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深圳市XXXX有限公司财务部管理手册（2009年）目 录第一章：财务部的设置及岗位责任体系3一、财务部机构职能3二、财务部机构设置3第二章：财务部岗位责任制度4 一、财务主管岗位说明书4 二、财务部会计岗位说明书6 三、财务部出纳岗位说明书8第三章：内部财务管理制度10一、一般规定10 二、资金的管理制度10 三、费用预算和报销的管理11四、技术部的财务管理17五、固定资产（无形资产）的管理制度18六、存货的管理18七、公司办公物品的采购管理19第四章：财务部月度基本工作21 一、账务的处理21 二、报税工作流程简述24 三、往来款项管理简述26第五章：附则28第六章：财务相关表单29一、费用预算申请及差异分析表29二、出差申请预算单30三、业务招待费申请单31四、申购单32五、出租车使用申请表33第一章：财务部的设置及岗位责任体系一、财务部机构职能财务部门作为公司的核心职能部门，主要承担以下职能：负责建立完整的帐簿管理体制和财务核算体系；负责会计核算的基础工作以及账务处理、税务申报；负责组织公司财务成本和利润计划的制定和实施；负责对各部门（办事处）资金使用计划审核和对使用情况实施监督，合理使用资金；负责往来结算户的随时清理、督促相关部门及时催收款；负责审核原始凭证，严格执行财务报销制度，做好费用归集；负责对公司经济活动进行财务分析，准确及时向决策者和有关人员提供真实、可靠的会计信息。二、财务部组织结构设置总经理财务主管会 计出 纳第二章：财务部岗位责任制度一、财务主管岗位说明书部 门：财务部岗位名称：财务主管直接上级：总经理下属岗位：会计、出纳职业发展：财务主管工作目的：作好参谋，避免风险、资产的保值增值；实现企业价值的最大化工作要点：1、负责领导本公司的会计人员办理会计事项，进行会计审核，正确计算和分配公司收益，协调和部门关系；2、负责各种报表的审核；3、编制和执行公司预算、财务收支计划、成本管理、拟定资金筹措方案和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；工作要求：良好的职业道德，对工作认真负责工作内容：1、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促各部门降低消耗，节约费用，提高经济效益；2、建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析；3、协助公司主要行政领导人对企业的生产经营及基本建设投资等做出决策，参与公司生产经营管理方案的制定和重大经济合同、经济协议的洽谈、审查、签订工作；4、审查公司财务收支计划、成本费用计划、财务专题报告和会计核算报表；5、审查涉及财务收支的业务有关费用、经济合同、经济协议和项目建议书；6、组织会计人员进行培训，支持会计人员依法行使职权；7、审查会计人员编制的各项凭证、账簿及报表；8、承办公司主要行政领导人交办的其它工作；9、编制公司的财务预算和收支计划；10、各类资料分类归档进行存放。衡量标准：1、对财务收支计划进行分析，并于每月写出书面分析意见和改进建议；2、各种财务报表必须真实，合法；3、每月检查会计工作，无错漏坏帐；4、对会计人员的考核必须出具书面结果；5、不折不扣完成公司的要求及任务；6、一切从公司利益出发，代表公司利益；7、从全局出发，协调采购、销售等各部门关系，平衡各方面的关系；8、活帐本，帐帐清，数数有；9、了解财务状况，及时发现隐患。综合素质：1、有良好的职业道德，保守企业秘密；2、有良好的沟通协调能力；3、能独立开展工作；4、工作细心、认真。二、会计岗位说明书部 门：财务部岗位名称：会计直接上级：财务主管下属岗位： 职业发展：财务主管管理权限：行使公司会计核算和有关财务监督权力工作目的：作好参谋，避免风险、资产的保值增值；实现企业价值的最大化工作要点：1、正确计算和处理会计工作，协调处理好各主面的帐务工作；2、负责各种税务报表；3、日常日常证帐务的审核；4、负责各部门的协调；5、负责实施财务收支计划，并对执行情况进行检查分析。