1.报销管理办法-20161120.doc

报销管理办法HSJ-ZD02-190？-A/00-2016-CWB制度名称 费用报销管理规定制度编号HSJ-ZD02-1902-A/00-2016-CWB版本号A/00密级责任部门财务部生效日期发文范围总经理、 各副总经理、各部门经理、综合办公室费用报销管理规定编制审核批准修 订 记 录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1 总则1.1 目的为完善公司财务管理，统一公司费用报销、款项结算与支付程序，明晰权责，提高财务工作效率，结合公司的实际制订本规定。 1.2 适用范围 本制度适用于公司各部门费用报销付款业务，包括办公费用、员工费用、车辆费用、接待费用、差旅费用、原材料采购费用及固定资产购置等，不包括采购业务报销，采购业务报销见 “财务收、付款管理规定”。2 管理机构与职责2.1 总经理职责审批1000元（含）以上费用的报销。2.2 分管领导职责对分管部门发生费用报销的计划性、合规性等进行审核。2.3 财务副总经理职责对公司所有费用报销的计划性、合规性等进行审核。审批1000元以下费用的报销。审核1000元（含）以上费用的报销。2.4 财务部管理职责审核报销凭证和费用的合规性。完成费用报销支付、核算、凭证填制、记账等工作。财务人员是票据把关的第一责任人，应认真检查单据张数、金额、报销内容是否相符、有关人员签名手续是否齐全、所附票据是否符合规定。 2.5 报销部门职责整理报销单据，填制报销申请单，按程序报请审批。结算费用，有借款的冲销借款，消除账务。3 内容3.1 费用报销的原则 “预算和计划控制原则”。所有报销项目应在预算范围内，数额在资金计划内。“先申请，后发生原则”，办理费用支付业务时，应先申请报批后，“及时性原则”费用发生后及时报账，原则上要求在业务结束后5个工作日内完成报账。 3.2 费用开支计划 公司各个部门需在每月底根据本月相关费用开支情况及下月工作计划制定本部门费用开支计划，经分管领导审核后，交财务部汇总、审核，报总经理审批执行。开支计划以外的费用支出，需另按程序报总经理审批。3.3 费用报销时间及报销方式报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，因客观因素造成的延迟，最晚不得超过发生月份的次月。无客观因素的延迟保账，按违反公司制度进行考核。为加强公司资金安全管理，员工（采购除外）报销费用在1000元以内，可现金结算；超过1000元（含）的转账支付。3.4 费用报销单填制及凭证粘贴要求所有报销票据应是国家正规税务发票，对未取得正式发票因开发票所需支付的税款由责任人负责，经办人索取发票时应认真审核以下内容：1、名称：黄河三角洲建设工程有限公司。2、日期：年、月、日必须清晰。3、项目：内容要单列写清楚（不能笼统的写某类商品：如办公用品、机械配件等），单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。4、金额：大、小金额要准确相符，不能作任何涂改或盖章处理。5、发票须有开具发票单位的印鉴（公章或财务章、发票专用章）及开票人的签章。6、发票不许有涂改痕迹，否则视为无效发票。费用报销单应 “实事求是、准确无误”填写完整：包括部门、日期、内容、合计数大小写金额一致、附件张数，并有报销人、共同参与人及审批人员的签字；金额处不能留有空格，金额要完整到元、角、分，在财务有借款的需注明。费用报销单涂改无效。当事人费用报销的相关单据应充分合规，如：合同或协议、发票等。发票背面有两人及以上人员（经办人、证明人或签收人）签名。填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，严禁涂改，并注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；并简述费用内容或事由。发票背面须有经办人、证明人及有审批权领导的签章。证明人应由了解情况的人签字，不了解情况的人员禁止代签证明，如没有了解情况的人，有审批权的领导根据了解的实际情况也可以签章给予报销。报销人只能报销自己经手的发票，禁止代替任何人办理报销手续。原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等，应按照类别分别粘贴，把相同项目经费的原始凭证粘贴在一起。原始发票单据及附件的粘贴必须整齐，不要将票据颠倒放置、粘贴。如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴。 不要用订书机装订原始发票单据及附件。不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据后面。对于粘贴不规范的费用报销单据，财务有权返回重新粘贴。3.4 具体费用报销要求3.4.1 业务招待费 因公宴请，报销单上应写明内容：对方单位名称、客户姓名、参加人数、宴请金额、宴请原因等，否则不予报销。 3.4.2 办公用品费用 办公用品采购按办公用品采购程序办理，保账时由综合办公室提供厂家或商家的发票，并附商品明细，如没有明细不予报销。 办公用品费用包括：日常办公用品费、会议用品费。 3.4.3 车辆使用费 车辆使用费包括车辆保险、汽油费、维修费、路桥费、停车费、车船使用税及车辆年票费用等。 车辆管理人员在掌握车辆维护、用车情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。汽油费、路桥费、由综合办公室车辆管理人每月汇总报销一次，经综合办公室主任复核后报销。车辆维修前需提出书面申请，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由综合办公室主任复核后报销。车辆保险费、车船使用税及车辆年检费由综合办公室车辆管理人填报，经综合办公室主任复核后报销。3.4.4 广告及宣传费用广告及宣传费用经办人报销时需提供正式发票，填写公司名称，必要时需附广告合同、广告宣传图片等。 3.4.5职工食堂费用职工食堂费用由经办人每月汇总报销一次，后附食堂当月发生的支出明细表，经综合办公室主任复核后报销。3.4.6职工五险一金费用职工五险一金费用由人资部相关经办人提供正式发票，后附人员缴费明细表，经综合办公室主任复核后报销。3.5 费用报销流程费用报销采取计划管理、分级负责、层层把关的原则。由各部门经理对本部门报销费用的真实性、合理性、合规性进行审核，分管副总进行复审；财务经理对报销单据的计划性、票据的合法性进行审查，由财务副总对报销票据、金额的整体性进行审核；最后由总经理审核批准，出纳员办理报销。3.6 借支报销管理出差人员凭审批后的出差申请表及审核后的差旅费用，于出差返回一周内办理报销还款手续。差旅费报销标准按黄河三角洲建设工程有限公司出差管理规定HSJ-ZD02-2007-A/00-2016-ZHB规定执行。其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐。除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须按程序审批报销，否则财务人员有权拒绝销帐。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。3.7 其他日常费用报销 其他日常费用包括电话费、网络费、信息化费、培训费、资料费、水、电、汽、供暖及物业费、维修费等在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。并按规定的审批程序报批。购买物资必须附齐全验收入库单、发票、物资接收清单才可以报销。4 附则4.1 制度的管理本规定由财务部负责编制、修改、解释。每年由财务部组织各部门相关人员，对本规定的适用性、有效性做出评价，持续改善和调整，以符合公司管理的实际需要。4.2 制度的效力本规定是费用报销管理的操作依据。本规定发布后，原有费用报销管理的相关规定及条款自行终止。 4.3 制度的发布本规定经分管领导审核，总经理批准签发。本规定自