有限公司重大建设项目档案管理规范.doc

重大建设项目档案管理规范文件编号：SCMC-ZH-61A版 本：1.01.0依据和目的1.1依据 中华人民共和国档案法 四川省重大建设项目档案管理办法国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DAT282002 1.2目的为进一步加强公司重大建设项目档案资料管理工作，促进公司重大建设项目档案工作的制度化、标准化、系统化、规范化，确保重大建设项目档案资料的完整、准确、系统、安全，符合归档要求，充分发挥项目档案资料在工程建设、生产管理、设施维护及改建、扩建中的作用，保障移动通信建设持续、快速、健康的发展。2.0 适用范围适用于中国移动四川公司各项重大建设项目档案的立卷、整理、移交、归档、保管、利用等管理工作3.0 职责3.1省公司综合部档案管理负责贯彻执行国家档案业务主管部门及中移动集团公司的政策、法规以及有关重大建设项目档案工作的规定，接受集团公司、省档案局的档案业务指导，拟订本公司重大建设项目档案管理的相关规范，接收省公司省管重大建设项目的所有档案。3.2省公司综合部档案管理负责对公司所管辖范围重大建设项目档案管理工作进行业务指导、督促、检查。3.3省公司综合部档案管理负责接收各建设单位和相关部门已立卷整理后的重大建设项目档案资料，并对所接收的重大建设项目档案资料进行系统二次核对整理、排列、编写案卷目录、专题目录、机读目录等。3.4省公司综合部档案管理负责重大建设项目档案资料的保管、编研、开发、利用、鉴定和销毁工作3.5省公司综合部档案管理负责所接收的重大建设项目档案的安全、保密工作。3.6 省公司各重大建设项目管理部门负责收集，立卷、整理、移交本部门负责组织建设的重大建设项目档案资料。3.7省公司计划部、重大建设项目建设部门负责协助综合部档案管理及时完成向省政府相关部门上报重大建设项目投资建设情况和档案资料情况动态表，确保所填数据的完整、准确。3.8省公司合同管理部门负责收集、立卷、整理、移交重大建设项目合同档案资料。3.9省公司集中采购部门负责按照集团采购文件资料管理办法的相关规定收集、整理、立卷、移交采购中形成的各类重大建设项目档案资料。3.10省公司审计管理部门负责按照集团内部审计档案管理办法及工作规范的相关规定收集整理、立卷、移交审计中形成的各类重大建设项目档案资料。3.11省公司财务管理部门负责收集、立卷、整理、移交重大建设项目竣工决算及批复等档案。3.12各市州分公司所管重大建设项目档案由市州分公司各相关部门负责收集、立卷、整理移交市公司档案管理部门3.13、由于重大建设项目相关管理部门原因造成重大建设项目档案逾期不归档及归档文件不完整、不准确、整理不规范的,由相应的归档部门负责。4.0 档案的定义4.1重大建设项目档案：是指从重大建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料（包括技术图纸、影片、照片、光盘等）。5.0 档案的归档范围5.1档案的归档范围：参照国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表6.0档案归档要求6.1重大建设项目管理部门要由一名主管领导分管重大建设项目档案工作，要把项目档案纳入项目建设管理内容,纳入相关人员岗位责任制,纳入合同管理，并落实专人负责对本部门重大建设项目档案归档工作进行收集、汇总、检查、立卷、整理、移交。6.2归档的重大建设项目档案必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统、齐全。归档的重点是建设项目各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明等)和竣工图在内的全套图纸。6.3所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。尺寸为：50 mm80 mm.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 6.4凡按施工图施工无变动的可使用施工图纸做为竣工图，但必须加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。没有超过1/3的应加盖变更章。6.5不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）统一折叠成A4幅面(297mm210 mm),图标栏露在外面。6.6凡归档的文件材料均应是原件，如使用复印件必须注明原件存放地点，图片、照片、光盘等要标明时间、地点、人物、背景、作者、名称等要素，所有的归档文件材料要求字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.6.7请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。6.8对于引进设备的外文资料，应由建设项目管理部门负责对案卷题名和卷内章节等目录进行翻译，加入卷内目录和备考表，并有翻译者签名。