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第3章设置文档格式 3 1字符格式3 2段落格式3 3首字下沉与断字3 4项目符号与编号3 5自动套用格式3 6查看与复制格式习题 字符格式主要包括字体 字号 字形 颜色 字符边框和底纹等 设置字符格式有如下两种主要方法 1 通过 格式 工具按钮设置 2 通过 字体 对话框设置 当需要对字符作单一的格式设定时 使用工具按钮非常方便 如果要对某些字符作多种的格式设置 如同时设定大小 字体和字形等 则用 字体 对话框更加合适 3 1字符格式 字符外观包括字体 字号 颜色以及下划线 加粗 倾斜和阳文 阴文 空心 阴影 删除线等一些特殊格式 见图3 1 Word装配了多种字体 而常用的字体只有几种 中文一般用宋体 楷体 黑体 英文一般用TimesNewRoman 但是为了突出和强调某些地方 通常需要在一个文档中使用多种字体 3 1 1字符外观 图3 1字符格式示例 设置字符格式 要求字符格式为 黑体 三号 下画线 红色 1 选定要设置字体的文字 2 执行如下操作 单击格式工具栏的字体框右边的下拉箭头 打开字体列表 利用字体列表中的滚动条寻找所需字体 单击所需字体 单击格式工具栏的字号框的向下箭头 打开字号列表 利用字号列表的滚动条查找所需字号 单击所需字号 单击格式工具栏上的下划线按钮 单击格式工具栏上的字体颜色按钮旁边的下拉箭头 打开颜色列表 单击列表中所需颜色 红色 设置效果见图3 2 英文的字号以磅为单位 中文字号按中国人的习惯分为16级 分别为初号 小初 一号 小一等 最小字号为八号 中英字号间的对应关系见表3 1 见书32页 如果 字号 列表中没有所需大小 可以在字号框中直接键入所需磅值 改变字符的字形 如加粗和倾斜文字 可以起到突出 醒目的作用 对具有加粗或倾斜格式的文字 单击加粗或倾斜按钮 可以设置格式 图3 2设置字符格式示例 设置阳文 阴文 空心或阴影等特殊效果格式 1 选定要设置特殊格式的文字或数字 2 单击 格式 菜单中的 字体 命令 再单击 字体 标签 3 在 效果 区域中 选中所需特殊格式选项的复选框 Word可以为选定文字添加边框和底纹 以达到强调和突出的目的 普通的边框就是在字符外面添加黑色单实线方框 普通底纹是15 的灰度的底纹 除了普通的字符边框和底纹外 如果需要也可以添加不同颜色和效果的装饰边框和底纹 见图3 3 3 1 2字符边框 底纹与上下标 图3 3字符边框和底纹示例 添加普通的字符边框和底纹 1 选定要添加边框和底纹的文字 2 单击格式工具栏中的字符边框按钮或字符底纹按钮 添加装饰性边框或底纹 1 选定要添加装饰性边框或底纹的文字 2 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框 执行如下操作 单击 边框 选项卡的 设置 组框下的选项 以选择要添加的边框形式 然后在 线型 框中选择所需的线型 在 颜色 框中指定框线的颜色 在 宽度 框中指定框线的宽度 在 应用范围 列表中选择 文字 选项 单击 底纹 标签 选择所需的图案样式和颜色以及填充颜色 在 应用范围 列表中选择 文字 选项 将文字设置为上标或下标 在设置文档格式时 有时需要将某些文字设置为上标或下标 如脚注引用标记 注册商标 公式中指数等 1 选定要设置为上标或下标的文字 在 格式 菜单上单击 字体 命令 得到 字体 选项卡 2 在 效果 组框中 选中 上标 或 下标 复选框 最后单击 确定 见图3 4 图3 4上标和下标示例 通过调整字符之间的间距 可以改变一行所排的字数 见图3 5 这在编排文档中是常用到的一种功能 调整字符间距与缩放字符 虽然有时能够达到同样的目的 如使选定文本占据的一定横向宽度相同 但效果却完全不同 缩放字符时字符大小变化而间距不变 而调整字符间距时字符大小不变而间距变化 3 1 3字符间距 图3 5增加字符间距示例 横向缩放文字 例如 横向放大1倍选定文本 通过横向缩放文字 可以改变字符形状 横向缩小会使字符变窄 横向放大会使字符变扁 1 选定要横向缩放的文字 单击 格式 菜单中的 字体 命令 再单击 字符间距 标签 见图3 6 2 在 缩放 框中输入所需的百分比 200 然后单击 确定 见图3 7 图3 6设置字符间距 图3 7横向缩放字符示例 3 如果要细微缩放字符间距 