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企业资源计划ERP应用教程 第八章库存管理 第八章库存管理 本章的结构8 1库存及库存管理的基本知识库存物品的分类 库存管理系统需遵守的原则 库存在企业中的作用及库存管理的作用 8 2库存管理与其他模块的关系8 3物料出入库和移动管理入库管理 出库管理 移动管理8 4库存盘点8 5呆废料管理事项8 6小节 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 8 1库存及库存管理的基本知识库存管理包括物料的存储 收发 使用及计划与控制等相关的各个方面 库存管理就是对企业仓库中所有物料的管理 不正确的库存数据将可能导致如下不利情况的发生 1 超量的库存安全存量 2 变质和超有效期的库存产品的发生 3 大量的盘亏现象发生 4 监督费用提高 5 生产效率的降低 6 产品交货的延迟 7 影响成本或生产绩效的正确性 在ERP系统中 库存管理要将物料实时库存数提供给各个生产计划 销售 采购 质量等业务子系统 库存系统的正常运行是ERP系统成功应用的关键之一 库存系统管理是ERP系统的重中之重 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 1 1 8 1 1库存物品的分类库存管理是企业物资流通管理的核心 是为生产 销售等活动而发生的物料接收 发放以及存储管理等一系列的管理活动 1 库存物料按完成情况分类可分为 1 原材料 采购部门从供应商那里采购来的 准备投入生产加工的物料 2 在制品 正在加工或等待加工的物料 3 产成品 已经完工的最终产品 就是企业生产出来准备销售的产品 2 库存物料按价值划分 ABC分类ABC分类法是库存控制的基本方法之一 并广泛应用于库存控制 生产控制 质量控制及其他许多管理问题 ABC分类法的基本概念如下 A类物品 高值 总价值占库存总值70 80 的相对少数物品 通常为物品的15 20 B类物品 中值 总价值占库存总值的15 20 物品数居中 通常占物品的30 40 C类物品 低值 库存总价值小 只占5 10 这是物品的大多数 通常占60 70 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 1 2 ABC分类的差别管理方法处理A类的原则 1 进行严密的管理活动 并随时保持完整的 精确的库存变化信息 2 根据过去的数据 进行预测需求 以决定订单发出的时机 3 尽量缩短提前期 且对交货期严加控制 4 使需求的变动减少 减少安全存量 5 增加交货次数 采取分批交货的方式 6 增加循环盘点次数 以提高库存精确度 7 物品放置于容易入出库之处 处理C类的原则 1 可以实施较不严谨的管理活动 采取定量定购的方式 2 可以大量定购以取得数量折扣 并简化采购程序 3 采用定期盘点方式 简化库存管理程序 4 同一地方放置多种商品 处理B类的原则 其原则介于A C类之间 ABC分类的主要目的为使管理能够着重于流通量大 单价高的商品 A类 使有限的人力及时间得以更有效的利用 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 1 3 3按库存物品的形成原因 或用处 划分 可分为安全库存 储备库存 在途库存和正常周转库存 安全库存是为了应付需求 制造与供应的意外情况而设立的一种库存 储备库存一般是企业用于应付季节性市场采购与销售情况 如采购困难 材料涨价 销售旺季等 在途库存是由于材料和产品运输而产生的库存量 正常周转库存是指一般用于生产等企业经营需要而产生的库存 如按生产计划采购的物资等 4按物品需求的相关性可分为独立需求库存与相关需求库存 独立需求库存是指某一物品的库存需求与其他物品没有直接关系 库存量是独立的 相关需求库存是指某一物品的库存量与有些物品有关系 存在一定的量与时间的对应关系 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 2 8 1 2库存管理系统需遵守的原则库存管理的基本任务为适时地掌握正确的库存状况 库存管理系统是一个相当复杂的系统 是企业管理的基础 同时也属于后勤支持模块 一个成功的ERP库存管理系统模块 需遵守下列原则 1 满足预期需求 2 使生产需求平顺 3 使生产一分销系统的依赖度降低 4 预防缺货 5 获得周期订购的好处 6 避免价格上升 或取得数量折扣上的好处 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 3 1 8 1 