交运主办工作细则.doc

台化塑胶(寧波)有限公司2014年6月1日文 件 制 定 表文 件 名 稱交運主辦辦事細則文件編號W-88A0-004部 門倉儲組文件版別R1.0狀 況增訂 修訂 廢止修訂次數0實 施 日 期2014年 月 日 制定原因： 修訂內容：章 節內 容全 數如附件核決廠 長審查課長 制定表單編號：本表流程：一式一聯：經辦部門呈核經辦部門工作規範交運主辦辦事細則編 號W-88A0-004頁 次共 13頁項次章 節版 別修訂次數實施日期經 辦1全 數R1.00 核決審查制定廠 長課 長 台化塑胶(寧波)有限公司工作規範N交運主辦辦事細則編 號W-88A0-004頁 次1/10台化塑胶(寧波)有限公司交運主辦辦事細則製定部門：倉儲組2014年6月1日編印台化塑胶(寧波)有限公司R1.0工作規範N交運主辦辦事細則編 號W-88A0-004頁 次2/10使用規定一、 擔任本職務者，應詳讀本手冊，並嚴格遵照執行。二、 倘若對所訂內容有疑問，應即向直屬主管請教，務必求得徹底瞭解為止。三、 對所訂內容如有改善意見時，應反應本廠交運主管並做充分溝通，俾使內容更為完整。台化塑胶(寧波)有限公司R1.0工作規範N交運主辦辦事細則編 號W-88A0-004頁 次3/10目 錄一. 工作職責二. 操作標準1. 排貨派車計畫2. 交運異常管理3. 運費核對及匯付台化塑胶(寧波)有限公司R1.0作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次4/101.依營業下單以及成品倉儲貨源量排貨並督促承運車行備足車輛，確保貨物能夠準時出廠。2.及時追蹤交運動態，確保貨品如期並能完整送達客戶手中。3.交運異常情況及時匯報、追蹤處理。4.核對成品交運單及運費、管理費匯付作業。一、工作職責作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次5/10項目交運類型管制基準操作說明安全注意事項異常處理對策交運人員協運車行派車計劃計劃交運交運預訂表交運聯絡單交運動態資料1. 交運人員每日16：00通過NOTE把交運聯絡單傳送給倉儲人員，並根據當日出貨及庫存量來確認次日的可出貨量，倉儲確認後將交運聯絡單交於台貨駐厰人員確認及簽收。2. 交運人員根據成品倉儲反饋的貨品信息，以及向承運車行尋問的車輛信息，修改交運聯絡單並報告主管。1. 各協運車行根據交運聯絡單與交運預訂表匯總資料並調派適合之載運車輛，並記錄於提貨許可單登記表後每日16：30傳真通知台貨。2. 由台塑貨運授權於各協運車行登入台塑網鍵入車輛號碼、司機及司機助手姓名、身份證號資料後列印出各自的提貨許可單並蓋章交於司機入廠裝貨。如遇承運車行臨時叫不到車而導致貨物無法準時交到客戶手中，則可讓車行出示書面説明，解釋原因，或者依據合同中的有關規定進行罰處。二、操作標準作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次6/10項目作業類型管制基準操作說明安全注意事項異常處理對策交運人員交運異常管理成品交運單提案表便簽報告地磅單異常1. 便簽報告Notes-工作區-寧波部門内便簽-填單-呈核-主管核簽完後歸檔。2. 提案表第一位固定是B,貨已交到客戶手中，成品交運單客戶已經簽收，需開一張成品交運單（只供立賬，不供出貨）。3. 成品交運單異常，先去取消成品交運單，重新開立一張負數的交運單（與出異常的那張成品交運單編號相同），用以抵消數量。然後由營業重新開立一張成品交運單（只供立賬，不供出貨）。另發票部分則按發票作廢處理。4. 地磅單異常，計算到底差異有多少，是否有少算，或者是地磅的原因，或者是車輛水箱裏的水太多，察看狀況到底出在哪裏。