采购作业管理程序.doc

采购管理采购作业管理规定文件编号:Da-001文件版本:1.00生效日期：7第二篇 第四章:采购及物料管理控制实战精解 共8页第1页1.制订目的建立采购作业的管理、控制程序，确保采购作业及采购产品符合要求。2.适用范围所有的生产原、辅料及其他物品的采购作业和产品委外加工等服务采购作业均适用。3.名词定义3.1订单采购指依据订单生产需要而进行采购的方式，适用于高价值、多种少量、特殊规格之物料。3.2存量采购指公司常备一定存量以满足生产需要，依据订购点进行采购的方式，适用于：3.2.1经常性、共用性之物料；3.2.2购买时间长的物料。3.3补充订购指因事先未考虑到的损耗所引起的订购。3.4紧急订购指因紧急需要引起的采购。3.5零星采购指不定时发生的小金额采购，如文具用品、设备补修部品、办公设施等。3.6战略采购指出于战略性考虑并非为了满足目前需要而进行的采购（如特别便宜的共通性或预测可顺利转手的设备或材料）。共8页第2页4.权责规定详见采购权责一览表5.作业规定5.1作业流程图5.2采购规定5.2.1订单采购之生产原、辅料：需求确定A.物控管理员根据生产计划或生产（开发）任务单、物料单耗表等计算物料总需求与交货日期并填入订料计划总表，转交仓库主任调查库存；B.仓库主任将调查出的库存填入订料计划总表，返还给物控管理员；C.物控管理员计算出各种材料的实际需求并记入订料计划总表；D.物控管理员根据材料最小起订量、包装、补货难易度等对材料需求进行调整并记入调整需求栏；E.物控管理员将完成的订料计划总呈送审核、批准后复印一份交采购科进行后续处理。共8页第3页采购作业A.采购将批准后的订料计划总表分解为针对各合格供应商的采购单或采购合同；B.采购单或购合同经采购科长审核后应移交资材部长根据有效的订料计划总表进行核准；C.如采购单或采购合同的内容超出订料计划总表之外，资材部部长应要求采购科给出合理解释；D.采购科应及时将取得批准的采购单或采购合同以传真或其他途径传达给供应商了解并取得供应商的承诺；E.在供货过程中，采购员应保持供应商的有效沟通，力求确保货品按质、按量、如期到达，以采购追踪控制表体现；F.当供货可能出现不正常状况时，采购科应在第一时间知会生管人员，以便作出调整；G.采购员在到货前应填写材料入库单通知仓库收货、品管进行验收作业。5.2.2存量订量之生产原、辅料：需求确定A.资材部针对存量订购之生产原、辅料，应明确规划出安全存量、订购点、订购数量等要素，如条件有变化，应及时修正；B.对采取存量采购的生产原、辅料、仓库应在其保保管账卡上标出订购点及安全存量，并在材料库存达到订购点时以请购单提出请购；C.请购金额在人民币 元以下（含）者，请购单由资材部部长批准，请购金额在人民币 元以上者须由总经理或其授权人批准；D.批准后的请购单一联交采购进行操作，一联交财务作为付款审核依据。共8页第4页采购作业A.采购科将请购单转化为针对各供应商的采购单或采购合同；B.采购单或采购合同经采购主管审核后应移交资材部部长根据请购单进行核准；C.如采购单或采购合同内容超出请购单所批准的范围，资材部部长应要求采购人员给出合理解释；D.资材部应及时将取得批准的采购单或采购合同以传真或其他途么传达给予供应商了解并取得供应商的承诺；E.在供货过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，力求确保货品按质、按量、如期到达，以采购追踪控制表体现；F.当供货可能出现不正常状况时，采购科应在第一时间知会生管人员，以便作出调整；G.采购员在到货前应填写材料入库单通知仓库收货、品管进行验收作业。5.2.3补充订购与紧急订购需求确定A.生管科应及时将计划外损耗信息或其他计划外需求通知物近管理员；B.物控管理员根据各种计划外需求信息及技术变更信息填写请购单；C.请购单经生管部部长审核，总经理批准后，一联供财务部作为审核依据，一联交资材部进行操作。