员工自助操作手册——外协.doc

石化盈科信息技术有限责任公司员工自助服务操作手册石化盈科信息技术有限责任公司 ERP系统用户手册员工自助服务（2011版外协员工部分） 编写人： 审核人： 前 言随着公司近几年业务涉及深度和广度的不断扩大，之前所使用员工自助门户系统（EP系统）在功能、性能等诸多方面已不能满足日常业务和管理需求。经公司技术和系统咨询专家评估，决定在B/S结构平台中采用.NET技术开发全新的员工自助服务门户系统，整体提升员工自助系统，以提高其应用性、可扩展性、灵活性。新开发的EP系统，在原有系统功能的基础上，新增加了境外差旅申请、员工借还款、工时管理等功能模块。最新的系统功能范围包括：（1）报销模块：国内外差旅申请、差旅报销、一般报销、配单打印等；（2）借款模块：差旅借款、备用金借款、员工临时借款、报销冲销还款、配单打印等。（3）工时模块：工时填报、工时审批、工时统计、工时确认表打印等；其中，报销和借款模块应用于财务部、人力资源部、总裁办、业务技术部、业务拓展部、市场部、销售与商务部、ERP事业部、MES事业部、系统事业部、运维事业部、ERP支持中心、研发中心、上海分公司、北京分公司等所有职能部门和事业部；工时模块应用于ERP事业部、MES事业部、系统事业部、运维事业部、ERP支持中心、研发中心、上海分公司、北京分公司等所有发生项目工时的事业部。为了使公司员工能快速熟悉并熟练使用新EP系统，项目组针对系统各功能的基本操作，包括申请、审批、查看、修改等功能编写了此操作手册，希望对大家在实际操作中能有所帮助。目前外协员工通过新门户系统可以进行报销及工时填报。内部资料，注意保密 30 / 30目 录前 言2目 录3第一章.系统登录41.1修改HOSTS文件41.2登录员工自助服务门户61.3注意事项8第二章.差旅申请及报销92.1业务流程各步骤说明92.3.1.差旅申请92.3.2.差旅报销申请142.3.3.申请单据清单18第三章.一般报销申请203.1业务流程各步骤说明203.3.1.新建申请单据203.3.2.申请单据清单23第四章.工时管理254.1.业务流程简介254.1.1.工时填报业务254.2.业务流程各步骤说明254.2.1.项目工时录入254.2.2.项目工时打印28第五章.个人工作平台305.1修改用户名、密码30附录：单据状态一览表30第一章. 系统登录1.1 修改HOSTS文件为了使用员工自助，需要修改您的电脑上的hosts文件：路径C:WINDOWSsystem32driversetc 双击hosts文件，选点击“确定”在hosts文件中增加1行64 如下图：点击保存Hosts文件修改完毕。1.2 登录员工自助服务门户【注意】 您必须在中石化内网中才能正常使用，如果您不在中石化内网中，则可以通过VPN方式接入内网。在IE的地址栏中输入新版员工自助系统初始用户名及密码均为五位员工编号。例如：编号为60945， 用户名、密码应录入：60945出现以下登录画面，输入用户和密码，点击；系统会自动弹出如下对话框提示修改密码1.3 注意事项本节所提示的注意事项并非每个人都会遇到，会因您的电脑操作系统和IE设置不同而不同。1. 如果使用代理，请在代理设置中添加以上EP的地址；2. 如果激活了“弹出窗口阻止程序”，请允许该地址的窗口弹出；3. 建议把EP的地址设置为受信任的站点； IE-工具-Internet选项-安全-受信任的站点-站点-添加4. 如果登录提示密码有误或被锁定，请与人力资源部王立芳联系，联系电话84191475。5. 不要将您的密码告诉其他人，以防您的个人信息（含工资信息）外泄。6. 出差和费用报销申请单可以由别人代填；但支付对象只能是申请人；审批权不能由其他人代替；除部门秘书和财务审核人员外，其他人只能查看/修改自己的申请单。第二章. 差旅申请及报销2.1 业务流程各步骤说明2.3.1. 差旅申请在员工自助系统中，点击菜单【费用报销管理 新建申请单据】，选择费用类型：【输入项描述】输入项名称说明范例员工编号必输项，默认为当前登录人员工编号费用类型必输项，目前有“差旅申请/差旅报销/一般报销”供选择差旅申请下一步点击进入单据录入页面【注意】 若当前登录人角色为部门秘书，可以代部门领导或本部门其他员工申请报销，员工编号必须为实际申请人的员工编号。点击进入单据录入页面点击 点按钮，系统会自动计算总金额，并更新在预计费用一栏【注意】 支出计划可以通过模板进行导入。请先下载模板，按照格式填写后导入。