工作要求：良好的职业道德，对工作认真负责工作内容：1、在财务主管的领导下，执行一切会计核算工作；2、负责全部记帐凭证的复核和检查，按权责发生制原则处理各期、各部门分摊费用、成本；妥善保管会计凭证、账簿、报表和其他档案资料，并对到期会计档案按规定手续报请销毁；3、负责签收出纳移交的全部收付款凭单，并进行复核和审查；4、负责审核公司及各办事处员工的费用申请、费用报销单据；按月追收各部门应交财务凭单；对收到的各项报表进行复核；5、负责按月核对往来帐户，及时处理已明确的差异数据；6、正确计算收入、费用、成本，正确计算和处理财务成果，具体负责编制公司月度、季度、年度会计报表和利润分配核算工作；7、负责销售增值税专用发票的管理；办理各项税务事项和相关部门的财务事项；8、负责按月审核公司员工工资，积极完成领导交办的其他工作。衡量标准：1、对外报表 及时报送（速度快，准确度高，不出差错、漏洞）；2、对内报表准确及时，分析有条理； 3、对内核算清楚、条理分明、帐目清晰；4、对所有会计资料妥善保管；5、每月30日前完成前月各类数据的核对工作（包括办事处）。综合素质：1、有良好的职业道德，保守企业秘密；2、有良好的沟通协调能力；3、能独立开展工作；4、工作细心、认真。三、出纳岗位说明书部 门：财务部岗位名称：出纳直接上级：财务主管下属岗位： 职业发展：财务主管管理权力：对不符合审批手续的支出有拒付的权力工作目的：作好本职工作，为公司节约成本工作要点：1、办理现金收付和银行结算工作；2、日常报销工作；3、保管库存现金和各种种票据。工作要求：良好的职业道德，对工作认真负责工作内容：1、办理现金支付工作和银行结算业务；2、日常登记帐目；3、保管库存现金和各种票据；4、支付报销单据，严格按归类费用报销的有关规定，办理现金收付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全；5、负责编制收付存移交表，按时向会计移交收支凭单；6、向领导汇报资金的使用情况；7、办理与客户之间的收汇结算工作，对购销业务以外的各种应收、暂付款项，要及时催收结算；应付、暂收款项，要抓紧清偿。如有备用金的，要核实备用金定额，及时办理领用和报销手续，加强管理。对预借的差旅费，要督促及时办理报销手续，收回余额，不得拖欠，不准挪用；8、核实人事部提供的薪金发放名册，按时发放公司职工的工资、奖金；9、积极完成领导交办的其他工作。衡量标准：1、各类应收的款项在报表传递到的十天内收齐；2、库存现金和各种票据无丢失现象；3、按计划支付供应商帐款；4、各种报表及时准确无错漏；5、根据现金使用计划有计划的报销一切应报之单据；6、从全局出发，协调采购、销售、等各部门关系，平衡各方面的关系工作内容。综合素质：1、有良好的职业道德，保守企业秘密2、有良好的沟通协调能力3、能独立开展工作4、工作细心、认真第三章：内部财务管理制度第一节 一般规定1、本公司所有资金、财产均属投资者所有，受到国家法律保护。禁止任何人以任何借口，不经过正当审批手续，非法调走或挪用资财，违者移交司法机关处理。2、公司在经济活动中所发生的资金收入和支出，统一由财务部负责办理，财务部是代表公司对外结算债权、债务的唯一机构。未经授权和委托，任何人无权处理有关资金收支的工作，任何越权行为都是无效的，并应对其所造成的后果负责任。3、财务部门会计与出纳岗位必须明确分工，各施其职，相互制约，即相互合作又相互监督。按照会计管帐不管钱，出纳管钱不管帐（指除现金、银行日记帐外的帐）的原则进行工作。每月终盘点现金，双方核对现金、存款帐目，并将存在问题向上级报告。) r5 4、凡是支付款项必须取得合法的、有效的单据，经手人应该在单据上签名、盖章、整理好单据，经有权审批的领导批准，会计人员核对无误并符合支付原则，方可办理报销支付款项，如手续不全，内容有错或可疑，财务人员有权拒绝付款。% t, _: M! b& d p! N5、为保障公司财产的安全不致流失，凡是公司的资产都应设置帐簿登记，由专人负责管理。