7.0档案的分类及编目：7.1为保持档案分类的连贯性,重大建设项目档案的分类仍按原四川移动通信企业分类实施细则的三类分类标准执行，即E基本建设类：E01综 合 工 程： E01.01依据性文件、E01.02基础性文件、E01.03设计文件、 E01.04施工文件、 E01.05竣工及验收文件E02移动通信工程: E02.01依据性文件、E02.02基础性文件、E02.03设计文件、E02.04施工文件、E02.05竣工及验收文件、E02.06涉外文件E03建 筑 工 程： E03.01依据性文件E03.02基础性文件E03.03设计文件E03.04施工文件 E03.05竣工及验收文件F设 备 仪 器 类: F01.01设备仪器购置文件 F01.02设备仪器随机、安装、维护文件 F01.03引进设备的文件G通 信 产 品 类: G01.01产品开发决策文件 G01.02产品研制鉴定、生产文件H移动通信研究类： H01.01依据性文件 H01.02研究试验、总结鉴定、成果报奖等文件7.2案卷的编目是指卷（盒）内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制规定和要求A、页号编号(a)每卷（盒）单独编号，页号从有书写内容的页面编起，从“1”开始。（注：卷内目录、备考表不编号）(b)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。小于A4幅面的文件，应托裱成A4幅面后再按规定编写页号。（c）图纸。凡大于A4幅面的图纸一律折叠成A4幅面，并要求折叠后图标露在外面，页号就编写在图标的右下角。 (d)成套图纸或印刷的科技文件材料，自成一卷的，不必重新编写页码。（e）成套的图纸和印刷成册的文件必须分成两卷或两卷以上。此时应根据从新分成的案卷，编写卷内目录，按编号规定编写页号。 B 卷内目录:卷内目录排列在卷内文件之前。包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注等内容。（a）序号：序号是以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（c）文件编号：填写文件原有的文号或图号（b）责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（e）文件材料题名：填写文件标题的全称。（f）日期:填写文件形成日期。（g）页次:填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。（h）备注:备注项要填写本份文件须说明的问题。 C卷内备考表: 排列在卷内文件之后。是对案卷完整、准确情况的说明。如没有需要说明的事项可不必填写。 D案卷封面和脊背:案卷封面印刷在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面、脊背的内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。（a）档号应由全宗号、分类号、案卷号组成。（b）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设工程项目名称、专业名称、卷内文件的内容。(c)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。(d)编制日期应填写案卷（盒）内全部文件形成的起止日期。(e)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指项目档案需永久保存、长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命、短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷盒内有不同的保管期限文件，均以长定期限。(f)密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷盒内有不同密级的文件，应以最高密级为本盒密级8.0案卷装订8.1案卷可采用装订与不装订两种形式.文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。8.2不装订的案卷要注意页号的编写，按编号顺序排列好后装盒。并将卷内目录和备考表一起，装入盒内。8.3装订时必须剔除金属物(案卷（盒）内不能有金属物和塑料制品，因此在案卷装订前必须剔除金属物和塑料制品，装订用的物品也不得使用金属和塑料制品)。9.0档案归档的份数9.1省公司档案室一份,相关维护单位和相关市州分公司各一份,局房工程、城市基础设施（各种管线）工程所在地的城建档案馆(室)一份10.0档案验收及移交时间10.1重大建设项目档案的验收是工程验收的重要组成部分。须与建设项目的单项验收、初步验收、竣工验收同步进行。建设项目管理部门在工程初、终验时必须通知档案室档案管理人员参加。10.2重大建设项目管理部门在建设项目终验前须向综合部申请重大建设项目档案预验收和提交完整的档案目录清单。由综合部档案室派人对整个项目档案进行审核抽查，对不符归档要求的，提出整改意见，限期整改。整改完成后，再向四川省发展和改革委员会、省档案局申请重大建设项目档案专项验收。对验收和执法检查不合格的，由相应的归档部门负责。10.3凡在规定时间内未移交档案资料或档案资料移交不全的.且未经四川省档案局重大建设项目专项验收合格的和公司终验未经档案验收人员签字认可的，网络管理部门应不予发放终验证书. 建设项目管理部门和财务部门不得办理工程结算或拒付相应的款项。10.5对列入城建档案馆接收范围的局房等重大建设项目工程，在组织工程竣工验收前，项目建设管理部门应提请当地城建档案管理机构对项目档案进行预验收；未取得建设项目档案验收认可文件，不得组织建设项目竣工验收；建设项目竣工验收后3个月内，项目建设管理部门向当地城建档案馆移交一套符合规定的建设项目档案。10.6所有建设项目档案资料应在竣工验收后三个月内移交.10.7建设项目管理部门向档案室移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录(含电子目录)一式二份，双方签字、盖章后交接。11.0档案的保管、利用和借阅11.1建设项目档案移交后，由公司档案室实行统一管理，并定期对所管档案进行检查、鉴定. 