东莞会计培训金账本会计档案资料管理标准东莞学会计.doc

会计学习交流 会计实务操作会计档案资料管理标准一、 制定管理标准的目的财务工作的档案资料由专人保管，建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、档案资料的主要内容分类1.有关本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单等书面资料。2.有关电子数据和相应软件资料，电子档案的整理保管。如打印的文字材料、修改的资料、源程序、备份数据等，也应归档。3.公司文件。包括法人营业执照、税务登记证（国税、地税）、审计报告、税务资料、银行开户资料等。4.项目合同。有关物业公司物业管理合同、供热合同、装修垃圾清运协议以及物品购销合同等。三、档案资料的管理办法（一）按照会计法的规定，会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他各种会计资料，应当按照国家有关规定，建立档案，妥善保管。1会计档案种类：1.1 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。1.2 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、暂付款卡片，辅助帐簿、其他会计帐簿。1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。1.4采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。1.5其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，在职职工、退休职工工资发放册，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。财务人员工作调岗时，应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档，以保证会计档案管理工作的连续性。2会计档案的保管：保管年限：按照财政部和国家档案局的规定：1. 会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类。（附表一、二）2. 对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应由单独立卷，并保管到结清债务时为止。3会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案的调阅手续：1. 会计档案指定专人负责，设置“会计档案调阅登记表”，用以登记档案调阅日期、调阅人、调阅理由、归还日期等；2. 未经本公司领导批准，调阅人员不得将会计档案携带出去，更不能擅自摘录有关数据。会计凭证的保管要求：1. 各类会计凭证，一经取得填制后，必须按规定程序传递，不得积压；2. 各类会计凭证，应一个月装订一次。装订前，对各类凭证要按计帐凭证的编号顺序排列，严格审查，确保无错、无漏、无串号；3. 装订凭证要用线绳，打成死结，不得用纸绳或铁丝，以免久存断裂、破散、锈蚀和丢失；4. 装订线头要用封皮封好，盖上装订人戳计，防止事后被人拆开抽换；5. 每册凭证都要加具封面，按照规定项目填写齐全；6. 对装订后的凭证要编写总号，每册一号，每年自年初第一册编起，依此编至年末最后一册，以便查阅；7.对数量较多的原始凭证，可以单独保管，并应按月装订成册，在封面上注明凭证种类、年度、月份和和起讫日期及起讫号，并载明登记入帐的计帐凭证日期和编号。整理、编制、移交会计档案 每年形成的会计档案，应由财务处专人按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。1. 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务处前台报帐科室保管一年后，填写处内制定的交接清册单，交指定保管人员入库保管。（附表三）2.移交的会计档案，原则上不得借出。如有特殊需要，须经财务处负责人批准，办理登记手续后，方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。3.移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号。会计档案的销毁：财务档案保管期满应及时清理销毁。 1.由财务处提出销毁意见，由档案保管员编制待销毁凭证清单，列明凭证名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，档案保管员和财务主管共同签字后报经公司领导审批。 2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3.销毁会计档案时，应由审计、财务、档案管理部门派员监销。 4.监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，审计、监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。 5.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 （二）其他会计资料的保管：1.对电子档资料及时做好更新，上传备份以防资料遗失。采用磁盘、光盘等磁性介质保存的会计档案，按照财政部有关规定执行。2.根据公司制度妥善保管公司文件，做好借阅登记工作。3.各类经济合同协议按时期类别整理分类入册，编制电子档案及时更新以备查阅，跟踪合同终止情况督促收相关新合同。附表一 会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年1记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总帐15年包括日记总账5明细张15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类10会计移交清册15年11会计档案保管清册永久12会计档案销毁清册永久13工资表15年附表二财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年2各收入机关编送的报表10年10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨凭证及其他会计凭证15年包括；拨款凭证和其他会计6农牧业税结算凭证15年二会计账簿类7日记账总账15年15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、银行存款账15年15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决处理问题10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他类19会计移交册15