会计与管理人员按情况规定月、季或年终盘点一次，并进行不定期财产清查。对于损坏、变质或短缺情况，由直接责任人（或使用人）提出报告，经批准方可办理报废注销手续。6: U2 X9 d# , % 8 G6、强化公司管理，公司与外界签订的一切经济合同，由财务部建立经济合同管理档案，派专人负责管理，严格按合同规定的权利义务执行，以维护公司的经济权益。第二节 资金的管理制度1、公司支付任何款项，必须凭合法的有效发票或有关收费凭证，并由经办人签名或盖章确认，注明付款理由，报总经理批准后，财务部审核签字后，方可办理支付款项业务。中国会计社区是国内最知名、最火爆的会计论坛.中国会计网2、凡属预付款项，由经办人提出书面申请，报部门主管批准后，连合同或有关文件一起交财务部审核，总经理签字后方可办理付款，但在该项业务完结时，经办人必须取得对方正式发票合法的收款凭证，交由财务部结清往来帐目，否则造成损失由经手人负责。39 k( u* E; |# E$ A# e! F7 s、备用金和预付款的使用必须依照下列规定：1）具有规定的用途、期限及限额；2）在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销；3）以上各项支出，原则上前款不清，后款不借；4）对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。第三节 费用预算和报销的管理费用预算和报销管理制度本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则而制定，且与所有人员关系密切，请重点学习该项规定。一、费用预算管理：1、各部门每月末将编制好的下月月度费用预算报交财务部，由财务部对各部门的费用支出预算进行汇总和初步审核，财务部有权了解预算中各项费用的用途和开支理由，并对不合理的项目提出修理意见；2、财务部将初步审核后的月度预算提交总经理或董事会审批，审批后的费用预算由财务部及各部门予以掌握安排；3、根据可供安排使用的资金，量入为出，财务部有建议调整及修改已批准预算的责任与义务。财务部应将调整及修改的预算报总经理核批；4、技术开发费的预算管理：为保障新技术、新产品开发在资金上得到大力支持，提高产品的技术含量及附加值，研究开发市场适销对路的产品，技术开发费实行预先提取，计划投入的方式，即根据年初销售预算制定技术开发费用预算，每月按实际销售收入的一定比例预提使用。Ps：涉及到的表格：1）费用预算表二、报销管理：（一）借款的额度和报销各部门采购物品、费用支出与因公出差需借款时，都要在预算内可控资金中量力安排，即先安排资金后借款。具体程序如下：1、需要借款的人员，须清楚、工整、详细的填写统一格式的借款单（出差借款需先填写出差申请单），金额在五千元以上的借款需提前通知财务部门准备； 2、借款人将经部门负责人审核签字后的借款单交财务部审核；3、预算内费用支出的借款财务部可直接审批办理，预算外费用支出借款报交董事会审批；4、财务部有权要求借款人将相关合同、报价等资料提交财务部参考，财务部按用途、计划和实际可能开支情况审批；5、各部门负责人借款、无论预算外预算内，均需董事会批准；6、借款人必须认真负责清理自己的各项借款与欠款，逾期不报账或偿还借款，财务部将停发其工资，直至与财务部清账完毕；7、前账未清而需借款的人员，需经总经理或董事会批准后方可借款，但在下次报销中一并报账。借款报销审批程序流程图：出 差 借 款采购或费用支出出当事人填写统一格式的出差申请单，注明借款事由、出差地点，部门主管审签借款人填写借款单（批准的申请单/合同/报价单等附后）财务部审核总经理审批出纳付款给借款人Ps：涉及到的表格：1、借款单 2、出差申请单（有出差即填）8、最高借款金额：基层人员：1000元/次 管理人员：3000元/次1） 员工：出差返回后三日内报账；如实填写报销单据；粘贴单据清晰；2） 部门主管：认真核实报销金额及出差天数；3） 公司财务部：审核无误后报销或核销原借款。未于一周内报销者，财务部应于当月工资中先予扣回，等报销时再核付。