发现破损档案应及时修复或复制。11.2档案室设置规范的档案专用库房及柜架 存放建设项目档案、并有“八防”等安全措施。库房内应设有空气调节设施，温度控制在1424之间，相对湿度控制在40%65%之间。 11.3建立多种检索工具和参考资料，编制并公布重大建设项目档案目录，积极开发重大建设项目档案信息资料，更好地发挥其在工程建设、生产使用、维护管理和改扩建中的作用,为保护公司产权和处理建设工程项目工作中的各种权益问题提供凭证。11.4档案查（借）阅A本公司员工因工作需要查（借）阅档案，须办理查（借）阅登记手续，填写“档案借阅利用效果登记表”。查（借）阅重要档案时，须经主管领导批准，方能按规定查（借）阅。B外单位需查阅本公司档案，须持单位介绍信，经主管领导批准后，方可借阅。借阅后需填写“档案借阅利用效果登记簿”，详细说明借阅利用档案所取得的效果和作用，加盖单位公章后归还档案室留存。C案卷一般仅供在档案室阅看。确因工作需要借出档案的，须办理借阅手续，借阅期限一般不得超过十天，到期归还。如需再借，应办理续借手续。D绝密和重要档案一律不得借出。E借阅者应对档案的保密与安全负责，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取，拆卸或损毁。凡借阅档案因丢失、损毁、倒卖等给公司和国家造成损失的，将依照档案法第五章的有关条款处罚。F员工调离本公司时，必须将所借档案还清.12.0档案的统计12.1档案管理人员对所管理的建设项目档案进行定期的统计，并按照上级的的相关规定及时报送各类报表。13.0档案的鉴定和销毁13.1公司分管领导、综合部总经理、档案管理员和相关部门负责人组成鉴定领导小组。先由鉴定人员对已过期档案文件进行审阅、分析，提出初步鉴定意见提交鉴定领导小组审核，待审核同意签字后，到指定地点进行销毁。附件：14.0相关文件和记录：141四川省档案局、四川省发展和改革委员会川档发201029号“关于进一步推进全省重大建设项目档案工作的通知”142四川省重大建设项目档案管理办法143国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DAT282002 150相关记录151竣工章样图152档案移交目录清单153卷内目录154卷内备考表155档案借阅利用效果登记簿156档案借阅登记表141 14.2四川省重大建设项目档案管理办法 第一条 为加强和规范重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法、四川省中华人民共和国档案法实施办法、重大建设项目档案验收办法（档发20062号）及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DAT282002）等有关规定，结合我省实际，制定本办法。第二条 本办法适用于县级以上地方人民政府及其投资主管部门批准的重大建设项目。重大建设项目（以下简称项目）包括重大基本建设项目和重大技术改造项目。第三条 重大建设项目档案（以下简称项目档案）是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。第四条 项目档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。县级以上人民政府应当加强对项目档案管理工作的领导，建立健全项目档案管理工作机制，协调解决项目档案管理工作中的重大问题。县级以上人民政府投资主管部门应将当年建设项目名单位抄送同级档案局；县级以上人民政府项目主管部门应当加强对项目档案管理工作的监督、检查和指导，按要求做好项目档案登记工作，参加项目档案验收。省档案局对全省项目档案管理工作进行统筹协调，并对省政府投资主管部门批准的项目档案管理工作进行监督指导，组织项目档案验收；各市（州）、县（市、区）档案局负责对当地项目档案管理工作进行监督指导，组织或参加项目档案验收。第五条 建立项目档案登记制度。项目开工后直至项目正式竣工验收前每年应进行项目档案登记，填报四川省重大建设项目档案管理登记表（附表1）。省政府投资主管部门批准的项目，属于省级项目主管部门的，由省级项目主管部门组织填写，归口在市（州）人民政府的，由市（州）档案局组织填写，每年10月底前报省档案局。市（州）、县（市、区）人民政府及其投资主管部门批准的项目由同级档案局组织登记。第六条 项目建设单位（法人）、设计单位、施工单位、监理单位等应当把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。第七条 项目建设单位（法人）及项目建设管理单位应当对设计、施工、监理等单位项目档案工作进行监督指导。在签订设计、施工及监理等合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间，以及对应提交文件的整理、归档责任。第八条 项目建设单位（法人）、设计、施工、监理等单位和材料、构件及设备供应单位应当根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）及科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000），完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、归档工作。第九条 项目设计、施工、监理等单位在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求，向项目建设单位（法人）档案管理机构移交。根据基本建设程序和项目特点，可分阶段归档和移交。