工程项目管理制度.doc

公司档案管理制度 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司合同管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、合同管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、合同管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条 档案制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属于归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅项目内部经自留存。 3、归当的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，合同管理部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由工程管理部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报合同管理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，合同管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时 ，有合同管理部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交合同管理部档案室。部门需要使用可复印或复制，归档范围外地有个部门自行保管。第四条 档案保管制度1、公司合同管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编织分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条 档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期有档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代提卡，表明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交合同管理不统一保存。第七条本制度自公司经理会会议审核后即日起执行。印章管理制度第一条 目的 企业印章或公章，代表企业的权力、凭信和职责，是企业法人的象征。因此，凡是盖了企业印章的信函、文件合同等，就是有效的，也就决定了它的权威性和合法性。为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制定本管理制度。第二条 适用范围 本制度适用于总公司及其分（子）公司。 第三条 印章的刻制 1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由公司行政主管部门或子公司综合办公室开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。 2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 第四条 1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。 第五条 一、公司各类印章必须由专人保管。 1、公司公章、合同专用公章有公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由个部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报公司行政管理部门或子公司综合办备案。 2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印鉴使用签批单，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 4、印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。二、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。三、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。四、印章移交需办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。五、有下列情况，相关印章须停用：1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。六、印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章公司行政主管部门或子公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。第六条 印章的使用一、适用范围如下：1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属部门业务范围内的加盖部门章；3、凡属合同类的用合同专用章；4、凡属财务会计业务的用财务专用章。二、使用程序1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写印鉴使用签批单后方可用印，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。2、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件虚报印章管理部门备案。第七条 银行印鉴章管理一、印鉴章保管要求1、二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务负责人和会计个保管一枚印鉴章。2、上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。二、印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务负责人审核，同时报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门和综合办各出一人。三、印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务负责人审核，公司主要负责人批准，并进行登记。印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据）上，必须有本公司相关文件的规定，财务负责人批准后予以盖章。四、刻制印鉴章，须经财务负责人书面申请，公司主要部门负责人审核，报公司总经理办公室审批后，予以刻制。第八条 违纪处理一、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任。二、印章保管员应将印章使用签批单保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。第九条 附则二、公文处理办法第一章 总 则第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，现结合本公司工作实际，制定本办法。第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。 第二章 行文规则第三条 行文要注意实效，少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要简短。第四条 向上级机关行文，报送的公文应当主送一个上级机关；如需其他相关上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越级的上级机关。报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经公司董事长或总经理审定后，方可报送上级机关或上级领导人。第五条 向上级机关请示问题，应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及及公司其他部室业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。第三章公文处理程序第六条 公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、发文、拟办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校队、用印、发文、传递、立卷、归档、销毁等程序。第七条 收文办理 （一）签收。收文一律由办公室专职收发人员签收，按程序办理。除公司主要领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送领导个人，领导不受理未经专职收发人员签收的公文，有关领导和部门人员通过会议等渠道接受的公文，返回单位后，应及时送交办公室专职收发人员签收。 （二）登记。签收的公文，由专职人员逐渐拆封核查，分类登记。登记时，要注意区分急件和平件，注意区分办件、阅件、简报，避免该办的文件漏办。 （三）分发。对不需办理的阅件和简报。按其内容分别送有关领导和业务部门阅知。 （四）拟办。需要办理的公文，由办公室主任按领导分工或部室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文，由办公室复印后，直接交给有关部室办理，并提出办理时限，原件呈董事长（或总经理）阅示。对需要几个部室摘录提要后送有关领导批办。 （五）批办。办公室按照拟办意见及时将公文送公司有关领导批办。对需贯彻执行的文件，要批示贯彻执行的具体方案与意见，对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限，经公司领导批办过的公文，要在来文登记薄上注明批送某部室或分公司，并及时发送有关业务部室或分公司办理。 （六）承办。有关业务部室或分公司接到交办的公文，应抓紧办理，并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文按批示注明的时限办结。未注明时限的一般公文应在7日内办结，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在当天退回办公室并说明理由。 （七）催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室签收、登记后分办或送领导批办的公文，由办公室主任或专职人员催办。一般公文由办公室每半月催办一次，紧急公文要做到跟踪催办，重要公文及领导批示要限期办理的公文，应重点催办，并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录，并根据催办记录，每月通报一次公文办理情况。 （八）查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部室或分公司，办公室主任可直接登门查办，将查办结果予以通报。 第八条 发文办理（一）拟稿。应根据领导批示或口头指示，由承办部室或承办人负责撰拟文稿。重要文件应由部门经理或公司领导亲自起草，或列出提纲、论点，由熟悉情况的承办人拟写，以减少失误，争取时间。草拟公文应当做到： 1、 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。 2、 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 3、 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 4、 结构层次序数，第一层为“一” 、第二层为“（一）” 、第三层为“1”，第四层为“（1）” 。 5、 必须使用国家法定计量单位。 6、 用词用字准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（二）审核。拟文部室经理负责初审，办公室分管文秘工作的负责终审，并送呈董事长（或总经理）签发。文稿由撰稿人亲自送审，并说明拟文因由、依据、目的。在办理过程中的发文文稿应做到保密，不得交由他人或外单位人员送审、传阅。 审核的重点是：是否需要行文，有无行文依据，批件是否返还办公室，是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种格式等是否符合规定。 文稿送审过程中，拟稿人应当与核稿人保持联系，以便及时说明情况。对内容比较简单，文字修改不大的，可由办公室人员修改，对重要文件、急件或有重大问题要修改的，应同拟稿人共同研究修改。 对内容不成熟，在文字上又需要作大量修改的文稿，可合并或需分开行文的，办公室人员提出处理意见后，可退回拟稿科室。 经过终审的文稿，如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的，由拟文人员清稿后（并将原稿附后）再呈董事长（或总经理）签发。（三）签发 经会签、审核后的文稿，由董事长（或总经理）或授权分管经理签发。 审批公文，主批人应当签署明确意见，并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，董事长（或总经理）一般不接受和签收未经办公