采购管理制度及流程.doc

汇波防腐技术有限公司 采购管理制度 第一章 目的和范围 一、目的 根据公司的发展战略，结合公司实行阿米巴管理的实际情况，为使公司之资材采购作业有所遵循，已能取得适质、适量及适价的货物，特制定本制度。 二、范围 凡公司资材之请购、采购等管理作业均适用本 。 第二章 采购物品的分类一、公司物品按下列标准进行归类： 1.1.原材料：指生产过程中耗用的原料； 1.2.辅助材料：是指生产过程中耗用的，不构成产品主体的材料； 1.3.自制半成品：指公司自制但未完工的半成品； 1.4.库存商品：指生产完工入库的商品； 1.5.工具器具：指生产经营过程必备生产、经营用工具、器材等； 1.6.包装物：指用于包装原料、辅助材料的容器、纸箱等包装用品； 1.7.固定资产：指房屋建筑物、机械设备、仪器、电子设备、汽车、运输工具等； 1.8.办公用品：指公司日常管理过程中所需购买的物品，包括文具、办公用品等。 第三章 采购作业流程 一、采购的依据 1.1.公司物品采购以下列方式作为采购依据： 1.2.销售部门的销售预测： A、对近期销售情况的分析； B、对未来销售产品数量、规格和品类的展望和分析、预测； C、对公司拟购进产品的数量、规格和品类的建议。 1.3.生产计划部门依据客户订单和仓库库存状况确定的采购清单： A、仓库材料安全库存量； B、客户订单数量。 1.4.其他部门依据业务发展需要提出的请购物品清单。 1.5.销售部门负责分析销售情况，并根据销售情况销售预测书面报告，将报告提交给公司管理层及生产计划部门。 1.6.公司生产用原材料、辅助材料的采购一律由生产部门统一请购. 1.7其他物品均由耗用单位进行请购，实用 “ 谁使用谁请购 ”的原则。 二、请购 2.1.请购部门依据本 1.1.的规定确定拟采购货品种类和数量后，即应填写 “请购单”，报采购负责人审核，经总经理（或授权人）核准。请购单申请核准时，应附上相关书面文件，作为申请的依据。 2.2.请购单经核准后，请购部门应立即转交采购部门进行采购。 ”一式四联，一联交采购部门，一联交财务，一联交仓库，一联留底备查。 三、请购核决权限 1、请购金额预估在 5千元以内者，由采购执行部门进行比价，并由分管总经理核决。 2、请购金额预估在 5千元至 1万元者，由采购执行部门询价、议标。最终由总经理核决。 3、请购金额预估在 3万元以上者，进行小型招标并由总经理核决。 附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以总经理核决权限呈核。 四、采购方式 4.1.采购部门进行货品采购的依据是经核准的 “ 请购单 ”，并依据不同货品及数量、规格，确定不同的采购方式。 4.2.固定供应商采购：凡公司与该供应商签订了长期供应合同，则凡采购该合同中约定的物品均应向固定供应商采购。 4.3.未指定固定供应商采购的，则由采购部门依据质优、价廉原则确定采购对象。凡单价或总价在 RMB1000 元以上的物品采购，均需执行询、比、议价程序。 4.4.采购单位进行询、比、议价作业时，应请供应厂商确认报价、付款方式及报价有效期间等相关交易条件；于必要时，采购单位得会同请购、生产等相关单位，共同进行议价作业。议价结果形成书面文件，并随采购单，呈总经理（或授权人）核准，以决定是否采购。 4.5.采购人员在询、比、议价作业中，尚需与供货商确认其交货日期，假如供货商的交期无法符合需求单位要求的日期时，采购人员须告知需求单位，供货商预定的交期，以利需求单位及早采取必要的相关因应措施。 4.6.单价或总价在 RMB1000 元以下物品的零星采购，由采购人直接向分管总经理报告核准后执行。 4.7.对大额大量采购，特别是工程项目，应采取招、投标的方式进行采购。 五、采购合约的签订 5.1.长期固定的供应商均应和公司签订长期供货合同。 5.2.经过询价、比价、议价的供应商，应和公司签订订购单和合约。 5.3.所有采购合约均需经采购负责人或其职务代理审批后，经报总经理（或授权人）核准后执行，采购订单或合约须加盖公司公章或合同章。 5.4.采购合约正本由公司档案室人员统一归档管理。 六、采购付款 6.1.采购物品需要预付款的，需凭以下单据并经核准后办理预付款手续： 6.2.采购和约或定单复印件； 6.3.请购单复印件。 6.4.采购物品验收入库后，需凭以下单据并依财务制度，经核准后办理付款手续： 6.5.发票； 6.6.入库单； 6.7采购合约或定单复印件； 6.8.请购单。 6.9.凡在付款过程中，不具备以上条件的，财务部门应拒绝付款；特殊情况下，如需付款需经总经理单独核准。 附则 一、本制度经总经理核准后与2012年实施。 二、后附采购流程图、流程图说明、物品请购单 采购流程图采购总体流程请购部门请购人 写请购计划 部门主管（分管总经理） 请购审批开始审核完毕采购部相关领导采购审批流程采购员填写采购订单采购会计填写采购发票、结算采购员签署采购合同采购员询价、比价仓库 仓库保管员办理入库异常处理退货是否合格格质检部货到质检（报检）财务付款 付款单付款依据 采购付款付款申请单采购合同采购发票采购入库单采购流程说明部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注使用部门采购申报员采购申请单申报采购计划（申购物资信息（须参照仓库物资现存量）按需各审核主管（或分管总经理）审核采购单核实是否应该请购。（除生产及工程项目所需的采购审核外，其他的采购审核均由各中心总经理审核。)及时采购计划员采购申请汇总（根据使用部门传过来的采购申请单）将不同的物资选择不同的供应商进行采购及时采购业务员报价单询价议价采购业务员是否签订合同判断是否签订合同采购部业务员拟定采购合同拟定采购合同相关领导合同审批合同审批流程指定采购员采购订单填写采购订单仓库管理员报检单(需要的进行,不需要直接填写采购入库单)报检或自检仓库保管员审核审核是否合格仓库保管员采购入库单填写采购入库单供应商采购发票开具发票采购会计采购结算单采购结算物品申购单申请人部门申请日期申购类别：办公文具类 印制品类 保洁用品类 印章类