项目文员精细化操作流程-9.18.doc

文员精细化操作流程一、总则文员首先应熟悉其职位的岗位职责，以及公司各项基本制度。以便于提高在实际工作的操作中质量和效率更高。二、分则1.民工档案管理（1）民工入场步骤（见图表一）图表一：各劳务班组民工入场，劳务班组长需带领民工到文员处报到，完善相关入场手续办理工资卡（工商银行）提交身份证复印件（或户口本）签订劳务协议办理工资卡（工商银行）文员登记民工信息入台账文员将身份证复印件和工资卡号纸质版本入档办理完毕以上手续后民工方可正式入场（2）民工信息入档步骤：文员收集完毕民工身份证复印件（或户口簿）、工资卡号、劳务协议签订情况分班组登记入电子台账后，将纸质档案进行妥善保管。每月双周周五前将纸质档案寄回公司综合部存档。文员每日及时更新各劳务班组进出场信息，每周五上午10点前将更新完毕的民工基础信息台账及时上交公司综合部。公司综合部派专人（暂定周珂媚）进行民工基础信息台账的汇总。其他事项未办理工资卡或无法提供身份证复印件的民工原则上不予录用。若项目负责人或劳务班组长决定留用的，必须在民工基础信息台账中注明。 民工信息台账必须按时上报，此项作为绩效考核依据的重要指标之一。因各种原因逾期未能按时上报数据而被扣发绩效分或其他形式处罚的，对其申诉理由公司一律不予采纳。民工退场，文员须及时更新台账以保证民工基础信息工作的时效性和准确性。（3）民工档案台账填写规范民工档案台账字体：四号、宋体。民工台账信息内容：必须与身份证信息相符合。2.民工工资发放流程（见图表二）图表二：协助项目负责人结算当月实际完成工程量。每月31日下午3点前将数据提交每月31日前收集完毕所有劳务班组民工工资表、民工民工明细表。每月2日前将核对无误，并经过项目负责人、劳务班组长签字认可的民工工资表（包含工资表原件及电子版本）、民工明细（原始表）一并提交至公司综合部。公司综合部派专人进行民工工资汇总审核。（暂定人员：马小岚。）公司综合部于每月5日前，汇总各项目工资表提交至财务部。公司财务部13日前审核完毕各项目所有民工工资表、制作完毕民工工资挂账数据。公司财务部14日上午10点前开据转账支票，上午12点前提交挂账数据至银行。以保证15日晚上民工工资全部到账。民工工资发放完毕3个工作日内，必须在民工宿舍区域张榜公布民工工资表。及时收集民工对工资异议上报至公司。2.1民工工资表制作规范（1）民工工资表采用公司统一的表格，制作工资时不得随意改动工资表的格式及相关内容。（2）民工工资表全部采用计件表格，取消计时工资形式。（3）计件工资表模板（4）民工工资制作流程：根据劳务班组长所提供的原始工资表，将原始数据录入至以上计件工资表模板中形成工资总表。对于工资表（总表）中出现工资金额超过2000元以上的，另制作一张工资表（分表）。工资分表金额合计与总表金额合计相对应。分表中对工资金额超过元的人员，进行分解。以保证分表中的所出现的工资金额不超过元。工资总表、工资分表制作完毕后，核对工资表金额，确保无误后。制表人（文员）、班组工长、项目负责人签字确认。表格中的签字人员一律手签，并注明签字日期，不可打印名字或签字栏出现空白。完善以上程序后，开据内部结算凭证。按照相应的规范填写完毕后，交项目负责人签字确认。（5）其他注意事项：民工工资表中所产生的“借支”属民工与劳务班组长之间的私人借款，公司财务原则上不对其进行代扣。若劳务班组长要求财务须对“借支”款项进行代扣的，必须提供：借条、民工电话至财务后，方能进行代扣。若以上手续不全的，财务不得进行代扣。民工工资表（包括总表、分表）必须使用公司要求的统一模板进行制作，在制作过程中不得随意对表格进行修改、变动。民工工资表（包括总表、分表）必须经劳务班组长、项目负责人、文员核对无误后再交至公司。若出现漏造、误造等情况一律由劳务班组长自行承担。2.2民工工资现金发放操作规范（1）民工工资原则上一律以工资卡的方式发放，未经过批准不得进行现金发放。（2）根据施工现场实际情况，需要发放现金的。必须提前两天将工资表(包括民工工资总表、民工工资分表)、抢工证明（需甲方项目经理签字确认）、民工身份证复印件一并交至公司综合部。