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款；4） 所有借款只限用于工作，本公司不接受任何形式的私人借款。（二）差旅费报销细则1、员工出差的交通工具：汽车、火车硬卧或火车座位。特殊情况：需乘坐飞机或火车软卧应向总经理以上管理人员申请批准。乘车期间不过夜应乘坐火车硬座，如乘车期间过夜可以乘坐火车硬卧或软卧。2、出差交通费报销标准：员工乘坐交通工具：部门经理及以上领导 ：飞机、硬卧、轮船三等舱区域经理 ：火车、硬卧、轮船经济舱（乘坐飞机需报总经理批准） 客户经理 ：火车硬卧、坐位（乘坐飞机需报总经理批准）员工在市内出差： 一般情况：报销地铁、公交车票，车票除二人以上同行外均不得连号； 特殊情况：1）取货或送货时，因货品较大或较重； . 2）紧急情况需尽快处理，经公司领导批准； . 3）其他不可预见的特殊情况，报公司领导批准。此三种特殊情况可乘坐出租车，报销时需附上交通工具费用报销清单做说明，并有主管签名的确认。因陪同公司客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超规格乘坐交通工具，须事先征得分管部门主管同意。不允许单人自驾车市外出差，若经领导审批，司机驾车随同出差，可随出差人员食宿，报销相应车辆费。公司员工到原居住地出差，或到有公司办事处地方出差，公司不负担住宿费用（特殊情况可与公司领导书面反映）。如出差人员报销的住宿费用低于标准，按实际金额予以报销 。 参加展会或进行大额业务洽谈的情况不受此限，但须经总经理的书面同意。员工出差返回后应于三天内报销，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。超过一个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据，财务部门不予报销。出差途中因病或意外，或因工作实际需要，必须延时时，应电话请示原核准人认可方可延时，否则按旷工处理。延时时间于出差返回后以书面申请形式补回批准。财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重给予相应的处罚。出差人员食宿报销标准及补助（原则上实报实销，以下标准为最高封顶指标）： I、差旅伙食补助费：1）出差当天返回的不计伙食补助；2）出差时间超过一天以上的，按出差实际天数，出差起始时间不足半个工作日的，当日不计。3）费用标准如下：职位补助标准客户经理（一般员工）30元/人区域经理（主管级）40元/人 市场部经理（经理级）50元/人总监以上实报实销 II、住宿费标准及要求：1） 如出差所在地有客户单位接洽，以客户单位安排为主；2） 如出差所在地有公司办事机构，以办事机构安排为主，不享受住宿报销；3） 如由出差者本人安排住宿，应本着既勤俭节约又不损公司形象的原则进行选择，特殊情况需报请相关领导同意。职位住宿标准客户经理（一般员工）80元/人（同性别2人为50元X2）区域经理（主管级）150元/人 市场部经理（经理级）200元/人总监及以上实报实销 Ps：涉及到的表格：1、出差报告表（三）业务招待费使用细则1、界定范围：业务人员出差前须提交出差报告，明确目标和成果，区域经理对业务员的出差报告审核，认为有必要的情况下批准执行，并义务协助其完成订立成果。2、预 算：各办事处对全年及季度、支出进行预算，结合销售目标进行预算。3、财务登记：需要发生业务招待，事先填写客户招待申请表，并经副总监及以上级别的领导同意后方可招待，并凭客户招待申请表报销，由区域经理核实其合理性和真实性。4、费用发生：费用的控制与发生经区域经理及上级主管领导批准后，必须对所批准的内容负连带责任，在下级无成果时，暂缓报销或不予报销，费用由区域经理及业务员或者上级连带主管领导共同承担。5、费用报销：报销费用的审查由财务部进行控制，财务审核不通过不予报销或暂缓报销。所有的费用报销和出差基于先承诺后报销的原则，即承诺在先，兑现承诺按照相关标准给予报销，否则不予报销或者暂缓报销，直至承诺兑现，才予以报销。