执行以下操作之一 要均匀加宽或紧缩所有选定字符的间距 单击 间距 框中的 加宽 或 紧缩 选项 并在 磅值 框中指定要调整的间距大小 要对大于某个磅值的字符进行字距调整 选中 为字体调整字间距 复选框 并在 磅或更大 框中输入间距的大小 选择 加宽 或 紧缩 选项 可按相同尺寸来调整所有选定字符的间距 而使用字距调整则只会改变特定字符的间距 在Word中一个回车符 就是一个段落标记 一定数量的文字和后面的段落标记就组成了一个段落 段落标记不但标记了一个段落 而且记录了段落的格式信息 当按下Enter键结束一段并开始另一段时 生成的新段落会具有与前一段相同的特征 复制段落的格式只需要复制其段落标记 删除段落标记也就删除了段落的格式 3 2段落格式 段落格式包括段落缩进 行距 对齐方式等 段落缩进和对齐方式决定了段落在页面中的水平位置 首行缩进和悬挂缩进决定了文本在段落中的位置 行距和段落间距可以改变行与行之间 段落与段落之间的距离 有关分页的一些段落格式可以控制在分页处段落断开的方式 另外 Word还可以为段落设置边框和底纹 3 2 1段落格式基础 设置段落格式有如下两种基本方法 1 通过 格式 工具栏中的工具按钮进行设置 2 通过 格式 菜单中的 段落 命令进行设置 1 段落缩进 段落缩进分如下两种情况 1 一般段落缩进 左缩进 右缩进 2 特殊格式缩进 首行缩进 悬挂缩进 段落的左缩进和右缩进是指整个段落和页边距之间的距离 设置反向缩进量 可以使段落延伸至页边距之中 见图3 8 图3 8段落缩进示意图 通过设定特殊格式的缩进 可以对段落中单独一行的缩进量进行设置 从而将其与段落中的其他行区分开来 例如 可以设置首行缩进效果 即将首行向内移动指定的一段距离 而保持段落中其余的各行不变 还可以设置悬挂缩进效果 即将除首行之外的其余各行缩进 见书36页表3 2 在水平标尺上有一些缩进标记 拖动缩进标记 可以设定各种缩进量 见图3 9 图3 9用首行缩进 左缩进 右缩进和悬挂缩进标记改变缩进量 用标尺设置段落缩进量 1 选定要改变缩进量的段落或将编辑光标移至该段落中的任意位置 2 如果看不到水平标尺 单击 视图 菜单中的 标尺 命令 3 根据需要执行以下操作 若要改变整个段落的左缩进量 将水平标尺上的左缩进标记拖至所需的位置 若要改变段落的右缩进量 将水平标尺上的右缩进标记拖至所需的位置 若要设置首行缩进格式 将水平标尺上的首行缩进标记拖动到希望文本开始的位置 若要设置悬挂缩进 将水平标尺上的悬挂缩进标记拖动至所需的缩进起始位置 若要设置反向缩进 将左缩进或右缩进标记拖至页边距之中 即水平标尺的灰色区域 2 段落对齐方式 段落对齐只有水平对齐方式 水平对齐方式决定段落边缘外观和方向 水平对齐主要包括以下几种方式 见图3 10 图3 10段落对齐方式示例 使用格式工具按钮设置水平对齐方式 1 选定需要居中对齐的文本段落 2 根据需要执行以下操作 若要设置左对齐方式 单击格式工具栏上的左对齐按钮 若要设置两端对齐方式 单击格式工具栏上的两端对齐按钮 若要设置居中对齐方式 单击格式工具栏上的居中按钮 若要设置右对齐方式 单击格式工具栏上的右对齐按钮 若要设置分散对齐方式 单击格式工具栏上的分散对齐按钮 使用即点即输功能在同一行文本中应用不同的对齐方式 1 单击 视图 菜单中的 页面 或 Web版式 命令 2 根据需要执行以下操作 若要应用左对齐格式 移动I型指针直至出现左对齐图标 双击鼠标后开始键入文本 若要应用右对齐格式 移动I型指针直至出现右对齐图标 双击鼠标后开始键入文本 若要应用居中对齐格式 移动I型指针直至出现居中图标 双击鼠标后开始键入文本 3 行距与段落间距 行距决定了段落中各行间的垂直间距 而段落间距决定了段落前后的空间 见图3 11 在默认情况下 各行间距为单倍行距 该间距可以容纳相应行中的最大字体 外加一小段额外的间距 另外 还可以设定1 5倍行距 两倍行距 固定值 最小值 多倍行距等 段落间距决定了段落前后的空间 如果需要将某个段落与同一页中的其他段落分开 或者改变多个段落的间距 可以增加它们前面 后面的空间或前面及后面的间距 图3 11行距与段落间距示例 通过 格式 工具栏中的工具按钮可以对段落进行简单 快速设置 而通过 格式 菜单命令 段落 则可以对段落格式进行综合设置 即同时对段落对齐 行距 缩进等段落格式进行设置 在 