北京首钢建设集团行政办公管理办法.doc

北京首钢建设集团有限公司第二冶金建设工程分公司行政工作管理办法 第一章总则 第一条为规范北京首钢建设集团第二冶金建设工程分公司行政管理工作，明确行政管理系统各环节的责任与义务，实现公司行政管理的规范性、高效性，结合公司的实际情况，特制订本办法。 第二条本办法适用于北京首钢建设集团第二冶金建设工程分公司所属的机关各部室及各板块所属项目部 第二章公文与信息管理 第三条公司机关综合管理部（含派驻迁秦地区综合管理部）负责公文的统一收发，各板块综合管理室及所辖项目部应当配备（兼）职文秘人员，负责公文的统一分办、传递等管理工作，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，并与公司综合管理部（含派驻迁秦地区综合管理部）文秘员保持密切的联系，确保公文处理工作的高效率、高质量。 第四条机关部室、各板块及所辖项目部对承办的公文、公司领导及综合管理部要求反馈的事项，一律逐级用OA系统网上传递审批。 第五条机关部室、各板块及所辖项目部除特殊紧急事项外，一般不得越级行文。必须越级行文时，应事先会知综合管理部，由综合管理部向公司领导报告情况。 第六条办理完毕的公文应根据公司档案管理办法的要求，按归档范围整理后，第二年的3月份向公司综合管理部档案室移交，并填写归档文件目录。如遇组织机构调整需要，机关部室、各板块及所辖项目部机构变动前，将公文整理后，10日内向公司综合管理部档案室移交。没有归档和存查价值的公文，报主管部门批准，可以定期销毁。机关部室、各板块及所辖项目部不得销毁秘密公文。 第七条每月的8日前，机关部室、各板块及所辖项目部须向公司综合管理部报送书面或电子版的上月工作小结。每月应不定期向办公室报送文字和图片信息3条以上。 第三章印章管理 第八条机关部室、各板块及所辖项目部必须指定专人保管印章。监管印章人员须政治可靠、坚持原则、责任心强。存放印章的设施必须安全可靠。印章管理人员在工作中离开岗位时、下班后，必须将印章锁好，节假日要将印章严密封存。 第九条印章管理要建立用印、监印、备查制度，印章管理人员盖章时，需要机关部室、各板块及所辖项目部领导签批，并做好登记。加盖印章要齐年盖月，端正清晰。 第十条各板块及所辖项目部承包工程结束后，由各板块综合管理室负责在一周内将印章移交上级印章管理部门封存。如需使用封存印章，经公司主管领导批准后，按规定办理。 第十一条违反印章管理办法发生的争议和法律责任，均由直接责任人承担。给单位造成损失的单位有权向责任人追偿。 第四章办公家具文具与办公固定资产等管理第十二条办公家具、用具配备标准 （一）根据工作需要使用人员申请经主管领导批准方可配置有关办公家具、用具。 （二）文书、档案、保卫和人事管理岗位配专用文件柜。 第十三条办公用具管理的要求 （一）项目部成立后，由各板块综合管理室向综合管理部（派驻迁秦地区综合管理部）提出可行性计划，公司综合管理部对需购买的家具、用品进行调剂或经领导批准后项目部自行采购，费用进项目部成本。 （二）工作者岗位或职务变动，办公家具、用具要相应按标准进行调整，机关部室、项目部人员调离机关部室、项目部时，一律不准随身携带办公家具、用具。（三）办公家具的样式、规格、颜色等要尽可能的相对统一并分类编号，同时贴上相应编号标牌，登记上帐。 （四）机关部室、项目部撤销时，由机关部室、各板块综合管理室专业人员通知公司综合管理部行政专业人员，共同按台帐标准进行清点、交接、转移或回收。办公家具用具可随机构划转，行政部门要办好交接手续，予以备案。 第十四条机关部室、各板块及所辖项目部每月8日前上报下月办公室用品使用计划，每月15日至20日到公司综合管理部（派驻迁秦地区综合管理部）统一领用。各板块项目部办公用品领用费用由公司办公室行政管理员按月转入各项目部。其他省市社会项目及海外项目，由板块综合管理室向公司综合管理部提出计划，按程序批准后自行采购，成本费用进入同本条规定。 