第四章Word07.doc

第四章 Word 文字处理软件 4.1 Word简介Word是Office办公自动化套装软件中，专用于文字处理的软件。具有强大的文字、图形、表格处理和排版功能，是目前使用最广泛的文字处理软件。主要特点1编辑功能文本、图形、表格的编辑（文字录入、修改、删除、移动、复制、查找、替换等）。2校对功能在中、英文输入时，进行拼写和语法检查（包括常用符号、英文单词和习惯用语等）。Word可对中英文进行检查。若英文拼写错，用红线标注，右击可进行修改。CompuComputer按步就班 按部就班3排版功能常规分段、分页，图文混排及多栏排版等。4模拟显示功能可在屏幕上预先显示打印文稿的效果，真正做到“所见即所得”。 4.2 启动和退出4.2.1启动1选择“开始/程序/Microsoft Office/Word”2双击桌面“Word快捷图标”。3双击“我的电脑”或“资源管理器”中任一“Word 2007”文档。4.2.2退出1. 单击Office按钮 选择“文件/退出”命令。2.单击标题栏右上角“关闭”按钮3. 双击Office按钮 4.3 Word 2007的工作窗口431 功能菜单（1）Office按钮 显示“文件”菜单，右侧列出“最近使用的文档”。底部有“退出”命令。（2）快速访问工具栏 包含：“保存”、“ 撤销”、“恢复”按钮，可添加常用命令。不管选择哪个选项卡，都将显示这些命令按钮。（3）任务“选项卡”3个基本组件：“选项卡”、组、按钮。功能区的任务以“选项卡”表示。例如：“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”和“加载项”。常用命令左部显示：如“开始”选项卡中“复制”、 “剪切”、“粘贴”等。（4）命令“分组”显示选项卡内命令按功能“分组”显示。如“开始”选项卡的“字体”、“段落”、“样式”命令组等（5）快捷方式传统方式：快捷键：Ctrl+字母如Ctrl+C (复制)、Ctrl+V (粘贴)新增方式：“键提示”按“Alt”显示所有功能区“选项卡”、“快速访问工具栏”的键提示标记。（6）格式刷 复制“格式”：单击使用1次，双击使用多次，按Esc键“关闭”。（7）对话框启动器命令组右下角小对角箭头 打开有关“对话框”，如“字体”对话框等。（8）标尺“视图”选项卡，单击“标尺”复选按钮。分为水平和垂直标尺。拖动标尺可快速设置文档的页边距和缩进量。（9）文档区域用于正文编辑和显示，包括文字、图形、表格的输入、排版等，最后形成用户满意的文档。浮动工具栏：用于“格式”设置，鼠标指向选择文本时出现。隐藏功能区：双击“选项卡”。（10） 状态栏左侧：显示文档总页数及目前编辑的页码、字数、语言、插入/改写。右侧：显示文档视图：、显示比例：432 文档视图常用有：普通视图、页面视图、大纲试图。另外还有：Web视图、打印预览视图和文档结构图。1普通视图最常用显示方式，能显示大部分字符、段落格式，适合普通的输入和编辑工作，为文档的默认视图。说明：不能显示和编辑页眉和页脚；不能显示和编辑图形2页面视图能看到文档打印时的实际效果，特别适合编辑页眉和页脚、调整页边界，以及对分栏、图形和边框进行操作。3大纲视图能看到文档的详细组织结构，在需要检查和安排文档结构或需组织和扩展文档内容时，可使用大纲视图显示文档。4阅读版式视图以打开的“书本”形式显示文档5. Web版式视图该视图下，可以看到文档出现在网站上的效果。 4.4 文档基本操作4.4.1创建新文档（1）启动Word2007时，系统自动命名为“文档1”，存盘时用户再命名，扩展名为.docx（Word 2007文档）如需保存为doc格式（Word 2003文档），方法如下：单击“Office按钮”打开“文件”菜单选择“另存为/Word97-2003文档”命令，打开“另存为”对话框输入“文件名”，单击“保存”按钮。（2）选择“文件/新建”命令，打开“新建”对话框，选择“模板”栏“空文档”，单击“确定”按钮。2. 打开已有文档（1）打开“文件”菜单，右侧列出最近编辑过的文档。（2）选择“文件/打开”命令，打开“打开”对话框。4.4.2 文档的保存和关闭1保存文档（1）保存新文档常用工具栏“保存”按钮（或“文件/保存”命令）。打开“另存为”对话框。l 在“保存位置”栏：输入文档存放的路径；l 在“文件名”栏：输入文档名，单击“保存”按钮。