第十条 项目监理单位应当对项目竣工文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经项目建设单位（法人）确认并办理交接手续后连同审查记录一并交项目建设单位（法人）档案管理机构。第十一条 归档文件材料应当完整、准确、系统，签字手续完备，字迹清楚，图面整洁，载体及书写材料适宜永久保存。竣工图编制应当符合规范。有关项目的电子、声像等特殊载体的文件应当同时归档。第十二条 项目建设过程中，各参建单位应配备与档案数量相适应的、符合要求的档案库房，配置必要的保管保护设施，采用计算机管理档案，逐步实现档案管理现代化；应当加强项目档案的开发利用，为项目建设提供有效服务。 第十三条 项目竣工验收前，应当组织项目档案验收。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。第十四条 省政府投资主管部门批准的项目，由省档案局组织项目档案验收；或由省档案局委托省项目主管部门、市（州）档案局组织验收； 市（州）、县（市、区）人民政府及其投资主管部门批准的项目，由同级档案局组织项目档案验收。各级档案局、项目主管部门应当加强项目档案验收前的指导和咨询服务，必要时可组织预检。国家及其投资主管部门批准的重大建设项目档案验收，按国家有关规定执行。第十五条 省档案局组织的项目档案验收，验收组由省档案局、省项目主管部门、项目所在地市（州）档案局等单位组成。省档案局委托组织的项目档案验收，验收组由省项目主管部门及项目所在地市（州）档案局等单位组成。 各市（州）档案局组织的项目档案验收，验收组由市（州）档案局、项目主管部门及项目所在县(市、区)档案局等单位组成。各县（市、区）档案局组织的项目档案验收，验收组由县(市、区)档案局、项目主管部门等单位组成。凡在城市规划区范围内的建设项目，档案验收组成员应包括项目所在地的城乡建设档案馆（室）。验收组成员一般为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。成员中应有相关专业技术人员。第十六条 项目建设单位（法人）应当根据重大建设项目档案验收办法和四川省重大建设项目档案验收测评表（附表2）的要求，组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，对项目档案进行全面自检。自检合格后，按规定向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报四川省重大建设项目档案验收申请表（附表3）。第十七条 项目档案验收组织单位应当根据重大建设项目档案验收办法的规定，对照四川省重大建设项目档案验收测评表，对项目档案的基础管理工作，完整、准确、系统、安全情况进行综合评价。评价结果按百分制标准分为优秀、合格与不合格三个等级：90分（含90分）以上为优秀；75至90分(含75分)为合格，其中项目档案的完整、准确、系统（附表2第二部分）不低于60分；75分以下为不合格。第十八条 项目档案验收优秀或合格的项目，由验收组出具项目档案验收意见。第十九条 项目档案验收不合格的项目，由验收组提出整改意见，要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并组织复查。复查后仍不合格的，项目竣工验收的组织单位不得进行或通过项目竣工验收。第二十条 项目竣工验收合格后，项目建设单位（法人）应当按合同及有关规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理项目档案移交，明确移交项目档案的内容、数量等，并有完备的交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理规定办理。第二十一条 在城市规划区范围内的项目，建设单位（法人）应按国家规定向所在地城乡建设档案馆（室）报送一套与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。 第二十二条 对违反本办法规定，有下列行为之一的，县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正；逾期不改的，予以通报批评：（一）不按规定报送四川省重大建设项目档案管理登记表的；（二）对未经档案验收或者档案验收不合格的项目进行项目竣工验收的；第二十三条 在项目档案管理中，违反中华人民共和国档案法、四川省中华人民共和国档案法实施办法等法律法规规定的，应依法追究其法律责任。第二十四条 在项目档案管理工作中成绩显著的单位和个人，由项目主管部门或本单位给予奖励。省档案局每年对项目档案验收达到优秀等级的，予以通报表彰。第二十五条 其他建设项目的档案管理工作，可参照本办法执行。第二十六条 本办法由省档案局负责解释。 第二十七条 本办法自发布之日起执行。二00八年七月附表1四川省重大建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）项目名称建设单位或项目法人地址邮编上级主管部门批准概算总投资万元计划工期年 月 年 月主要单位工程名称现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项 目 档 案 和 资 料 管 理 情 况档案管理部门名称隶属部门联系地址、邮编负责人及电话电子邮箱项目建档时间专职档案人员数量兼职档案人员数量库房面积档案工作用房面积设施设备现有档案和资料数量（正本）卷 册 件图纸张数对项目档案日常监督、指导的上级单位填表单位（盖 章）年 月 日附表2四川省重大建设项目档案验收测评表验收 内容 测 评 细 则标准分 自评分实评分 备注 第一部分：项目档案的基础管理工作 15分（一）制度建设建立了项目档案工作各项规章制度，1分；未建立档案收集、整理、移交、保管、利用等制度的，缺1项扣0.2分；建立了项目档案工作管理体制和工作程序，1分；形成了建设单位内部档案管理网络、建设单位与各参建单位之间的档案管理网络，1分。