（3）民工工资不允许代领。若民工确因特殊情况要求代领的，需本人开据工资带领委托书，本人身份证复印件、联系电话。文员核对无误后进行发放。发放完毕后1个工作日内将以上资料一并报至公司综合部存档。（4）公款实行专卡专用，各项目的文员办理公款专用卡，报公司财务部存档。3、项目部考勤管理193.1、项目部考勤管理流程（图标三）流程名称项目部管理人员考勤管理流程流程编号流程摘要项目部管理人员出勤管理执行单位综合部单位分管副总综合部人事专员各项目部开始考勤审批审核项目部考勤制度执行组织实施项目考勤汇总否是月考勤统计审核结束存档处理结果反馈意见处理意见审批意见审核提出处理意见请休假手续是否齐全筛选出勤人员项目考勤汇总考勤审核各项目考勤汇总，并检查其真实性3.2、项目部考勤处罚流程（图表四）流程名称项目部管理人员考勤处罚流程流程编号流程摘要项目部管理人员考勤处罚流程执行单位综合部单位分管副总综合部各项目部提交至财务留档结束审核开始存档执行薪酬管理通知被处罚员工编制奖惩通知单根据制度核算审核填写项目考勤处罚记录记录项目人员考勤状况项目考勤监督管理项目考勤流程名称项目部管理人员请假管理流程编号 流程摘要项目部管理人员请假管理执行单位综合部总经理分管副总综合部项目负责人请假员工开始编制项目部假务制度审批组织执行执行执行审批填请假条审批存档三天以上三天以下假期期满是否续假续假条审批审批存档执行薪酬管理结束不再续假3.3、项目部管理人员请假管理流程（图表五）3.4、项目部节假日管理流程（图表六）流程名称项目部节假日管理流程流程编号流程摘要项目部节假日管理流程执行单位综合部总经理分管副总综合部各项目部确定节日休息时间制定休息值班方案汇总审核实施方案发布值班安排节假日后工作检查汇报审核处理问题结束审批开始审批3.5、其他事项：（1）每月2日整理好所在项目管理人员的上月考勤记录交至公司综合部人事专员。（2）项目签到记录于每月2日前原件必须寄回公司综合部存档。(3) 项目文员必须上报真实的考勤记录。公司对项目部考勤进行不定期抽查，若发现考勤记录不全、造假等情况，根据项目部考勤管理办法处罚。4、项目部因公借款流程（图标七）4.1项目负责人根据项目施工需要填写借款申请单（须项目负责人亲笔填写）。借款申请单中的借款事由、借款时间、预计归还时间等各栏须全面填写后提交（有空白栏的情况下不得提交）。4.2文员使用OA操作流程中因公借款流程，上传扫描好的借款申请单附件，开始OA审批流程。4.3流程正式启用后，文员关注流程审批状况。按照领导审批意见及时完善相关手续。4.4文员在流程结束完毕后1个工作日内，打印相应流程图、借款申请单提交至财务出纳。4.5财务出纳根据完善好的相关借款手续1个工作日内进行转账汇款。4.6为提高工作效率及避免出现重复审批情况，各项目部因公借款均使用OA操作平台完成审批流程。4.7特殊情况须进行纸质流程审签的，文员将填写完善的借款申请单传至综合部所安排的专人处，由综合部专员进行纸质流程审签。（1）因公借款纸质流程审签临时专员：项目名称综合部临时专员职位备注南充项目马小岚行政专员临时专员根据所负责项目，在不影响本职工作的情况下，协助完成因公借款流程。奉节项目忠县项目张洪铭中豪专员西安项目大川项目周珂媚人事专员保利项目5、各项费用报销流程5.1差旅费报销流程（图表八）（1）出差人根据预计的出差时间提前2天，通过OA平台进行出差申请审批。特殊情况可进行电话请示，但必须及时补齐网上流程。（2）出差申请须填写以下内容：出差人所在项目、出差人员名字、出差起止时间、使用的交通工具、出差事由、出差随同人员、是否产生招待费用。（3）出差完毕后，出差人（即费用实际报销人）将出差产生的相关单据粘贴填写完毕后交至项目文员。（4）项目文员接到票据后，1个工作日内将所有票据及出差审批进行附件添加的方式开始进行OA网上流程审批（所选流程为天泰劳务差旅费报销固定流程）。（5）差旅费报销在OA审批流程完善后，项目文员将相关审批表、附件一并提交至出纳。出纳审核完毕后进行款项支付。