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XX单位档案管理制度为进一步加强我院档案管理工作，提高学院档案管理水平，充分发挥档案作用，根据中华人民共和国档案法、湖北省档案管理条例和高等学校档案管理办法，制订本制度。一、档案管理人员岗位职责（一）档案管理人员应认真学习贯彻执行档案法，忠于职守，爱岗敬业，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。（二）严格执行公文处理和档案工作各项规章制度，及时做好档案的收集、整理工作，把好质量关，不断提高管理水平。（三）积极做好档案的提供利用工作，编制好档案检索工具，主动配合各部门工作，为学院各项工作服务，并做好对外服务工作。（四）做好档案的日常管理和保护工作，定期检查档案并做好检查记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取切实有效措施，以确保档案安全。（五）负责起草本单位的档案管理制度，督促贯彻执行。（六）档案管理人员调离工作岗位时，应积极主动地搞好移交准备工作；在办公室负责人的监督下完成交接工作后，方可离岗。 二、档案归档制度（一）归档范围凡当年工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类、载体的文件材料，均属归档范围，由各办公室立卷，院行政办统一保管。 （二）归档时间凡属归档范围的文件材料，各办公室应及时移交至档案室或归口部门，做好移交手续。（三）归档要求、各部门必须按照立卷归档的范围，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。将应归档的文件材料收集齐全、完整，及时移交档案室，任何部门和个人不得私自占有和擅自处理。文件材料的归档范围是：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、仪器设备类、出版物类、财会类等。、凡归档的文件材料，必须做到齐全完整、纸质优良、字体工整、图表清晰、数据准确、责任者明确，使用标准的书写工具。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）执行。、归档的文件材料，应保持其历史联系，正确区分保存价值，科学地分类立卷和编目，排列有序。、案卷标题应简明确切，注明保管期限，便于保管利用。、装订卷宗要拆除卷内金属物，注意不同种类档案的装订要求。装订要结实、整齐、美观。、移交案卷时必须编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。（三）文件材料归档范围第一条 为便于学院各办公室正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，普通高等学院档案管理办法制定本规定。第二条 本规定中的文件材料是指学院在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条 文件材料归档范围是：反映本学院主要职能活动和基本历史面貌的，对本学院工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本学院需要贯彻执行的上级部门的文件材料其他对本学院工作具有查考价值的文件材料。第四条 文件材料不归档范围是：上级学院的文件材料中，普发性不需本学院办理的文件材料，任免、奖惩非本学院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本学院文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学院内部互相抄送的文件材料，本学院负责人兼任外单位职务形成的与本学院无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级学院的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下属单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条 凡属学院归档范围的文件材料，必须按规定向学院对口办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 学院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、5年、3年。第七条 永久保管的文书档案主要包括：本学院制定的政策性文件材料；本学院召开的重要会议、举办重大活动中形成的主要文件材料；本学院职能活动中形成的重要业务文件材料；本学院关于重要问题的请示与上级部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本学院机构演变、人事任免等文件材料；上级部门制发的属于本学院主管业务的重要文件材料；同级学院、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本学院的复函、批复等文件材料。第八条 定期保管的文书档案主要包括：学院职能活动中形成的一般性业务文件材料；学院召开会议、举办活动中形成的一般性文件材料；本学院人事管理工作形成的一般性文件材料；本学院一般性事务管理文件材料；本学院关于一般性问题的请示与上级部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级部门制发的属于本学院主管业务的一般性文件材料；上级部门和同级部门制发的非本学院主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级单位、下属单位关于一般性业务问题的来函、请示与本学院的复函、批复等文件材料；下属单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条 学院形成的人事、教学、基建、会计、科研及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条 学院对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。学院应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条 学院联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档，其他部门将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条 各部门应根据本规定，结合本部门职能和各部门工作实际，编制本部门的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经学院档案负责领导审查同意后执行。第十三条 本规定自发布之日起执行。三、档案保管制度（一）各科室专人负责管理本办公室各种门类、各种载体的档案。（二）档案装具和档案库房必须符合档案保管的要求。（三）档案库房必须有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温等档案防护措施，须安装铁门、铁窗和窗帘，并配备灭火器、去湿机、吸尘器、空调机等设备，以延长档案的寿命。（四）定期对档案库房和档案进行检查，并记录在案，发现问题及时报告领导，妥善处理；对破损、褪变档案要及时修补复制。（五）定期清查核对库藏档案，切实做到帐物相符，如因管理不善造成损害和丢失的，应追究责任。（六）库存档案应依档号顺序排放，各库、各柜均应有档案资料存放标志图、示意图，方便查找。（七）声像等特殊载体档案的保管依照其相应规定进行特殊保管。四、档案利用制度（一）凡本院教职工、学生查（借）阅档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅档案的目的，用后及时反馈利用效果。（二）外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并经学院档案负责领导批准后方可查阅。（三）因工作需要抄录的档案材料，须经各办公室档案员同意后方可抄录。（四）纸质档案资料一般不得借出使用，确因工作需要必须外借时，须经各办公室档案员批准。借出时间一般不得超过两周，到期仍需继续使用时，要办理续借手续。（五）如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本院分管档案领导批准;查阅党委会议记录、办公会议记录等材料须经学院办公室主任批准后方可。（六）对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相等行为。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。（七）查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。五、档案统计制度（一）要及时地、经常地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等方面进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年度报表。（二）严格遵守和执行上级主管部门和档案管理部门规定的各项统计制度和要求，对需上报的报表要按规定上报，做到及时、准确、无遗漏。（三）严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，不得有任何随意性；字迹工整、不得潦草和涂抹，做到档案统计工作标准化。（四）档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，认真学习和掌握档案统计方面的业务知识，建立科学的档案统计工作。（五）搞好档案统计分析，及时掌握档案和档案工作情况，进一步提高档案工作的管理水平。六、档案鉴定与销毁制度（一）学院档案管理小组定期对达到保管期限的档案进行鉴定，并送有关业务部门征求意见，提出存毁意见。（二）对需销毁的档案进行登记，编制“档案销毁清册”，作为日后查考的凭证。（三）档案销毁清册经主管院领导批准后，方能销毁档案。七、档案保密制度（一）档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密。 （二）对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行借阅手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。 （三）对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外借，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。 （四）凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在电话、明码电