3（二）同步开展项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导，1分；自觉接受档案行政管理部门及主管部门对项目档案工作的检查、监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改，1分；及时填报四川省重大建设项目档案管理登记表，1分；项目档案工作与项目建设同步进行，1分。4（三）责任考核项目档案工作实行领导责任制，0.5分；确定了负责档案工作的部门及领导，0.5分； 实行了各部门和有关人员档案工作岗位责任制，0.5分；并采取了有效的考核措施，0.5分。2（四）合同管理项目文件材料的收集、整理、归档、移交纳入合同管理，1分；要求明确，0.5分；控制措施有力，0.5分。2（五）人员配备配备了适应工作需要的专职档案管理人员，1分；档案管理人员具有专业学历或经过档案专业岗位培训，1分。2（六）设备配置保证档案工作所需经费，1分；配备了性能优良、满足工作需要的计算机、复印机、打印机、扫描仪及声像器材等必备的办公设备，1分；每缺一项扣0.2分，扣完为止。2第二部分：项目档案的完整、准确、系统 75分一、项目档案的完整性(45分)(一)归档文件材料门类、载体齐全项目管理、设计、施工、监理、设备、科研等类目的文件材料齐全，2分（每缺一类扣0.5分，扣完为止）；应归档的不同载体(照片、光盘、录音带、录像带等)全部归档，1分;项目全部单项工程归档率达100%，1分；每缺一个单项工程扣0.5分,扣完为止。4（二)移交手续完备设计、施工、监理单位及时向建设单位提交项目档案,1分;交接手续完备，1分。2(三)管理文件项目来源及其批准文件、可行性研究、任务书等齐全，1.5分；征用土地、移民、拆迁、安置、红线图等文件材料齐全，1分;项目计划、投资、统计、管理等文件材料齐全，1分;招投标、承发包文件材料及合同、协议、索赔等文件材料齐全，1分;环保、劳卫、安全、消防及其他应归档文件材料齐全,0.5分。5(四)设计文件地质、水文、气象、地震等设计基础文件材料齐全，2分;设计评价、鉴定及审批等文件材料齐全，1分;3(五)施工文件开工报告、技术交底、图纸会审纪要、施工方案及报批等文件材料齐全，1分;原材料检测、试验及施工定位测量、基础处理记录等文件材料齐全，1.5分；设计变更、更改洽商、技术变更等文件材料齐全，1分;工程质量检测、评定，焊接探伤记录、隐蔽工程验收记录、交工验收记录等齐全，2分(工程质量评定文件材料不全扣1分;隐蔽工程验收记录不全扣1分);设备、管线、电气、仪表等其他应归档施工文件材料齐全，0.5分。6(六)监理文件监理合同、大纲、规划、细则及批复、备忘录、会议纪要、日志、月报等文件材料齐全，1分;质量控制、进度控制、投资控制等文件材料齐全,1分;合同管理、组织协调等文件材料齐全，1分；其他应归档监理文件材料齐全,1分；监理单位对项目文件质量审查记录齐全，1分。5（七）竣工图竣工图套数能满足需要,竣工图编制完整,3分。(没有竣工图编制说明扣0.5分；每缺少一张竣工图扣0.5分,扣完为止。)3(八)工艺设备、科研等文件设备采购、开箱、安装调试、性能鉴定等文件材料齐全,1分;科研项目立项、研究过程、技术鉴定，成果申报、审批、推广等文件材料齐全，1分；考察报告、重要课题研究报告齐全，1分。（项目建设过程中没有形成设备、科研文件材料，不扣分） 3（九）涉外文件合同及附件、谈判协议、议定书、谈判记录齐全，1分；设计阶段联络文件、技术问题等来往函电、审查议定书齐全，1分；设备随机文件、开箱记录、海关、商检、索赔及国外技术人员现场提供的文件等齐全，1分。（没有形成涉外文件不扣分）3（十）生产技术准备、试生产文件设备试车、运转、验收、维护记录齐全，1分；安全操作规程、事故分析报告齐全，1分；产品技术参数、性能、图纸等文件齐全，1分。3（十一）财务、器材管理文件工程概算、预决算、审计等文件齐全,1.5分；固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册等齐全,1.5分。（缺一项扣0.5分,扣完为止）3(十二)声像电子文件施工前旧貌、开(竣)工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等声像材料齐全，1分。项目建设过程中形成有电子文件，并及时归档,0.5分；电子文件与纸质文件一一对应，0.5分。2(十三)竣工验收文件工程设计、施工、监理总结，项目质量评审、工程审计文件、财务决算报告等文件材料齐全，1.5分；竣工验收报告、竣工验收会议、各单项（专业）验收审批文件齐全，1.5分。（项目档案验收前，尚未形成这些文件材料，不扣分）3二、项目档案的准确性(15分)(一)保障制度和措施有确保竣工文件真实准确的制度、措施、手段并有效执行3分。（有制度但执行不力的扣2分）3(二)内容真实、准确归档文件应为原件,1分；文件内容填写完整，数据真实,1分；归档文件无涂改现象,1分；归档文件签认及交接手续完善,1分；.档案目录与档案实物相符，关系清晰,1分。5（三)竣工图编制规范竣工图图面整洁、线条清晰,1分;竣工图准确真实反映项目竣工实际情况，有修改的竣工图修改到位、变更依据标注到位,2分;竣工图修改方式、书写材料规范,1分;所有竣工图逐张加盖规范的竣工图章,1分;竣工图章填写内容齐全，签字完善，不得代签,1分；所有竣工图按GB/T10609.3要求统一折叠,1分。7三、项目档案的系统性(15分)(一)分类方案或说明制定了切合项目实际的分类方案或说明，2分(分类不科学，有交叉或无类可归的现象扣1分)；各级类目设置清晰，能反映工程特征和工程实况,0.5分。