《现代秘书学》期末综合练习.doc

08汉本现代秘书学期末综合练习 （2011.12.13）考试题型及考试形式一、闭卷部分（40分）： 填空 、判断、 简答； 答题时间：30分钟 二、开卷部分（60分）： 案例分析1， 改错1， 实操2； 答题时间：85分钟一、填空题 1.接电话所谓“铃响不过三”，是指铃声响了( 3 )次以上才接听是缺乏效率的表现。2. 印管人员不宜在（ 空白 ）凭证上盖印，更不能“以印谋私”，也不能“有求必印”。 3. 发文处理过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一程序具有很强的确定性与（ 不可逆 ）性。4. 所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于（ A ）类。5. 打电话拨号时，要耐心等待线路接通，至少要让电话铃响（ 6 ）次以上，确认对方没人应答才收线。6. 库房温湿度的调控，要求纸质档案温度（ 14-22 ），相对湿度4560。7. （ 开放式 ）办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、椅、文具、文件和电话、计算机等设备的存放空间。8. 会场布局中，把教室型、礼堂型布局称为（ 相对式 ）。9. 用印，或称（ 签署 ），即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导在公文正本上签注姓名，其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。10. 在发文处理过程中，拟写公文应特别注意在表达数字减小时，不宜用倍数，而应用（ 分 ）数。11. 各部门在工作中形成的具有保存价值的文件，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，这项工作称为“（ 归档 ）”。12. 降低（ 到 ）80%（即定额是100，现在是80）。（补充）13.（ 拟办 ），是指机关领导或部门负责人对公文（包括拟办意见）认真阅读分析之后，提出处置意见。.14. 代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿（ 是 ）归档范围。.15. 接听电话结束时要注意：一般应（ 对 ）方先放下电话。.16. 档案具有社会性、历史性（ 原始记录性 ）等特点。.二、判断题 1. “七、八天” 、 “十之八、九” 、“二个” 。 （ 错 ）2.宴请活动一般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。（ 对 ） 3.归档文件以“件”为整理单位。 （对 ）4. 下级单位报送的各种报告及统计报表不属归档范围。 （错 ）5. 档案收集最常用、最有效、最直接的途径是依据收发文登记簿进行核对收集。（对 ） 6. 某单位业务主管领导要去银行办理融资业务，需要单位印章，负责印章管理的秘书因故不能一同前往，就将印章交该领导暂时保管使用。请问该秘书的做法对吗？（ 错） 7. 某单位秘书每次都将公文按单位领导职务顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？ （错 ） 8. 通话结束后，一般来说，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。 （ 对 ）9. 会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项。 （ 对 ）10. 在会议时间的选择上： 1）首先考虑领导的时间； 2）方便与会者出席。 （对）11.秘书部门的工作是无法分解到具体业务部门的工作。 （ 对 ）.12.秘书业务知识、行业领域的业务知识是办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志 。（补充） （ 对 ）.13. 混合式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。 （ 错 ）.三、简答题 1. 简答档案库房安全防范的主要措施 答：库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。 严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测。 2. 简答发文处理过程中审核的重点答：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文的格式是否符合本办法的规定等。3. 简答会议记录常见的写作格式 答：会议记录的结构是：首部+正文+尾部。（1） 标题：会议名称+文种。如：“xx集团公司第三届董事会会议记录”。文种。如“会议记录”。正文，正文的构成是：首部+主体+结尾。首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人等签名等。以上六项应在主持人宣布开会前填写好。主体，会议内容。包括：第一，会议议题。如果有多个会议议题，可以在议题前分别加上序号。第二，发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。第三，会议决议。决议事项应分条列项。有表决程序的要记录表决方式和结果。结尾。另起一行，写明“散会”并标注散会时间。（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。xx单位xx会议记录会议名称：会议时间：xxxx年x日x日xx点会议地点：具体开会地点记录人：出席会议人员：缺席人员：列席会议人员：会议主持人：审阅：签字：（名字写全）主要议题：发言记录：（休会时间）：散会时间： 本会议记录共xx页 以示负责4. 简答秘书在传达和贯彻领导意图时应注意的问题 .答：一是莫误传达时间。有些工作有着较强的时限性，不按领导的要求在规定的时间内去传达落实，就有可能造成工作的被动，甚至出现不可挽回的损失。二是不能截留领导意图。不能因为自己对领导某些决定有不同看法而有意“扣压”领导的指示决定，这是与秘书的基本职业道德相违背的。三是不能随意解释或歪曲领导意图，使领导的指示决定在传达贯彻中变形、走样，这同样会给工作带来危害。四是在领导意图传达贯彻中遇到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。5. 简答秘书工作的主要内容.答：（1）公关事务管理；秘书不仅要对自己的内外形象进行管理，而且还要对组织的形象进行管理。既能做好一些专门的公关活动，又能做好接待工作。（2） 沟通管理；沟通管理是指对内沟通、对外沟通、横向沟通、纵向沟通等方面的管理，包括如何使用沟通技巧与领导处好关系，怎样使用各种沟通方法和同事搞好关系等。（3） 办公用品和设备管理；对办公室的各种办公用品和设备进行管理是秘书管理工作的一项重要内容。