段落 对话框中设置段落缩进格式 要求 左对齐 左缩进2个字符 右缩进2厘米 悬挂缩进2个字符 段前空1行 段后空0 5行 1 5倍行距 3 2 2段落格式综合设置 1 选定要设置段落格式的段落 2 单击 格式 菜单中的 段落 命令 打开 段落 对话框 单击 缩进和间距 标签 3 按要求在 缩进和间距 选项卡中进行段落格式设置 见图3 12 4 完成设置后 单击 确定 显示设置效果 见图3 13 图3 12综合设置段落格式对话框 图3 13段落格式综合设置示例 在Word文档中 用户可以为一段或几段文字添加边框或底纹 以示与其他段落的区别 在编辑报纸或杂志等版面活跃的出版物时 可以将某些文章或内容加上边框 这样 不仅版式活跃 而且内容清晰 见图3 14 3 2 3段落边框和底纹 图3 14段落边框与底纹示例 为段落添加 删除边框 1 选定要设置边框的段落 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框 单击 边框 标签 选择所需的线型 颜色和宽度 2 单击 设置 选项 可以选择边框的形式 如果要删除段落边框 选择 无 选项 如果要在段落的四周添加边框 单击 方框 选项 如果要添加的只是部分边框 如只有上下边框 可以单击 自定义 选项 然后单击 预览 框周围的4个按钮 来添加或删除相应的某个边框 3 在 应用范围 列表中选择 段落 选项 为段落添加底纹 1 选定要添加底纹的段落 单击 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框 单击 底纹 标签 选择所需的图案样式和颜色以及填充颜色 2 单击 应用范围 列表中 段落 选项 1 首字下沉在一些杂志和报纸上 常看到每个段落的第一个字被放大数倍 或悬挂在段落之外 或下沉于段落之中 这就是首字下沉格式 这种格式强调了段落的开始 使段落非常清楚 见图3 15 3 3首字下沉与断字 图3 15首字下沉示例 设置首字下沉格式 1 单击要设置首字下沉的段落 如果要使多个文字同时下沉 选定要下沉的文字 2 单击 格式 菜单中的 首字下沉 命令 打开 首字下沉 对话框 3 在 位置 组框中 选择下沉方式 下沉 或 悬挂 在 字体 框中 选择下沉文字的字体 在 下沉行数 框中 指定下沉文字所占据的高度 4 单击 确定 按钮 取消首字下沉格式 1 单击首字下沉段落 单击 格式 菜单中的 首字下沉 命令 打开 首字下沉 对话框 2 在 位置 组框中 单击 无 最后单击 确定 按钮 2 断字 断字主要用于英文单词的转行上 如果单词太长而无法在行尾显示 Word将单词移动到下一行的开头 而不是将其切断 见图3 16 但是 可以使用断字功能插入连字符来消除两端对齐文本中的间距或保持窄栏中行的长度均匀 见图3 17 可以插入单独的可选连字符或单独的不间断连字符 也可用Word对文档的全部或部分进行断字 图3 16设置断字前的效果 图3 17设置断字后的效果 如果启用了 自动断字 功能 Word即在文档中需要连字符的位置自动插入连字符 如果以后编辑文档并更改换行符 Word将对文档重新设置断字 自动对整篇文档进行断字 1 单击 工具 菜单 语言 断字 打开 断字 对话框 2 选中复选项 自动断字 在 断字区 框中 输入一行中最后一个单词末尾距右边距的距离 若要减少连字符的数量 应放宽断字区 若要减少右边参差不齐的现象 应缩小断字区的大小 3 单击 确定 整个文档将自动断字 自动对文档的某个部分进行断字 1 单击 格式 段落 换行和分页 然后选中 取消断字 复选框 单击 确定 2 单击 工具 语言 断字 选中 自动断字 复选框 在 断字区 框中 输入一行中最后一个单词末尾距右边距的距离 在 连续断字次数限为 框中 输入可连续断字的行数 最后单击 确定 手动断字 如果选择了手动断字 Word将搜索需进行断字的文字 并由用户确认每一处建议的可选连字符 然后插入可选连字符 如果以后编辑文档并更改换行符 Word将仅显示并打印仍位于行尾的可选连字符 Word不会重新对文档进行断字 1 确认没有选中文字 单击 工具 语言 断字 打开 断字 对话框 2 单击 手动 按钮 如果Word标识出了要进行断字的单词或词组 将打开 手动断字 对话框 见图3 18 执行下列操作之一 若要在Word建议的位置插入可选连字符 单击 是 按钮 