佛山市禅城区中小学档案分类编号办法.doc

佛山市禅城区中小学档案分类编号办法 为了适应学校档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现分类、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进学校档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为学校管理和教育教学工作服务，根据国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范和广东省档案局、省教育厅印发的广东省中小学校档案管理工作规范（粤档发200329号文）的要求，结合学校的实际情况，特制定本办法。 一、主体内容和适用范围 本分类办法规定了学校档案分类的依据、原则、分类方法及类目设置、编号办法。适用于学校各项工作中形成的各门类档案的分类及编号。 二、引用办法 本分类办法是根据广东省档案局关于印发广东省机关档案分类办法的通知（粤档发199222号）和佛山市禅城区学校档案分类办法的标准要求，结合学校的实际情况而制订。 三、分类原则 （一）学校档案的分类，是以学校所形成的全部档案为对象，依据学校的教育、教学职能，结合档案的内容和载体形式特点，便于科学管理和开发利用为原则。 （二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 （三）本办法适用于学校档案进行实体分类、组卷和排架管理，有类设类、无类空类。 四、类别设置学校在各项活动中形成的全部档案，按其性质，载体分为八大类，具体为：（一）党政工团档案 代字A（二）基建档案代字B（三）设备、仪器档案代字C（四）会计档案代字D（五）已故人员档案 代字E（六）特殊载体档案代字F（七）教育、教学档案代字G（八）科研档案 代字H 五、分类方法 A、党政工团档案，按年度保管期限问题时间按“件”排列，前后保持一致，不可任意改动。 B、基建档案，不设一级属类，按建筑工程项目给予项目代号，然后在每一项目代号下排列案卷。 C、设备、仪器档案，按设备、仪器的种类给予种类代号，然后在每一种类下排列案卷。D、会计档案，根据其不同类型设置4个一级属类，D1为财务报告、D2为账薄、D3为凭证、D4为其他。 E、已故人员档案，不设一级属类，按已故时间先后顺序排列案卷。 F、特殊载体档案的一级属类，按照片（代号F1）、底片（代号F2）、录音带（代号F3）、录像带（代号F4）、幻灯片（代号F5）、光盘(代号F6)、实物档案 (代号F7) 设置。照片档案根据学校的实际情况，按年度排列。实物档案，按奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品形成时间先后排列案卷。 G、教育、教学档案，按学年度问题设置一级属类，一级属类下按保管期限问题时间按“件”排列。G1为教育档案、G2为教学档案、G3为教师业务档案、G4为学生档案。 H、科研档案，按年度科研项目立项排列案卷。 六、编号办法1、党政工团档案的编号，其编号结构模式由“大类代字年度+保管期限代号件号”组成。其中保管期限代号：永久（代号为“1”），长期（代号为“2”），短期（代号为“3”）。 例： A200411 件号 保管期限代号 年度 大类代字 2、基建档案的编号，其结构模式由“大类代字项目代号案卷顺序号”组成。 例： B 1 - 1 案卷顺序号 项目代号 大类代字 3、设备、仪器档案的编号，其结构模式由“大类代字种类代号案卷顺序号”。 例： C 1 1 案卷顺序号 种类代号 大类代字 4、会计档案的编号，其结构模式由“大类代字属类代号目录号案卷顺序号。 例： D 111 - 1 案卷顺序号 目录号 二级属类代号 一级属类代号大类代字 5、已故人员档案的编号，其结构模式由“大类代字案卷顺序号”组成。 例： E - 1 案卷顺序号 大类代字6、（1）照片档案的编号，其结构模式由“大类代字一级属类代号册号张号”组成。 例： F 1 - 1 1 张号 册号 一级属类代号大类代字（2）荣誉实物档案的编号，其结构模式由“大类代字一级属类代号年度件号”组成。 F 7 - 2004 - 1 件号 年度 一级属类代号大类代字 7、教育、教学档案的编号，其结构模式由“大类代字+一级属类代号学年保管期限代号件号”组成。 例： G 1200411 件号 保管期限代号学年一级属类代号 大类代字 8、科研档案的编号，其结构模式由“大类代字项目号案卷顺序号”组成。 例： H 1 - 1 案卷顺序号项目号 大类代字七、本分类办法由区教育局办公室负责解释。八、本办法自印发之日起试行。 佛山市禅城区中小学档案分类表A 党政工团党务工作上级党委来文和会议文件本校党总支的工作计划、总结及指示、决定等文件总支大会纪录、领导同志重要讲话等党员名册、统计报表、组织关系材料、党费、党员奖惩等有关材料组织建设、宣传教育、纪检监察等有关材料校务工作上级政府、教育机关来文和会议文件校务工作会议记录及领导重要讲话、学校各类申请、报告、学校工作计划、规划、总结、规章制度、校长任期目标、述职报告、各项重大改革等。