秘书要能控制办公用品的使用，并能熟练操作各种办公设备。（4） 办公室管理；办公室管理包括对办公室的设计及布置、办公室环境的维护和管理、办公室日常事务管理、办公用品的管理以及时间管理等。（5） 会议管理；会议管理包括对会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理工作的管理。（6） 信息管理；信息管理包括对信息的收集、整理、传递、存储、利用和反馈进行管理。（7） 档案管理。档案管理包括对档案的收集、整理、检索、鉴定、保管和开发利用进行管理。或者：1、协助直接领导处理日常事务，完成领导交派的任务； 2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作； 3、策划组织公司各种活动，负责网站管理和维护，做好公司的宣传工作； 4、负责公司办公用品的领用和分发工作； 5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作； 6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作； 7、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。 8、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。 9、联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。负责公司年、晚会的筹备等工作。 四、案例分析题 秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理电话里对于雪说：“我现在要去银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请她确认一下。现在于雪有这么几种选择： A.告诉刘总，周经理去银行办私事去了，并问刘总，等周经理回来后是否可以马上与他联系。B.问刘总是几个什么样的财务数据需周经理确认，是否可以把这几个财务数据告诉自己，等周经理回来后马上转告他。 C、告诉刘总，周经理外出了，估计一个小时之内能回，并对刘总说：“周经理一回来我马上转告他，让他与您联系。” D.于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道总经理做什么去了。” E.马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟您说说可以吗？”思考指出你认为本题的最佳答案并说明理由，同时逐一分析其它选项。本题的最佳选择是C。 选A之所以不妥，是因为让副总裁刘总知道周经理利用上班时间去办私事，有可能会给周经理带来不必要的负面影响。 选B之所以不妥，是因为财务指标数据是公司的密级信息，如果上级没有主动提出来让秘书转达，那秘书就要回避主动询问这些数据信息。 选择D也不妥，因为作为秘书回答不知道自己的上司去哪里了是秘书工作的一种失职，而且这种回答只会让上级不信任你。 选E也不妥，因为财务指标数据是公司的密级信息，作为秘书自身无权向上级安排或指定其它人员来完成这项工作。 选C之所以合适，一是它既实事求是地回答了刘总的问题，二是没有向刘总透露多余的信息，从而避免了给周经理造成不必要的麻烦。 五、改错题 指出下文在行文内容及文面格式上的不妥之处并加以修改。X省职业技能鉴定专家委员会X 鉴专办函20107号关于召开X省秘书职业技能鉴定专家委员会年度大会暨实训研讨会的通知各有关单位和专家： 根据X省职业技能鉴定专家委员会工作计划，经省职业鉴定委员会和省劳动保障厅职业技能鉴定中心批准，定于六月在X市召开“X省秘书职业技能鉴定专家委员会年度大会暨实训研讨会”，现将有关事项通知如下：一、会议内容（一）秘书职业鉴定与培训经验交流（二）秘书职业技能鉴定考试分析与研究（三）秘书职业培训演示与实训探讨（四）秘书职业实训演示与讲座（著名秘书训练专家XXX教授讲课） 二、会议时间 二零零九年六月五日和六日，一共开二天会。 三、会议地点 XX师范大学文学院（X市X路X号）。 四、参加会议的有关人员 （一）省秘书职业技能鉴定专家委员会的委员 （二）相关院校秘书专业教师（三）其他相关人员 五、会议费用 （一）会务费： X X X元/人（赠X 专家专著，价值X元）； （二）在会议期间，参加开会的人员吃和住的问题由大会负责集集中安排，但是费用要由来参加开会的人各自解决。 六、其他事项 （一）请各个参加会议的单位和专家于5月23日前将回执单（见附件）及按要求提交的大会交流论文发送传真或电子邮件至会议秘书处； （二） 6月5日8:009:3 0在XX师范大学文学院XX楼一楼大厅报到。 附件：1、X省秘书职业技能鉴定专家委员会年度大会暨实训研讨会回执单附件：2、会议交流论文选题、格式要求及说明 二零零九年五月15日联络方式： X省秘书职业技能鉴定专家委员会秘书处（XX师范大学文学院） 联系人：XXX 联系电话：XXXX-XXXXXXX 传 真：XXXX-XXXXXXXE-mail: （此略）查询网站：（此略）6、 实操题 （一） 请根据本案例提供的情景，模拟秘书角色，代学校编制一份该活动的接待方案。某市教育局定于某日在某职业学校举办教学开放观摩日活动，邀请教育局主管部分的领导及部分本市兄弟学校的代表共20人参加。经研究，活动内容主要有四项：包括上午8点30分校长介绍经验，9点30分课间操参观，10点30分各个开放教室的课堂教学观摩，11点30分代表分组座谈并填写、上交该活动反馈表，中午12点30分就餐（拟安排在学校隔壁酒楼二楼某餐厅）后活动结束，不安排住宿。提示：接待方案作为计划类中的一种，应体现出计划的文种特征，如为什么做（目的、目标、原则），做什么（内容），如何做（方法、步骤）、怎样才能做得好（措施）等。1.方案的文种写作结构（要求表格条文式）：标题（要求用全标题）前言（简要说明制订方案的指导思想、依据等，即为什么要订、根据什么订）主体 （包括任务目标、措施方法和要求，即计划三要素），其中：对主要内容要分条列项表述，对主要事项的安排要用表格式一目了然。2.接待方案的主要内容应包括：1）确定接待规格，2）日程安排，3）接待经费列支（只写所需列支的项目即可），4）工作人员安排，5）陪同人员及主要任务等，撰写时可虚拟一些必要情况。（二） 请根据领导意见，为该领导编制一份工作日志。 你的上司王是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：上午举行董事会议，所有的经理都参加。上午给参加员工培训课的新员工讲话（约15分钟）。中午与A公司的董事长马及夫人在公司附近酒楼共进午餐。下午与公司市场部的主管一同前往本市B公司拜会市场开发部经理高。下午在本公司会见C公司的销售部经理张。 业务经理工作日记 2011年12月26日 星期一时间工作内容备注8：009：00上午举行董事会议，所有的经理