（2）保存已有文档常用工具栏“保存”按钮（或“文件/保存”命令），以原文件名存盘。（3）文档更名选择“文件/另存为”命令，打开“另存为”对话框，选择路径和指定文件名即可。也可选择“文件/另存为”命令“保存文档副本”中“Word97-2003文档”选项。保存的是原文件的一个副本。2关闭文档选择“文件/关闭”命令。4.4.3 文档的输入和编辑最基本操作：文字的输入，确定光标位置，文字的移动、复制、剪切与粘贴、查找与替换等。1文档的输入选择插入点：单击左键。在插入点处直接输入（修改）文本的内容。说明：(1) Word具有自动换行功能，仅在一个自然段结束时，才按“Enter”键（段落结束标志）。(2) 输入过程中，删除文字可用两种方法：键删除插入点后面的文字键删除插入点前面的文字。（）使用方向键移动插入点。（3）符号和特殊字符的输入：打开“插入”选项卡，单击“符号”命令按钮，打开“符号”对话框。l 选择所需符号l 单击“插入”按钮（或直接双击选中的符号）2选择文本对文本操作前，都需要先选择文本。（1）用鼠标l 选择一行将鼠标移到该行的左侧，待鼠标变成指向右边的箭头时，单击鼠标。l 选择多行将鼠标移到该行的左侧，待鼠标变成指向右边的箭头时，向上（下）拖动鼠标。l 选择一个段落将鼠标移到该段落的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后双击。或在该段落的任何地方三击。l 选择整篇文档将鼠标移动到任何文档正文的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，三击。键盘方式：Ctrl+A3.删除文本（1）删除单个字符BackSpace 删除插入点左边的字符Del 删除插入点右边的字符（2）删除文本块l 先选定要删除的文本；l 按BackSpace键或按Del键。（3）恢复被误删除的文本单击常用工具栏的“撤消”按钮。4. 移动文本（1）拖动l 先选定文本；l 拖动该文本到新位置（2）使用剪贴板操作要点：选择+剪切+粘贴l 先选定文本；单击工具栏“剪切”按钮l 选择插入点；单击工具栏“粘贴”按钮5复制文本可在文档内、文档间或应用程序间复制文本。（1）拖动l 先选定文本；l 按住Ctrl键，拖动该文本到新位置（2）使用剪贴板操作要点：选择+复制+粘贴l 先选定文本；单击工具栏“复制”按钮l 选择插入点；单击工具栏“粘贴”按钮6撤销与恢复撤消刚做过的操作，还原为操作前的状态。（1）撤销撤消前一步操作：单击工具栏“撤消”按钮撤消前几步操作：从下拉列表中，选择要撤消的前几步操作。（2）恢复恢复被撤消的操作，使撤消失效。单击工具栏“恢复” 按钮。7.查找与替换在文本编辑过程中，查找和替换主要用于搜索和替换文字。（1）查找在“开始”选项卡，单击右侧“编辑”组中“查找”命令打开“查找和替换”对话框l 在“查找内容”文本框：输入要查找的文本内容l 单击“查找下一处”命令按钮（2）替换自动查找并替换查找到的文本。单击“编辑”组“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。l 在“查找内容”文本框：输入要查找的文本内容l 在“替换为”文本框：输入要替换成的文本内容l 单击“查找下一处”命令按钮；若找到，则该文档反白显示l 单击“替换”或“全部替换”命令按钮。l 若不希望替换，则单击“查找下一处”命令按钮8.插入文件把一个文件插入到正在编辑的文档中。l 选择插入位置单击“插入”选项卡，选择“文本”组中“对象”按钮下拉列表中“文件中的文字”命令，打开“插入文件”对话框，选择所需文件。l 单击“插入”命令按钮。4.5 文档的格式编辑内容包括：标题和正文的字体、字号、字型、字符颜色、字间距、行间距及特殊文字效果（上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文、）等。451设置文字格式1使用格式工具栏（1）设置字体在“开始”选项卡“字体”组，单击“字体” 下拉按钮“”，从弹出的下拉列表中单击选择一种字体。（2）设置字号单击“字号”下拉按钮“”，从弹出的下拉列表中选择一种字号。缺省时正文为：5号 宋体 标准字型。（3）设置字型和下划线单击“粗体”、“斜体”、“下划线”按钮,将分别设置字体的不同效果。 （4）设置字符颜色单击“字体颜色”按钮，从弹出的下拉列表框中，单击选择一种颜色。（缺省时文字的颜色为：黑色。）（5）缩放文字单击“增大字体”或“缩小字体”按钮 2使用“字体”对话框单击“字体”组右侧“字体”对话框启动器按钮，打开“字体”对话框。452设置段落格式段落格式：对齐方式、段落缩进和项目符号等。一、设置对齐方式和段落缩进1使用“段落”组命令（1）设置对齐方式分为：“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”五种。“两端对齐”对所选段落进行左、右两端对齐处理。“分散对齐”通过调整空格，使所选的段落文本的各行等宽。（2）项目符号指在一段文字的开始处插入一个实心圆点等符号。l 先选择要添加圆点的段落l 单击格式栏中“项目符号”按钮。（3）编号创建编号列表，可从下拉列表中选择不同格式。2使用“段落”对话框单击“段落”组右侧对话框启动器按钮，打开“段落”对话框。2使用“格式”菜单命令选择“格式/段落”命令，打开“段落”对话框。其中：1磅约为1/72英寸。二、设置间距间距包括：段间距和行间距。打开“段落”对话框1.调整段间距“段前”：当前段落与上一段间的距离。“段后”：当前段落与下一段间的距离。2调整行间距Word根据字体或图形大小自动调整行间距。单倍行距行距为该行最大字体高度加上一点额外的间距。最小值能容纳本行中最大字体或图形的最小行距。注意：“设置值”所选行距，只有“行距”选择“最小值”、“固定值”或“多倍行距”时才有效。 4.6图形（片）处理Word的重要特色之一就是实现图文混排，文档中可以方便地插入各种图形（片），并可对插入的图形进行编辑。461 插入“剪贴画”提供小型图片库（动物、植物、工业、建筑物、卡通、娱乐、卡通人物、运动与休闲等类型）l 选择插入点l 选择“插入”选项卡，“插图”组中“剪贴画”命令，从“剪贴库”对话框中，选择所需剪贴画。l 单击“插入剪辑”按钮剪贴画与图片的区别：剪贴画由几何图形组成的较粗糙图形或图画。图片真实的图片或由点组成的图形（画）（位图）。462 插入图像文件l 选择插入点l 选择“插入”选项卡，“插图”组中“图片”命令，打开“插入图片”对话框。l “查找范围”：输入文件所在的驱动器及文件夹。l 选择所需图形文件。l 单击“插入”按钮463 编辑图片1调整位置单击图片，即出现尺寸控点，待指针改变形状后，拖动到所需位置。2改变大小向外拖动“控点”则放大（向内拖动则缩小）拖动中间“控点”，则上、下（左、右）放大（缩小）拖动四角上“控点”，则按比例放大（缩小）3图片加工 对比度、亮度、剪裁、线型、文字环绕等。4图形绘制“插入”选项卡中，选择“插图”组“形状”按钮。插入现成的形状，如矩形和圆、线条、箭头、流程符号和标注等。可选择相应选项进行绘图。464 图文混排图文混排是Word的一个重要的功能，文档图文并茂，富有很强的感染力。Word图片或文本框有两种形式：嵌入式（默认方式）和浮动式。嵌入式将图片直接放置在文本的插入点（与文字位于同一层）。浮动式将图片插入到图片层，可放置在文字或对象的前面或后面。l 选择图形对象l 单击图片工具栏中“排列”组中“文字环绕”按钮，选择一种环绕方式。也可右击图片，从快捷菜单中选择“设置图片格式”命令进行设置。465 艺术字艺术字常用于演示文稿、海报、文稿的标题，具有较强的感染力。1 创建艺术字l 打开“插入”选项卡，选择“文本” 组中“艺术字”按钮，打开“艺术字样式”列表，选择一种艺术字样式，打开“编辑艺术字文字”对话框。l 输入文字，设置“字体”、“字号”和字体样式l 单击“确定”按钮2设置艺术字的格式和形状（1）设置格式调整文字大小、改变文字的填充方式、文字线条格式、右击“艺术字”对象，选择“设置艺术字格式”命令，打开“设置艺术字格式”对话框，设置艺术字颜色和线条或选择版式等。（2）改变艺术字形状选择“艺术字样式”组“更改形状”按钮。466 首字下沉报纸、杂志中流行的页面设计方式，用于文字的起首之处。l 选择要设置首字下沉的段落l 选择“插入”选项卡，“文本”组中“首字下沉”按钮，打开“首字下沉”对话框，选择首字下沉的样式。l 选择“首字下沉选项”命令，打开“首字下沉”对话框，设置“下沉行数”，默认3行。467 添加项目符号和编号在某些段落自动加编号和符号，突出层次关系。