档案的建档归档制度.doc

.档案的建档归档制度 1、目的为加强本公司文书建档归档工作，特制定本制度2、适用范围适用于文书对公司所有档案文件的管理工作3职责权限文书负责定期将档案按顺序建档登记，定期督促各部门及时将材料归档。 4、管理程序 4.1管理办法4.1.1归档的文件材料必须按年度立档，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的制度，分别立卷归档。 4.1.2文件制作、收集人员应保证经办文件的系统完整(文件上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交文书归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 4.2文件材料的收集管理 4.2.1各部门均应有固定人员负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知文书。 4.2.2凡本公司印发下达的文件一律由综合管理部统一收集管理。 4.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由文书收集归档。 4.2.4公司工作人员外出学习、考察、调查研究、等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向文书办理归档手续。 4.3 各部门关于配合档案管理的职责： 4.3.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 4.3.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向文书办好交接签收手续。 4.3.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理文件借阅登记表登记手续。 4.4受控文件和不受控文件的确立 4.4.1受控文件一旦泄密会使公司利益遭受损害； 不受控文件公开有助于公司利益。4.4.2公司各部门对其产生的文件资料，文书提出定级意见，由公司领导确定，确立后均在文件右上角注明受控文件或不受控文件。（最好用刻有“受控”和“不受控” 的印章）4.4.3属公司受控文件事项但不能标明的，通过口头通知、传达接触范围内的人员。 5、归档范围 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典 型发言、会议简报、会议记录等。 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 信访工作材料。 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 本公司部门主管任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。 6、平时归档6.1对处理完毕或批存的文件材料，由文书集中统一保管。 6.2各部门文件制作人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理文书归档。 6.3 文书应及时将已归档的文件材料，按照类型放入平时保存文件夹内对号入座，并在文件归档登记表上注明。 7、建档7.1为统一建档规范，保证档案资料质量，建档工作由各部门档案制作人员配合，文书负责组档、编目。 7.2档案资料质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的相互联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 7.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 7.4 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一建档；绝密文电单独建档，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密电建档。 7.5不同年度的文件一般不得放在一起建档，但跨年度的请示与批复，放在复文年建档；没有复文的，放在请示年建档；跨年度的规划放在针对的第一年建档；跨年度的总结放在针对的最后一建档；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的建档按照有关制度执行。 7.6建档后的文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7.7建档后的文件材料应按顺序，依次编写编号。装订的档案应统一在有正面的右上角写编号或贴写编号。 7.8永久、长期和短期档案必须按制度的格式填写档案内文件目录。填写的字迹要工整。档案目录放在档案材料第一页。建档后的文件材料需要情况说明的，都应项填写在备注表内。 7.9档案封面及目录，应按制度用黑色水笔书写，字迹要工整、清晰。8档案的装订和各种档案的存放方式： 8.1档案装订。装订前，建档后的文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并建档，档案应用三孔一线封底打活结的方法装订。 8.2各种档案的存放