采购作业A.资材部将请购单转化为针对各供应商的采购单或采购合同；B.采购单或采购合同经采购主管审核后应移交财务部部长根据请购单进行核准；共8页第5页C.如采购单或采购合同内容超出请购单所批准的范围，财务部应要求资材部取得总经理或其授权人的批准；D.资材部应及时将取得批准的采购单或采购合同以传真或其他途径传达给供应商了解并取得供应商的承诺；E.在供货过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，力求确保货品按质、按量、如期到达，以采购追踪控制表体现；F.当供货可能出不正常状况时，采购科应在第一时间知会生管人员，以便作出调整；G.采购员在到货前应填写材料入库单通知仓库收货、品管进行验收作业。5.2.4产品外协加工外协加工的时机A.本公司加工能力无法保证交期；B.本公司缺乏特定的加工设备；C.某些工艺本公司品质水平不足；D.外协加工比公司内加工成本低廉。需求确定A.生管科根据生产计划或生产（开发）任务单、技术资料等结合“内制外检核表”判断需要外协的工艺、数量、进度及本公司应提供之技术资料、工装、模具、材料等，并记入外协计划总表；B.外协加工原则上只考虑满足订单需求的数量及合理损耗，如以前因特别之理由产生库存，在制订外协计划时应考虑，该项目由生产部自行把握；C.外协计划总表经生管科科长审核，生产部部长批准后有效。采购作业共8页第6页A.采购科将批准后的外协计划总表分解为针对各外协供应商的外协加工合同或外协加工通知单；B.外协加工合同或外协通知单经采购科科长审批后，移交资材部部长根据外协计划总表进行核准；C.如外协加工合同或外协加工通知单的内容超出外协计划总表之外，资材部部长应要求采购科给出合理解释；D.采购人员应及时将取得批准的外协加工合同或外协加工命令单以传真或其他途径传达给外协供应商了解并取得外协供应商的承诺，并负责将应提供的资料、物品提供给外协供应商；E.在供货过程中，采购人员应保持与外协供应商的有效沟通，以保证外协加工进度，如进度出现异常时应及时报告生产部部长；F.外协品交货时，采购人员应负责办理入库手续。5.2.5模具、工装采购：需求确定A.技术部在新产品获得客户认可后，应出具生产所需的一应模具的图纸；B.如需制作工装应与设备部商讨工装制作事宜；C.技术部根据生产需要应制订模具、工装加工计划，并附需购买的物品清单，经生管科科长会审，技术部部长批准后实施。采购作业A.技术部根据模具、工装加工计划，按供应商开发管理制度进行操作；B.当单笔采购金额低于（含）人民币 元时，采购合同条款由技术部部长审批后即可执行，当单笔采购金额高于人民币 元时，采购合同条款由总经理或其授权人批准后方可执行；共8页第7页C.采购合同签订后，技术部应跟踪保证合同内容的履行。5.2.6设备采购：需求确定A.当由于生产加工工艺、品质检测、技术研究等原因需要购入设备时，各需求部门应对需求进行分析并填写固定资产投资分析报告；B.固定资产投资分析报告经部长审核、总经理批准后应移交资材部或设备部作为采购依据。采购作业A.资材部或设备部接到采购任务后应按供应商开发管理制度进行操作，并与需求部门经常沟通；B.当单笔采购金额低于（含）人民币 元时，采购合同条款由设备部部长审批后即可执行，当单笔采购金额高于人民币 元时，采购合同条款应由总经理或其授权人批准后方可执行；C.采购合同签定后，资材部或设备部应跟踪保证合同规定内容的履行。5.2.7零星采购：需求部门以“请购单”提出需求，需求金额在 元以下者经部长审核后即可执行，需求金额在 元以上者应取得总经理或其授权人批准；采购经办人员对请购内容不明，或一时采购不到所需的物品时，应同需求部门及时沟通协调。5.28战略采购：当采购经办人员了解到某种材料或设备存在战略采购的机会时，应以战略采购分析报告提出申请；战略采购分析报告应详细分析：A.过去价格记录；共8页第8页B.未来趋势预测；C.风险