l 选择要设置项目符号和编号的段落l 选择“开始”选项卡，“段落”组中“项目符号”命令，打开“项目符号”对话框。l 选择“编号”命令，打开“编号”对话框，设置编号。468 分页控制1插入页码在文档中的特定位置处强行分页。l 将插入点定位在需分页文本的起始处l 打开“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中“页码”按钮，选择页码位置。l 选择“设置页码格式”命令，进一步设置“页码格式”。2插入“分页”给文档当前位置插入一个页面。选择“页”组中“分页”按钮3删除页码删除所有页码。l 双击页码，打开含有页码的页眉和页脚l 选择“删除”命令469 分栏排版报纸和杂志，一般采用分栏版式，页面排版灵活，便于阅读。在“页面视图”下l 将插入点定位在需要分栏的节或正文l 打开“页面布局”选项卡，选择“页面设置”组中“分栏”按钮。l 选择所需栏数。（3） 取消分栏l 选择要恢复为单栏的文档l 在“分栏”对话框，选择“一栏”l 单击“确定”按钮4610 页眉和页脚在每页都出现的相同内容置于页眉和页脚处，如公司名、文档标题、作者名、章节、页码等。创建页眉和页脚l 打开“插入”选项卡，选择“页眉和页脚”组中“页眉”或“页脚”命令。l 在页眉区输入文字或插入图形l 创建页脚，单击“转至页脚”按钮，移到页脚区，输入页脚内容l 单击“关闭”按钮 4.7表格处理在Word文档中，可以快速创建、编辑、排版表格，实现文本与表格的相互转换，还可对表格进行简单的计算处理。Excel，适用于创建包含复杂计算、统计分析或图表。4.7.1 创建表格1 用工具栏按钮l 单击要创建表格的位置l 单击“插入”选项卡“表格”按钮，打开“插入”表格对话框l 拖动鼠标指针至所需行、列2 使用菜单命令l 单击要创建表格的位置l 选择“插入表格”命令，从“插入表格”对话框，选择所需的行和列数，单击“确定”。3 手工绘制表格l 单击要创建表格的位置l 选择“绘制表格”命令，待鼠标指针变为笔形l 先拖动表格边框，然添加行、列线可使用“表格和边框”工具栏中的各种按钮改变边框的线型、颜色等。擦除框线：可以单击“擦除”按钮。4 将文本转换成表格l 选择欲转换为表格的文字l 各数据项之间插入分隔符（Tab，逗号，空格等）每行以回车结束。l 选择“将文字转换成表格”命令，将弹出“将文字转换成表格”对话框。单击“确定”。例：学生成绩表学号 姓名 数学 物理 计算机98001 张三 89 90 8598002 李四 78 83 9098003 王五 99 86 80学号姓名数学物理计算机98001张三89908598002李四78839098003王五9986804.7.2 表格输入l 选择插入点l 输入数据输入到单元格右边框时，输入的文本将自动换行，且自动调整行的高度用“Tab”键（1个单元格）或“”（1个字符），移同行下一单元格用键，移到所需单元格4.7.3 改变行列宽度移指针到行（或列）线处，待指针变成双向箭头时，上、下（左、右）移动到所需宽度4.7.4 表格的合并与拆分1拆分可将一个表格一分为二或多个表格。l 移“插入点”到需拆开表格的首行位置l “表格工具”打开“布局”选项卡，选择“合并”组“拆分表格”命令2合并可将多个表格合并成一个表格。l 选择表格间的所有段落（含段落标志）l 按“Del”键4.7.5插入表行和表列1插入行l 选择插入点和插入的行数l 打开“布局”选项卡，选择“行和列”组“在行上（下）方插入）”命令。2 插入列l 选择插入点和插入的列数l 打开“布局”选项卡，选择“行和列”组“在列左（右）方插入）”命令。3 删除表行或表列l 选择删除要删除的行（列）l 打开“布局”选项卡，选择“行和列”组“删除”命令，选择“删除行（列）”命令。也可先选择要删除的行或列，然后单击“剪切”按钮。4.7.6表格删除l 选定整个表格l 单击“剪切”按钮或命令。说明：“Del”键只能删除表格中的内容。4.7.7 数据排序简单排序：l 选定要排序的表格l 打开“布局”选项卡，选择“数据组”中“排序”按钮，打开“排序”对话框。l 选择排序“主（次）要关键字”；确定排序数据“类型”；确定“升（降）序”；l 在“列表”框，选择“有标题行”，以避免标题也参加排序，最后单击“确定”按钮4.7.8 数据计算l 选择存放计算结果的单元格l 选打开“布局”选项卡，选择“数据组”中“公式”按钮，打开“公式”对