银行票据电子化管理系统.doc

银行票据电子化管理系统建议方案银行票据电子化管理系统建议方案一九九八年十二月一 前言随着国内经济蓬勃发展，银行的业务也蒸蒸日上，各专业银行正逐步向商业银行体制转变，从体制和管理上向国际上银行业务的标准靠拢，为了提高本身的竞争能力，各银行努力提高自己的业务水平和管理水平，以满足不断发展的需要。工商银行做为全国大型商业银行之一在这方面更是不甘后人，以本身高效的服务、科学的管理在国内金融界处于龙头地位。美国柯达公司是世界范围内的跨国公司，它一直领导着世界影像市场的潮流和方向，柯达公司从事银行票据和文件管理已有七十多年的历史，在这方面可以说是经验丰富。世界上很多银行都采用柯达的设备及管理经验去提高它们的效率。北京XX计算机技术有限公司是一家致力于金融电子化系统集成的高科技产业公司，其形成的解决方案早已广泛地应用在信用卡、会计通存通兑、出纳现金自动化处理及自动柜员机方面，业务遍布全国的金融机构。XX公司通常是与客户一起工作，研究他们的问题，解决他们的困难，为他们业务的发展起到促进作用，所以，很多银行乐于与XX公司成为合作伙伴。结合国内金融系统在票据处理方面存在的问题，XX公司与柯达公司携手合作，推出了适合国内业务处理规范的现代化影像缩微及光盘管理系统。近一两年，XX公司先后与多个城市的工商银行合作建立或筹建票据文件影像中心，取得了良好的效果。近年来，我们开始了与工商银行XX分行接触。从交往中我们了解到，随着业务的增长，各部门的票据量和和询量都在不断膨胀，管理、保存、查询大量票据文件的矛盾日益突出。因此，我们对贵行的票据运行进行了分析、研究，作出了以下的建议方案，希望能为贵行的业务发展及管理现代化尽一份绵力。二 用户需求分析1 工行XX分行目前票据管理模式营业网点营业网点营业网点网点票据仓网点票据仓网点票据仓远地仓库传票查询传票查询传票查询传票查询XX工行前台业务中产生的的各种原始票据经过整理、归档、装订处理后，暂时存放在各个分支业务点自己的的票据仓内。当需要查询票据信息时，需要手工在本地票据仓内提取票据加以查询，一定时期后，当本地票据仓已不能满足存储需要时，即将票据依时间顺序转移至远地统一的票据仓。此时，当发生票据查询业务时，必须从远地仓库提取原始票据加以查询，所以传统的票据保存和查询方式效率较低。票据管理模式图2 目前票据管理模式中所存在的问题对上面介绍的票据管理模式进行分析，我们可以看出，随着XX工行业务的飞速发展，现行的以纸质为媒介，以手工为主要方式的票据管理工作，已越来越难以满足日益庞大的票据存储量的需要。主要体现在： 票据不经分行保存，分行不能集中管理、统一控制。传票查询不能在分行集中进行，要下到各个分支业务点，很不方便； 每个分支业务点、业务部门需分人员、精力管理票据，并需建立各自的票据仓，占用办公空间，实际上增加办公费用。 票据手工建档，手工查询，归档劳动强度大，容易出错，费时费力，影响效率和服务质量。一段时间后，票据不能在本地查询，要到很远的票仓查询，更增加查询麻烦。 由于原始票据只有一份，而且通常经过装订，票据查找时要拆开装订后再装订好，这样的过程对票据损害会很大。票据放回时，若发生错误，将为再查询制造困难。 按国家有关法规，银行的票据要保存15年，有些需要永久保存，但纸质的票据在正常条件下很难在15年内保持完好，更何况永久保存。 票据缺乏安全备份，难免水灾、火灾、虫鼠叮咬，造成难以补救的损失。 票据不能在现代电子网络上传输，不能满足办公现代化要求。3 对新系统的要求通过深入接触，在对XX工行现有票据管理方式进行充分考察的基础上，我们提出了的新的票据系统的设计要求： 会计票据凭证集中管理，各个支行、办事处、储蓄所的票据汇总到分行进行处理； 以电子文档的形式存储票据，并对其建立索引数据库，以备后期检索； 方便查询，提供多种查询方式。查询既可在分行票据中心，也可在各个分支机构发出，在几秒至几分钟内得到所需的票据，并可打印还原； 提供安全备份，以光盘为存储介质，保存时间在100年以上，并可以方便地复制多份拷贝，数据安全性大大提高； 减轻工作量，降低票据管理成本； 每天需缩微处理的业务票据量约为5万笔三 系统建议方案由以上讨论可以看出，传统的票据管理方式确实存在这样那样的问题，对于这些问题的解决，国外银行有很多成功的经验，其中最主要的方式是建立票据文件影像中心，通过高速扫描/微缩处理文件票据，在美国、日本、香港等国家百分之七十八十的银行都通过这种方式来管理他们的票据和文件。XX公司开发的票据影像缩微管理系统，是具有国际一流水平的票据文件影像中心解决方案。系统中大量采用先进的计算机技术（图象处理、计算机网络、数据库、多媒体、存储技术等），实现了票据存储、管理和查询的电子化。1. 