电子文件管理暂行办法(部分).doc

电子文件管理暂行办法(部分).txt32因为爱心，流浪的人们才能重返家园；因为爱心，疲惫的灵魂才能活力如初。渴望爱心，如同星光渴望彼此辉映；渴望爱心，如同世纪之歌渴望永远被唱下去。由于涉及秘密问题，我做了修改，望大家内部参考。*电子文件及电子档案管理暂行办法第一章 总则 第一条为加强*电子文件和电子档案的管理，根据国家档案局电子文件与电子档案管理规定、 GB/T17678. 11999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件归档与档案管理和*档案工作规定制定本办法。 第二条 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上，并可在网络上传递的数字代码序列。 第三条 电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明。第二章 电子文件和电子档案管理原则第四条*电子档案是*档案的重要组成部分，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。 第五条 *企事业单位档案部门是电子档案的归口管理部门，必须对电子文件的形成、积累、整理、归档及电子档案实行全过程管理。电子文件形成部门要予以协助和支持。 第六条 电子文件形成部门是电子文件积累和归档的责任部门，单位档案部门行使业务指导与监督职能。 第七条 单位档案部门负责电子档案的归档、整理、保管和提供利用工作。 第八条 具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一起归档，并保持其内容的一致性。 第九条 为保证电子档案的真实性、完整性和安全性，各单位从电子文件形成阶段起各个阶段都要严格控制，制定相关的管理制度。第三章 电子文件的形成、积累 第十条各单位应将电子文件的形成、积累、整理、归档工作纳入形成部门和有关人员的职责。电子文件形成部门从申请立项开始，应指定专人负责电子文件的积累工作。 第十一条 电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应符合有关规定。 第十二条 电子文件形成部门在积累过程中必须对电子文件进行分类整理、编目，按其形成规律排序存储。 第十三条 电子文件形成部门在积累时必须建立电子文件登记制度，按附表A进行登记。 第十四条 归档前电子文件形成部门应全面检查电子文件内容的完整、准确、系统和可读性，并添加说明文件，对电子文件的功能及支持软件、硬件、密钥或解密程序等进行说明。 第十五条 电子文件形成部门应将各类电子文件按归档要求及时向档案部门归档移交，不得私自留存。第四章 电子文件的收集与归档 第十六条电子文件的收集、归档范围 （一） 电子文件分为数据类电子文件和程序类电子文件。 1数据类电子文件是指由计算机应用程序产生或由数据采集系统获得的并可通过应用程序来识别的电子文件。其存在形式包括：文本文件、数据文件、声音文件、图形文件、图像文件、影像文件、超文本文件等。 2 程序类电子文件是指计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件。包括操作系统、语言处理系统、应用程序、控制程序及相关软件文档。 （二） 档案部门负责电子档案的收集工作。 （三）电子文件的归档范围 数据类电子文件的归档范围：参照*档案管理的有关规定执行。 程序类电子文件归档范围：执行程序、源代码及用户手册和使用说明书等相关软件文档。 第十七条 电子文件归档时间 （一） 数据类电子文件 1. 产品研制、工程设计电子文件在阶段任务结束后三个月内归档。 2. 试验数据电子文件应在试验结束后及时归档。 3. 科研课题电子文件应在课题评审、鉴定后及时归档。 4. 基本建设项目电子文件在工程竣工验收后及时归档。 5. 设备、仪器仪表电子文件在验收后及时归档。 6. 文书和财会等其它数据类电子文件按纸质文件的归档时间归档。 （二） 程序类电子文件在软件验收或鉴定后立即归档。 第十八条 电子文件归档方式 电子文件的归档可以采用物理归档和逻辑归档的方式进行。 （一） 物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程。 （二） 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 第十九条 电子文件归档要求 （一）对于程序类电子文件及重要的数据类电子文件必须实行物理归档。 （二）实行物理归档的要求 1把带有归档标识的电子文件集中制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时复制第三套，异地保存。对于加密电子文件则应解密后再完成归档工作。 2归档电子文件采用的载体类型顺序分别是：只读光盘、可擦写光盘、磁带等。避免使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 3将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表（登记表见附表B的表B1）。 4 归档电子文件的存储格式应符合要求，归档手续齐全。 5 归档的电子文件有压缩的，将压缩工具一并归档。 6 归档的电子文件如须加密，应将密钥或解密软件同时归档。 7 归档的电子文件载体应保持与软、硬件环境的兼容性。 8 归档的电子文件同时存在有相应的纸质或其它载体文件时，其内容要保持一致。 