产品档案案卷整理规范.doc

产品归档文件整理规程（案卷级）1 范围 本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序和方法。 本规程适用于一般产品归档文件的整理。2 引用标准GBT11822一2000 科技档案案卷构成的一般要求DB37T 2511998 工业企业文件材料整理规程 DB37T181一93 工业企业档案案卷格式3 定义3.1 产品归档文件 是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有保存价值的文件。3.2 文件分类 是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。3.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。3.4 组卷 是将经过分类的文件，按一定特征组成案卷的过程。3.5 案卷编目 是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置，揭示保管单位内文件的内容和成分的工作。3.6 档号 档案的编号。包括分类号、案卷顺序号。4 归档要求4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。5 文件鉴别5.1 文件完整性的鉴别。产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。归档文件的主要内容见附录A。5.2 文件准确性的鉴别。产品文件记载和反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一致；蓝底图的更改符合有关标准要求。5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。6 文件分类排列6.1 将归档文件按产品种类分开。6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析，将不同性质、不同结构、不同专业、不同问题的归档文件，按程序、时间等顺序排列。6.3.1 文字文件一般按其所反映问题结合时间排列。6.3.2 图样文件按图样目录或图号排列，没有图样目录或图号的，按其所反映对象的隶属关系和有机联系排列。7 文件的组卷7.1 将归档文件按阶段或结构、性质、问题、专业等组卷。 7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服从成套性。7.4 产品换代、改型后，应保存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只保存更改部分的文件。7.5 开发新产品采用的标准图、通用图，可不划归新产品文件保存，但应当在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。7.6 以技术转让、出卖成果为目的，以及研制单位不进行正常生产的新产品，其文件归科研文件进行整理。8 卷内文件的整理8.1 卷内文件一般文字在前，图样在后；批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在后。8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被托裱文件的右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号。托裱纸的底部应加注“此页共张”标记。8.3 图纸折叠为297mm210mm统一幅面，折叠方法采用“手风琴”式，图面朝里，标题栏外露。8.4 案卷需装订的文件，其左侧装订部位应有足够的装订边。凡可能出现装订压字现象的文件，应在装订部位托裱装订边条。8.5 案卷采用不装订形式的文件，应先以每份文件或反映同一问题的文件为单位，按本规程10的要求装订成件，然后在每件文件的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写有关内容。档号章式样见归档文件整理规程(文件级)。 9 编目9.1 编写页号9.1.1 案卷内以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷内页号顺序均从“1” 开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1” 起编写。9.1.2 成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号。9.1.3 两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。9.1.4 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。9.2 填写卷内目录9.2.1 卷内目录格式见档案装具与用表格式。9.2.2 顺序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。9.2.2 文件题名 填写文件标题全称。9.2.3 文件编号 填写文件的文号或图号或产品型号。9.2.4 责任者 填写文件的编制单位或主要责任者。9.2.5 日期 填写文件的形成日期。用八位阿拉伯数字填写。如：2002年2月2日写作20020202。9.2.6 页次 填写文件在卷内的起始页号。最后一份文件填写起止页号。用“首页号末页号”表示。不装订的案卷填写每份文件的页数。9.2.7 卷内目录排列在案卷文件的首页之前。9.3 填写备考表9.3.1 备考表格式见档案装具与用表格式。 9.3.2 备考表要标明案卷内文件的件数或页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。9.3.3 备考表排列在案卷内文件之后。9.4 填写案卷封面9.4.1 案卷封面格式见档案装具与用表格式。9.4.2 案卷题名 应简明准确地揭示卷内文件的内容，一般应包括产品名称或型号、组部件的代字、代号和名称以及卷内文件归纳内容、文种。9.4.3 立档单位 填写卷内文件的组卷或责任部门。9.4.4 起止日期 填写案卷内文件的起止日期。9.4.5 保管期限与密级按有关规定填写。9.4.6 档号 填写档案的分类号和案卷顺序号。9.4.7 封面所用数字除案卷题名外，一律采用阿拉伯数字。9.5 案卷脊背的编制9.5.1 案卷脊背格式见档案装具与用表格式。9.5.2 案卷脊背应填写案卷题名及档号。案卷题名采用竖写形式自左至右书写。10 案卷或文件的装订10.1 拆除案卷内文件上易锈蚀的金属物。10.2 装订材料应选用线绳或不锈钢等不易锈蚀的材料。10.3 用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线装订法，装订位置在案卷或文件左侧中部，距左端12mm，装订长度160mm，结头系在案卷内侧或文件背面。附录A产品归档文件范围序号基 本 范 围保管期限1计 划 决 策 阶 段1.1调查研究(1)市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告短期(2)技术、经济可行性研究报告长期1.2决策(1)发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同 永久(2)专题分析报告、专题会议纪要长期(3)研制计划、方案、方案论证报告长期2设 计 阶 段2.1产品研究、设计计划长期2.2技术经济初步评价长期2.3研究试验大纲、试验报告长期2.4产品设计标准永久2.5技术设计说明书长期2.6产品设计图样长期2.7专题技术请示报告长期2.8设计评审报告长期3试 制 阶 段3.1试制(1)试制计划、方案、规程、报告永久(2)工艺研究报告、工艺总体方案论证永久(3)试制工艺流程、工艺标准长期(4)试制工艺文件和工艺装备文件长期(5)工艺评审报告长期(6)试制运行记录、化验记录长期(7)试制过程纪要长期(8)原材料与半成品、成品检验方法批准书长期(9)理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式长期(10)技术标准协议试制质量分析报告长期(11)专题会议记录、纪要、决议及合理化建议长期(12)重大故障分析和排除措施报告长期(13)试制总结报告永久3.2试验(1)试验计划、方案、规程永久(2)试验所需仪器与设备清单长期(3)试验分项目记录长期(4)试验原始数据与材料永久(5)试验分析报告长期(6)试验分项小结短期(7)试验总结报告永久3.3鉴定(1)鉴定申请报告及批复永久(2)试制、试验鉴定大纲永久(3)成套设计文件长期(4)标准化审查报告长期(5)可靠性试验情况报告长期(6)产品质量和技术经济分析报告短期(7)技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）永久(8)设计定型报告、证书永久(9)试用或试运行报告长期(10)鉴定验收书永久4生 产 阶 段4.1小批生产(1)小批生产方案、计划短期(2)小批生产工序工程能力分析报告长期(3)关健件、重要件、关健工序的质量控制及检测报告长期(4)原料鉴定卡片、配用设计表长期(5)历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单长期(6)小批生产总结报告、小批生产鉴定书永久(7)产品设计评审报告长期(8)产品研制完成报告 长期(9)产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本长期4.2批量生产(1)申请正式投产报告、批复、通知永久(2)生产技术与操作规程、安全生产规程、产品检验规范永久(3)技术标准（国际、国家、部、企、内标）永久(4)标准编制说明、审批书及修改、修订的通知永久(5)生产定型（结构、配方）设计文件永久(6)工艺文件A工艺方案（工艺设计表与设计卡、配方卡）长期B工艺规程（工艺流程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守则）长期C管理用工艺文件（路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工艺总结、工艺文件总目录）长期(7)工艺作业指导书、工艺说明书长期(8)工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书长期(9)产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果长期(10)产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果长期(11)重大质量事故分析、质量异议处理结果长期(12)各种操作记录、产品检验报告单长期(13)产品特性重要度分级长期(14)技术条件长期(15)明细表、汇总表、产品目录长期(16)专利登记表、专利证书等材料永久(17)商标注册材料永