协会举办大活动流程.doc

数计学院社团联合会协会举办大活动流程协会部分一、前期准备：1、活动前一个月上交文件：（1）办公室：活动策划书、活动红头文件。【见附件1】（2）外联部：活动策划书（详写所需赞助）（3）宣传部：活动策划书、海报主题内容 【见附件2】2、活动前10天：（1）询问外联部赞助进度；（若有赞助奖品，可在活动通知上宣传）（2）各班通知活动并分发报名表，要求在3天内上交报名表并整理（3）活动现场工作人员的相关培训（4）向办公室借教室，以及预定其他器材（5）张贴活动海报和参赛名单（地点记得添上），通知各班活动时间和地点。（6）联系宣传部询问宣传进度及安排记者（7）联系评议部安排人员考评（8）奖状的打印及其盖章（联系办公室） 【见附件3】3、活动前1天：（1）确认活动地点、时间等等（2）确定活动当日所需物资是否到位、工作人员是否足够（3）确认活动所需外联、宣传、评议等部门人员名单二、活动进行时（1）活动至少提前一个小时到达现场并进行场地布置、工作人员佩戴工作证（2）确认选手、宣传部、评议部工作人员的到位情况（3）组织维护好整个活动现场秩序（4）颁奖拍照留恋等（5）整理场地三、活动后期（1）做好活动获奖名单的公示的文档，并发送至宣传部。限当日完成）【见附件4】（2）整理材料，2天内上交活动总结至办公室。各部门一、办公室（1）对协会上交的红头文件进行修改并发送至分管副理事。（2）红头文件下发至各个班级。（3）活动场地、相关物品（打气筒、工作证等）的借用。（4）活动后期工作总结的收取。二、外联部（1）对协会上交策划书赞助方面情况的了解、协商好。（2）联系商家、确定赞助事宜（务必签协议！）（3）横幅等的张贴（4）与商家合作事宜的履行三、宣传部（1）活动海报的制作、相关宣传（如：海报、电子横幅、微博、成功在线网站）（2）现场的拍照、新闻稿的书写（当日完成）！（3）活动获奖名单打印及张贴公示。（社联、年级宣传栏）（4）相关新闻稿件的呈送、后期活动海报四、评议部负责整个活动的跟踪考评、并作出相关量化考核及提出可行性意见。福建师范大学数学与计算机科学学院社团联合会闽师数计社联2012号标题（宋体 加粗 居中 三号）（空一行开始正文）正文（宋体 1.5倍行距 小四） 请大家注意正文的版面（注意首行缩进2字符、字间距标准、1.5倍行距、特别提醒时可加粗） 落款（小四）注意落款要一页的最下面（如下所示），不要放在半中间 共青团福建师范大学数学与计算机科学学院社团联合会 二一二年月日 （时间一律用中文）关键词： 团学工作 （注意此处需填写） 通知主 送：各年级团总支、各年级学生会，各团支部、班级（主、抄送对象各部门有不同的，注意修改）抄 送：院党委副书记，团委书记、各年级辅导员员附件2：海报主体内容：演辩协会新生辩论赛海报内容活动名称：数计学院2012级新生辩论赛活动主题：唇枪舌战、谁与争锋主办单位：数计学院学生社团联合会承办单位：数计学院演辩协会活动对象：学院2012级全体新生活动时间：10月20日（周六）活动地点：笃行1-301（未知的为待定）附件3：奖状模板（具体文字大小视奖状大小而调整） 奖 状_同学：在数学与计算机科学