9归档的电子文件若需作“使用权限保护”应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附表D的表D1、表D2、表D3。 （三）实行逻辑归档必须具备的条件： 1系统必须包含电子文件的归档流程。 2. 保证归档电子文件的安全。 3. 保证档案部门对归档电子文件的控制权。 4档案部门具备对归档电子文件管理的设备和能力。 第二十条 电子文件的归档验收 （一）各单位档案部门要对归档的电子文件的可读性、完整性、准确性、真实性和系统性进行鉴定与检查，确认电子文件信息内容、源数据和背景信息。 （二） 对归档的电子文件的保存价值进行鉴定，并确定密级和保管期限。 （三） 采用物理归档的电子文件的载体符合归档要求，无物理损伤；包装完整，标识内容填写准确齐全。 （四） 归档的电子文件无病毒。 （五） 归档的电子文件能够在指定的计算机软、硬件平台上准确读出或正常运行。 （六） 归档的电子文件经验收合格后，将验收结论填写在“电子档案接收检验登记表”上（登记表见附表E）。 （七） 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严格控制，验收后填写计算机软件产品登记表（登记表见附表F）。第五章 电子档案的管理 第二十一条电子档案的整理 （一） 档案部门对归档的电子档案的整理须反映电子档案的形成规律。 1产品型号、研究课题类电子文件以产品型号、研究课题为单元按电子文件类别分别整理。 2图形、图像电子文件按产品的隶属关系或分类编号顺序进行整理；建设项目类电子文件按设计、施工、竣工、维护等时间顺序进行整理。 3文本文件按文字及表格、软件说明等属类进行整理。 4数据类电子文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。 5程序文件按形成时间顺序排列。 （二） 电子档案要建立索引目录，存储载体有标识。载体外包装上要有标识，标识内容为：编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台信息（见附表C）。 （三） 档案部门将整理后的电子档案建立机读目录数据库，其著录项目参照HB6381*档案著录细则。电子档案与纸质档案同时并存时，标注电子档案与纸质档案的互见号。 第二十二条 电子档案的保管 （一） 电子档案的保存与安全 1逻辑归档的电子档案，要采用可靠方法对电子档案内容进行备份。 2电子档案更改后，应在原归档载体上做好更改标记，保留原版次，填写更改记录（见附表B的表B3）。 3对已审批为“使用权限保护”的电子档案项目，应在台账、目录、载体上标识。要严格执行电子档案的“使用权限保护”和密钥管理规定。 4电子档案保存条件除应符合纸质档案的一般要求外，还应具备： 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。 环境温度为1424，相对湿度为45%60%。 存放在防磁环境之中，同时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。 （二） 电子档案的检测与维护 1档案部门每年对电子档案进行随机抽样检测，抽检率不得低于20%。要保证检测的电子档案在指定的环境平台上正常运行与准确读出，发现问题及时补救，保持抽样合格率100%。抽查结果要进行登记（见附表B的表B4）。 2电子档案所依赖的软、硬件环境发生改变需对其进行迁移时，档案管理人员要参与并进行登记（见附表B的表B5）。 3电子档案的存储载体应视情况进行拷贝，原载体应同时保留三年。 第二十三条 电子档案的统计 档案部门按年度对电子档案的接收、更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目及时上报。第六章 电子档案的利用 第二十四条建立电子档案利用制度，确保电子档案的正常利用和安全。 第二十五条 各单位要依据安全保密要求划定电子档案利用者权限。超越利用权限查阅电子档案须经部门主管领导审批。 第二十六条 电子档案的封存载体不得外借，只能以拷贝或网上传输的形式利用。未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子档案。 第二十七条 档案部门主管电子档案的信息资源开发工作，并负责电子文件的接收、分发和向外发送等调拨工作。 第二十八条 电子档案的安全保密 （一）电子档案以纸介质方式提供利用时，应严格执行纸介质档案安全保密制度。 （二）密级电子档案如在内部网络环境下提供利用时，档案管理系统与内部园区网之间必须设置防火墙。安全级别至少应达到四级（防火墙、网络控制、数据库控制、应用程序控制）。 （三）在网际传送电子档案信息时，应考虑信息的加密和防电磁泄漏。必须在相关部门的安全测试合格后，方可进行数据传输。 第二十九条 电子档案的利用必须严格执行保密和知识产权保护规定。第七章 电子档案鉴定与销毁 第三十条电子档案的鉴定与检测 （一） 鉴定已到保管期限的电子档案是否还有保存价值。 （二） 检测电子档案能否在指定的环境平台上正确读出。 （三） 检测存贮电子档案的载体和软、硬件平台技术条件的一致性。 （四） 根据鉴定和检测结果写出鉴定报告，为采取处理措施提供依据。 第三十一条 电子档案的销毁 （一） 根据档案保管期限表和鉴定报告，对已失去保存价值的电子档案，经单位档案鉴定委员会审批后按程序销毁。 （二） 电子档案在销毁过程中，应对存储过档案信息的载体进行彻底销毁。对网络中传递的档案信息进行彻底清除。 （三） 经鉴定含有被销毁电子档案的载体上的其余信息应重新打包、制作存贮单位，在相应的电子档案登记表上作销毁标记