3库存在企业中的作用及库存管理的作用库存在企业中作用有如下四点 1 维持销售产品的稳定销售预测型企业对最终销售产品必须保持一定数量的库存 其目的是应付市场的销售变化 2 维持生产的稳定为了降低风险 企业就会增加材料的库存量 3 平衡企业物流企业在采购材料 生产用料 在制品及销售物品的物流环节中 库存起着重要的平衡作用 采购的材料会根据库存能力 协调来料收货入库 同时对生产部门的领料应考虑库存能力 生产线物流情况平衡物料发放 并协调在制品的库存管理 4 平衡流通资金的占用库存的材料 在制品及成品是企业流通资金的主要占用部分 因而库存量的控制实际上也是进行流通资金的平衡 库存管理系统能及时 准确地处理各种库存账务 保证库存数据的动态更新 以作为生产计划 采购 销售的依据 第八章库存管理8 1库存及库存管理的基本知识 3 2 库存管理的目的是对企业的库存进行监控和管理 库存管理系统的主要作用有 1 对生产车间的物料领用进行管理 编制领料单 并按凭单发料 2 对仓库的日常库存操作如入库 出库 调拨等业务处理进行管理 并编制有关出 入单据 同时凭单记录库存账目 3 按物料的盘点周期进行盘点和清查工作 编制盘点表 报给财务部门 审批后按实盘量调整库存 4 实时提供物料的库存数据 为有关查询和生产计划运算提供基础信息 具体地说 一般生产型企业的库存业务主要有以下六种 1 物料采购入库 生成物料入库单据 采购物料的退库 需与采购系统进行集成 2 生产出的产品入库 生成产品入库单据 生产产品的退库 需与生产车间系统进行集成 3 日常的生产领料 生成物料出库单据 多余物料的退库和物料的补充领用 需与生产车间系统进行集成 4 销售提取产品 生成产品出库单据 客户产品的退货 需与销售系统进行集成 5 产品物料的其它入 出库 6 物料库位移动 改变仓库 货位的库存管理 第八章库存管理8 2库存管理与其他模块的关系 3 3 企业导入ERP系统模块时 例如 销售 采购 生产制造或供应链管理等 都需要导入库存管理模块 1 采购部门根据采购计划和供应商签定采购订单 采购货物到达后 经过检验合格后进入仓库 仓库部门执行物料入库操作 入库的相关单据交财务部门 2 生产部门根据生产计划向库存部门领取物料 进行生产 库存部门执行物料出库操作 生产部门生产的产品入库时 库存部门执行产品入库操作 将相关的单据交财务部门进行核算 3 销售部门根据和客户签定的客户订单 向库存部门领取产品 库存部门执行产品出库操作 相关单据交财务部门核算 企业库存管理业务主要有对物料的收发管理工作 根据物料的不同物理与化学属性做好物料存储与防护工作 降低各种库存管理费用 分析并提供库存管理所需的各种数据报表等 库存管理子系统通过对库存物品的入库 出库 移动和盘点等操作进行全面的控制和管理 帮助企业的仓库管理人员管理库存物品 以达到降低库存 减少资金占用 杜绝物料积压与短缺现象 提高客户服务水平 保证生产经营活动顺利进行的目的 库存管理子系统与其他子系统的关系如图8 1所示 图8 1库存管理子系统与其他子系统的关系 第八章库存管理8 3物料出入库和移动管理 1 1 8 3 1物料的入库管理采购订单的来料入库是根据采购订单来接受物料 安排检验 办理入库手续 开收料入库单 收货单 入库单 分配材料库库存位 同时监督来料是否与订单相符 当采购部门采购来的物料到达时 要对物料进行检验 合格的物料进行入库处理 登记物料入库 给物料分配仓库号码 库号 和位置 位号 若以作业看 收料作业可视为采购系统的后续作业 也可视为库存管理系统的一部分 收料作业的作业内容 基本上取决于两项事实 1 进料品项来源 2 进料品项特性 规格相关的规定 收料作业流程一般有如下四个步骤 1 准备作业2 数量点收与质量检验3 价格成本差异分析4 库存更新 第八章库存管理8 3物料出入库和移动管理 1 1 库存更新通常分两方面 数量 库存成本的更新 在数量与质量验收工作完成后 系统将以下列数种方式记录结果 并决定其后续处理工作 1 质量和数量都符合由收料单位接收入库或送生产现场领用 2 质量符合 数量不符 1 数量超出合同 企业得根据两项标准 a 是否为常用的材料 b 超限允收百分比 2 交货数量不足此时企业得要求供应商补交 如决定不补交者 则可从总价中扣除相等部分的货款 3 质量不符无法使用的材料应办理退货 退还供应商并补交新材料 入库业务还包括生产完工入库 生产多余物料入库以及销售退货入库 第八章库存管理8 3物料出入库和移动管理 2 1 8 3 2物料的出库管理物料出库有生产领料 非生产领料与销售提货 根据生产订单 生产部门向仓库部门领取生产所需要的物料 仓库部门填写生产领料收货单据 当要退料时 填写生产领料退货单 