公司合同管理规定.doc

.公司合同管理规定为了保证公司经营活动正常进行，维护公司合法权益，减少经济纠纷，提高公司经济效益，特制定本规定。一、公司的各项经营活动均须签订合同（价值低于规定限额的可采用专项审批方式）。二、订立合同的内容要求：1、订立合同应符合国家有关法律、法规的规定，不得利用合同进行违法活动。2、订立合同应坚持公平、自愿、诚实信用的原则。权利义务对等。3、订立合同一般应包括以下内容：（1）当事人的名称或姓名和住所；（2）标的；（3）数量、质量、价款或者报酬；（4）合同生效日期、履行期限、地点和方式；（5）检验方式及提出异议的期限；（6）违约责任；（7）解决争议的方法。三、订立合同的形式要求：1、公司的所有合同均须以书面形式订立，合同格式可根据情况而定，但权利义务条款要表达明确。2、订立合同前经办人须将合同相关方的主体资格予以确认，并将有效相关证件复印件或原件与合同共同存档。有效相关证件包括合同相关方的（1）企业法人营业执照、（2）法人代表身份证、（3）法人授权委托书、（4）工商管理部门提供的工商登记资料、（5）资信证明、（6）自然人的身份证件等。根据合同内容需要选择其中能认定其经营资格、经营能力和权限的证件，一般情况下合同相关方提供以上第（1）、（3）项证件即可。法人授权委托书须留有原件，其他证件与原件核对后留存复印件。对于长期合作且信誉好的合同相关方，可不必审核对方经营主体资格，但必须经公司总经理签字批准认可。否则，即使是与同一合作单位每次签订新合同，也不能违规操作。3、订立合同应尽可能采用打印方式，如对内容进行手写变更，须经合同双方在修改处盖章确认。一页以上的合同应加盖骑缝章。4、订立合同至少应一式肆份，双方各执贰份。四、订立合同的程序：1、订立合同前，经办人应对合同相关方当事人的经营资格，对标的物的权属、标准和真实性，对有关市场状况、利益分析和可行性有充分的调查了解。在征得部门领导同意后，根据双方已达成的意向起草合同（草案），并填写合同审批单（附件1）提交审核。2、合同（草案）须经该业务部门经理、财务部经理财务部、法律顾问法律事务部和公司总经理审核批准。其程序为：经办人 部门经理 财务部 法律事务部 总经理3、合同审批职责：合同的审批过程中，每一审核人应在合同（草案）中签署其审核意见。（1）经办人负责起草合同（草案），并负责合同（草案）审批过程的流转。提交审核前必须将合同审批单中的各栏目填写完整，并与合同（草案）一起交法务部骑缝加盖合同审核章。同时提供合同对方当事人的营业执照复印件或其他主体资质证明。（2）部门负责人年应在审批单中确定合同的密级（即机密或非机密），并指定合同执行人，必要时指定需抄送的相关部门或人员。同时应负责合同真实性和经济效益的审核。（3）计财部经理负责对合同内容进行财务分析，确定是否可行。（4）法律顾问法律事务部负责对合同的规范性、合法性等方面进行审核，并盖合同审核骑缝章。（5）总经理负责对合同进行全面审核后批准。（6）经办人应严格依据已审批的合同（草案）文本打印正式合同文本。若审批过程中对合同（草案）做过实质性改动，应与合同签约对方联系。如果对方无法完全接受改动，可再次与对方谈判，达成意向后重新起草合同（草案）并办理审核批准手续。经办人应对签约用的正式文本与已审核批准的文本的一致性完全负责。施印人应在施印时将相关情况登记在合同施印登记表（见印章管理规定）中并由用印人签字，施印人于每月末将该月合同施印登记表交档案室，由档案管理员进行检查，发现未及时交回合同文档的情况，提交人力资源部酌情扣减考核成绩。合同经审批并签订后，经办人应在3日内将涉及款项进出的合同复印件交财务部存档，审批单及合同原件交法律事务部留存，由法律事务部填写合同档案交接单（附件2）定期向档案管理员移交。4、合同签章。经办人应将正式合同文本交合同对方签字盖章，再由本公司法定代表人或授权委托代理人签字盖章。如须本公司先签字盖章，须经总经理同意。亦可由合同相关方同时签字盖章后，经办人即时收回签字盖章生效的合同。五、合同的履行及管理1、合同签订后经办人应将合同原件及审批件留存法律事务部，由并应将涉及款项进出的合同复印件交计划财务部壹份；法律事务部定期向档案室移交留存的合同原件及审批件。此外还应向合同执行人移交一份合同原件（或复印件），由其负责合同的抄送及合同执行中的其他事务。2、合同执行人和部门经理负责按合同约定事项履行合同，并将合同履行情况及时报计划财部门主管会计，由主管会计将当月合同执行情况次月报公司总经理。3、合同执行中，涉及付款的事项，须经部门经理、计财部经理和总经理审批后方可支付。4、合同执行人应及时、全面掌握合同的履行情况。一旦发现对方当事人违约，应及时通知部门经理、计划财务部经理、法律顾问法律事务部和公司总经理，以便及时采取措施，维护公司利益。六、与合同相关的人员若违反本规定，导致公司利益遭受损失，相关责任人员应承担由此而造成的直接损失。附件：1、合同审批单 2、合同档案交接单注：1、标的是指该合同所指向的具体实现目标。如买卖合同中的货物，租赁合同中的房屋，借款合同中的贷款，服务合同中的服务。 2、履行期限包括双方，如买卖合同的交货期限和付款期。3、质量是指合同标的的标准，包括技术标准、售后服务、运输安全等，不仅指产品。4、经办人是指联系合同业务主办人和合同谈判人。5、合同执行人是指该合同履约的主管经办人。6、本规定只是对合同签订、履行、管理的基本要求，具体业务合同的签订履行，应参照相关的公司合同管理实施细则。西安梓桐企业管理咨询有限公司 二一六年五月九日附件1合同审批单 编号： 合【2016】 号合同名称： 合同起草人：合同各方：合作方营业执照注册号： 经营许可证号： 合同标的：相关情况说明：注：请骑缝加盖 “合同审核章”后送审。 合同经办人： 年 月 日 部门负责人审核意见：合同密级： ；合同执行人： 抄送：执行人， 财务部 行政部 人力资源部 其他： 签名： 年 月 日 合同执行人确认： 签名： 年