6、定期反馈：结合月底、季度的业务指标，对各部门发生的招待费进行有限范围内的通报，督促业务部门自觉控制业务招待费的发生，提高费用支出的效率。Ps：涉及到的表格：1）出差报告及预算表 2）客户招待申请表（四）小车费用的报销细则1、小车费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、检车费、保险费、洗车费及车辆肇事应由公司负担的费用等；2、车辆报销所附原始单据必须是车辆专用的各种票据方可报销，特殊情况需用替代票据的，经批准后方能报销；3、小车费用的报销： 司机填制费用报销单 财务部审核 总经理核批 出纳付款4、注意：报销的原始单据应按次或按日期粘贴，并注明出差的地点与时间，不要汇总合并报账。（五）报销（请根据以下步骤逐条执行）1、取得原始票据的要求： 1）原则上报销的票据应为税务或财政统一制定的发票或行政收据 2）无法取得正规发票，请索取载有以下项目的收据： -业务发生日期 -业务发生事由（务必填写清楚） -品名、数量、金额 -对应商家公章或财务章 3）销售单或购物小票均不得作为报销的单据 4）发票要写抬头的，一定要写公司的全称2、报销单据的粘贴：1）收据和发票分开粘贴，分开填写费用报销单，不要在一份报销单上粘贴；2）粘贴时不要超出粘贴单的边际，不要重叠粘贴在一堆，要错开贴，从左至右粘贴，粘贴不下可附两张粘贴单，保证粘贴单的整张平整的效果；3）报销单上的原始单据背后应注明：经办事项、日期、往返地点、报销人的签名等。4）有业务招待费的，请一并提交有领导签字的客户招待申请表，其中包括可能产生的效益。3、费用报销单的填写： 1）费用报销单上需清楚、按业务发生次数列明-报销人/部门-报销日期-报销事由（务必写详细）-报销金额（大小写需相符） 2）费用报销单不得涂改，合计金额前加￥4、确认核准：填好的费用报销单需先交由报销人所属部门主管审核，部门主管应确认以下几项内容，方可签字或给予报销意见：1）各项费用确为应该发生，而且合理、真实2）单据上的项目填写完整，附件内容齐全3）目标成果已确认5、财务审核：部门主管签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务部审核签字，通过后予以报销。审核原则： 1）单据粘贴是否规范，字迹有无涂改 2）单据上的各项（时间/事由/地点等）是否合乎要求 3）单据的各项金额是否与费用报销单上相符 4）报账是否按单次业务报销，无汇总合并报销的情况 5）费用的发生是否切合实际，有无虚报、多报 6）所附凭证是否齐全，审核签批手续是否齐全 以上六条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人。6、报 销：1）报销人持财务部复核后的费用报销单交公司总经理签字审批，总经理签字后视为同意财务部付款。2）报销人将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部。3）每周五出纳统一报销付款，同时，报销人在领款凭证上签字。以上手续有一项不全，出纳有权拒付。费用报销流程图如下：向商家索取正规发票或收据（注意票据内容的完整）将票据按日期、按事项，整齐有序的粘贴好详细、清楚的填写费用报销单，并将粘贴单和相关文件附后交部门主管确认核准交财务部审核公司总经理审批出纳报销付款，报销人在领款凭证签字四、技术部的财务管理1、技术开发费的预算管理：为保障新技术、新产品开发在资金上得到大力支持，提高产品的技术含量及附加值，研究开发市场适销对路的产品，技术开发费实行预先提取，计划投入的方式，即根据年初销售预算制定技术开发费用预算，每月按实际销售收入的一定比例预提使用。2、技术部采购： 1）填写采购申请单（包括名称、用途等） 2）采购单交技术部总监审批、董事长签名 3）采购货品，索取正规发票和收据 4）货品回来，做入库处理3、技术部账务处理： 1）设置数量金额账 2）根据采购清单及购得的实物做入库单 3）领用时，必须办理领用手续，列明领用去向 4）仓库做出库处理，并及时登记好账簿五、固定资产、无形资产的购置付款管理1、公司各部门、各办事处如需添置固定资产（如电脑、打印机等）或无形资产（如软件等），均应填写申购单，交由主管签字、行政部签字，总经理批准后方可购买。