发料作业为库存管理系统的主要工作之一 分析其出料原因可以区分为 1 因生产线生产需求的发料作业 2 配合业务单位销货需求的出货作业 发料作业因涉及商品的实体分销问题 因此实际将商品发放出去之前 应先行确认下列工作是否正确执行 第一 在登录出货 生产发料交易之前 应确认货品的质量及数量的正确性 第二 确定货品包装及分销方式 并将其实际状况记录于相关文件上 以备将来追踪查询之用 第三 发放料品前应先确认相关文件数据正确无误 并备齐相关文件 如出货 发料单 发票 分销 托运单 第八章库存管理8 3物料出入库和移动管理 2 2 出库作业系统作业流程如下 1 根据生产用料计划或出货计划等相关文件 将出料交易正式登录到系统 将正式通知其他系统模块即将执行的商品出库行为 2 有效出库数量的检查 将保证不会将已预定用途的库存挪作他用 或使有效库存变成赤字 3 质量检验工作的需求通知 需要出料前再次确认质量的 发出检验通知 4 根据出库商品的用途 更新相关库存价值与库存数量 5 打印出库相关单据 6 更新财务系统的应收账金额与库存价值 更新成本会计账的各项存量与金额的变动 7 累计更新相关统计数字 如销货统计 材料耗用统计 应收账等 出料后由系统自动更新 8 更新生产系统的用料需求计划表或销售出货需求的相关数字 9 安排相关出料时间与设备 根据出料作业的出货原因不同可分为下列几项 1 送交客户的出货2 制造部门提领生产用料 3 退回供应商的退货4 报废料处理 第八章库存管理8 3物料出入库和移动管理 3 8 3 3物料的移动管理物料的移动是库存之间的物料调拨 这种物料可以不经过检验 也可以根据系统参数设置要求生成凭证 库存调整是对库存的各种物品根据原来的数量和进 出库存的数量 进行数量上的调整 1 库存移动管理库存移动是库存管理工作中经常要进行的工作 当需要在各个库存仓库之间进行货物的划拨时 要进行库存移动管理 库存移动只是各个库存位置和数量发生变化 通常不会影响到库存的价值 2 库位 货位管理一件物料的位置由仓库的库位和货位来决定 库位是指仓库位置 用库号来表示 货位是指在仓库里的货物位置 用位号来表示 比如在库位表中 库号 b001 位号 01 库号名 化学物料 库号说明 主要存放涂料 第八章库存管理8 4库存盘点 1 库存盘点是对库存物品的清查 是对每一种库存物料进行清点数量 检查质量及登记盘点表的库存管理过程 其目的主要是为了清查库存的实物是否与账面数相符以及库存物资的质量状态 即可用库存量 库存物料盘点是为了做到账物相符 根据物料的盘点周期对每一种库存物料做盘点 并根据实盘数量调整物料库存数量 以保证ERP系统中物料库存基础资料的准确 为生产计划 销售 采购等服务 一 库存盘点的功能适时进行盘点作业将有助于完成下列四项功能 1 矫正库存记录的错误 使帐物相符 2 考核材料管理工作绩效 3 确认库存材料性质是否完好 4 提高客户服务水平及经营绩效 第八章库存管理8 4库存盘点 2 二 库存盘点的步骤盘点作业大致可为如下几类步骤 1制定盘点时程计划 2冻结库存 现场操作时是指停止物料的进出 3打印盘点清册 提供盘点物料的清单 以便盘点人员进行实地盘点 4实地盘点 5盘点实际量输入 6盘点差异打印 7盘差盈亏调整 8库存冻结解除 9盘点差异对策分析 第八章库存管理8 4库存盘点 3 三 库存盘点的类型盘点类型有定期盘点制和循环盘点制 也可以采用混合盘点制 1 定期盘点制选定特定日期 一般定为每个会计周期的期末如月末 关闭仓库 动员所有人力 以最短的时间清点现存所有物料 2 循环盘点制盘点时不关闭仓库 而是将仓库分成多区或者按照物料分类 逐区 逐类地轮流进行循环盘点 或当某类物料存量达到最低安全库存量时 随即予以盘点 至于其执行时间 在实际上多以下列三种方式 1 以ABC物料等级确定时 如A类项目每月一次 B类项目每三个月一次 C类则每年一次 2 以MRP展开时的材料需求计划表项目进行盘点 3 在库存主文件中自行设定 3 复合盘点制因上述定期盘点制和循环盘点制的盘点方法均各有其利弊 实际上可根据企业特性与实际需求 综合两种以上方法相互配合实施 第八章库存管理8 4库存盘点 4 四 盘点差异分析一般而言 盘点异常的原因不外乎记录时看错数字 运送过程损耗 盘点计数错误 容器破损流失 单据遗失而未过账 捆扎包装错误及度量衡欠准确或使用方法错误等几种 因此可以采用品质管理常用的柏拉图分析 鱼骨图特性分析等 查明发生错误的原因 并寻求解决的方法 盘点工作的实施相当费时费力 然而对企业而言是物料管理上很重要的一项课题 因此事前妥善的计划与培训人员 将有助于盘点工作的顺利完成 再者 选择适合企业本身特性的盘点制度 也有助于提高盘