采购部工作职责.doc

采购部工作职责1， 遵守公司制度和部门工作守则，服从部门主管的领导，按公司说确定的产品路线和价格定位建立公司的原料信息库。2， 掌握各类原料的基本知识和质量检验方法。3， 编制供应商资料，现实供应商的强项产品，生产开发能力，交货周期，主要产品的价格范围，开发配合程度和信用度等内容。4， 收集市场各原料的最新信息，找出不同区域的主要技术要求。5， 积极寻找新的供应商，建立指标体系综合考评供应商，选择供应商，与供应商要维持良好的合作关系，积极发展战略合作路线。6， 及时执行生产部，物流部签署的采购任务，跟进供应商的出货期、物料验收入库及付款等程序。7， 协助原料的验收和调配工作。8， 与物流部、生产部密切联系，及时解决购物物料的质量问题。一、采购部工作职责 二、采购部经理职责 三、保管员职责 四、验收员职责 五、采购员职责 六、物品领发制度 采购部工作职责采购部人员要认真执行和自觉遵守招待所各项规章制度，遵守国家各项有关政策法规，处处维护招待所的利益。切实当好家，理好财，管好物。严格采购申办手续，努力降低采购成本，实行“货比三家，价比三家”的原则，保证品质，杜绝浪费，严格把好损耗关。加强各部门之间的协调，牢固树立为招待所经营服务的思想，保质保量按时做好各项工作。建立健全和严格执行各类物品采购、出入库验收、发放、保管制度。在所长的授权下负责淘汰、更换废旧物品的处理。认真抓好“防火灾、防盗窃、防霉变、防损坏”工作，杜绝责任事故的发生。采购部管理员职责在所长的领导下，负责采购部的全面工作，熟悉市场行情，掌握市场信息，为提高招待所效益而努力工作。审核和选择合适的供应商，严格把好质量价格关，并根据市场、季节情况适时加以调整，努力降低和控制物资采购成本。严格遵守各项规章制度。重大开支应先请示所领导批准而后采购的原则，经常主动征询各部门的意见。不断摸索工作规律，熟悉业务，善用最佳采购方式，以控制费用和库存数量。做好所属员工的思想工作，使员工具有良好的思想政治觉悟和道德品质，引导员工牢固树立以所为家的思想。努力协调好各部门的关系，确保采购管理工作正常有序运转。保管员职责热爱本职，认真履行职责，遵纪守法，廉洁奉公，熟悉各类物资的保管要求。负责所里物资的保管发放工作，分门别类保管好各类物品，保持库房整洁有序，防止霉烂变质。严格执行领发料制度，发放物资一定要开具出仓单，且需相关部门领导签字方可发放。对入库物品要根据批准采购物资的品名、规格、数量，认真核对、检查，并开具进仓单入库。根据出仓单，建立物资数量明细帐，编制出旬、月报表，做到结算报表准确、清楚、及时、帐物相符。实行仓库管理规范化，所有物品摆放应按品名、单价、数量等对照实物填写标牌。清仓盘点工作中如发现差错缺损应及时查明原因并上报处理。切实做好仓库防火、防盗、防过期变质，杜绝各类责任事故的发生。验收员职责热爱本职工作，熟悉和了解各类物品的质量标准和价格，掌握有关业务知识，努力提高业务能力。坚持原则，不循私情，在验收过程中对各类物品严格按手续过磅、验收，对检验不合格的物资应拒收并及时向部门经理报告。做好验收记录，及时核对报帐凭单，在帐物、质量、价格准确无误后签名。入库物品必须经验收员、保管员、经手人签字。了解、掌握市场行情，及时向部门领导汇报市场信息。认真执行“采购部工作职责”，为提高招待所效益而努力工作。采购员职责热爱本职，熟悉本行业务，遵纪守法，廉洁奉公，严于律已，树立为招待所服务的思想。严格按采购单采购，做到及时、合理适用，努力降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购，在同等条件下先市内后市外，先国营，后个体，并充分考虑使用部门的合理要求进行采购。在业务活动中，应本着“招待所利益至上” 、“公平竞争”的原则，合理议价，防止造成不必要的经济损失。了解、熟悉市场行情，掌握财务基本知识和成本核算定价，注重收集有关信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。上班时间要在职在位，听从领导安排，办事要利索清楚。