(无分类方案或说明的不得分)2.5（二）组卷编目遵循文件材料形成规律和成套性特点,保持卷内文件材料有机联系,1分;卷内文件材料排列规范有序,并按要求编号,0.5分; 卷内文件目录、备考表填写规范、清晰,0.5分; 卷内文件整齐,无金属物装订,0.5分;案卷题名准确、简明,0.5分；案卷封面填写规范、清晰,0.5分; 案卷排列有序、实用,0.5分；外文资料应保持原貌，排列有序，不再重新整理,0.5分;声像、电子文件按规范整理,1分；无未整理的积存文件,1分。6.5(三)检索利用编制了规范实用的分类目录、案卷目录,0.5分;编制了规范的案卷文件目录、归档文件目录,0.5分；档案人员熟悉所管范围档案及相关业务，0.5分;档案人员调卷迅速、准确，服务态度好，0.5（不能及时、准确提供档案利用扣0.5分）；利用档案取得明显效果（5个以上实例）,0.5分。2.5(四)信息化管理利用微机及档案管理软件管理档案，0.5分；利用信息技术和设备,实现档案存贮、分类、检索、统计、开发等功能，0.5分；全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的,0.5分；竣工图已数字化的,0.5分；其余项目档案完全数字化的,0.5分。2.5(五)档案管理基本情况统计档案数量、机构、人员、库房、设备、利用等统计内容全面，0.5分；统计数据准确，0.5分。1第三部分：项目档案的安全10分（一）档案用房能满足工作需要库房、阅览室、办公室三分开，1.5分;没有分开的不得分,两分开的扣1分；（库房未单设的视为未分开）档案库房应按档案馆建筑设计规范修建或改造，1分；应配备防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物、防有害气体和能满足档案工作需要的设备设施，2.5分。5（二）档案装具柜架、卷盒、卷皮符合规范和质量标准，2分；不符合要求的酌情扣分。2（三）归档文件制成材料的耐久性归档纸质材料、字迹材料等符合耐久性要求，1分； 声像文件应保证载体的有效性，0.5分；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘保存，0.5分。2（四）档案实体和信息安全建立确保档案实体和信息安全的制度、措施，1分；执行不力的酌情扣分，无制度、措施的不得分。1总计100附表3四川省重大项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设时间建设单位（法人）设计单位主 要施工单位主 要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人联系电话地址/邮编电子邮箱申请单位自检意见 （单位盖章） 年 月 日验收组织单位意见 （单位盖章） 年 月 日143 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DAT282002 1范围 本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。 本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收其他建设项目可参照本标准 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件其最新版本适用予本标准。 GBT106093技术制图 复制图的折叠方法 城市建设档案归属与流向暂行办法 国家档案局 档发字199720号 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 31 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位 32 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工 程效益的工程 33 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程 34 项目文件records of project 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件包括项目前期文件（3.5）、项目竣工文件（3.6）和项目竣工验收 文件（3.10）等 35 项目前期文件prophase records of project 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件 36 项目竣工文件records on completion of project 指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成 37 项目施工文件Implementing records of project 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件 38 项目竣工图drawing on completion of project 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸 39 项目监理文件records of supervision 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件 3，10 项目竣工验收文件reoords of test on completion 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件 311 项目档案archives of project 指经过鉴定、整理并归档的项目文件 312 项目文件归档filing of project records 建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构 313 项目档案移交transfer of project archives 项目竣工验收后。