U8 采购业务流程.doc

关于发票与到货的顺序及处理方法：A,单货同行：当货物及其采购发票同时到达企业时，首先检验发票与货物是否一致。如果单货一致：1,可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购结算。2,也可以先填制采购入库单，再参照入库单生成发票，用户可选择自动进行采购结算。如果单货不一致：1,可以暂不入库或暂不报账结算。2,也可以区分损耗原因，报有关领导批准后做有损耗的采购结算。B,货到单未到暂估入库：当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再输入发票进行报账结算。C,单到货未到。当采购发票先到，而货物未到企业时：1,可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票。2,也可以输入发票做在途货物处理。如果想要及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入发票。关于红字单据的运用在采购活动中，如发生退货，可分为以下情况进行处理：1) 如果该项业务的发票没有录入系统，不论货物是否办理入库手续，即不论是否已输入了入库单，都可以不进行处理，不必要求供应商开具红字发票，只须将发票退给供货单位即可。2) 如果该项业务的发票已录入系统，那么若该发票还没有采购结算，则可以删除该发票，不必要求供应商开具红字发票。3) 如果该发票已经结算，则必须要求供应商开具红字发票，并录入系统与相应的红字入库单进行结算。4) 如果原入库单有错，用户重输一张红字入库单冲错，在进行采购结算时，选择原有错的蓝字入库单和冲错的红字入库单进行结算。若用户实际业务有到货环节，则退货业务可用如下方式处理：1) 入库后退货：到货环节未发生拒收，货物入库后因某种原因需要退货，则由采购业务员填退货通知单，仓库负责实物退库。此种业务的处理是：先参照原到货单或订单生成到货退回单，再根据到货退回单生成红字入库单。2) 入库前退货：质量管理采购不良品处理单的退货数量回写到货单，根据到货单生成到货退回单。退货结算的三种情况：1， 结算前全额退货: 即已录入采购入库单，但未进行采购结算，并且全额退货。1) 填制一张全额数量的红字采购入库单。2) 把这张红字采购入库单与原入库单进行结算，冲抵原入库单数据。 2, 结算前部分退货: 即已录入采购入库单但未进行采购结算，并且部分退货。1) 填制一张部分数量的红字采购入库单。2) 填制一张相对应的采购发票，其中发票上的数量原入库单数量红字入库单数量。3) 把这张红字入库单与原入库单、采购发票进行结算，冲抵原入库单数据。 3,结算后退货: 即已录入采购入库单、采购发票，并且已进行了采购结算。1) 填制一张红字采购入库单，再填制一张红字发票。2) 把这张退货单与红字发票进行结算，冲抵原入库单数据。当收到供货单位开具的红字(负数)发票，可分以下情况进行结算：1. 货物未入库的红字发票结算：没有对应的入库单，采用【手工结算】，不选入库单，直接选择原兰字发票和红字发票进行结算。2. 货物已退货的红字发票结算：在取得供货单位的退货发票后，进行结算。如果退货单与退货发票一致，可以自动结算，否则采用手工结算。关于暂估？1、采购入库单暂估记帐：如果存货核算与采购系统或委外系统集成使用时，可以进行暂估业务，所谓暂估是外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，待发票到达，并与采购入库单结算后，按结算金额调整暂估入库金额的处理。2、采购模块暂估与存货核算暂估的区别： 采购模块的暂估入库是以采购入库单是否与采购发票结算来判断，如果采购入库单未与采购发票结算，则认为是暂估入库； 采购模块的报销，是以采购入库单与采购发票是否结算为界定标志，如果结算则认为是报销。 存货核算的暂估记帐，则是指对未结算的采购入库单进行记帐，即由于采购发票未到，无法按实际采购成本记帐，所以暂时以估价来记帐； 存货核算的报销，是以存货核算是否进行结算成本处理为判断标志，已暂估记帐的入库单与采购发票结算后，存货要进行结算成本处理，结算成本处理后即认为是报销。