物品领发制度严格物品的领用和发放手续是防止浪费、堵塞各种漏洞，节约资金的必要手段，应按以下规定执行：领用物品一律填写领料单，领用人员和部门领导应在领料单上签字，手续不全仓库一律不得发货。领料单字迹一定要清楚，不得涂改或随意增加领物的项目和数量。各部门领用物品应列入采购计划，未列入计划和批准的专项物品，非申购部门不得领用。发放物品时，领发双方要交接清楚，当面点数，并在领料单上签字，已出库的物品发现短缺由领用人自行负责，在仓库发生短少由保管员自行负责。已发出的物品，不得在仓库寄存、滞留，必须立即取走。进入仓库人员一律不得吸烟以确保安全。采购部的主要职责字体大小：大 中 小 Minar 发表于 2007-08-28 14:35 评论0条 阅读970次 采购部的主要职责 采购部的工作是最具挑战性的工作之一，其主要任务在于： 一、筛选合作的供应商。 二、慎选适合本公司客户群的产品。 三、与供应商采购最有利的供货条件（包括：质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）。 四、订定最有竞争力，同时又有合理利润的售价。 五、与各卖场做最有效的沟通，确保商品畅销。 六、收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势。 七、为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利 由以止采购部主要的任务来看，采购的责任主要在于“买质量好的商品，谈最好的供货条件，做好促销企划工作，为公司取得最大的利润”。 由采购部的重要任务可看出，基本上本公司的成败关键在于采购人员是否能掌握市场的需要及趋势，以合理的利润为前提，用最有竞争力的价格，透过天合良好的管理及各种促销活动，将质量良好的商品销售给顾客。 由此可见，基本上采购部处于本公司的“核心位置”。 地区采购部的主要岗位工作 一、 采购总监 直接主管：区域经理或地区副总经理 直接部属：各部门采购经理 （一）主要职责 1、在区域经理的领导与授权下，直接负责采购部门的各项工作， 并行使采购总监的职权。 2、在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策。 3、在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求。 4、给予采购人员相应的培训。 5、与采购本部及其他地区公司密切沟通与配合。 （二）主要工作项目： 1、制定及督导及各项经营政策及措施的实施。 2、制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标。 3、协调各部门经理的工作并予以指导。 4、负责各费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实。 5、负责监督及检查各采购部门执行岗位工作职责和行为动作规范的情况。 6、负责中工的考证工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等。 7、定期给予采购人员相应的培训。 二、部门经理（包含经理及副经理）： 直接主管：采购总监 直接部属：采购主管 （一）主要职责： 1、对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核。 2、负责本部门全体商品群商品的品项合理化、数量合理化及品项选择。 3、负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护。 4、制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划。 5、督导新商品的引入、开发特色商品及供应商。 6、督导滞销商品的淘汰。 7、决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司运营。 8、负责审核每期快讯商品的所有内容。 9、参与A类供应商的采购，为公司争取最大利益。 10、在采购主管需要支援时予以支援。 11、负责本部门工作计划的制订及组织实施和监督管理。 