建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案（3.11） 4总则 41项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件 42在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条欺明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任 43项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统 4.4建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 5项目文件的收集 51项目文件的形成和积累 项目文件产生于项目建设金过程其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制并有相应的检查、控制及考核措施。52项目建设各阶段文件的收集及其责任 521项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目翦期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件 522项目施工阶段 项目实行总承包的由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确系统情况审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件 523项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件 53收集范围 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案 项目文件归档范围和保管期限见附录A 54收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档再行译校、复制和分发使用。 55项目文件质量要求 551字迹清楚，图样清晰。图表整洁签字手续完备 552需永久长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制 553复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 554录音、录像文件应保证载体的有效性 555长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 6项目竣工文件的编制 61竣工文件编制要求 611项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业蝴定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件 612竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核主要内容有：施工综台管理文件、测量文件原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等 613根据附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件：文件数量未满足合同或协议规定份数的应按要求复制补齐 614对施工文件、旌工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实并按要求修改成补充标注到相应的文件上 615与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工圈图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设殳单位作出统一规定 616凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件 62竣工图编制要求 621各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目在项目竣工时要编制竣工图项目竣工图应由施工单位负责编制如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任 622竣工图应完整、准确、清晰、规范修改到位真实反映项目竣工验收时的实际情况 623按施工图施工没有变动的由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 624一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改加盖并签署竣工图章 625涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35的。应重新绘制竣工图重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”宇或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章 626同一建