如需先借款，应将该申请批准单附在借款单后面，作为附件。2、报销程序： 经手人填制费用报销单（附上申购单） 行政部签字 财务部审核 总经理核批 出纳付款Ps：涉及到的表格：1）申购单六、存货管理（一） 建立以仓库工作为基础、财务给予监督的存货管理体系；（二） 建立存货月终（每月最后一天）盘点制，技术部在产品也由仓库组织人员盘点，并填制盘点表；（三） 仓库工作，在实物管理上，对市场部负责，并按其要求提供相关货物资料或库存数量；在票据处理、账簿报表上对财务部负责。（四） 仓库管理人员必须处理好日常工作，及时做好货物的收进、发出及录入登记工作，具体流程见相关部门规定：1、 所有货物入库，仔细验收，按质量鉴定标准进行存货入库处理，填制入库单，将财务联及客户送货单等一同交至财务部；2、 所有货物出库，按销售单或半成品发放单办理发放手续，填写出库单经客户或经手人签字后，方可出仓；3、 销售出去后的换货，必须有质检部门鉴定方可更换，操作上统一规范为退货再重新出货，避免弄错，可在单据上备注为换货及换货的原因；4、 补货必须列明原因及市场主管签字方可发放；5、 月终从软件上打印存货盘点表及进销存月报表等，与实物进行核对后签名交财务部。（五） 仓库管理员要求： -必须对自己所经管的所有货物，做到心中有数、收发货物准确无误 -正确处理单据，保持实物与账本、报表的一致 -严格把握出入库必备的手续以及必要的单据-可随时随地提供任意货物的准确数量，以确保工作的顺利进行七、公司办公用等物品采购管理一、公司的办公用品由市场部统一采购。各办事处可以委托总公司采购，也可以自行采购，但必须得到总公司的审批，并按流程办理。二、本采购管理条例所涉及的物品包括：1、办公家具；2、办公设备和办公用具；3、日常办公用品、各种耗材；4、其它。三、采购管理原则：部门申请，领导审批，归口购买，专人管理，申报领用四、采购审批程序：1、各部门、办事处根据实际需要，确定采购用品的品名、规格型号和数量后填写采购申请审批表上报主管领导审批；2、主管领导批准后，由市场部统一采购；大宗物资报主管领导审核，并由总经理批准后指定专人进行采购；3、有下列情况之一者，由总经理办公室报总经理审核批准后方可采购：总价值在5000元以上的；办公自动化设备；单价在1000元以上的办公用品；总经理办公室认定的其他形式。4、购回后由行政部统一负责验收，验收合格后方可交付使用，并由行政部登记造册备案，并进行跟踪监管。使用时由前台负责登记，领取人要有签字，总公司与各办事处的要分开归类结算。5、物品采购和领用明细账需及时登记，并于每月底与实物进行核对。第四章：财务部月度基本工作第一节 账务的处理一、 会计凭证处理程序一. 凡是以证明会计事项发生及其经过的文书单据均为原始凭证；二. 原始凭证应先详细审核，有下列情况者当视为不合法： 1. 法令明确为不当的支出者；2. 文书、单据数字计算错误者；3. 收支数字与规定及事实经过不符者；4. 与本公司有关规定不合者。三. 原始凭证的审核1. 支出凭证的审核1） 支付款项应取得合法的原始凭证（统一发票、财政部监制的收据）2） 原始凭证上记明：货品名称、规格、数量或费用性质、单价及总价、交易日期、本公司的名称，加盖发票专用章或财务专用章；3） 对于本公司内部支出的原始凭证，应依本公司有关规定办理；4） 购进商品的原始凭证，应附商品收货单及采购订单；5） 购进办公消耗品的原始凭证，应附验收单或物品申购单；6） 购进固定资产的原始凭证，应附固定资产验收单及申购单；7） 员工出差费应依照本公司“报销管理的规定”支付，并填写“出差报告”等相关，附有关单据报销；8） 支出凭证单据上的实付金额应用大写数字书写，不得涂改或挖补；9） 各项支出凭证应由经办部门主管及经办人签章，会计审核及领导核准方为有效。2. 