系统工作方式在本系统中，原始票据首先通过高速扫描机生成电子影像并输入计算机，同时记录相应的IA(Image Address)码。随后，录入员根据票据将索引信息，如帐号、金额、凭证号等进行录入。与事后监督系统的数据核销后存储到影像服务器的数据库中。数据录入完成后，可根据一定的查询条件进行查询和打印。当服务器中的票据积累到一定数量后即刻入CD永久保存。刻录的CD可以放入光盘检索柜，并通过光盘柜管理软件在线查询票据影像（票据量在半年以上）。2. 功能模块说明本系统具有以下功能模块： 票据扫描部分票据经过整理后在KODAK3500高速扫描机上进行扫描；扫描过程中进行票据影像的去黑边、自动修剪、图像压缩、影像计数。 索引录入部分通过质量检查的票据影像，需要建立索引数据。索引数据的建立有两种方式:1.采用本系统自带的监督比对系统,在数据监督的过程中,同时完成索引数据的录入；2.还可以通过网络或拷盘的形式与银行现有的事后监督系统进行对接，利用事后监督的数据录入在后台完成影像的批量建索引。 票据查询部分查询时需要操作员的登录，通过提供操作员号、被查询行、密码进行登录，根据其权限进行判断并记录日志；通过系统的权限检查后，可以进行票据影像的查询和打印。查询条件包括：日期范围，支行代号、帐号、金额、借贷标志、凭证号。 票据数据修改部分如果票据凭证的索引数据有错误，提供修改能力。如果票据凭证影像有问题，通过添加附加影像的方式进行更正。所有修改都以查询为基础，修改时需要主管的授权才能进行。 系统管理部分系统管理部分提供系统后台的管理、维护及辅助功能。主要包括后督数据库转储、刻录数据整理、QC数据库信息维护、日志维护、用户管理、营业网点管理、CD刻录管理以及存储管理部分等子功能模块。完善的管理系统使得本系统在工作中更加有效，更加可靠。 安全管理部分每一个操作员在系统上登录时均有自己的帐号和口令（采用DES加密算法），不同级别的操作员登录后所具有的操作权限不同。也就是说，某一个操作员只能够完成自己权限内的操作；某一个操作也只能由拥有此操作权限的操作员来完成。从根本上杜绝了越权操作。 灾难恢复通过服务器的RAID的热插拔硬盘进行数据的安全保护，同时提供磁带机的影像文件备份、数据库数据备份。分为数据库备份、事务日志备份两类。一旦出现灾难性事故，可从备份数据中恢复出票据影像及索引数据库，将灾难性事故的损失降至最低限度。扫描工作站原始票据网络柯达讯通3500扫描机电子影像光盘柜影像服务器建立索引调阅微机系统管理系统结构示意图四 系统优越性1. 票据凭证等以电子文件格式保存，大量节省了为长期保管档案而占用的库房空间；2. 使用电脑快速查询票据，而免去了为了查一张原始票据而跑到库房手工翻帐的麻烦，并大大地缩短了从提出查询需求到查找到票据的等候时间，提高了工作效率和服务水平；3. 每张凭证的所有字段组成了一条完整记录，查询时只需了解其中的一个字段，就可进行模糊查找，从而将这张凭证的电子影像调阅出来，并可接打印机输出复印件；4. 软件系统的开放性设计保证了根据银行的需求与不同的事后监督系统或前台业务处理系统相连接，在事后监督或前台业务流程中完成票据的电子化管理工作；5. 完善的三层客户机/服务器结构充分保障系统的性能及可靠性，并为今后系统升级提供了良好的基础。五 系统设备说明 扫描部分6套Kodak讯通3500扫描机：扫描票据影像；HP PII微机：用于控制Kodak3500进行扫描工作；软件：Windows95/98或WindowsNT 4.0 Workstation； 录入/查询/修改部分4套HP PII微机：用于建立/修改票据索引或查询票据软件：Windows95/98或WindowsNT 4.0 Workstation； 管理部分HP NetServer ：主服务器，用于设置系统参数，管理操作员，光盘刻录等1台HP NetServer ：存储票据影像及索引数据库1台Kodak CDL144光盘检索柜：用于自动查询大量光盘中的影像3台光盘刻录机：用于刻录CD-ROM光盘2台软件：WindowsNT 4.0 Server ,SQL Server 6.5 其他设备及软件打印机、网卡耗材（光盘片等）设备附件XX票据电子化管理软件六 培训及售后服务1. 培训XX公司为了使用户更加了解缩微系统的应用和作用，在此价格基础上提供免费的培训和考察安排，具体时间和地点待定。2. 售后服务XX公司提供一年的免费设备保修服务（自设备安装正常运转之日起）和零部件供应，且在全年提供四次设备的保养与指导服务。维修响应时间不超过72小时（不含法定节假日）。3. 人员保证XX公司已经在本地区成立分公司,将提供日常维护服务和保修期外设备维护。XX北京总部将投入不少于5位软件工程师进行客户各项需求