若要在单词中的其他位置插入可选连字符 用箭头键或鼠标将插入点移到该处 然后单击 是 按钮 图3 18 手动断字 对话框 取消自动断字 1 单击 工具 语言 断字 打开 断字 对话框 2 清除 自动断字 复选框 然后单击 确定 取消手动断字 1 在 编辑 菜单上 单击 替换 2 如果看不到 特殊字符 按钮 单击 高级 单击 特殊字符 然后单击 可选连字符 3 将 替换为 框保留为空 单击 查找下一处 替换 或 全部替换 按Esc可取消正在执行的搜索 给文档中的列表添加项目符号或编号 可以使文档条理清楚 更易于阅读和理解 使用WordXP可以快速在现有的文本行中添加项目符号或编号 见图3 19 也可以在键入时自动创建项目符号和编号列表 如果是为Web页创建项目符号列表 还可以使用图像或图片作为项目符号 3 4项目符号与编号 图3 19项目符号与编号示例 输入时自动创建项目符号或编号 1 键入 1 或 再按空格键或Tab键 然后键入任何所需文字 当按下Enter键以添加下一列表项时 Word会自动插入下一个编号或项目符号 2 要结束列表 按两次Enter键 或按BackSpace键删除列表中的最后一个编号或项目符号以结束该列表 添加项目符号或编号 例如 添加如图3 19所示的项目符号和编号 其中编号为Word所提供的样式 而项目符号则为自定义样式 1 选定要添加编号的列表项 或称段落 见图3 20 2 单击 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框 见图3 21 3 单击 编号 标签 双击所需的编号样式 编号出现在所选定的列表项左边 如果要自定义编号 单击 自定义 按钮 然后再设置 图3 20选定要添加编号的列表项 段落 图3 21 项目符号和编号 对话框 4 选定要添加项目符号的列表项 见图3 22 5 单击 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框 6 单击 项目符号 标签 双击所需的项目符号样式编号出现在所选定的列表项左边 如果要自定义样式 单击 项目符号 选项卡中的任一样式 然后执行如下操作步骤 单击 自定义 按钮 打开 自定义项目符号列表 对话框 见图3 23 图3 22选定要添加项目符号的列表项 图3 23 自定义项目符号列表 对话框 如果要选择图片作为项目符号 单击 图片 按钮 打开 图片项目符号 对话框 在该对话框中选择图片 见图3 24 或单击 搜索 按钮在计算机上选择图片 然后单击 确定 回到 自定义项目符号列表 对话框 7 单击 确定 在格式工具栏上 单击项目符号按钮 可以添加项目符号 单击编号按钮 可以添加编号 图3 24 图片项目符号 对话框 Word根据文档的类型预先设定了文档的常规格式 即Word内部格式 使用 自动套用格式 功能 可以对文档快速应用标题 项目符号和编号 边框 数字 符号以及分数等格式 自动套用Word内部格式的方法有以下两种 1 利用自动更正功能在键入时自动套用格式 3 5自动套用格式 2 键入时不管格式 整个文档编写完毕后 再用 自动套用格式 命令套用格式 Word会分析文档的每个段落 确定其在文档中的作用 例如 是作为标题还是作为编号列表中的项目 然后对该内容应用适当的样式 设置 键入时自动套用格式 功能 1 单击 工具 菜单中的 自动更正选项 命令 打开 自动更正 对话框 2 单击对话框中的 键入时自动套用格式 标签 见图3 25 3 选中或清除所需选项 以设定键入时需要自动套用的格式 图3 25设定键入时自动套用格式 为整个文档自动设置格式 1 单击 格式 菜单中的 自动套用格式 命令 打开 自动套用格式 对话框 2 要选择Word文档自动进行哪些更改 单击 选项 按钮 选中或清除对话框中 自动套用格式 选项卡中的所需选项 然后单击 确定 按钮 见图3 26 3 在文档类型列表中单击一种最适用的文档类型 以应用合适的格式设置 图3 26通过一次操作自动设置文档格式 4 执行下列操作之一 单击 自动套用格式 选项 可以让Word自动设置文档格式 单击 自动套用格式并逐项审阅修订 选项 可逐项审阅 接受或拒绝格式修订 5 单击 确定 按钮 由于Word采用的是所见即所得的显示方法 即Word是通过真实的格式显示用户所设置的格式 所以 从文本自身不容易看出一段文字所用的确切