收入凭证的审核1） 各项收入无论属于营业收入或营业外收入，均应取得足以证明收入的凭证或合同；2） 各项商品销售，所开出的发票，应记明：销售日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价及总价，并加盖发票专用章或财务专用章，并有相应的销售合同；3） 收入凭证有下列情况者之一，视为不合者：a) 收入计算及条件与规定不和者；b) 收入源与事实经过不符者；c) 文书、单据数字计算错误者、手续不全者；d) 其他与法令规章不合者。3. 不生效力或不合法的原始凭证不得作为编制记帐凭证或登帐的依据4. 记帐凭证的编制，除整理结算、结帐等事项确无原始凭证外，应根据原始凭证处理。5. 应具备原始凭证而事实上无原始凭证或原始凭证无法取得的会计事项，应由经办人签报，经其部门主管的核转及主办会计的会签，呈总经理批准，方得据此编制记帐凭证，事后取得原始凭证时附上，确无原始凭证的需填写费用报销单写明事因。6. 记帐凭证内所记载的会计事项及金额，应与原始凭证内所表示者相符。7. 记帐凭证有下列情况者，视为不合法的凭证，应予更正：1） 记帐凭证根据不合法的原始凭证编制；2） 未依规定程序编制者、记载内容与原始凭证不符；3） 依照规定应经各级人员签章而未签名盖章者，但各部门主管已在原始凭证上签章者，记帐凭证上可不签章。4） 有记载计算错误，而未按照规定更正者；5） 其他与法令、公司规章不符者。8. 现金、票据、财物的增减、保管、转移，应随时根据合法的原始凭证编制记帐凭证。9. 采用机制记帐凭证，在编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确、数字准确无误。打印的机制记帐凭证需要加盖制单人、审核人、记帐人印章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。二、会计帐簿处理程序1. 会计账簿，由财务软件根据已经审核后记账凭证自动生成；2. 结帐前应为下列各项编制整理分录：1） 所有预收、预付、应收、应付各科目及其他权责已发生而未入帐各事项；2） 商品实际存量与帐面存量不符；3） 其他应列为本结帐期内的损益及截止本结帐期止已发生的债权债务而未入帐各事项；3. 年终结帐时，各帐目经整理后，其借贷方余额应依下列规定处理：1） 收入、支出各科目的余额应结转“本期损益”科目，余额为零；2） 资产负债及净值各科目余额，应转入下年度各科目；3） 收支各科目的结转应做成分录，资产负债及净值各科目的结转直接在帐簿上处理。4账簿、凭证的保管： 1）制定管理措施。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。其保存期限应按照会计档案管理办法（1998财会字132号），“会计档案保管期限表”中所列的保存期限进行管理。2）磁性介质的管理。存贮于磁性介质上的会计资料，在未打印成书面资料前要妥善保管，并制定科学合理的单位内部会计电算化会计资料保存期限。期末终了，要将所有的会计档案打印成书面材料保存。3）会计档案存放要求。电算化会计资料存在于磁性介质中，存放要求做到防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。重要的会计数据应双备份，并分别存于两个以上不同的地点。会计数据的备份盘，应对标号方法进行统一规定，列入档案管理制度的书面文件。备份盘应贴写好保护标签，存放于铁皮保存柜中。4）电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等，也应根据具体情况制定相应的管理制度。 三、会计报告处理程序1. 会计报告的编制，除年度决算报告应将属于期间内的会计事项全部列入外，日报、月报按该期间末办理完毕已经入帐的会计事项编制。2. 会计报告内所表现的事实，应与帐簿所记载者相符，但预算及其他比较分析数字可不由会计簿记直接编制会计报告。3. 财务会计报告包括：资产负债表、利润表， 根据管理需要还可增设内部管理报表，如费用报表等。4. 财务会计报告要求报送及时，必须在规定的期限内报送。5. 会计报告未经总经理核准签署，不得随意对外报送。对外报送的会计报告， 必须有主办会计、财务主管、总经理签章，并加盖本公司公章。