第十五条机关部室、各板块综合管理室应建立办公家具、用具、文具的管理台帐，做到帐物相符，数据准确，并按季度上报公司综合管理部（派驻迁秦地区综合管理部）。 第十六条办公用品采购与发放须按照采购与发放两条线的原则，由兼职专业员2人以上，履行采购、入库、发放的手续。 第十七条机关部室、各板块及所辖项目部购置电脑、空调、复印机、打印机等行政办公用固定资产（含单价超过1000元但不够固定资产的）时，必须填写购置报告，经公司综合管理部审核、财务部确认、公司领导批准后方可购置。 第十八条凡调出公司的办公用固定资产，必须填写对外办公用固定资产转移表，经行政、财务部审签，报主管经理批准后方可办理。 第十九条办公用固定资产报废时，填写报废申请，综合管理部审核，财务部门签认，经主管经理批准报废的办公用固定资产必须符合报废标准。 第二十条办公用固定资产每季检查一次，做到帐物卡相符，同时对技术状况和使用固定资产管理档案，按规定时间申请大、中修。 第五章通信管理 第二十一条通信管理以节约费用，降低成本管理，提高办事效率为原则。办公电话根据工作需要配置。 （一）配备程序： 机关部室、各板块及所辖项目部配备固定电话时，应提出申请，会知综合管理部（派驻迁秦地区综合管理部），报请主管经理批准后，方可申请安装外部电话；工程项目完工或转移施工场地时，机关部室、各板块及所辖项目部应及时办理电话撤机或迁移手续。 (二)使用管理规定 1、办公电话是为生产、办公等工作需要而设置的，必须确保工作使用。 2、禁止使用有偿服务功能和电话广播，违章使用者，对当事人或责任单位处以话费10倍以上的罚款。 3、使用办公电话，要做到语言文明，不说粗话、脏话。严格控制办公电话私用，禁止用办公电话聊天、开玩笑，不得涉及与工作无 关的内容。 4、办公电话实行费用限额管理。公司综合管理部根据各部室的实际情况，核定机关每部办公电话月度费用限额标准，经公司主管领导审批同意后执行。各项目部可参照此执行。第二十二条通讯补管理 （一）通讯补贴标准 1、分公司经理：500元/月；副经理：400元/月 2、机关部室部长、副部长：200（元/月） 3、机关其他专业管理人员：人均50（元/月）由部室按实际分配； 4、项目部通讯补贴标准： （1）经营层：项目部项目经理：260元/月 项目副经理：260元/月 各板块管理室主任、副主任：200元/月（2）项目部管理人员：各职能组组长：150元/月； 各职能组管理员：100元/月； （二）有关规定 1、凡享受通迅补贴岗位均按上述相应标准由专业员按规定报综合管理部审核核并登记上帐后，财务予以按月发放。 2、每月6日前上报上月通讯补贴审批表。 第六章车辆管理 第二十三条机关部室、项目部不配备专用车辆，项目部确需长期租用办公用车，应事前经公司领导批准，费用由项目部费用列支，并必须将项目经理所享受的车补额度扣除。 第七章台帐与报表管理 第二十四条专业台帐，由综合员及时录入公司经营软件，查询方便，目录与实际内容相符，准确率100。 第二十五条专业台帐填写清楚，内容齐全，帐面整洁，规格统一，台帐的各种数据要准确无误，达到帐物卡相符，准确率l00。 第二十六条台帐要随动态变化及时填写，达到随时提供可靠依据，提高管理水平。第八章考核 第二十七条违反公文管理规定，不请示公司越级反馈，考核200-500元，情节严重给公司造成影响，一律按劳动合同法中严重违反企业规章制度和严重失职的规定，解除劳动合同。 第二十八条违反印章管理办法未经审批私盖公章给公司造成影响和损失，责任人一律按劳动合同法中严重违反企业规章制度和严重失职的规定，解除劳动合同；发生的争议和法律责任，由责任人承担。给单位造成损失的单位有权向责任人追偿。 第二十九条未按要求上报月度工作小结及文字和图片信息考核50-200元，由机关部室、各板块落实责任人。 第三十条未按要求时限上报办公用品计划当月不发放办公用品，考核50-200元，由机关部室、各板块落实责任人，超核定标准采购办公用品，超额部分不予报销。 第三十一条各部室、项目部配置的固定电话未按限额标准使用，超出限额标准部分由所在部室、项目部自行承担 第三十二条未