学校行事历、校史材料、校庆材料、学校出版的刊物及各报刊发表的有关学校的材料等学校编制、机构设置、教职工名册、干部任免、工资、职称、教职工奖惩、离退休等文件材料学校学年度自评材料、督导、评估有关材料社会调查材料教师政治业务学习材料普九、普高等各类数据统计、校产统计工会工作上级工会的来文工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结，表彰工会先进集体、个人材料及名单，工会委员、工会会员名册、登记表、会议记录、经费等材料教代会通知、代表名单、报告、计划、总结、活动记录等校务公开规章制度、组织机构、考核总结、开展情况记录等团队、学生会工作教师团支部、团委、少先队、学生会、青年党校的机构、工作计划、总结、会议记录、大型活动的方案等B 基建档案B1B2 B3C 设备、仪器档案C1C2D 会计档案D1 财务报告D1.1 年报表D1.2 月、季报表D2 账薄D2.1 现金账及银行存款账D2.2 总账、明细分类账D3 凭证D4 其他（会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册）E 已故人员档案（按已故时间先后顺序排列）F 特殊载体档案F1 照片（按照片组时间先后顺序排列）F2 底片F3 录音带 F4 录像带 F5 幻灯片F6 计算机光盘 F7 实物奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品G 教育教学档案G1 教育档案学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等组织的机构、计划、总结、记录、国旗下讲话等材料学生心理健康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加劳动教育和社会实践等的材料（含学校的计划、措施、总结）级组长、班主任工作等材料（含计划、总结）G2 教学档案学校、各科组工作材料（含计划、总结）历年各学科期末试题 各次测试试卷分析、各科成绩统计表教职工分工表、课程表、教学计划表、时间表毕业生中考上线、录取情况和高考上线、录取情况，中考、高考模拟考、毕业考、会考成绩统计等教学质量评测上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的重要文件，校长兼（听）课、活动课程落实、教学常规管理、学生减负、体卫等工作的安排、记录、总结、分析、制度、措施G3 教师业务档案课题研究实施方案、课堂教学典型教案、公开课评价记录及教研活动、教学经验、教师个人（含计划、总结）、教育教学研究论文等有关材料教师业务进修、培训和业务考试成绩。教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、评教情况登记教师先进事迹、经验材料、报刊有关教师个人的报道G4 学生档案学生名册、学生学籍册学生成绩册转学、休学、肄学材料、历届学生毕业验证呈报表、三好学生、优秀干部名单、市级以上审批表、学生先进事迹材料、处分材料学生保健及体检情况H 科研档案（按项目及时间的先后排列大流水号）科研课题项目（教学科研计划、课题立项申报材料）佛山市禅城区中小学党、政、工、团档案保管期限表党务工作： 序号 归档文件材料 保管期限1 上级来文和会议文件（1） 针对本校重要的 永久 一般的 长期（2） 指导工作的 短期2 党总支的工作计划、报告、总结、指示、 永久决定、意见建议等文件3 总支大会记录、领导同志重要讲话稿及参 永久加上级召开会议发言稿4 党员名册、统计报表 永久组织关系材料、党员奖惩等有关材料 长期党费收款存根 短期 5 组织建设、宣传教育、纪检监察等有关材料 （1）支部建立、发展、换届、选举、 永久分工、请示、批复、通知等； （2）支部活动记录； 永久 （3）党员干部的任免； 永久 （4）关于吸收新党员、预备党员转正或 长期取消资格、党员退党的有关文件材 料； （5）党风建设、组织规章制度等材料； 长期 （6）党员个人评议材料； 短期 6 各民主党派的材料 长期校务工作： 序号归档文件材料保管期限1上级政府、教育机关来文和会议文件（1）针对本学校重要的；（2）普发性需要执行的；长期短期2校务工作会议记录（行政会议记录、各类重要座谈会议）、本校各类申请、报告、学校及各部门工作计划、规划、总结、规章制度、各类领导讲话、校长任期目标、述职报告、各项重大改革等永久3学校行事历、大事记、校史材料、校庆材料、学校出版的刊物及各报刊发表的有关学校的材料等永久4学校编制、机构设置、干部任免、教职工名册、工资、职称、教职工奖惩、离退休等文件材料。（1）关于机构编制规划、教职工调配、计划报告及批复等；（2）关于校内机构设置、变动的请示、报告、决定及批复等；（3）有关本校综合和重要的人事统计报表；（4）本校中层以上干部名册、教职工名册；（5）本校班子成员的任免、调动的报告、决定、批复、通知等；（6）教职工转正定级、调资、晋级、招工、调动、退职、离职和出国等材料；（7）教职工获光荣称号与事迹材料，表彰和奖励的先进集体、先进教职工的材料省级以上的（含省级）永久保存。