上海财经大学设备管理办法.doc

上海财经大学设备管理办法（修订稿）第一章 总则第一条 为了做好学校的设备管理工作，根据中央行政事业单位固定资产管理办法的规定，结合我校设备管理的实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法所指设备包括学校所有用于教学、科研、办公、生活及用于公共管理和服务的一切设备（专用设备单价800元以上，一般设备单价500元以上）。批量耐用的低值设备，一次采购总价在20000元以上的，亦应列入设备管理。第三条 本办法适用于学校所有部门使用各种经费购置的各类设备。接受外单位捐赠的设备参照此办法执行。个人科研课题经费第四条 后勤管理处设备科（以下称“设备科”）是学校设备管理的日常机构，在校资产管理领导小组的领导下开展工作。第五条 学校设备管理的基本原则是严格预算管理，按学校设备管理有关规定的程序进行操作。第六条 学校设备管理的基本程序包括，设备预算的申报、立项及审批、设备的请购、设备的购置、设备的登记和经费结算、设备的日常管理和使用、捐赠设备的管理、设备的维修、设备的报废及处置等。第二章 设备预算的申报第七条 每年1011月份，为各部门申报下年度设备预算的时间。各部门在接到设备科通知后，应在规定时间内向设备科书面提交本部门下一年度的设备购置预算。包括各种专项经费、部门经费、科研经费、自筹经费、工程项目经费等。在提交预算时，应详细注明拟购设备的品牌、型号、配置标准、数量等。学校公共设备的预算由设备科负责申报。第三章 设备的立项及审批第八条 学校的设备立项由各使用部门提出，公共部位使用的设备的立项由设备科申报，审批由校资产管理领导小组决定。第九条 设备科收到部门提交的设备预算后，分部门、分类别进行汇总，再根据学校的年度设备购置经费预算总额及各部门的实际，以书面形式提交资产管理领导小组审核。审定结果由设备科书面通知各部门。审核同意的项目为“预算内项目”，该通知作为部门设备请购时的依据。 第十条 各部门在实施各类、各项工程时，凡涉及设备的，必须向资产管理领导小组提供设备预算清单，并附可行性论证报告，内容包括： 1.请购设备对本校工作任务的必要性及工作量预测分析（属于更新的设备要提供原设备发挥效益及目前存在问题的情况）； 2.请购设备的先进性和适用性，包括设备所选品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标的合理性； 3.部门对请购设备管理工作的人员配备情况及设备的使用、管理方案； 4.请购设备所必需的附件、零配件、软件配套经费等情况； 5.校内资源共享方案。 第十一条 为优化资源配置，对各部门提出的项目设备配置方案，学校资产管理领导小组必要时可组织专家进行立项论证，具体包括： 1.由设备质量认定小组负责对网络、服务器、电脑、电教和办公设备及其它重大设备的购置项目进行立项论证； 2.论证内容包括项目的合理性和可行性，配置品牌、档次、规格的必要性以及价格的合理性和部门对相关设备使用管理的保证程度； 3.设备质量认定小组对部门的立项申请，行使否决权和修改权； 4.对论证未能通过的项目，责成有关部门修改配置方案，对违规操作未能按规定程序购置的设备，学校将不予报销和登记。将由学校监察部门追究有关责任人的违规责任。 第十二条 未申报预算或未经审核批准的，称为“预算外项目”。预算外的设备原则上不得购买。如部门确实需要，须执行预算外设备购置流程（见第四章第十五条）。第四章 设备的请购第十三条 各部门在购置设备前都应填写设备请购报告，经财务、后勤等相关部门同意后方可进入采购程序。第十四条 各部门在办理预算内设备请购手续时，应完整填写设备请购报告，并经部门一支笔签字后，凭设备科的“设备预算审核通知”先后到财务处、后勤管理处审批。