点击 ，输入支出计划详细信息点按钮保存附加目的地信息【输入项描述】输入项名称说明范例主数据境内差旅/境外差旅选择申请差旅类型境内差旅同时申请借款选择是否同时借款差旅申请开始时间必输项，差旅开始日期，从日历控件中选择2011/2/28结束时间必输项，差旅结束日期，从日历控件中选择2011/3/2理由必输项，出差事由，可输入或点击右侧图标选择项目出差国家必输项，出差国家中国城市必输项，出差城市上海预计费用该字段根据下方支出计划项自动计算，无需输入成本中心成本分配必输项，选择成本中心或项目编号项目编号编号必输项，成本中心或WBS编号C-07056-MIS05-01附加信息 支出计划费用类型必输项，从下拉列表中选择差旅费-交通费金额必输项，必须输入数字，系统自动显示为货币格式￥1200.00日期必输项，从日历控件中选择2011/2/28信息必输项，计划描述机票更新完成编辑，保存当前计划取消取消编辑，返回计划列表附加信息 附加目的地出发日期必输项，出发日期2011/2/28到达日期必输项，到达日期2011/2/28目的地必输项，目的地上海出差国家必输项，出差国家中国事由必输项，事由出差更新完成编辑，点击保存当前附加目的地信息取消取消编辑，点击返回附加目的地列表保存保存、提交当前单据取消取消编辑，返回费用类型选择页面【注意】 出差开始日期不得早于当前日历时间，即您必须在出差以前填报出差申请，否则系统不接受。 若为境内差旅，国家默认为“中国”，不可修改，若为境外差旅（含港澳台），可以手动输入或从下拉列表中选择。 预计费用根据支出计划中填入的数据自动计算得出，输入支出计划详细信息后，需要点更新按钮，系统会自动计算总金额，并更新在预计费用一栏，不可直接手动修改。 非项目出差的成本分配请选择“成本中心”，并选择成本编号，项目出差成本分配请选择“项目编号”，并选择WBS编号。 附加信息包括“支出计划”和“附加目的地”，支出计划为必输内容。 如果本次出差要去多个地点且费用属于同一个成本中心或同一个项目编号的，则需添加附加目的地信息。完成输入以上内容后，点击按钮，弹出“保存成功”提示窗口【输入项描述】输入项名称说明范例提交点击提交该单据至审批人，并返回当前单据查看页面不提交仅保存，不提交该单据，返回当前单据编辑页面提交成功后，返回当前单据明细查看页面，同时页面下方显示下一个审批人信息。至此，差旅申请成功，请等待审批人回复。【注意】 点击不提交后，系统仅保存当前生成的单据，不提交至审批人。员工可以点击菜单【费用报销管理 - 申请单据清单】来查询。2.3.2. 差旅报销申请差旅申请批准后，员工可申请差旅报销。在员工自助系统中，点击菜单【费用报销管理 新建申请单据】，选择费用类型【输入项描述】输入项名称说明范例员工编号必输项，默认为当前登录人员工编号费用类型必输项，目前有“差旅申请/差旅报销/一般报销”供选择差旅报销下一步点击进入单据录入页面【注意】 若当前登录人角色为部门秘书，可以代部门领导或本部门其他员工申请报销，员工编号必须为实际申请人的员工编号。点击选择差旅申请。该页面显示当前登录用户已申请的所有差旅申请单据，用户可根据差旅编号、申请日期、目的地、原因、或国家等条件进行筛选。如：在差旅编号下面输入条件，回车，即可筛选出相关单据【输入项描述】输入项名称说明范例添加报销选中需要报销的单据，点击进入报销申请页面选中需要报销的差旅申请记录，点击，进入报销信息录入页面。 【输入项描述】输入项名称说明范例差旅报销开始时间必输项，差旅开始日期，从日历控件中选择2011/2/28结束时间必输项，差旅结束日期，从日历控件中选择2011/3/2理由必输项，出差事由，可输入或点击右侧图标选择项目出差国家必输项，出差国家中国城市必输项，出差城市上海实际费用该字段根据下方收据项自动计算，无需输入实际支出 收据信息收据类型必输项，从下拉列表中选择差旅费-交通费金额必输项，必须输入数字，系统自动显示为货币格式￥1200.00日期必输项，从日历控件中选择2011/2/28信息必输项，费用描述机票更新完成编辑，保存当前收据取消取消编辑，返回收据列表保存保存、提交当前单据取消取消编辑，返回费用类型选择页面【注意】 如果本次差旅时间与其他差旅时间存在交叉，则系统提示无法保存。 若为境内差旅，国家默认为“中国”，不可修改，若为境外差旅（含港澳台），可以手动输入或从下拉列表中选择。 实际费用根据支出计划中填入的数据自动计算得出，输入支出计划详细信息后，需要点更新按钮，系统会自动计算总金额，并更新在预计费用一栏，不可直接手动修改。 附加信息包括“收据信息”和“附加目的地”，收据信息为必输内容。 如果本次出差要去多个地点且费用属于同一个成本中心或同一个项目编号的，则需添加附加目的地信息。