使用word大纲视图.docx

使用word大纲视图对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图6-8 所示。其中，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。可以通过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分。用户在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，在每个标题的左边都显示了一个符号。表示带有下一级标题（包括子标题和正文）。表示不带有下一级标题。正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的标题。要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮，可以切换到大纲视图。 6.2.1 在大纲视图中组织文档有两种方法可以组织文档大纲：（1）使用大纲视图中输入标题的方法组织文档，在重新组织标题和子标题时，Word 会自动为标题设置内置标题样式。可以将该文档大纲折叠，以便只显示需要查看的标题。（2）在大纲样式编号列表中输入标题和子标题。文字必须设置为内置标题样式。为各个标题指定大纲级别。由此建立分层结构的文档，然后可以在大纲视图或文档结构图中编辑该文档。这样可以不改变文字的显示方式。6.2.1.1 用输入标题的方式组织大纲使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。具体的操作步骤如下：（1）建立新的文档，并切换到大纲视图中。（2）输入各个标题，刚输入的标题Word 会自动设为内置标题样式“标题1”。输入完毕后，按Enter 键可以输入下一个标题。（3）如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮。也可以利用拖动标题前面的符号或的方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别，向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。（4）在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视图以添加详细的正文内容。如果向上或向下拖动符号，可以实现文档内容的移动，且该标题的从属标题和文字将也随之移动。也可以单击工具栏中的【上移】或【下移】按钮，把光标所在的段落标题上移或下移一个位置。对于文档中采用的内置标题样式的标题，用户可以按住所选的编号格式为其自动编号。步骤如下：（1）选定要编号的标题，如果一个标题被选定，那么这个标题的所属标题和文字也会同时被选定。（2）单击【格式】菜单中的【项目符号和编号列表】菜单项，并在弹出的【项目符号和编号】对话框中选中【多级符号】选项卡，如图6-9 所示。（3）单击含有【标题1】、【标题2】等字样的编号格式，然后单击【确定】按钮。Word 就会按照选定的编号格式为标题自动编号，如图6-10 所示。如果自动编号有些格式不是很符合用户的要求，可以单击【项目符号和编号】对话框中的【自定义】按钮，对编号的格式进行修改到合意即可。 6.2.1.2 为段落指定大纲级别要在大纲视图中编辑文档，必须将文档设置为分层结构。上面介绍的将文本设置为内置标题样式格式，可以将文档设置为分层结构；为段落指定大纲级别也是一种为文档设置分层结构的方法。使用大纲级别不会改变文字的显示方式（标题样式设置具体的格式，所以不同级别标题的显示不一样，而大纲级别设置“隐藏”的格式）。为段落指定大纲级别的步骤如下：（1）在普通视图中或页面视图中，选定想要设置大纲级别的段落，注意这些段落应该是正文文字级别，如果是标题级别，要先将其降为正文，再为其指定大纲级别。（2）单击【格式】菜单中的【段落】菜单项，在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡，如图6-11 所示。（3）在【大纲级别】的下拉式列表框中，选择所需的级别。（4）单击【确定】按钮即可。在为各个段落设置好大纲级别后，切换到大纲视图中，即可以看到各段按大纲级别的不同分为不同的层次。6.2.2 查看文档组织在大纲视图中，可以将文档大纲折叠起来，仅显示所需标题和正文，而将不需要的标题和正文隐藏起来，这样可以突出文档结构，简化了查看文档的时间；而且还可以在文档中移动和重新组织大块文本。只有设置了内置标题样式（标题1 到标题9）或大纲级别（1 到9 级）的文本才是可以在大纲视图中折叠和展开的。要折叠某一级标题下的文本，请在【大纲】工具栏上单击要显示的最低级别的编号按钮。例如，单击【显示至标题3】按钮 ，则整篇文档只显示第一级到第三级的标题，第三级以下的标题将被折叠而隐藏起来。如果只折叠某一标题下的子标题或正文，请把光标移到该标题上，单击【折叠】按钮。单击一次，折叠最低的一级。如果要折叠某一标题所有子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号即可。如果要折叠所有的正文，请单击【大纲】工具栏中的【全部】按钮。展开标题下的子标题和正文的方法同折叠的方法类似，要展开并显示所有标题和正文，单击【全部】按钮即可，如果要只显示正文的第一行，请单击【只显示首行】按钮，如图6-12 所示。正文的内容只显示第一行，后面用省略号来表示下面还有内容，只显示首行可以快速查看文档结构和内容。如果要展开并显示某一标题下所有折叠的子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号即可。如果对某一标题下的折叠文本要一次展开一级，只要把光标移到该标题上，然后单击【展开】按钮即可 6.2.3 在大纲中设置文本格式在大纲视图中，Word 监护了文本格式的设置，以便将用户的精力集中于文档结构。所以在大纲视图中的文本格式和在其他视图中是有所不同的。每一级标题都已设置为相应的内置标题样式（标题1到标题9）或大纲级别（1 级到9 级）。可以在标题中使用这些样式和级别。在大纲视图中可以将标题拖动至相应级别，从而可以自动设置其标题样式。如果想改变标题样式的格式，可以更改其格式。Word 为了使文档的层次结构更清晰，会按照标题缩进的方法缩进该标题，这种缩进只在大纲级别中出现，如果切换到其他视图状态，这种缩进将会被取消。在大纲视图中，并不出现段落格式设置。而且，标尺和段落格式命令将无效，要查看或修改段落格式，应该切换到其他视图中。在大纲视图中，字符格式（字体、字号、字形）依然有效，如果为了防止分散注意力，可以单击【大纲】工具栏中的【显示格式】按钮，Word 将会用纯文本格式显示大纲。如图6-13 所示，如果要恢复显示字符格式，只需再次单击【显示格式】按钮即可。如果用户为了在大纲视图中编辑文档的同时查看文档的真实格式，可以拆分文档窗口。在一个窗口中使用大纲视图，而在其他窗口中使用页面视图或普通视图，在大纲视图中对文档所做的修改会显示在其他窗口中。具体步骤如下：打开文档，并切换到大纲视图。（2）单击【窗口】菜单中的【拆分】菜单项。（3）选定拆分的位置，然后在另一个窗口切换到页面视图，如图6-14 所示。6.2.4 打印大纲在建立文档的大纲后，还可以将文档的大纲打印出来。如果在大纲视图中只显示文档的层次结构，那么