温州瑞瑞茅台有限公司接待方案第5组 何远.doc

温州瑞瑞茅台有限公司 商 务 洽 谈 活 动 接 待 方 案主办方:人力资源管理二班第五组组长：何远1 瑞瑞茅台有限公司将邀请成都福娃酒店集团有限公司有关人员来公司进行参观和洽谈。成都福娃酒店有限公司来访的主要目的是进一步加深对我公司茅台酒生产的了解并进行商务合作洽谈,并进行合同签字。来访时间为三天,负责此次接待工作的人员有总经理杨瑞,销售部经理何远,办公室主任陈国鹭,办公室秘书罗丽莎,江福以及总经理秘书李慧。本设计拟以为此次商务洽谈活动进行接待方案策划。 目录一、 接待整体规划 3二、 具体操作安排 4（一） 接待前的准备工作4（二） 接待中的具体工作安排7（三） 接待后的整理工作9附件1：邀请信10附件2：接待预算11附件3：参观安排表12附件4：欢迎仪式筹备方案13附件5：商务洽谈筹备方案14附件6：签字仪式筹备方案152一、 接待整体规划1、 接待内容：成都福娃大酒店集团有限公司有关人员赴温州茅台2、 接待对象：成都福娃大酒店集团有限公司全体来访人员来访人员名单：姓名性别民族职务联系方式备注杨瑞男汉总经理何远女汉销售部经理陈国鹭女汉办公室主任罗丽莎女汉办公室秘书李慧女汉总经理秘书江福男汉办公室秘书3、 接待规模：小规模接待4、 接待规格:对等规格5、 接待时间；2011.7.62011.7.96、 接待地点；温州富丽假日大酒店及温州茅台有限公司总部7、 日程安排表：7月6日下午接机、安排来宾入住7月7日上午欢迎仪式、参观公司下午商务合作洽谈会晚上保龄球活动7月8日上午签字仪式下午游览南麓岛大沙澳7月9日上午结算住宿及餐饮费用、送礼品、送机 38、 接待人员分工表工作任务组负责人员 职责负责人成员策划指挥组总经理杨瑞李慧、何远负责指挥接待的一切事情，采取主导意见，以及检查督促各部门在工作车辆组陈国璐何远、李慧、罗丽莎安排接机送机的车辆和人员。安排日常使用的车辆，安排接站的横幅餐饮组罗丽莎杨瑞、江福安排客人的住宿。 江福负责安排客人的餐饮。 服务组江福何远、李慧、杨瑞、陈国璐负责接机送机，李慧负责预定返程票。杨瑞负责安排活动。陈国璐负责准备礼品。一、 具体操作安排（一） 接待前的准备工作1、 发出邀请（李慧负责）（1）、打电话给成都福娃酒店集团有限公司办公室，向经理秘书提出邀请，希望对方相关人员前来洽谈。并详细说明邀请目的、意图，询问对方是否愿意应邀来访。（2）、正式发出邀请函。（邀请函见附件1）（3）、打电话给对方，再次邀请，并明确对方是否接受邀请。并了解客人的基本情况，同时询问对方是否需要预定返程票。（设计理念：再次邀请能够表达对对方的尊重以及对此次商务合作洽谈活动的重视。了解基本情况以便住宿、餐饮、接机、等的安排。）42、 服务预订（1） 膳宿预订（何远）预订项目负责人预订方案标准备注住宿预订何远住宿地点：富丽假日大酒店，预订天数：2天大沙澳度假大酒店，预订天数：1天高级标间：400元/间豪华间：450元/间尽量安排在安静有风的地方，不宜在楼口。餐饮预订罗丽莎7.6 工作晚餐（一桌）7.7 商务午餐（二桌） 工作晚餐（一桌）7.8 商务午餐（二桌）火锅、烧烤（各二桌）商务午餐1500/桌；工作午餐800/桌；工作晚餐120/桌；火锅烧烤700/桌（2） 返程票预订（李慧负责）预订14张7月9日的A8B次到成都的飞机票（1000元/张），交给陈国鹭。预订完机票，李慧打电话通知对方单位。