第十五条 各部门在办理预算外设备请购手续时，应填写设备请购报告，并经部门一支笔签字，再先后分别送主管财务和主管后勤的校领导审批。经校领导审批同意的，再到财务处、后勤管理处办理相关手续。对预算外项目，必要时，使用部门应随附经相关校领导审批的书面请示。项目经费购置设备，按项目管理规定执行。第五章 设备的购置第十六条 一般设备的采购 为了发挥批量购买的价格优势和售后服务的可靠性，常用设备的进货渠道，原则上实行定点采购。设备使用部门可根据年度预算的安排，填写设备请购报告，一式二份，先后送财务处、后勤管理处审批，然后由请购部门联系供货单位，必要时应签订购货合同，合同应报一份交设备科备案。公共设备的采购由设备科执行。 第十七条 大型设备及批量设备的采购 对单价在10万元以上，或批量购置经费在30万元以上的项目，在通过设备质量认定小组论证、资产管理领导小组审核的基础上，以招标形式进行，具体要求是： 1.招标工作由设备使用部门、审计监察处、财务处、后勤管理处及设备质量认定专家共同负责，称为“项目招标论证小组”，小组人员事先不确定，以保证招标工作的公正性。 2.使用部门按“项目招标论证小组”确认的设备品牌、型号、配置规格等拟定标书，经设备科同意后发标，或由使用部门和设备科联合发标。未经项目招标论证小组确认的项目，设备科不得为其发标。 3.设备使用部门及相关部门均可推荐生产商（经销商）参与竞标。每个项目的竞标单位应不少于三家。竞标单位必须按标书的要求进行投标并提供售后服务的书面保证资料，加封后投寄至审计监察处或设备科。凡未按上述要求参加投标的标书，一律作废。 4.按事先约定的时间，由设备科会同设备使用部门、财务处、审计监察处联合开标（评标），对各竞标单位的资质和竞标条件等进行综合测评，从中选定一家，并与之签订购销合同。评标组织工作，由设备科负责。5.设备请购部门与“项目招标论证小组”对设备的选型、性能、质量、交货验收、试用鉴定等负全部责任；设备科要配合请购部门做好招标的协调工作；审计监察处对设备的采购价格和招标的程序实施全面监督；财务处负责落实资金，对资金的安全负责，并选择确定适当的货款结算方式。 第十八条 控购设备 目前属于控购的设备主要指车辆。学校购买车辆，应在做好上述工作的同时，由设备科和财务处向市教委申报和办理控购的审批手续。 凡未办妥控购审批手续的，一律不得擅自购买。 第十九条 政府采购1.设备的政府采购，目前是指：电梯、汽车、锅炉、空调、复印机、印刷设备、服务器、网络设备、电脑、显示器、打印机（含多功能一体机）、扫描仪、传真机、投影机、数码照相机、数码摄像机。此范围发生变化的，按新的规定执行。2.凡在政府采购规定范围内的设备，一定要严格按照中央财政部、教育部关于政府采购的要求操作，相关的政策规定见中国政府采购网（WWW.CCGP.GOV.CN）。50万元以上的应执行中华人民共和国政府采购法和中华人民共和国招投标法的有关规定。200万元以上的采用公开招标方式。3.协议供货的设备，由设备请购部门按设备请购报告审批的品牌、型号、配置，向该品牌认可的供货商申请，并与之签订中央国家机关政府采购协议供货合同。合同一式三份，经供货商、请购部门、财务处盖章后，一份交设备科，两份给供货商。4批量采购金额在120万元以上，不足500万元的，应在中标品牌范围内选择三个以上的中标品牌，邀请中标供应商推荐多家代理商（协议供货商）进行竞价，由招标论证小组评定，确定采购产品和供货商，并将有关采购及竞价资料送政府采购中心备案。合同采购金额一次性达到500万元以上的项目，应委托政府采购中心统一组织公开招标采购。第六章 设备登记与经费结算第二十条 一般设备 1.