处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料影响大、问题严重的永久保存（8）教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复、年度考核；（9）离退休教职工材料。具体到人重要的永久，其他长期永久永久永久永久永久长期长期长期长期永久长期5学校学年度自评材料、督导、评估有关材料。永久6社会调查材料。长期7教师政治业务学习材料。（1）师资培养、管理工作计划、规定、总结；（2）教师进修计划、安排、总结，教工政治学习记录。（3）一般的永久长期短期8普九、普高等各类数据统计永久9校产统计永久 工会工作：序号归档文件材料保管期限1上级工会的来文。（1）针对学校工作的（2）指导工作的长期短期2（1） 工会工作计划、报告、决定、重要通知、会议记录、总结（2） 表彰工会先进集体、个人材料及名单，工会委员、工会会员名册、登记表、经费等材料。永久长期3教代会通知、议程、代表名单、报告、计划、总结、活动记录等材料。永久4校务公开规章制度、组织机构、考核总结、开展情况记录等材料长期 团队、学生会工作：序号归档文件材料保管期限1教师团支部、团委、少先队、学生会、青年党校的机构、工作计划、总结、会议记录、大型活动的方案等。（1）上级有关本校团队工作的指示、决定、批复等文件；（2）团、少先队、学生会的机构设置；（3）团队组织发展状况、团队干部任免、干部名册；（4）表彰和奖励先进团支部、大队、优秀团员、少先队员材料，处分团员、少先队员的材料及复查材料；（5）团组织、少先队、学生会的工作计划、报告、总结、会议记录、大型活动方案及记录；（6）本校团代会、学代会文件材料（全套）。（7）一般的长期长期长期长期永久永久短期佛山市禅城区中小学基建档案保管期限表顺序号 归档文件材料 保管期限一 可行性研究、任务书 1、 项目建议书及批复 永久2、 可行性研究报告 永久3、 项目评估 永久4、 环境预测、调查报告 永久5、 设计任务书、计划任务书 永久二 设计基础材料1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察 永久报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 2、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重 永久要设备安装测量定位、观测记录 3、水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久三 设计文件1、初步设计 永久2、技术设计 永久3、施工图设计 短期4、技术秘密材料、专利文件 永久5、设计计算书 长期6、关键技术试验 永久7、总体规划设计 永久8、设计评价、鉴定及审批 永久四 工程管理文件1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久2、承发包合同、协议书招标、投标、租赁文件 永久3、施工执照 永久4、环保、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书 永久五 施工文件1、 土建施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工工艺 长期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期（4）建筑材料试验报告 长期（5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核 永久定审批 （6）施工定位测量、地质勘察 永久（7）土、岩试验报告、基础处理基础工程施工图 永久（8）施工记录、日记、大事记 长期（9）隐蔽工程验收记录 永久（10）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事故处理报告 永久（11）分项分部、单位工程质量检查、评定 永久 （12）交工验收记录证明 长期（13）施工总结、技术总结 长期（14）竣工报告、竣工验收报告 永久2、设备及管线安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸 短期会审纪要 （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术 长期措施 （3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、 长期设备代用审批 （4）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期（5）隐藏工程检查验收记录 长期（6）强度、密闭性试验报告 长期（7）设备调试记录 短期（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故 长期处理报告 （9）系统调试、试验记录 长期（10）管线清洗、通水、消毒记录 短期（11）管线标高、位置、坡度测量 长期（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期（13）竣工报告、竣工验收报告 