物资采购管理办法.doc

辽宁格瑞自动化设备有限公司 GR-G-2012-4-2 物资采购管理办法（试行）前言 针对公司在物资采购过程中各环节存在的诸多问题，根据公司实际销售及生产情况，特制定物质采购管理办法，以便于物资采购工作合理化、制度化、流程化，避免物资重复采购造成采购费用增加，以及物资供应延误，影响生产进度，进而影响公司产品的销售。该管理办法主要涉及到生产部以及下属车间，财务部，综合管理部。在物资采购管理办法实施的过程中，各部门应相互配合，把物资的采购工作做好，避免出现应付、拖拉等现象以延误生产。1、物资采购计划的下达部门为生产部，生产部应根据销售部门的销售合同及设计部的相关产品图纸制定生产计划，并根据生产计划核算出产品所需物资及主辅材料，考虑到销售合同时间的不确定性，采购计划应以生产计划为准。2、物资采购计划分为标准物资采购计划及物资采购追加计划。标准采购计划分为原材料采购、配件采购。追加采购计划主要是指当设计出现变更时，原设计使用配件或附属设备发生变化，从而需要采购新的配件或原材料3、物资采购计划划分为本地采购和合同采购（外辅采购）。本地采购计划主要是指能够在本地或周边能够采购到的原材料（例如：钢材）和配件（例如：轴承、标准件），合同采购（外辅采购）主要是指需要与本地或外地供应商通过签订合同，或采取定制的方式采购的一些特殊配件（例如：减速机、链轮等）。物资采购采购物资清点、验收入库出具入库单据财务核销入账财务部请款采购人员核算生产部专人制定采购计划（标准采购计划）4、物资采购计划应按照标准采购流程实施（流程图如下）产品设计图纸及销售数量、型号保管人员清点相关库存到财务部填写请款单并附采购计划单总经理批准4.1、采购计划的制定采购计划的制定应符合相关产品设计的要求，例如规格、型号、材质、数量，有特殊要求的要注明。采购计划的制定应科学、合理，避免同种产品因为计划制定不细致而导致重复采购，对产品设计及图纸有疑问的地方一定及时和设计及销售人员沟通，如因设计变动应使用追加采购计划，并注明追加理由。采购计划制定部门为生产部，计划制定后应及时下达到采购员手中。4.2、采购人员采购计划核算采购人员接到采购计划后一定要认真核算，对不清楚或有疑问的地方一定要核查。所有采购物资的价格应进行多家比对，并充分利用网络资源进行调查。核算时，一定要与仓库保管员清点库存，避免重复采购及资金的合理使用。4.4、请款单填写请款单填写一定要认真清楚，注明所计划物资的金额、用途等，填写请款单经总经理批准后到财务部请款。4.5、采购物资入库采购物质到达后一定要先办理入库手续，经保管员核实数量、规格、型号后办理入库，并出具入库单。4.6、财务核销采购人员核销请款金额时，应出具正规发票、入库单，如果请款金额与实际支出不符，应说明原因。5、物资采购人员职业操守5.1、 采购人员在采购过程中要做到货比三家，价格合理。采购物资必须严格按照采购计划列出的规格、型号、数量、材质等要求购买。5.2、采购人员必须做到洁身自爱，在采购过程中不准向经销商索取回扣、好处费等，更不允许以次充好或提高价格来谋取私利。公司将不定期在供货商中走访、调查以监督采购人员的采购过程，一旦发现采购人员有上述行为，公司将视情节处以2到10倍的罚款。情节严重者，公司将追究相关法律责任。 5.3、对于供货商主动提供给采购人员的，例如现金、礼品等，采购人员应主动向公司说明，在不影响公司利益的情况下，公司相关部门会