12、负责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。 13、负责执行采购总监的工作计划。 14、负责采购人员的业务培训和管理。 三、采购主管： 直接主管：采购经理 直接部属：采购助理 （一）主要职责 1、负责公司指派商品的企划及业务的拓展工作。 2、筛选合作的供应商，并负责协商最佳的采购交易条件 3、执行最有效的价格策略。 4、计划各种促销活动。 5、与卖场人员合作，扩展业绩并达成毛利的目标。 （二）主要工作项目： 1、在公司分配的卖场空间下，经营公司所指派商品的企划工作。 所选择的商品应符合客户的需要，以扩展业绩，达成毛利的目标。 2、选择最佳的供应商，并取得最佳的采购交易条件，包括：质量、规格、价格、折扣、广告、赞助、卖场陈列/示范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。 3、开发并协商适合自选式的包装（包括标示及说明）。 4、考虑市场的竞争争善，价格敏感的项目、促销、滞销品特卖及其他营业损失等因素，订定市场上可能的最低售价、塑非常有竞争力的价格形象。 5、选择天合快讯及卖场内的促销项目，并采购最佳期的采购条件及广告赞助，吸引顾客到天合来采购。 6、与卖场合作无间，以扩展业绩（业绩是与卖场共同分担的责任），并达成毛利率及金额的目标（毛利是采购人员的主要责任）。注意存货，与卖场合作并提供支援，使卖场存货维持在最适当的水准（存货是与卖场共同分担的责任）。 - 毛利目标 - 业绩目标 - 拜访供应商或参观展监的计划 - 费用预算 7、本职位人员对下列的决定应经由采购经理的核准： - 供应商 - 商品组合 - 商品及商品类别 - 售价及毛利 - 第一次订货 - 天合快讯的项目 - 所有采购交易的条件 - 采购助理的解雇 8、本职位人员必须确保采购助理人员不在公司的时候，能独立运作。采购助理将作短期的决定，这些决定以不影响毛利及商品组合为原则。同理，当采购助理不在公司的时候，本职位人员也应负责例行公事。 （三）其他事项： 1、本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。 2、本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。 3、与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。 4、采购人员成功的要素有下列七项，本职位人员应确实做好： （1）操守廉洁（5）创新求新 （2）掌握市场（6）适应性强 （3）精打细算（7）团结合作 （4）积极认真 （四）总监办公室： 1、录入组：负责采购部所有供应厂商资料、商品资料、变价资料等电脑信息的录入、更正工作，确保各项采购资讯的准确性。 2、结算组：负责供应商的货款结算，其他营业外收入的收取及追踪事项。 3、商品组：负责商品的下单、催货、退货、换货及接待新供应商的工作等。 第二节 采 购 本 部 的 组 织 架 构 与 职 责 采购本部的主要职责 一、 采购本部的职责： 1、采购组织与工作职责的制定。 2、商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数、陈列米数等）。 3、采购作业规范手册的编制与更新。 4、全国品牌采购条件的年度采购与全国性促销 5、统一订货与结算的商品的处理 6、定期召开全国联采会议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流。 7、促进地区公司之间的采购交流工作。 8、采购工作的培训与稽核。 9、协助新入市地区公司的采购工作。 10、协调财务部门，确保全国联采供应商“绝色通道”的执行。 11辅导地区公司的采购工作。 12、分析各地区商品结构，并给予地区公司建议或指导。 13、协调地区公司与供应商之间的矛盾及交易条件。 二、联采工作的方向与目标： 1、每二个月开一次联采会议（所有地区公司采购负责人） 2、每月5家为签约目标。 3、集体决策（邀请相关的供应商列席交流）。 