6. 各种财务会计报告，均应留存底稿。第二节 报税的处理一、抄报税管理流程（一）进项发票认证1、月底最后一个周五前根据当月的销售情况，合理安排进项发票认证。市场部与财务部互相联系，于当月15日、25日以前统计一次当月的采购金额与销货金额，于月末最后一个周三前统计出当月的应交税金。2、采购取得的进项发票抵扣联，自发票开出之日起90天内必须认证后方可抵扣。3、在取得进项发票抵扣联后，登录国税局网上认证系统，扫描或手工录入进项发票信息内容， 核对无误后上传国税局认证系统。4、收到反馈的认证通过的信息后，打印认证清单列表与进项发票抵扣联装订成册归档。5、认证清单电子表导入国税局网上报税系统。（二）发票抄税1、每开票月结束的次月15日前，在防伪税控开票系统进行抄税处理，将信息读入IC卡；2、每月15日前把IC卡连同网上报税成功的纳税申报表送国税局申报抄税。（三）报税1、增值税根据当月销售开票及发票认证情况，在国税局网上报税系统填报相应的表格，检查核对无误后上传税局报税系统，收到反馈的上传成功信息，打印纳税申报表及附表，盖章后于15日前报送国税局。2、城建税、教育费附加、个人所得税、堤围防护费根据当月销售情况及工资发放情况，在地税局网上报税系统填写相关报表，检查核对无误后上传地税局报税系统，每月15日前上报，申报扣款成功后，打印相关报表及申报回执，盖章后统一保管，在税局规定的时间内统一报送（每年7月和次年1月）。3、企业所得税每季度末，根据当季的销售及经营情况，在国税局网上上报系统填写相应的表格，检查核对无误后上报，每季度末的次月15日前申报。年度汇算清缴，根据年终决算的情况，在国税局网上填报年度企业所得税申报表，上报成功后打印申报表，盖章后统一保管，于次年的5月31日前报送纸质资料。4、其他税种，包括印花税、车船使用税等，根据实际情况按规定时间申报并缴纳。二、发票购领、增量、升位流程（一）发票购领1、发票用完之后,检查发票填开情况，填写发票验旧供新表，加盖公章；2、携带国税税务登记证及IC卡，经办人（已经在国税局登记为购票员）身份证原件前往国税局领购。（二）发票增量1、超限量购买增值税发票，需填写超限量购买增值税普通发票（或增值税专用发票）的申请，到国税局文书登记窗口先进行登记；2、待出具通知书后，同其他相关资料向专管员进行申请；3、通常需携带当月已使用完毕的发票存根联，当月收到的进项发票抵扣联及网上认证结果清单，销售合同；4、专管员及科长审批后，凭之前的通知书到文书窗口领取结果，然后即可前往发票科购买发票。（三）发票升位1、增值税发票升位申请，须填写增值税普通发票（或者增值税专用发票）升位申请报告，到国税局文书登记窗口进行登记；2、待其出具的通知书后，同其他相关资料向专管员进行申请；3、一般来说，需携带当月已使用完毕的发票存根联，当月收到的进项发票抵扣联及网上认证结果清单，销售合同，升位报告。4、专管员及科长审批后，凭之前的通知书到文书窗口领取结果，然后携带IC卡到信息科进行发票升位。第三节 往来款项的管理为规范本公司的应收账款管理，提高资金周转率，降低风险损失机率，确保应收账款及时收回，特制定本办法。一、应收账款（一）应收账款管理的基本原则本公司实行业务人员“销售收款，全程负责”的考核办法，即每个业务员除了要完成自身的销售任务外，必须确保销售货款的及时、安全回笼。（二）应收账款的监控管理1、财务部门应当依照每个办事处的账单，定期汇总；2、市场部应经常督促业务人员及时收款。对于旧帐未还、新账又欠的销售业务必须进行严格的把关，未经授权销售部门不得擅自办理产品出厂事务；3、业务人员应自觉依照有关合同规定，迅速落实相关的收款措施。对于一时难以收取的账款，业务人员必须与付款单位办理签认手续，以维护本公司的合法权益；4、公司所有的收入款项均应提供公司统一收款账户，严禁向客户提供个人账号；5、实际收款金额如与初始合同金额有出入，应尽早提前通知公司财务部做收款调整，不应等财务收到款后发现不符后才告知情况；6、尽量杜绝先开收据后收款的行为，以免给公司及业务个人造成不必要的麻烦，如实在需要这样做需请示公司领导如何操作。（三