（说明：提前5天预订，确保有坐票，尽量安排在一车间内）（3）、活动预订（江福负责） 向温州保龄球馆打电话预订7月6日晚上8：009：00保龄球场地（140元/小时） 向南麓岛大沙澳服务处打电话预订7月7日下午的门票（50元/张），20张票包括：来宾14张，杨瑞、陈国鹭、何远、罗丽沙、李慧、江福各一张。（设计理念阐述：1、选择保龄球活动的原因：（1）缓解、消除来5客在活动中的压力；（2）活动适宜面大、参与性强，可充分体现人与人之间的平等竞争；（3）不管体制强弱，只要通过努力均可获得高分，可培养参与者的自信心。2、选择游览南麓岛大沙的原因：7月份的天气较热，大沙澳位于海边，那儿的天气比较凉快；且那儿有昔日宋美龄的属居美龄居；大沙澳在南麓岛的南部，面对东海，三面环山，形成一个冬暖夏凉的大海澳，这儿的天然浴场是夏天最受欢迎的地方。）（4）、接机安排（罗丽莎负责）1、接机的车辆和人员安排 车辆安排：公司商务车一辆， 陪同 总经理乘坐;公司40座商务客车一辆,对方各部门负责人乘坐.人员安排:杨瑞、罗丽莎、陈国鹭、何远、江福、李慧2、接站横幅的准备 为了充分表达欢迎热情,同时可以使来访者明确识别接待人员身份,应专门设计接站的横幅:温州瑞瑞茅台有限公司热烈欢迎成都福娃酒店有限公司来莅临洽谈（3）、日常用车安排：公司40座商务客车一辆。（4）、礼品准备：精美包装的茅台酒。（5）、洽谈会：签字仪式的场地布置（见附件3）（6）、接待费用预算6（7）、接待前准备工作的检查 罗丽莎负责检查接待前期的准备工作时都充分，各部门的工作是否到位，并把其列为绩效考核的一部分。检查内容：车辆组的车辆安排情况：接站、送站使用的车辆以及日常使用的车辆；餐饮组膳宿的预定情况；服务组的接站、送站人员安排情况，返程票的预定情况，接待活动的具体安排情况以及礼品的准备情况，会议场地、签字仪式环境的布置情况。（二） 接待中的具体工作安排1、7月6日日期时间工作安排备注7月6日下午5：00出发接机，由总经理司机陈国鹭驾驶一辆公司商务轿车，罗丽莎驾驶一辆40座的商务客车，跟随秘书去火车站接站。客人刚到，经过长途旅程，比较疲劳，所以第一天晚上不安排活动。天气较热，注意空调的调节。6：00将客人送至富丽假日大酒店入住，安顿好行李。7月6日晚上7：00用晚餐来访者为成都福娃酒店集团有限公司人员，都是四川人。四川人口为较重，喜欢吃麻、辣、咸的食物，讲究营养，爱吃火锅。应要求酒店根据饮食习惯上菜，但不宜过重，天热易上火。72、7月7日日期时间工作安排备注7月7日上午7：30用早餐四川人主要以面食作为早餐，要求酒店提前准备8：30将客人接至公司（司机陈国鹭和罗丽莎负责）9：00总经理在大厅迎接来宾因为对方来访者中最高领导是总经理，所以接待方也应以总经理亲自迎接9：10举行欢迎仪式（李慧负责）（欢迎仪式过程见附件5）9：4011：00总经理杨瑞及其秘书李慧带领来宾参观公司，并介绍各部门的工作情况，主要参观茅台酒的生产流程（参观安排表见附件6）11：30用午餐用午餐注意座位安排。对方总经理和接待方总经理安排在面对正门的位置，对方总经理坐右边，其他客人按身份高低在对方总经理一侧就座7月7日下午12：302：00午休2：305：00商务合作洽谈会。