采购入库作业规范.doc

精致EXACTSUBJECT 主 题采购入库作业规范EFFECTIVE DATE生效日期 2003.7.1NO.编 号 E-RDW-02REVISION修订版次 00PAGE第 4 页共 4 页1、 目的为使本公司采购作业有所依循，物料有所控制，达到提供适质、适量的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求条件。2、 适用范围适用于本公司原物料、生产辅料、仪器设备、办公用品等有形物之采购及承运、外包加工等劳务管理。3、 权责3.1 仓库管理人员：、负责物料之管理；、生产物料的短缺数量统计与请购；、物料出入库的管理。3.2 采购人员：负责各种请购物料的购买，与采购成本、采购品质的控制。3.3 营销部：负责客户提供物料的收取与入库作业。3.4 品管人员：负责采购物料的品质检验与品质判定。3.5 研发部：负责新物料的品质认定、新厂商开发能力的评审。3.6 部门主管/经理：负责相关采购申请单的审核、批准。3.7 总经理：负责相关的采购申请的批准。4、 作业流程见附件15、 采购物料分类5.1 生产物料是指：凡用于本公司产品生产的原物料、各种辅料，及其生产中需用到的各种工具等等。5.2 非生产物料是指：办公用品、生活辅助用品、基础设施等。6、 需求确认：6.1 生产单位：负责确认在本单位所需的生产用物料之数量、需求日期、规格型号等，并及时反馈给仓库管理人员。6.2 仓库管理人员：、负责根据公司对相关物制订的安全库存量，及时确认新的需求量。、对生产单位反馈来的物料需求，通过对库存量的对比，确认该物料的新的需求量。6.3 生产计划人员：负责业务整批订单之物料的需求确认。6.4 非生产物料需求的确认由相关使用部门单独或共同确认。7、 开采购申请单7.1 对于6.2所确认的物料需求，则由仓库管理人员开立采购申请单。7.2 对于6.3所确认的物料需求，则由生产计划人员开立采购申请单。7.3 对非生产物料，在确认好需求后由物料使用部门开立采购申请单。但办公用品亦可由行政人员统计公司总需求后，集中请购，集中购买。7.4 在采购申请单填写过程中，必须尽可能填写完善，特别是：物料名称、规格要求、数量等，如有厂商、品牌要求也应一一填写清楚。如是紧急物料，也应在采购申请单中进行注明。7.5 采购申请单填写完毕后，应及时交相应的部门经理或授权主管进行审核。如果采购金额单笔金额大于3000元人民币，或单份采购申请单金额超过5000元人民币，在相应的部门经理或授权主管审核后，再由总经理核准。7.6 经过审核、批准后的采购申请单，一联交由采购人员，作为物料采购依据，第二联由采购申请单位保存，以备查对。8、 物料采购：8.1 一般物料由公司采购人员负责办理。对于生产物料或设备等，亦可由生产部相关人员协助完成采购作业。8.2 对于重要材料及物件的采购，可以由总经理直接与供应商或代理商仪价。专案用料，必要时由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。8.3 采购人员必须及时、准确地完成相关的采购作业。如果在采购作业中，因为发生了采购交期不能满足申请要求，必须及时与申请单位进行通报。以备申请单位进行相应相应调整。8.4 在采购作业中，如果采购人员对规格型号或其它技术方面的因素无法单独完成采购作业时。可以要求申请人或相关技术人员协同采购。8.5 对于特殊物料如：新型IC、模块等，一般均应先由采购送样至研发部进行品质确认OK后，方可大批进行下单采购。9、 采购入库9.1 零星采购入库9.1.1 凡不是由供应商直接送货至公司之采购行为，均为零星采购行为。9.1.2 采购完成后，采购人员应及时完整、正确填写入库单，交由仓库管理人员。9.1.3 仓库管理人员依据入库单内容进行点收物料。对于生产用需要进行品质检验者，则通知品管人员进行品质检验。对于无需品质检验或免检物料，则直接点收入库。9.1.4 品质检验不合格之物料，则品管人员需在物料上进行标识。再由仓库管理人员通知采购人员进行退货处理。9.2 批量采购入库9.2.1 凡由供应商直接送货至公司之采购行为均视为批量采购。9.2.2 物料进厂后，仓库管理人员即依供应商送货人员之“送货单”及公司采购人员下达的“采购合同”或送货通知单，核对物料名称、规格并清点数量。且将到货日期及实收数量填于“入库单”。9.3 入库单填写必须正确。其中对入库说明、物料属性及供应商名称，也应如实认真填写。入库单之形式及流程依该单下之备注进行。9.4 办公用品及其它非生产物品的采购入库。9.4.1 采购完成后由采购申请人、物品使用者或品管人员进行验收。验收合格后，即可投入使用；如验收不合格，则交由采购人员进行退货、换货处理。9.4.2 如果暂时使用不完的物品，则交由行政助理，统一管理与调配使用。10、 异常处理。10.1 超交处理：交货数量超过送货单，或装箱单时，应予以退回。如属于买卖惯例者，则应如实按来料数量进行填写入库单进行入库。并在备注样中注明。10.2 短料处理：交货数量少于送货单或装箱单时，应立即通知采购人员，然后由采购人员确定是否进行补购、或要求供应商补交。同时仓库管理人员应按实数进行收料。并在备注样中注明。10.3 急用物料：如果是紧急物料，当物料到公司时，可由采购直接通知仓库、品管、使用人员现场收料。对于免检物料，可以直接送使用部门投入使用。但必须在24小时内，向仓库补填入库单，但必须同时向仓库提交使用人员填写的领料单方可确认出入库。10.4 不合格退货处理：如果在入库前确认需要退货的，由仓库管理人员通知采购人员进行退货。仓库管理人员应填写退货清单交部门经理批核后，一份交采购人员，一份交财务人员，一份随货同行，一份留存。并且严格以此清进行相关包装，以备退货。11、 采购报销与付款11.1 零星采购报销：11.1.1 当采购物料经检验合格入库后，采购人员将物料发票、入库单收料数量进行确认。然后填写费用报销单，并将物料发票、入库单采购联作为报销附件。经财务单据审核、总经理核准后，方可报销付款。11.1.2 短交补料时，应依实收数量进行报销。超交物料，如属于买卖惯例者，则依发票金额付款，否则，需经采购经理或总经理批准方可依实收金额付款。11.2 批量采购报销：11.2.1 如与供应商形成批量采购的合作方式，原则上采购人员应与供应商签订“批量定货合同”，并将合同正本交公司财务备存；11.2.2 供货关系产生后，根据合同约定的结算周期，由采购人现客户进行交货进行对帐。然后，供应商直接凭双方签字认可的“对帐单”至公司财务部门结算货款。或者，由公司采购将双方签字认可的“对帐单”交至公司财务部