采购操作规程.doc

配送中心采购操作规程为规范药品采购行为，确保供应商资质合法、有效，保证购进药品质量，明确供需双方质量责任，依据GSP等相关规定，结合公司实际经营情况，对配送中心采购操作流程（皖立药配20109号）进行修订如下：一、适用范围药品采购入库及采购退出过程的控制和管理。二、职责1、采购部负责供应商资质及产品资料的收集、初审及申报工作。2、采购部负责同供应商进行洽谈、采购合同及协议的签订、质量保证协议的签署、库存监控、进货质量评审、采购退出等工作。3、质量管理部负责对供应商资质及产品资料进行审核并报质量负责人审批，以及时空软件信息初装的录入工作。4、质量部验收员负责采购商品的质量验收工作。5、仓库负责采购入库品种的储存、养护工作。6、财务部负责入库凭证、发票等的收集核对，督促采购部索要，货款的承付等工作。三、采购入库流程1、采购员在时空软件中选择审批合格的供应商进行洽谈，签订采购协议或合同。2、确定采购后，采购员在时空软件中制订采购计划并审核。采购计划项目包括供货单位、品名、规格、产地、数量、单价等。3、制订采购计划后，采购员应关注供应商发货及物流情况，货物到达公司后，采购员拿到供应商送货明细单据，核对时空软件中采购入库通知单，保证采购入库通知单同客户原始单据所有条目内容一致，如需修改入库通知单，同时应在客户原始单据上修改，并在修改处签字确认。核对完成后，审核采购入库通知单，并将原始送货单据交采购部经理（或副经理）签字确认后，交质量部验收员。4、质量部验收员凭采购部经理（或副经理）签字的原始单据，按照验收相关制度规定进行验收，验收完成后提取采购入库通知单进行核对，核对无误后打印质量验收入库单，交仓库保管员收货。验收不合格的商品，打印商品拒收单，办理拒收手续。5、仓库保管员凭质量验收入库单核对商品，同验收员进行实物交接，并签字收货。6、验收员凭仓库保管员签字的入库单据，在时空软件中完成入库复核工作，完成入库，库存增加。7、验收员将验收单据验收联留存，其余单据及票据材料两日内交接给采购部。四、采购退出流程1、因质量问题、效期问题、经营情况等原因需要退回上游的品种，由相关品种采购人员同供应商联系退回。2、采购员或采购内勤打印出采购退出单，采购退出单明细包括品种信息、批号、数量、退出原因等。3、打印出的采购退出单经采购部经理（或副经理）及财务部经理共同签字审核后，交仓库单据管理员处办理提货手续。4、仓库单据管理员对采购退出单进行审核后，通知仓库保管员发货。5、仓库单据管理员凭提货人签收的采购退出单，在时空软件中进行退出出库单审核，库存减少。6、仓库单据管理员将审核后的退出单据仓库联留存，其余单据两日内交接给采购部。五、特别规定1、公司采购商品实行采购员负责制，采购员要及时关注订单商品的到货情况，到货后应立即办理手续交验收员验收。无特殊原因超过两个工作日不办理手续的每笔处罚责任人10元/天。2、采购员审核供应商单据时，应仔细核对品名、规格、产地、数量、批号、单价、效期等条目，发现有新品种的，应及时至质量管理部办理新品初装手续，并补做采购计划，完成入库通知手续。发现效期不符合采购制度规定的，应进行标记并交相关领导签字同意购进，否则验收员有权拒收。3、如发现送货原始单据，同一品种发货不止一个批号时，请采购员在入库通知单中修改添加后，再进行审核。4、如遇审批领导不在公司时，可以找其上一级领导审批，或者电话请示后，事后补签。5、市场急需品种，经配送中心总经理签字后，可以简化手续，直接办理验收入库。6、如果入库后的品种价格需要调整的，打印采购退补价单，经采购部经理和财务部经理签字同意后，进行调价。7、所有交接到采购部的单据、发票等材料，涉及到财务部的应及时交接给财务部。8、采购退出的品种，应该按照该品种的进价进行退出，特殊原因需低于进价退出的，需说明原因并经配送中心总经理签字同意后，方可办理。9、因资料不齐给予入库的品种，责任人应在15日内将所缺资料补齐，逾期未补齐者，每笔处罚10元/天。六、本制度自下发之日起执行，原配送中心采购操作流程（皖立药配20109号）作废。附件：采购入库流程图 安徽立