送财务处。 第六条 货物进场验收 1、货物进场供应商交货时，由项目部库管员实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知工程管理处会同处理； 2、对有专业或特殊质量要求的材料物资，通知工程管理处派专业人员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。 第七条付款结算 1、严格按照工程局报账工作流程和挂账工作流程执行； 2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由财务处统一支付； 3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；（3）在现场调试期间急需材料的采购；（4）3万元以下的零星采购。第八条 紧急订货 工程管理处、核结算处接到项目部以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，迅速办理。第九条 其他采购方式 除一般采购作业方式外，可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各项目部依计划提出请购，由工程管理处定期集中办理采购； 2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，可事先选定厂商，拟定长期供应价格，经材料采购评审小组核准后通知各请购部门依需要提出请购。第十条 供应商管理1、掌握市场信息，建立合格供应商名单。2、供应商的日常管理。对供应商实行动态管理，及时跟踪供货业绩，一但产品出现质量问题，应及时向供货商发出限期整改通知单限期整改，如两次发出通知单质量仍没有改进的，应取消其供货资格。3、对供应商的评价。每年对供货方提供的产品质量、售后服务、供货能力以及材料价格，进行信息收集和综合评价，选择好的供方建立档案，作为项目部材料采购供货商的长期合作伙伴。 第十一条 附则 1、参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害； 2、参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督； 3、超出本办法的事项呈局长核准后实施。 附表 1、大宗材料明细表 2、项目部材料采购计划审批表 大宗材料明细表1.钢材钢筋、各类型钢2.水泥普通及特性水泥3.地方材料砂子、石子、块石、卵石、砖等4.木材方木、板材、本带、各类胶合板等5.止水材料金属止水、橡胶止水等6.土工材料土工膜、土工布、土工格栅等7.外加剂减水剂、防腐剂、彭涨剂、泵送剂等8.格宾网9.半成品各类预制构件10.管件、管材钢筋砼管、钢管、玻璃钢管、PVC管、PCP管、PCCP管及各类管件项目部材料采购计划审批表项目部名称：银川市兴庆区月牙湖扬水泵站更新改造工程七标段序号材料名称规格型号合同工程量采购数量生产厂家备注1钢筋62.02 2.02 酒钢2钢筋815.29 15.29 酒钢3钢筋104.56 4.56 酒钢4钢筋1221.6421.64酒钢5钢筋144.57 4.57 酒钢6钢筋C1610.5210.52酒钢7钢筋C188.85 8.85 酒钢8钢筋C203.37 3.3