公司行政部门管理方案.doc

公司行政部门管理方案1 本制度依据公司的有关规章制度并结合公司的特点制定，适合公司全体员工。2 本制度包括档案管理、印鉴管理、办公及劳保用品管理、库房管理、公文打印管理、考勤管理六个方面。2.1档案管理1) 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、考勤工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通告、通知、外来文件、技术资料等具有参考价值的材料。2) 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。行政部门每半月做一次档案归档，汇总工作。3) 档案管理的借阅和索取总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。公司其它人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续。借阅档案必须爱护、保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属需要摘录和复制，必须由总经理批准方可摘录和复制。4) 档案的销毁1) 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2) 若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁。3) 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写编制销毁清单，由专人监督销毁。2.2印鉴管理1) 公司印鉴由财务部保管，（各部门印鉴由各部门主管负责保管、使用）2) 公司印鉴的使用一律由总经理签字批准后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。3) 公司所有要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。4) 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5) 盖章后出现的意外情况由批准人负责。2.3办公及劳保用品管理1) 公司的固定资产由办公室统一管理，由专人负责造册登记，统一编号、建帐。2) 公司的办公用品包括办公桌椅、电脑、电话、移动通讯工具及办公所需的低值易耗品等，实行谁使用，谁负责的原则，由领用人签字，并填写办公用品去向登记表并办理出入库手续。3) 领用人要爱护公司财物，对于电脑设备，应严格按规程操作，注意保护机器，延长寿命。如发现办公用品有丢失、损坏，应视具体情况由领用人负责赔偿责任。4) 各部门应在每月月底前将该部门所需办公用品（包括低值易耗品）购置计划报办公室，由办公室主管审批后，根据缓急情况安排购置、分发。5) 总经理指定专人制定每月办公用品计划的预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发各部室，由负责人签字领回。6) 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用。7) 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。8) 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，品种对路，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好，建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定由领用人员签字。9) 办公用品管理一定要严格按照规章制度办理，不允许非工作人员进入库房。10) 大宗办公用品的购置需经总经理办公会议决定。11) 劳保用品由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买，统一发放。2.4库房管理1) 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。2) 采购人员购入的物品必须附有入库单，收票时当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即统计其数量，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。3) 物资入库后，应当日填写帐卡。4) 格执行出入库手续，物资出库必须填写领料单，由领料人签字方可领出。领用特殊物品必须由总经理签字批准方可领出。5) 库房物资一般不可外借，特殊情况由总经理批准，办理外借手续。6) 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写清楚，整洁，计算准确，做到帐、卡、物相符，不得随意涂改。2.5公文打印管理1) 公司公文打印工作由专职文员负责。2) 公文打印需由文员填写打印单，并由经办人签字后，存档备查。3) 文员应自觉节约耗材，降低办公成本，办公及复印用纸力争两面使用。4) 文员不得接受与公司业务无关的资料打印。5) 文员应具有保密意识，重要文件、资料要建立专门的文档，并设置密码，打印完后，废弃的文件资料应及时销毁，防止泄密。2.6考勤管理1)人事专员负责各部门考勤的填报工作（以考勤机为准）。记考勤时由当月一日起至当月底止。考勤员应认真如实的填报考勤表，经