（6）差旅费用在进行OA流程审签后，不能再进行纸质流程审签。在OA流程审核完毕后，需将差旅费报销原件寄回公司财务部，并在单据上注明“已进行OA流程审签”的字样。5.2、项目管理人员工资、通讯/交通补贴报销流程（图表九）（1）项目管理人员（包括项目负责人、项目文员、现场安全员、施工员、预算员）采用中科集团固定工资表，进行相应的薪酬的造发。项目负责人薪酬标准由劳务公司进行核定，其余管理人员薪酬标准由项目负责人核定后报公司综合部进行审批。公司核定的工资标准作为工资造发依据。项目管理人员入职后5个工作日内必须进行相应薪酬福利上报审批。逾期未进行相应上报审批程序的，对项目负责人进行绩效扣分。（2）项目其他人员：保卫、保洁、塔吊工的薪酬同样须进行相应的薪酬上报审批后，作为造发依据。此类人员工资用民工工资模板进行造发。（3）项目管理人员（含其他人员）的工资表、内部付款凭证每月10日前提交至公司综合部。（4）项目管理人员的固定补贴（即交通、通讯补贴）凭票报销部分，按照综合部每月下发的固定补贴凭票报销部分标准2个工作日内，凭汽油发票或过路费发票、内部付款凭证（需项目负责人签字确认）进行OA流程审批。在进行OA流程审批时，须注明此笔费用发生的时间、人数、金额。（5）固定费用报销在OA审批流程完善后，项目文员将相关审批表、附件一并提交至出纳。出纳审核完毕后进行款项支付。（6）固定费用在进行OA流程审签后，不能再进行纸质流程审签。在OA流程审核完毕后，需将差旅费报销原件寄回公司财务部，并在单据上注明“已进行OA流程审签”的字样。5.3、招待费报销流程（图表十）（1）项目部因工程需要与相关职能部门进行沟通，项目负责人需提前2个工作日完善公务应酬审批单流程。项目部使用公司统一的公务应酬审批单填写完善：经办人、应酬时间、应酬事由、主人数、客人数、餐类，应酬预计费用等相关内容后，经项目负责人签字确认后，采用自由流程中（公务应酬审批单）进行审批。在进行流程设定时，将填写完善的公务应酬审批单扫描后作为附件添加。（2）为提高费用报销效率，项目部在完成公务应酬招待工作2个工作日内，经办人需将招待费用的发票按照财务要求规范粘贴、经项目负责人签字确认的内部付款凭证、审批完成的公务应酬审批单一并作为附件，进行招待费用报销OA流程审批。（3）招待费的报销发票，相同金额的发票必须连号且必须盖有相同有效的发票专用章。（4）招待费用报销在OA审批流程完善后，项目文员将相关审批表、附件一并提交至出纳。出纳审核完毕后进行款项支付。（5）招待费用在进行OA流程审签后，不能再进行纸质流程审签。在OA流程审核完毕后，需将招待费报销原件寄回公司财务部，并在单据上注明“已进行OA流程审签”的字样。5.4、礼品、礼金报销流程（图表十一）（1）项目部须对相关部门进行礼品、礼金馈赠时，须提前2个工作日完善礼品礼金申请单OA审批流程。（2）项目部根据OA流程审批表，购买相应礼品或准备礼金。馈赠完毕后1个工作日内，项目部将购买礼品的相应发票或赠送礼金的明细进行相应OA流程（礼品礼金固定流程）费用报销。进行费用报销时，需将礼品礼金申请单审批表一并提交，作为审核附件。（3）礼品礼金费用报销在OA审批流程完善后，项目文员将相关审批表、附件一并提交至出纳。出纳审核完毕后进行款项支付。（5）礼品礼金费用在进行OA流程审签后，不能再进行纸质流程审签。在OA流程审核完毕后，需将礼品礼金费用报销原件寄回公司财务部，并在单据上注明“已进行OA流程审签”的字样。5.5、安全事故费用的分摊流程（1）安全事故费用的分摊标准医疗费用发生额5000以下（含5000元）的部分由劳务分包班组独立承担。医疗费用发生额50000元以内的，劳务班组承担20%，项目负责人承担10%，现场安全员承担5%。医疗费用发生额在5-10万，劳务班组承担15%，项目负责人承担8%、现场安全员承担4%。医疗费用发生额在10-20万，劳务班组承担10%，项目负责人承担5%、现场安全员承担3%。医疗费用发生额在20-40万，劳务班组承担6%,项目负责人承担3%，现场安全员承担2%医疗费用发生额在40-60万，劳务班组承担4%，项