设备购置后，部门经办人应持部门领导、采购经办人签字的购货发票和设备请购报告（购货合同）到设备科办理设备入库手续，然后到财务处管理科办理财产登记手续，凭财务处管理科提供的“设备分类卡片”一式二份，到财务处会计科办理结算付款手续。 2.会计科审核人员应根据设备请购报告（各级审批手续齐全）、发票、入库单、分类卡编制记账凭证，同时输入部门号和设备编号、名称、数量，并在分类卡上签字。上述手续不齐全的不予报销。 3.财务处在设备入账后，于次月上旬将上月份的设备分类卡转送一份至设备科登录设备账。 设备科于每月中旬与财务处核对一次上月的设备增、减变动情况，以保证财务、设备部门帐帐相符。4.设备的技术文件及保修卡，随同设备由使用部门保管。单价在万元以上的设备，按档案管理规定，技术文件由部门送设备科，由设备科集中后统一交档案室集中保管。部门可在档案室登记立卷后办理手续借阅。第二十一条 大型设备及控购设备 对单价万元以上的设备，除按上述一般设备的要求办理手续，还应附上使用部门对该设备（系统）的验收、试用报告，方可结算付款。付款方式，一般在购货合同中加以明确。 控购设备，则在上述手续完备的同时，应有专控批文方可办理结算、付款手续。 财务处应拒付未提供验收、试用报告或未按合同付款的任何大型或控购设备的款项。第二十二条 工程及项目中的设备经学校审批同意实施的各类工程及项目，凡涉及设备的，工程项目负责部门应在工程竣工后2-6个月向审计处报送工程决算材料（含设备清单）提请审计。而后凭审计报告及设备清单到设备科办理工程及项目设备的入库手续。在办理入库手续时，要注明资金来源。办理设备入库手续后，工程及项目负责部门凭设备入库单到财务处办理财产登记及工程款结算。未办理设备入库手续的，财务处不予办理工程款的结算。工程及专项项目设备，由项目负责人对设备的数量、价格、质量负责。在办理设备入库和报帐时，应同时提供验收单。第二十三条 课题经费购置设备，经费在学校财务报销的，按一般设备的程序办理设备入库和经费报销手续；经费在科研处报销的，由课题组负责人凭发票复印件到设备科办理设备入库手续，财务处作资产盘赢处理。第二十四条 低值设备 专用设备单价在800元以下，一般设备单价在500元以下的设备，不需纳入设备预算管理，部门可自行使用办公经费购置，购置后持经过部门领导、经办人签字的购货发票，到设备科办理低值登记手续。设备科按部门设置流水账登录，经财务处核准后报销。此类设备不作为固定资产进行登记和统计。 第七章 设备的日常管理和使用第二十五条 学校的一切设备均属国有资产，各部门应遵循教育部和国务院机关事务管理局对国有资产管理的有关规定，严格管理，切实防止流失和损坏，确保设备的完好和安全，充分发挥使用效益，以保证教学、科研、管理的需要。设备的保管、使用和维修由设备使用部门负责；设备科负责学校公共设备和部门设备的入库登记和实物账的统计，确保账、卡与部门实物一致；财务处负责设备分类账的登记，并定期与设备科进行对账。各环节要认真负责，确保全校账账、账卡、账物一致。 第二十六条 财务处在设备经费结付时，即办理设备的分类登录：制作设备分类卡，每月5号前（国定假顺延）打印一份上月与分类卡核对一致的设备明细账，并将核对过的分类卡交设备科登记入账。同时要以明细账与设备科的分类账核对，发现问题及时分析原因并加以纠正。 第二十七条 设备科按财务处的设备分类卡登录部门账，在市教委统一使用的软件平台上，按教育部和市教委的要求，进行分类登录、统计，按时填报各类报表。每月与财务处的设备分类账进行核对，并保证账账一致。此外，设备科于每年年初为各部门提供一份上年底的部门设备明细账，以方便部门的核对和管理。及时为部门办理设备调拨等相关手续。适时组织对部门设备的清查。