3，结算成本处理：凡是暂估记帐的采购入库单，记帐后发票到并且全部结算，存货都要进行结算成本处理，将采购暂估入库成本按发票的实际成本进行调整，调整方式与本月结算、跨月结算以及暂估回冲方式相关4、结算成本处理与暂估回冲方式： 存货进行结算成本处理，要将采购暂估入库成本按发票的实际成本进行调整，调整方式与是否本月结算以及暂估回冲方式相关。暂估入库存货成本的回冲方式包括月初回冲、单到回冲、单到补差三种；对于受托代销采购业务，不论是本月暂估还是以前月份暂估的入库单，均采用单到补差的方式；对于费用发票单独结算，结算成本处理后生成入库调整单。月初回冲：指当月货到票未到时，先将采购入库单暂估入账，在下月初时立即回冲形成红字回冲单，冲回上月暂估的业务，下月结算时再按结算价形成最终的反映实际成本的采购入库单（即报销的蓝字回冲单）。如果下月发票仍未到，则期末处理时系统自动按原来的暂估价重新暂估入账（即暂估的蓝字回冲单），下月初再回冲，这样如此循环直到结算生成报销的蓝字回冲单为止。单到回冲：指当月货到票未到时，先将采购入库单暂估入账，下月或以后月份结算时先将原来的暂估入库单全部回冲，再按结算价形成最终的反映实际成本的采购入库单（即报销的蓝字回冲单）。单到补差：指当月货到票未到时，先将采购入库单暂估入账，下月或以后月份结算时将暂估成本与实际成本之间的差异形成入库调整单，将原来的暂估成本调整为实际的结算成本。 如果暂估记帐当月进行结算成本处理，调整暂估成本的方式相同，不涉及到回冲方式；A, 暂估记帐当月全部结算情况下，结算成本处理流程：1， 采购到货入库，但发票还未收到，财务根据暂估价格做估记入存货明细账 ；2， 月末收到采购发票并于入库单全部结算 3， 在存货中对结算单进行结算成本处理4， 结算成本处理时，自动按结算金额修改写原暂估入库成本。B, 对于当月部分结算的采购入库单1， 采购到货入库，但发票还未收到，财务根据暂估价格做估计记入存货明细账 ；2， 月末收到采购发票并于入库单部分结算 ；3， 由于如果先对采购入库单暂估记帐，发票后到并且与采购入库单部分结算，系统不支持结算成本处理；存货明细账里依然是暂估价格；4， 如果采购入库单先与发票部分结算，后在存货系统记帐，则存货明细帐中会形成两条记录，一条为按已结算金额记帐的记录，一条为按未结算金额暂估记帐的记录；暂估记帐、跨月结算情况下的结算成本处理方式：A，暂估记帐，跨月全部结算情况下，结算成本处理方式及流程如下：月初回冲：1， 本月采购入库但发票未到，财务根据暂估价格做估计记入存货明细账；2， 本月月末结账；3， 月末结账时刻按原暂估金额系统自动生成原暂估入库单的红字回冲单；4， 下月收到发票，并全部结算；5， 在存货中对结算单进行结算成本处理6， 结算成本处理时，生成蓝字回冲单，并记入存货明细账；单到回冲1，本月采购入库但发票未到，财务根据暂估价格做估计记入存货明细账；2，本月月末结账；3，下月收到发票，并全部结算；4，在存货中对结算单进行结算成本处理；5，结算成本处理时，同时按暂估金额生成红字回冲单和按结算金额生成蓝字回冲单；单到补差1，本月采购入库但发票未到，财务根据暂估价格做估计记入存货明细账；2，本月月末结账； 3，下月收到发票，并全部结算； 4，在存货中对结算单进行结算成本处理； 5，结算成本处理时，按暂估金额和结算金额的差额生成入库调整单，并记入存货明细账；A， 暂估记帐，跨月部分结算：（暂估记帐、跨月部分结算的情况下，单到补差的处理方式与跨月全部结算相同）月初回冲1，本月采购入库但发票未到，财务根据暂估价格做估计记入存货明细账；2，本月月末结账；3，月末结账时刻按原暂估金额系统自动生成原暂估入库单的红字回冲单；4，下月收到发票，并部分结算；5，在存货中对结算单进行结算成本处理；6，结算成本处理时，按已结算的金额生成蓝字回冲单（报销），并记入存货明细账；7，期末处理；8，期末处理时，按未结算的金额生成蓝字回冲单（暂估）；9，月末结账；10，月末结账时，按未结算的金额生成下月的红字回冲单单到回冲1，本月采购入库但发票未到，财务根据暂估价记入存货明细账；2，本月月末结账；3，下月收到发票，并进行部分结算；4