最後的辦法只能把貨拉回倉庫，重新卸貨、裝貨。二、操作標準作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次7/10項目作業類型管制基準操作說明安全注意事項備註交運人員交運異常管理客訴處理表退運資料立案輸入交運管理作業已立賬交運取消出貨資料輸入1. 已出廠已立賬（部分）退運取消，在退運資料立案輸入之轉運注記中，未退運數量為0，部分退運則必須輸入具體退運數量。2. 交運單已出廠且未退運或部分退運之交運單，管制須由出貨資料輸入取消並同時產生補立帳交運單。此時需將此交運單在交運發票補入中進行發票補入。3. 操作步驟：客訴及收貨管制作業-客訴管制資料輸入-建立“客訴案號”、輸入“洽辦部門”、内容摘要-交運管理作業-退運資料立案輸入-依據交運案號查詢出資料，輸入依據案號、退運注記（1為未退運，此時輸入轉訂單號碼、轉訂單項次、退運數量為0）-出貨資料輸入，將要取消之“本單號碼”輸入“原單編碼”欄查詢，輸入相關資料，存檔。原則上不要發生已出厰已立賬全部退運取消，運出去的貨，很難再入厰，盡量轉運至其他符合條件的客戶。轉運的話只需修改一下訂單以及訂單之後的操作即可。二、操作標準作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次8/10項目作業類型管制基準操作說明安全注意事項備註交運人員 運費管理規範整合前運費核對及匯付模式運費明細表成品交運單1. 各協運車行於每旬截止後30天內將成品交運單的簽收回聯及運費申請明細表交回營業部，由交運人員進行單據審核。收到完整單據起15個工作日內完成運費支付工作。2. 依各部門所提供每旬的運費明細逐一核對協運車行所交回的成品交運單。審核要點：審核成品交運單上是否有客戶簽名及簽收日期是否有客戶簽收章及協運商之運費申請章，滿足以上要求之成品交運單方能加蓋我司之運費申請章；如有異常之成品交運單應折疊作記號，予以罰扣運費之百分之十費用。如成品交運單遺失，則應補切結書及成品交運單之影本代替情況。運費建檔需在開車之前完成，否則電腦上拉出運費明細表的金額都為0，需要人工計算，填寫。建檔由処務完成，所需要的資料則向交運主管要取。二、操作標準作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次9/10項目作業類型管制基準操作說明備註交運人員 運費管理規範整合前運費核對及匯付模式運費明細表成品交運單運費調整輸入運費調整清單3. 協運車行上交之成品交運單，交運人員應將零費率之成品交運單置於最前方，然後按順序將所有成品交運單整理齊全，並將成品交運單最右側之撕邊去掉，以保持整潔；再加以裝訂。4. 如有經營業或客戶要求延期送貨之成品交運單，應上交營業及主管簽字確，客戶要求延期送貨之成品交運單，應補充客戶之書面證明並蓋章。運費調整，進入運費調整輸入輸入調整單號、托運部門、車行、售別（M）、交運單號、交運日期、原因代號、罰扣金額或補償金額、產品別(999)等.存檔.運費調整輸入完後列印運費調整清單，核對後請主管簽字與所調整的成品交運單複印件、當旬運費明細表送交會計核銷。當會計核銷後，於下次執行運費計算時，才會列印於運費明細表.二、操作標準作業規範交運主辦辦事細則編號W-88A0-004頁次10/10項目作業類型管制基準操作說明注意事項備註台貨駐廠運費管理規範運費明細表成品交運單粘貼單1. 列印運費明細表,將前旬交運及經會計確認之扣款、補償資料按其成品交運單編號順序列印出來，一份歸檔一份核成品交運單一起送會計審核，物流，車行各一份，共計4份。2. 交運人員核對成品交運單無誤後，報告主管，請主管批閲后，在MIS一般費用就源輸入後列印粘貼單與車行開立的發票，同成品交運單。運費