会议管理办法.doc

浙江宏鑫科技有限公司内 部文 件未 经 受 权严 禁 拷 贝编 号00-00版本/版次0 / 0类 别管理规章/总务类日 期2006.12.12名 称会议管理办法页 次8 / 81、目的2、适用范围3、定义4、内容41 会议程序42 会议记录43 会议形式44 董事会45 经理会议46 动员月会47 产销协调会48 品质/技改会议49 定期会议和不定期会议410 参加会议规定411 主办单位412 实施与修订5、参考文件6、附件 1、目的： 为提升企业组织运作，提高工作效率，围绕企业经营目标的达成而展开的一系列有针对性的会议，以确保企业组织内部沟通、协调的顺畅，特制订本规则。2、适用范围： 公司内各项业务之需求召开各种定期或不定期会议均适用本规则。3、定义：31 会议：有组织有领导地商议事情的集会。32 临时动议：会议中临时提出事先未列入议程的议题。亦指在一般场合临时提出的建议。 4、内容：41 会议程序： 如附件（一）所示。42 会议记录： 概由承办单位负责经办与保管记录，记录须真实反映发言者的本意，然后呈阅分送与会单位或个人。会议记录格式必须全公司统一，如附件（二），会议记录由记录人自行负责打印。43 会议形式：董 事 会经 理 会 议各部门内部会议产销协调会品质/技改会议44 董事会：441 内容： （1） 决定公司的经营方针和投资计划； （2） 审议批准公司的年度财务预算方案； （3） 审议批准公司的利益分配方案和弥补亏损方案； （4） 对公司增加或减少注册资本作出决议； （5） 对公司合并、分立、解散和清算等事项作出决议； （6） 修改公司章程； （7） 推荐、吸收新董事； （8） 债务政策的重大修改； （9） 批准全部长期货款项目和每年短期债务的最高限额； （10）审议公司的年度财务报告； （11）决定公司的短期、中期和长期发展目标； （12）审议年度生产和营销计划； （13）决定公司组织机构的变动； （14）按预定的目标、政策、规划、审查执行情况； （15）查究经营不善的原因； （16）新厂筹建的总体规划； （17）临时动议。442 时间：依公司章程。443 地点：投资人协商确定。444 参加人员：全体董事。445 主持：董事长。446 记录：总经理室负责。45 经理会议（现为每周例会）：451 内容 （1） 月、周计划目标追踪与差异分析改善措施； （2） 公司政策、新规章之布达； （3） 部门间沟通、协调； （4） 部内改善项目进度、绩效报告； （5） 建议事项。452 时间：每周一上午：10：0011：30。453 地点：公司会议室。454 参加人员：副经理级以上干部或代理人（现为全体员工）。455 主持：总经理室或代理人。456 记录：总经理室行政助理负责。457 进行顺序： （1） 上周决议事项追踪； （2） 管理部（人事、总务）； （3） 业务部（新客户、订单量、出货量、交库量）； （4） 生产部（产量、不良率）； （5） 研发部（模具进度）； （6） 质保部（质保体系、质量检测） （7） 财务部（应收帐款、上月财务分析报告）； （8） 采购部 （资材、仓储）；（9） 提案改善（各部）。46 动员月会：461 内容：（1） 每月各部门工作情况汇报；（2） 工作状况分析总结；（3） 各级领导总结、指示及宣导。462 时间：每月第一周星期五上午：10：0011：30。463 地点：公司会议室。464 参加人员：各部、科主管及相关人员（现为全体员工）。465 主持：总经理室或代理人。466 主办：管理部人事科。467 记录：总经理室行政助理负责。47 产销协调会：471 内容：（1）月、周出货情况，生产异常分析改善措施；（2）次周出货计划、生产日程表；（3）质量异常改善措施；（4）应收帐款（财务部提供逾期部分）；（5）市场信息共享。472 时间：另定473 地点：公司会议室。474 参加人员：业务部、生产部、研发部、质保部、财务部副经理级以上人员及业管科、生管科、资材科科长。475 主持：业务部经理或代理人。476 主办：业务部业管科。477 记录：业务部业管科。478 进行顺序：（1） 上周决议事项追踪（报告执行结果）；（2） 业务部（出货、客户开发、市场信息、应收帐款）；（3） 生产部（进度、效率）；（4） 研发部（模具进度、工艺改善）；（5） 质保部（不良率、客户抱怨）；（6） 提案改善（各部）。48 品质/技改会议： 481 内容：（1）生产异常分析改善措施；（2）客户具体要求的分析；（3）品质异常改善措施；（4）技改的必要性讨论；（5）技改的可行性研究；482 时间：另定。483 地点：公司会议室。484 参加人员：研发部、质保部、业务部、生产部副经理级以上人员及业管科、生管科科长。485 主持： 研发部经理或代理人486 主办： 研发部487 记录： 研发部488 进行顺序：（1） 上周决议事项追踪（报告执行结果）；（2） 业务部（客户要求）；（3） 生产部（生产异常、提高效率）；（4） 质保部（品质、不良率）；（5） 研发部（掌握情况、初步可行性）；（6） 提案改善（各部）。49 定期会议和不定期会议：491 定期会议，定期会议应按时召开，不另发开会通知，与会人员预作充分准备。492 不定期会议应于一天前由承办单位发出开会通知单，如附件（三）送达出席人员。410 参加会议须遵守下列规定：4101 遵守开会时间，准时出席；4102 会议时间以1.5小时内原则；4103 对于议题要事先准备好自己的意见；4104 会议前先将本身职务与工作交付职务代理人妥善处理；4105 因故不能出席时，要事先请假并允许其职务代理人参加，其他人不许替代；4106 发言务求积极与简洁，不要占太多时间；4107 不要中途打断他人的发言；4108 不要提出与主题无关的事项；4109 会议中不要开小会议，不打手机或做其他不相干的事情；41010 会议当中，应避免离开；41011 表示与他人相反意见时，应以亲切态度及语气说明；41012 不要固执已见，一切以大局着想；41013 经会议决议的事项，应严格自觉执行；41014 绝对避免会而不议，议而不决，决而不行的结果；41015 报告内容以量化为原则；41016 少说原因，多说解决方案决策；41017 信息不清楚，要提问说明白、讲清楚；41018 除必须告知下属信息外，开会内容不得泄漏；411 各项会议使用表格及使用场所，由管理部总务科主办规划。 412 实施与修订： 本规则经总经理核准后试运行，公司组织机构健全后生效，修正时亦同。5、参考文件：无6、附件： 附件一：会议程序 附件二：会议记录表单 附件三：会议通知单附件（一）：会议程序浙江宏鑫科技有限公司会 议 程 序1、会议开始，主持报告2、上次决议事项追踪3、工作报告4、讨论提案5、临时动议6、宣读本次决议事项7、上级训示8、散会附件（二）会议记录格式：浙 江 宏 鑫 科 技 有 限 公 司会议记录会议名称： 会议主题： 主持人： 出席人： 会议时间： 会议地点： 会议记录： 项目部门/汇报人备注一主持发言主要内容1 二个人发言123三总结和要求主要内容1234四备注主要内