04员工人事档案管理办法.doc

员工人事档案管理办法第一章 总 则第一条 为统一、规范人事档案管理工作，根据XX有限公司人力资源管理条例第十五章之规定，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司各单位。 第二章 管理范围及权限第三条 人力资源部是公司人事档案工作的归口管理部门。第四条 人力资源部负责归档(见附件1)管理本公司全体员工的人事档案。 第三章 档案内容第五条 员工人事档案是指有关员工个人情况的材料。主要内容包括：1、记载和叙述本人经历、基本情况、成长历史及思想发展历程的履历、自传材料；2、员工以往工作或学习单位对员工本人进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及工作能力的评估和考核材料；3、对员工有关历史问题所进行的核查材料；4、记录员工在所工作或学习的单位内加入党派组织及其表现的材料；5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处罚或因表现优秀受到各级各类表彰、奖励的人事材料；6、员工以往职位变动情况的材料；7、员工所取得的学历证书、职称证书及各种资格证书、上岗证等复印件；8、员工身份证复印件及应聘意向书、劳动合同书等； 9、员工自进入公司工作开始所参与过的各种培训活动的详细记录。包括： （1）接受的岗前培训记录、上岗考核记录等； （2）在工作期间，员工参加社会上举办的各类业余进修课程的成绩报告单与专业证书、毕（结）业证书复印件等有关材料。10、对员工各段时期的工作业绩、能力、态度、思想品德、适应性、素质等进行公正、客观地观察、记录、考核、评价所形成的文字材料。包括：（1）考评记录：即各种定期不定期的考核得分情况及其汇总表；（2）奖惩记录：即员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到的各种奖励或处罚的记录及其事实材料；（3）职位变更记录：员工在工作中，因工作表现及服务年限、工作能力等因素，其职位、薪酬等调整的决定、通知和相关的表格等材料。11、员工所获得的社会团体、学术团体、学术刊物、科研机构等颁发的聘书、证书、任职资格证书、荣誉证书等复印件。第四章 管理程序和使用范围第六条 员工人事档案的管理，作下列规定：1、上述第五条的档案材料归档后，应当按部门编码、登记编号入册，专人妥善保管。2、人事档案中，员工本人填写的内容如果需要变更，应以书面形式向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关内容得以及时更改，确保档案资料的真实性。3、如因工作需要必须查档的，经办人要填写“人事档案查阅申请单”(附件2)，经人力资源部主管核准后，由档案管理员登记，经办人在登记簿(附件3)上签字后，方可查档。4、凡是经批准查档的，须严格保管并保守秘密，确保档案的完整性。5、人事档案管理人员，不得以任何理由未经核准而擅自让人查阅人事档案。6、凡员工有调迁的，其人事档案必须由人力资源部办理调迁手续。第七条 员工人事档案的使用范围为：1、为员工转正、定级的参考依据；2、作为员工晋级、升迁的参考依据；3、作为员工奖惩的参考依据；4、作为选拔、培训、推荐候选人员的参考依据；5、作为确定培训计划的参考依据；6、作为确定、修订员工薪酬方案的参考依据；7、出具证明材料。 第五章 保管期限第八条 员工人事档案的保管期限作以下规定：1、生产一线员工的一般人事档案保管到员工离职后二年；2、基层干部及行政文员人事档案和考评资料，保存到员工离职后三年；3、中层管理干部及中级（含中级）以上职称专业技术人员的一般人事档案和考评材料，保存到其离职后五年；4、高层管理干部的一般人事档案和考评资料，保存到其离职后十年；5、特殊档案如个人专利权、创造发明、技术创新等在其人事档案中存有的，须在员工离职时，按规定程序移交公司档案室长期保存，不得销毁；6、大中专毕业生、原公有制企业正式员工及原国家机关工作人员所转来的原始人事档案，按国家规定办理；7、员工的一般人事档案和考评资料，保存期届满，本人无特殊要求的，填写员工人事档案资料销毁登记表(附件4)，经审批后方可予以销毁。第二章 附 则第九条 本办法由XX有限公司人力资源部负责解释。第十条 本办法报总裁批准后公布实施。修订时亦同。人事档案归档登记表立卷时间卷 宗编 号员 工摘 要（目 录）备 注姓 名部 门附件2 人事档案查阅申请单查阅对象所属单位职 位查阅期限 年 月 日 至 年 月 日申请理由： 申请人： 年 月 日签 批意 见核 准意 见附件 3 人事档案查阅登记表员 工 档 案查（调）阅归 档备 注姓 名部