第二十八条 学校各部门要有一名行政领导分管设备工作，并指派专人兼任设备管理员，对部门设备实施管理。价值较高的可移动设备，部门应明确专人保管。部门设备管理员要随时掌握部门设备的使用情况，保证设备的完好与安全，经常主动与设备科核对设备的数量，联系报修、送修，办理设备变更登记等手续。所有设备均应贴有由设备科统一制作的“上海财经大学固定资产”标签。 “上海财经大学固定资产”标签由设备科统一粘贴位置，由各部门设备管理员负责粘贴。第二十九条 各部门在每年设备自查时，发现任何帐外设备，均应自觉到设备科补办设备入库手续，由学校实行统一核算，统一管理，任何部门、个人不得隐匿不报。对隐匿不报的，责任由部门自负，一经查实，学校将视情况对责任人作出处罚。 第三十条 设备的调拨，部门之间调剂使用的，由设备需求部门提出申请，经设备科和原设备拥有部门同意，并填写设备调拨单后方可调拨。第三十一条 学校出于设备使用、管理的需要，根据资产管理领导小组和设备质量认定小组意见直接安排的设备调拨，由设备科协调各相关部门按计划直接调拨，并同时作好设备帐的调拨登记。相关部门应执行学校的决定。第八章 捐赠设备的管理第三十二条 捐赠设备应按教育部教财司200084号文件的规定进行管理。外单位赠予给单位（部门）的设备，部门应及时报设备科，填报时应注明设备名称、型号、数量、单价、金额、购置日期等，同时应提供发票（或复印件），按发票所列金额登记固定资产，对确实无法知道准确价格的赠予设备，经设备科及相关专家核准后，可按重置完全价值登记固定资产。并由设备科统一汇总后向财务处办理设备补登记手续（盘盈），同时为部门办理设备登录入账手续。 第三十三条 对捐赠时指定给某个人使用或是个人争取的课题经费中又明确可以购置与课题研究相关设备的、奖励给个人的经费，又明确可以购置设备的，所购设备归个人使用，不纳入本管理流程。第九章 设备的维修第三十四条 各部门的设备维修，由各部门负责，维修费从部门设备维修费中支出。公共设备的维修，由设备科主管，维修费从学校公共设备维修专项经费中支出。学校对设备维修经费实行专款专用，不得挪作他用。 第三十五条 大型公共设备的定期保养维修，由设备科会同使用部门联系维修单位，并签订合同。使用部门要对维修的质量和保养水平进行跟踪监控，对每次维修和保养的情况进行验收并予签字认可，维修费用由设备科从维修专项经费中统一结付。 第三十六条 其它公共设备的维修，由使用部门向后勤管理处设备科提出申请，经同意后共同联系落实维修单位，维修质量的检验及费用结算方式同上。 第三十七条 公共设备的急修，由使用部门向后勤管理处设备科报请落实急修，有关手续可以在事后补办，费用结算方式同上。 第三十八条 部门自购设备及部门办公设备的维修，可由部门直接联系维修，费用在部门包干经费或按财务处规定从其他相关经费中列支。 第三十九条 后勤实业中心使用管理的设备，除电梯、中央空调、配变电设施等专用设备外，其余设备的维修及经费均由其自行解决。 第十章 设备的报废与处置第四十条 学校的设备质量认定小组，负责对各部门的申请报废设备进行技术鉴定，分别提出同意报废、调拨利用、部门继续使用的意见，以提高设备使用效益，避免设备资源的浪费。部门的设备报废申请每年二次，分别在4月中旬和10月中旬。 第四十一条 大型设备（单价在40万元以上）及批量设备（金额在50万元以上）的报废，必须经设备质量认定小组鉴定后才能办理报废手续。第四十二条 根据部门填写的设备报废单，经设备质量认定小组鉴定确已无法使用或无维修利用价值的设备，经过后勤管理处、财务处审核，作报废处理。零星设备的报废，经后勤管理处、财务处审批即可。对部门提出的报废申请，后勤处和财务处应在30个工作日内给予答复：同意报废或不同意报废。第四十三条财务处和设