业务管理办法.doc

业务管理办法一、合同签订：1、公司合同的签订应符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，防范和降低因合同的签订给我司带来的风险，确保合同的顺利履行，维护我司的合法权益为目的。 2、采购合同的拟定：公司市场营销部应根据市场价格横向比较中油燃料油西北销售公司、*销售公司、*有限公司三家的*销售价格、供应能力及售后服务等情况，选择其中一家公司与之拟定采购合同内容。3、销售合同的拟定：1）与中标工程的施工单位拟定销售合同，公司市场营销部应根据招投标文件中相关合同条款的要求，本着公司利益最大化的原则，拟定销售合同内容。2）与各公路总段及其下属单位拟定*销售合同，公司市场营销部与合同对方拟定合同内容。4、采购合同与销售合同的草拟应根据公司合同管理办法填写，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、主管副总经理审核、总经理审批后方能订立正式合同，补充变更程序亦同。5、合同正式签订后，合同文本及合同审批表除由市场营销部业务统计人员负责保管一份外，还需交存资产财务部及市场营销部负责人分别备案。二、采购：1、依据采购合同，由市场营销部负责填写请款单，经公司总经理、业务主管领导、资产财务部负责人、市场营销部负责人核准后，方可向采购单位支付货款。 2、由市场营销部填写发货通知单，经公司总经理、业务主管领导核准后，到采购单位换取提货单。3、市场营销部应将提货单复印后交由资产财务部、业务统计做进库手续，并留存备案。三、发货：1、提货单交发货岗位业务员去库区办理提货发运手续。2、发货岗位业务员根据收货岗位业务员的提货通知，组织车辆并协调库区配送，发货完毕后，应及时向收货岗位业务员通报发货详细信息，并了解第二天需求信息，以便及早协调安排第二天发货事宜。3、装车完毕后，发货岗位业务员、承运单位负责人应首先在采购单位开具的出库单上签字确认，并妥善保管留存我司开具的单据，以便日后交于业务统计人员做进出库统计。其次检查铅封是否合格，铅封不合格车辆不得出库。最后开具我司发运单，发运单上应详细注明销售单位名称、型号、数量、承运车号、开票时间等明确信息,由发货岗位业务员、承运人、承运司机三方签字后，方可作为交货凭证。4、发运单有5联组成，第1联“存根联”由发货岗位业务员保管以便日后核对。第3联“财务联”、第4联“统计联”需经施工单位签字确认交货数量后由收货岗位人员交由业务统计员做出库统计表，再将第3联转至资产财务部保管。第2联“结算联”由施工单位保管。第5联“司机联”作为结算运费凭证由司机保管。发运单需有发货业务员、承运人、司机，收货岗位业务人员四方签字，施工单位确认数量并加盖单位印鉴方可有效。5、发货岗位业务员每天应将当天所发车次、数量依据销售单位不同分别登记台帐，并及时与收获岗位业务人员核对。应将所有单据装订成册，妥善保管。待日后交由业务统计人员作进出库票据。6、发货岗位业务员应详细了解承运单位的车辆状况，记录所有运输车辆司机及承运人移动电话号码，以便联系车辆及动态监控运输状况。四、现场业务职责1、收货岗位业务员应提前一天向施工单位了解第二天需求信息，并及时向发货岗位业务员通报，以便其提前组织车辆，协调装油等事宜。同时确认当天发货的数量、车次、车号，避免出现数量不符或卸错工地等现象。2、在*过程中收货岗位业务员必须在场协调监督卸油全过程，待施工单位确认数量加盖印鉴后,在发运单签字并及时收回发运单第3、4联，登记台帐后装订成册，妥善保管。3、收货岗位业务员在平时协调过程中，除了协调处理好与施工单位材料部门的关系外，还需加强与工地实验室的联系。4、解决磅差问题时，收货岗位业务员首先应分析产生磅差的原因，再采取相应灵活的工作方法，当磅差比较大，很难协调时应会同施工单位、运输司机等利益关切方采取第三方校磅的方法解决。5、收货岗位业务员在配送工作开始前，应先期考察施工单位卸油环境及流程，并提出合理的、可靠的意见。如建议施工单位尽量避免夜间卸*，高峰期如需夜间卸油时应增加监管人员。拌合场内一次只准一辆车继续卸油工作，待其卸完出皮后，方可放行下一辆，其余车辆不得进厂卸油，避免个别司机利用混乱采取偷梁换柱的方法偷盗。6、收货岗位业务员应按合同要求定期与施工单位核对*数量，由施工单位出具*计量单，并督促施工单位及时支付*货款。五、退货手续的办理一、退运货物的范围*运输车辆出库以后，由于下列原因之一，可以由施工现场驻地业务员向公司申请办理退运手续：1、首先运输车辆经施工单位现场实验室工作人员检查铅封完好；其次施工现场实验室、项目中心实验室均检测指标不合格；最后公司驻地业务员提取样品，送至甘肃省交通科学研究所有限公司经行检验确认质量指标确实存在缺陷。 2、货物的型号与供应合同的规定不符。二、退运应提交的单证1、发运单原件（公司驻地业务员应在发运单上签字并注明退货原因）；2、退运协议及情况说明；3、因质量不合格退运，应提交施工现场实验室、项目中心实验室、甘肃省交通科学研究所有限公司出具的检测报告4、其他必要时需提供的单证（运输车辆铅封完好证明等）在退货情况范围内、单证齐全，证明情况属实的情况下，与施工单位协商且达成书面退运协议，申请办理退运。六、票据管理与结算：1、供应完毕后，发货岗位与收货岗位业务员应将所有与项目有关的票据交存业务统计员，由其做发运统计表并按财务要求送报资产财务部，资产财务部应根据发运统计表向采购单位索要进项发票。2、货款全部结算后，经主管领导、市场营销部负责人同意，业务主办负责填写发票审批表，报送资产财务部审核，公司总经理批准后，方可交由资产财务部开具发票。3、发票开具完毕后，业务主办应起草结算说明（一式四份），详细说明票据组成及货