将客人接至公司参加洽谈会，向对方介绍茅台酒的生产和销售情况洽谈会前做好登记工作，登记来访者的通讯方式，以备最后整理通讯录所用7月7日晚上7：00用晚餐8:009：00赴保龄球馆打保龄球（由杨瑞、陈国鹭、何远、江福、罗丽莎、李慧陪同）83、7月8日日期时间工作安排备注7月8日上午7：30用早餐8：3011：30签字仪式：将客人接至公司大厅，参加签字仪式在签字仪式之前整理合同、布置环境11：30用午餐（由总经理陪同）7月8日下午12：302：00午休2：305:00游览南麓岛大沙澳，并进行沙滩晚会7月8日晚上7:00用晚餐（以火锅、烧烤的形式进行）进餐前做好材料的准备4、7月9日日期时间工作安排备注7月9日上午7：30用早餐8：00结算住宿及餐饮费用（李慧负责）8：30馈赠礼物（何远负责）9：00送机（江福负责）由总经理司机陈国鹭驾驶一辆公司商务轿车，罗丽莎驾驶一辆公司40座商务大客车，跟随送机10：00整理来访者通讯录，形成表格并存档；冲洗商务洽谈过程中摄影资料，合同的保存向对方公司寄送一份（李慧负责）（三）接待后的整理工作1、拨打回访电话（李慧负责）2、收集洽谈会图片等资料，及时完成相关软文，在本厂报纸上发表，表示合作成功的喜悦与做好宣传工作。（陈国鹭负责）9附件1：邀请信成都福娃大酒店集团有限公司：首先，感谢贵公司来我公司进行商务合作洽谈。近几十年来，我公司投入大量资产研究生产茅台酒，已适应市场需求。久闻贵公司在市场的极大影响力，为了贵公司与我公司在市场能更好的发展，现特邀请贵公司来我公司进行商务合作洽谈，请贵公司予以支持，实现共同发展。我公司拟于5月16日至5月18日举办贵我公司的洽谈，届时邀请贵公司主要领导参加。祝事业发达！ 温州瑞瑞茅台有限公司：杨瑞 2011年7月1日会期：3天联系人：李慧 电话何远 电话：1568064845210附件2：接待预算机票费用1000元x14张=14000元住宿费用400元x7间x3天+450元x1000元x3天=9750元餐饮费用（3） 早餐：100元x2桌+120元x1桌=320元（4） 午餐和晚餐：1500元x4桌+800元x2桌+700元x4桌=8888元活动费用（1） 打保龄球：120元x1小时=120元（2） 礼仪小姐：40元x10人=400元总计1400+9750+320+8888+120+400=20878元11附件3：欢迎仪式筹备方案1、 李慧宣布欢迎仪式开始2、 何远介绍领导（先介绍客方领导，后介绍主方领导）3、 礼仪小姐献花4、 总经理杨瑞致欢迎辞 欢迎辞尊敬的成都福娃酒店集团有限公司各位来宾： 大家上午好！ 在这阳光明媚、充满活力的日子里，我们迎来成都福娃酒店集团有限公司与温州瑞瑞茅台有限公司的商务合作洽谈会。在此，我谨代表温州瑞瑞茅台有限公司对各位贵宾的到来表示热烈的欢迎和诚挚的谢意！ 近几十年来，握公司投资大量生产茅台就，以适应市场的需求，已取得可席成就。此次我公司真诚第想与贵公司进行商务合作，很感谢贵公司能来参加。希望我们能合作成功，并诚请贵公司给予大力的支持和帮助，实现贵我公司双方事业的共同发展。在这里，我再次代表我公司对各位来宾的到来表示衷心的感谢！祝各位：心情愉快，身体健康！谢谢！5、成都福娃酒店公司总经理江湖发言。6、李慧宣布欢迎仪式结束。12附件4：参观安排表参观部门介绍人销售部销售主管何远宣传部宣传部经理陈国鹭拓展部拓展部经理江福设计部设计部经理罗丽莎13附件5：商务合作洽谈会筹备方案会议名称：2011年度温州瑞瑞茅台有限公司与成都福娃酒店集团公司商务合作洽谈会会议时间：2011.7.6.下午2：3005：00会议地点：温州瑞瑞茅台有限公司总部行政楼201会议室与会人员：14为来客，以及杨瑞，、何远、陈国鹭、李慧、罗丽莎、江福会议仪程： 1、总经理杨瑞发言 2、总经理江福发言 3、 进行洽谈 4 总结会议所需文件材料：福娃公司详细的经营管理资料和瑞瑞公司产品生产，营销等情况资料。会议所需用品及设备：笔、纸、音响、麦克风、摄影仪、照相机、鲜花、水果、