采购订单运作流程.doc

*有限公司三层管理文件采购订单运作流程文件编号版本号修订号1. 目的 规范采购订单的编制、审批、执行、管理过程.确保生产计划顺利进行.2. 适用范围2.1.采购部2.2.计划部 2.3.财务部 2.4.研发部3. 工作职责 3.1.采购部按本流程执行原材料采购订单的编制、审批、执行、归档管理. 3.2.计划部依据生产指令和申购单编制原材料需求表. 3.3.财务部对材料成本进行监控以及对采购合同专用章进行管理.4. 运作流程 4.1.采购订单的编制 4.1.1.计划部依据生产指令结合原材料库存编制原材料需求表,提供给采购部作为编制采购订单的依据.研发用料由研发部提交经总工程师批准的申购单给计划部,由计划部统一编制原材料需求表. 4.1.2.采购部依据计划部原材料需求表,根据所需材料的型号规格、数量、交期等信息,从经过公司技术采购委员会核准的供应商名单中选择供应商. 4.1.3.采购订单必须明确包括产品名称、物料编码、规格型号、品牌、产品单位、数量、产品价格、税率、交货日期、交货地址、付款方式、包装运输、质量保证、违约处理等内容，并注明合理的联系方式.模板见“*有限公司订购合同”,模具类模板见“*有限公司模具合同”. 4.1.4.每张采购订单必须有唯一的编号,编号说明如下: PO/*.*.XXXX-2008订单编制年份订单流水号采购部部门代码 公司代码 采购订单代码 4.1.5.模具类合同编号同4.1.4,将采购订单代码改为MJ,表示模具合同代码. 4.2.采购订单的审批 4.2.1.采购订单根据要求编制完毕经采购部经理审核后,提交采购总监复核.采购总监复核采购订单包括但不限于以下内容:4.2.1.1.供应商的选择是否是经技术及采购委员会核准的合格供应商以及是否按照与供应商谈定的条件下单，包括价格、付款条件、交货方式等.4.2.1.2.是否按照计划部的“原材料需求表”确定的数量、型号规格、要求到货时间下单，有无超越权限下单.4.2.1.3.是否有不利于公司的商务条款.4.2.1.4.价格调整尤其是价格上升是否附有调价申请表、报价单等.4.2.2.采购订单经采购总监复核后,提交财务部复核.财务部成本会计基于成本角度审核采购订单，稽核是否有价格调整，并根据价格变动来调整产品的成本，对有异议的订单可返回采购部门. 4.2.3.订单合同经财务部复核后,由采购部填写“印章审批单”附订单合同分别提交采购总监和总经理(或经总经理授权的部门和代理人)进行印章审批单的审批和核准. 4.2.4.订单合同的印章审批单在总经理(或经总经理授权的部门和代理人)批准后,由财务部在订单合同上加盖“*有限公司合同专用章”并返还采购部. 4.3.采购订单的归档管理 4.3.1.盖章后的采购订单由公司前台负责传真至供应商,并对供应商进行电话确认是否收到采购订单传真. 4.3.2.采购部对供应商的采购订单回传进行沟通跟进,回传的采购订单必须有供应商合同专用章或公司公章.原则上回传要在一个工作日内完成. 4.3.3.收到供应商的采购订单回传后,由采购部将由双方盖章确认的合同复印一份提供给财务部存档.采购部除将采购订单原件与回传件合并存档外,电子档每周一次备份到公司服务器。 4.3.4.采购订单存档管理原则 4.3.4.1.采购订单要分类保存,保存分类的明细如下: 外协类:凡是半成品PCBA外协加工用的原材料采购订单归档保存于外协类订单. 装配类:凡是车间生产成品机器用除结构件外的原材料采购订单归档保存于装配类订单. 结构件类:凡是生产成品机器所需的机箱、散热器、螺丝等五金件原材料采购订单保存于结构件类订单. 生产辅料类:凡是生产成品机器所需的化学物品(三防漆、工业酒精、洗板水等)、热缩套管、扎线带等消耗品原材料采购订单保存于生产辅料类订单. 零星采购类:凡是购买生产设备、研发设备、生产工具等资产类采购订单保存于零星采购类订单，并注明资产划分类别（包括固定资产、低值易耗品） 模具类:凡是模具类的合同保存于模具类. 4.3.4.2.采购订单电子档按4.3.4.1分类原则保存. 4.3.5.对采购订单传真至供应商由于各种原因导致不能执行的,该订单的书面和电子档必须注明作废并正常存档.对已作废的采购订单,订单编号不能注销,依然有效. 4.3.6.采购部每月26-28日(结算日为每月25日)必须建立并提供当月的订单汇总明细表档案给财务部核查保存. 4.4.采购订单的审批权限 4.4.1.正常生产的物料单价如有变化,采购部必须填写“调价申请表”,单价变动在10%以内的由采购总监审核后,需分管领导总工程师批准.单价变动超过10%的需总经理批准. 4.4.2.总经理因出差不在岗位需审批印章审批单时,对采购订单金额在1000.00元以下的,由采购总监批准;对采购订单金额在1000.00元以上,5000.00元以下的,由总工程师批准;对采购订单金额超过5000.00元的,由总工