完成输入以上内容后，点击按钮，弹出“保存成功”提示窗口【输入项描述】输入项名称说明范例提交点击提交该单据至审批人，并返回当前单据查看页面不提交仅保存，不提交该单据，返回当前单据编辑页面提交成功后，返回当前单据明细查看页面，同时页面下方显示差旅申请历史审批信息及下一个审批人信息。至此，差旅报销申请成功，请等待审批人回复。【注意】 点击取消后，系统仅保存当前生成的单据，不提交至审批人。员工可以点击菜单【费用报销管理 - 申请单据清单】来查询。2.3.3. 申请单据清单费用管理菜单下的申请单据清单用于显示员工本人申请的差旅申请、差旅报销和一般报销单据，以便员工查看、修改和删除单据信息。在员工自助系统中，点击菜单【费用报销管理 申请单据清单】，可以查看当前登录员工已申请的所有单据信息，但仅能修改或删除状态为已保存未提交或已提交被拒绝的单据。用户可根据申请单号、费用类别、状态、成本中心、WBS编号、理由或申请时间等条件进行筛选，选择需要查看或修改的单据。【输入项描述】输入项名称说明范例查看查看选中的单据修改修改选中的单据删除删除选中的单据【注意】 所有单据都可以查看。 只有状态为“已保存，可修改”或“被拒绝，可修改”的单据可以修改。 审批过程中的单据不可删除。第三章. 一般报销申请3.1 业务流程各步骤说明3.3.1. 新建申请单据下面以报销项目费为例，来说明一般费用报销的流程。在员工自助系统中，点击菜单【费用报销管理 新建申请单据】, 选择费用类型:【输入项描述】输入项名称说明范例员工编号必输项，默认为当前登录人员工编号4005费用类型必输项，目前有“差旅申请/差旅报销/一般报销”供选择一般报销下一步点击进入单据录入页面【注意】 若当前登录人角色为部门秘书，可以代部门领导或本部门其他员工申请报销，员工编号必须为实际申请人的员工编号。点击进入单据录入页面点击 【注意】 单据可以通过模板进行导入。请先下载模板，按照格式填写后导入。【输入项描述】输入项名称说明范例主数据报销类型选择报销类型项目费报销冲销借款是否冲销借款一般信息报销日期必输项，报销日期，从日历控件中选择2010/12/21事由必输项，报销事由项目费报销成本中心成本分配必输项，选择成本中心或项目编号成本中心编号必输项，成本中心或WBS编号8427083000总成本该字段根据下方单据项自动计算，无需输入单据收据类型必输项，从下拉列表中选择租车费金额必输项，必须输入数字，系统自动显示为货币格式￥2000.00日期必输项，从日历控件中选择2010/12/21信息必输项，计划描述租车费更新完成编辑，保存当前单据取消取消编辑，返回单据列表保存保存、提交当前单据取消取消编辑，返回费用类型选择页面【注意】 总成本根据支出计划自动计算得出，不可直接手动修改。完成输入以上内容后，点击保存按钮，弹出“保存成功”提示窗口【输入项描述】输入项名称说明范例提交点击提交该单据至审批人，并返回当前单据查看页面不提交仅保存，不提交该单据，返回当前单据编辑页面提交成功后，返回当前单据明细查看页面，同时页面下方显示下一个审批人信息。至此，一般报销申请成功，请等待审批人回复。【注意】 点击取消后，系统仅保存当前生成的单据，不提交至审批人。员工可以点击菜单【费用报销管理 - 申请单据清单】来查询。3.3.2. 申请单据清单费用管理菜单下的申请单据清单用于显示员工本人申请的差旅申请、差旅报销和一般报销单据，以便员工查看、修改和删除单据信息。在员工自助系统中，点击菜单【费用报销管理 申请单据清单】，可以查看当前登录员工已申请的所有单据信息，但仅能修改或删除状态为已保存未提交或已提交被拒绝的单据。用户可根据申请单号、费用类别、状态、成本中心、WBS编号、理由或申请时间等条件进行筛选，选择需要查看或修改的单据。【输入项描述】输入项名称说明范例查看查看选中的单据修改修改选中的单据删除删除选中的单据【注意】 所有单据都可以查看。 只有状态为“已保存，可修改”或“被拒绝，可修改”的单据可以修改。第四章. 工时管理4.1. 业务流程简介4.1.1. 工时填报业务 工时填报：员工在员工自助门户上录入、提交工时，可以填报本月或本周内的工时； 委托填报工时：系统允许委托填报工时，录入时填写委托员工系统内编号，进行填报工时；系统内编号为8位，格式为：9000 + 员工编号后四位，如员工60945，其系统内编号为90000945内统945助系统初始用户名及密码均为五位员工编号， 工时填报所属成本：项目工时填报记录在WBS号上，非项目工时记录在成本中心上； WBS号冻结后工时填报：员工自助冻结后，不允许在填报工时，ERP冻结后，员工自助必须冻结，且不允许填报工时； 工时单位：员工填报工时的最小单位是0.5天，分上午/下午； 节假日加班工时填报：只对节假日加班进行申报，正常工作日加班不算加班，正常周六周日不允许内部员工加班；4.2.