长期3、电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图 短期纸会审 （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技 长期术措施 （3）设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、 长期设备代用审批 （4）调试、整定记录 长期（5）性能测试和校核 长期（6）施工安装记录、质量检查评定、事故处理 长期报告 （7）操作、联动试验 短期（8）电气装置交接记录 短期（9）中间交工验收记录、工程质量评定 长期（10）竣工报告、竣工验收报告 长期六 竣工文件1.项目竣工验收报告 永久2.全部竣工图 永久3.项目质量评审材料 永久4.工程现场声像材料 永久5.竣工验收会议决议文件 永久佛山市禅城区中小学仪器设备档案保管期限表序号归 档 文 件保管期限一外 购 设 备1外购设备的申请报告及批复合同、来往文件长期2外购设备的装箱但、单、技术证明书、合格证、使用说明书、安装资料、图纸等随机资料长期3设备安装使用说明书、操作规程、安装调试记录、性能测定记录、检修记录、事故分析及处理意见、结果、安装总结长期4修改图、设备维护使用规程、大修计划、设备报废鉴定单及处理去向说明、重大设备事故报告等。长期二引 进 设 备1引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸等长期2引进设备的装箱单、技术证明书、合格证、使用说明书、安装资料、图纸等随机资料长期3设备安装使用说明书、操作规程、安装调试记录、性能测定记录、检修记录、事故分析及处理意见、结果、安装总结长期4修改图、设备维护使用规程、大修计划、设备报废鉴定单及处理去向说明、重大设备事故报告等。长期佛山市禅城区中小学会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：凭证、记帐凭证和传票汇票总表二会计帐簿类1现金出纳帐、银行存款帐25年2税收、票证出纳证25年3总帐15年4日记帐15年5明细分类、分户帐或登记簿15年6行政单位和事业单位固定资产明细帐（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类1行政单位和事业单位决算税收年报（决算）永久2行政单位和事业单位会计月季度报表5年所属单位报送的保管2年四其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行对帐单5年佛山市禅城区中小学特殊载体档案保管期限表照片：序号归档文件材料保管期限1学校概况长期2来访与交流：（1）上级领导视察；（2）外事活动；（3）重要来访与交流。长期长期长期34文体艺术活动（一般的短期保存）德育、教学教研活动、学生尖子长期长期5历届学生毕业照长期底片（长期）录音带:序号归档文件材料保管期限1本校录制的语文录音带。长期2本校录制的英语录音带。长期3本校录制的其它录音带。长期录像带：序号归档文件材料保管期限1自摄形成录像带。（1）上级领导来校视察、检查工作的录像；（2）本校重要会议、活动的录像。长期长期幻灯片（长期）计算机磁盘、光盘：序号归档文件材料保管期限1本校设计软件。（一般的短期保存）长期奖旗、奖状、证书、奖杯、奖牌、纪念品(长期)佛山市禅城区中小学教育教学档案保管期限表教育档案：序号归档文件材料保管期限12学校德育、家长学校、共建文明单位、关工委等的机构的计划、总结、记录、国旗下的讲话等材料。（1）学校每学期德育工作计划、总结、专题经验总结、德育科研材料；（2）学校对学科教学中德育渗透要求、各年级及学科德育渗透计划、德育渗透情况总结；（3）校内德育领导小组成员名单、家长委员会委员名单及分工、学校与共建单位签订的协议书；（4）学校德育领导小组、班主任、家长委员会、共建单位的会议记录、活动情况记录；（5）学校与社区共建活动开展的有关材料；（6）家长学校领导小组成员名单及分工、工作计划、教材、上课讲稿、家长教子经验、开展家长工作的经验及总结；（7）关心下一代工作委员会的有关材料；（8）共建文明学校的有关材料；（9）国旗下的讲话稿。（10）其他一般性活动形成的材料学生心理健康、学生操行评定、后进生帮教、文明学生、文明班的评比、学生参加劳动教育和社会实践等的材料。（1）开展健康心理教育的计划、讲稿、活动记录、开展个别心理辅导的记录；（2）各班每学年学生操行评定情况，全校学生操行评定优良率统计；（3）学校对帮教后进生的措施、总结，全校后进生转化率统计，后进生档案；（4）文明学生及文明班评比的有关材料；（5）学校制定的劳动教育计划及具体安排，各班进行劳动教育的记录，学生参加劳动后写的体会，家长对学生参加家务劳动的评价，参加社会实践的有关材料。（6）其他一般性活动形成的材料长期长期长期长期长期长期长期长期长期短期长期长期长期短期长期短期3级长、班主任工作等材料（含计划、总结）（1）级长及班主任工作计划、工作总结班主任工作手册、学校召开级长、班主任会议记录，级长及班主任工作经验。长期教学档案：序号1