4、灵活的采购条件（不坚持“四个统一”） 5、确保“绿色通道”的成功实施。 年度采购计划与总结过去七年的采购成绩比较乐观，与供应商保持了良好的合作关系，并保证了供应商的交货期以及交货质量，是生产进度顺利进行。但是因为过去的采购方式较为传统，与供应商没有建立战略合作关系，而且采购过程中忽视了库存导致采购成本较高。为了更好地做好今年的采购工作，降低采购成本，取得最优的采购效益，我部年度采购方案如下：1， 服从公司总经营计划和预算原则，进行年度采购计划。2， 与各职能部门和库存管理部门进行沟通协调，保证生产与研发的顺利进行，也要协作物流部门降低库存成本，做好采购工作。3， 与供应商维持良好的合作关系，对供应商的供应情况采取综合评估的方法进行动态评估，以便与供应商建立长期的战略合作关系。评估指标包括：价格，供应商价值分析，信誉，质量，交货期，合同执行情况，供应柔性，售后服务等。并继续寻找新的最好的供应商，避免单一供应，以获得最优的供应。4， 对采购的原材料进行分类，利用计算机技术，建立分析数据库，每星期都收集市场供应信息，不断对原材料的情况进行更新和分析，调整采购计划，采购更显柔性，即配合内部生产、库存管理科学化的需要，也能最大地获得采购效益，降低采购总的成本。5， 对采购产品进行跟踪，保证采购产品的质量。根据公司本年的经营计划和生产部的生产安排以及本部对原料、设备的调查分析报告，预计第八年需求生产P1为5600件/年，P4从第三季度8月份开始生产，第八年产量为800件。其中上年末库存包括有P1： 1000件，M1： 800件， M2： 600件，根据产品BOM结构与产品信息，预测各原材料采购总量为 ：（单位：件） 实际需采购总量为：（单位：件）M1需求为： 5600 X 2 11200 11200 / =12410M2需求为： 5600 X 1 5600 5600 / =6205M31需求为：800 X2 1600 1600 / =1773M32需求为： 800 X 4 3200 3200 / =3546M41需求为：800 X1 800 800 / =887M42需求为： 800 X 2 1600 1600 / =1773原材料，原料合格率预定为95，供货率折衷为提前一个月订货，供货率为95。考虑安全库存、风险因素以及生产进度等，本部的年度采购进度计划表如下：（1）选择供应商的标准供应商名称 简称 经营范围 京华科技有限公司 京华科技 M1、M2、M31、M32、M41、M42 竖立科技有限公司 竖立科技 M1、M2、M31、M32、M41、M42 华峰电子有限公司 华峰电子 M1、M2、M31、M32、M41、M42 国盛设备有限公司 国盛设备 生产线、装配线、动力设备、卡车等 供应商表：短期标准：质量适合、价格水平低，交易费用少、交货及时、整体服务水平好；长期标准：除了短期的五大标准外，还要评估供应商的长期稳定、柔性的供应，生产能力要配合本公司的成长而相对扩展，有健全的企业体制，与公司相近的经营理念，其产品未来发展方向也能符合公司的需求，有长期合作的意愿。（2）价格策略：由于本公司的产品扩展需要，我们采购的原料包括M1、M2、M31、M32、M41、M42。由我们的原材料分析报告表，我们的采购价格允许范围：原材料M1M2M31M32M41M42第8年价格（元/件）15072037360220560320公司生产扩大的计划，本年度有可能增加一条全自动装配线，两条柔性生产线，其价格波动较大，预测表如下：生产设备基本信息设备名称单位第八年价格第七年价格指数全自动生产线条6001.15全自动装配线条6001.15柔性生产线条9001.20柔性装配线条9001.20（3）采购预算争取以季度为单位与供应商签订合同以获商业折扣，具体要求计划如下：第一季度: 