苏州农业职业技术学院印章,介绍信使用和管理规定.doc

苏州农业职业技术学院印章、介绍信使用和管理规定为加强印章、介绍信管理，完善工作规范，提高工作效率，保证印章使用的严肃性，对印章、介绍信使用和管理作如下规定： 一、 印章的刻制与启用 (一)各级单位更换印章(包括业务专用章)，需由所隶属处、系提出书面报告，并附上按国家标准绘制的印模图样，报学院办公室。经办公室主任审核批准，由办公室开具介绍信，到公安机关指定的刻字单位刻制。 (二)印章刻就后，要将新印模交学院办公室发文启用。同时，将报废印模交院办封存归档。行文启用新印章，要明确启用时间，说明同时废止旧印，并在文末附上启用印模和废止印模。属业务专用章，要将行文抄送业务主管部门备案。 二、印章的保管与使用 (一)印章要由专人妥善保管，平日随用随锁，假日加封。 (二)各级行政单位的印章一般只作业务工作用章，在院内使用；凡以学院名义对上、对外行文，只能加盖院印或学院办公室印。 (三)用印应按制度办理，事先须经单位负责人批准。凡不具备批准手续，一律不能用印。 (四)重要用印须有登记或存根，以便备查。绝对禁止在空白介绍信或在空白纸上加盖公章。 (五)当单位名称变更或机构撤销时，该单位印章即行停用，原单位负责把印章送缴院办封存。停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明原因，标明停用印章的印模和停用时间。 三、印章的存档和销毁 作废旧印章送交学院办公室后，办公室要进行登记备查，年终归档案室。对于有保存价值的印章要妥善保存，无保存价值的要登记造册，经院办主任批准后销毁。 四、院印的管理和使用(一)院印(包括钢印)的使用 1.学院颁发的各类证件、证书(包括工作证、学生证、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、退学证明、毕业证明书、进修证明、招生录取通知书、聘书等)均需有关主管职能部门审核认可，并附需用印证件的人员名单，由专人到院办用印。零星办理上述证书、证明的，须经主管院领导同意后到院办办理用印手续。 2.以学院名义对外印发的通知、各种编号文件、报告、公函等常规公文，必须经主管部门负责人审核（或有关部门负责人会签）、主管院领导签发后用印。 3.以学院名义签订的合同、协议书、申报材料、计划报表、职称(务)申报表，因公因私出国(境)申请、登记、审查表，境外人员在华各类申请表等重要文件，必须由主管职能部门审核，经主管院领导同意后，由主管职能部门派专人到学院办公室用印。4.银行兑汇单据、办理申请进口设备与物资各种手续等，经职能部门负责人审核后办理用印手续。5.向外刊登广告，须经主管部门审核并将原文送主管院领导审批后办理用印手续。 6.各种固定的年(月、季)度报表加盖院印，由主管院领导在报表上签字或主管部门负责人审核后办理用印手续。 7.其他特殊用印，经有关职能部门负责人、学院办公室主任审核、主管院领导签字后办理。8、钢印限用于教师工作证、学生证及各类证书。9、任何印章使用必须填写用印单，有登记记录。(二)学院办公室印章的使用 1.以学院办公室名义对外印发的各类文件、信函、通知，经办公室主任审核签字后用印。 2.须以学院办公室名义出具的证明、申请报告等，经职能部门负责人、办公室主任签字后用印。 3.各类通告、布告，经主管院领导或办公室主任签发后用印。 (三)院领导私人公务印章的使用 院领导交办公室保管的私人公务印章，除已经其本人授权或会签的文件外，临时用印须征得本人同意。 （四）各部门、单位、系的印章使用必须经单位领导同意后方能使用。五、介绍信使用规定(一)各部门及教职工和学生确因工作、生活需要出具介绍信的，由各部门出具加盖本部门印章的证明，交院办审核后，开具苏州农业职业技术学院介绍信。 (二)学院介绍信由专人管理，专人填写，不得私自开空白介绍信。开错、作废的介绍信要原样保存。