采购计划交货时间产品名称数量（个）付款时间1月中旬M11000签订合同即付M25002月中旬M11000到货后一个月付M210003月中旬M12000到货后一个月付M2500原材料M1M2M31M32M41M42采购总数量（件）400020000000第二季度：采购计划交货时间产品名称数量（个）付款时间5月中旬M11100到货后两个月付M29006月中旬M11100到货后两个月付M311000M322000M41500M421000原材料M1M2M31M32M41M42采购总数量（件）2200900100020005001000第三季度：采购计划交货时间产品名称数量（个）付款时间7月中旬M12000到货后两个月付M210009月上旬M12000到货后三个月付M21000M31800M321000M41500M42500原材料M1M2M31M32M41M42采购总数量（件）400020008001000500500第四季度：采购计划交货时间产品名称数量（个）付款时间10月中旬M321000到货后三个月付M4150012月上旬M1800到货后三个月付M2500M31500M321000M41200M42500原材料M1M2M31M32M41M42采购总数量（件）80050050020002001000本采购计划具体数字根据本公司生产能力以及年销售预测得出，是一个柔性的采购计划，根据订单，当时的原料供应情况以及公司库存情况适当调整。每次采购费用为5000元人民币，为了减少采购费用，我部决定以每季度为一个采购次数，一年采购费用为5000*4=20000元采取灵活的采购方式，希望通过批量以及集中采购来降低原料的采购成本，与供应商进一步建立友好的合作关系。1. 目的明确规范本公司样品制作、管理、发放等流程,使样品保持有效性、统一规范管理。2. 适用范围 本规范适用于本公司技术部、质量管理部、采购部、制造部使用的样品的制定，修订，作废及使用、保管等管理全部的作业流程。3. 用语定义 样品有限度样品、标准样品和外发样品 3.1 限度样品:为了能让对物品的品质特性中,不能用测定器测定的特性判断合格与否及最大 的减少,依据操作人员主观判断处理而各品质项目时,以最适当和客观性为基准制定的样品。 3.2 标准样品:为了减少用于检查的检测仪或公司无检测条件时出现错误导致产生误差，选定符合所需项目标准的样品,作为参考或指导性标准。 3.3 外发样品: 为了能使供方能为本公司提供合格的物料,本公司提供标准的物料实物,用于统一标准及指导性标准。4. 样品制作的流程 标准样品依照如下流程制作:供应商 采购部 技术部 顾客代表 质量管理部 工程课样品接收记录 物料申请单外发样品发放记录 样品确认报告样品确认记录一览表样品发放记录表 物料申请表样品分类清单样品发放清单 样品确认一览表修改记录 修改标记 处 数 修改人/日期 编写人/日期 批准人/日期 限公司样品管理规范 文件编号：SK/WI-PZ-004 版本/修订：A/0 页 码：第2页 共 3 页5.职责 5.1 质量管理部IQC负责管理部品物料标准样品及限度样品,做好相关记录,并要定期检查。5.2 制造部工程课负责管理成品的标准样品及限度样品,做好相关记录,并要定期检查。5.3 技术部负责样品的确认发放及相关的发放记录。 5.4 采购部负责管理外发的部品或成品的标准样品及限度样品,做好相关记录,终止业务时应回收。6. 样品的申请 6.1 需求部门需要样品时,填写物料申请单,经课长以上人员批准后放发给技术部、QE或PE,相关人员接到物料申请单,领用物料后根据相关标准资料进行确认后封样。 6.2 供方需要本公司提供样品时,由采购部填写物料申请单,经相关人员批准后由样品管理人员发放,采购部需记录外发样品发放情况。 6.2 供方送样品由技术部工程师确认,不需要填写物料申请单。 6.3 限度样品只针对于物料或产品的个别特殊要求的标准限度进行封样,不需要时可不用封样。7. 样品的确认评审 7.1 材料样品需工程课PE及质量管理部QE确认方可有效,当双方有争议或疑问时,可由顾客代表确定。7.2 样品确认人员无物料的相关标准资料时,可由顾客代表确认封样,同样有效。 7.3 限度样品也可由质量管理部课长或部长以上人员确认,同样有效。7.4 样品失效、变更或过期时,样品管理人员需通知相关人员,由工程课PE及质量管理部QE确认后方可报废或其它处理。7.5 样品确认期限在送检后三天内完成。8. 样品管理的记录及分类 8.1 样品管理人员作样品记录前需确认样品的有效性,将物料进行编号,再按类别存放在相应的区域,并记录在样品分类清单。 8.2 样品