内部信息沟通管理办法.docx

文件编号：版 本 号：V1.0内部信息沟通管理办法状 态：草稿页 次：第- 9 -页 共9页AUTONET内部信息沟通管理办法文件编号：*经营管理部2013-01-17版本修订历史记录版本号修订内容修订者修订时间V1.0初稿2013-1-17拟 制: 部门主管： 会 签：签发核准：发布日期： 内部信息沟通管理办法一 总则(一) 目的：为提高工作效率，建立公司内部正常、顺畅的沟通渠道，根据公司管理要求及公司实际工作的需要，特制定本办法；(二) 解释：本办法自发布日起开始执行，由经营管理部负责解释修订；二 沟通渠道(一) 会议沟通1. 会议种类及要求（1） 例会A 部门例会：每周一各部门召开部门例会，由部门负责人召集，进行部门工作总结并确认本周工作计划安排； B 公司例会：每周二 9:30召开公司例会，由经营管理部召集，进行上周工作汇报及本周工作计划沟通；（2） 临时性会议：由总经理或相关权责主管依需要临时召集，包含经营会议、工作汇报、项目会议、各评审会议、头脑风暴会议等；2. 会议管理（1） 例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；（2） 发起非常规临时性会议原则上应至少提前1小时通知与会人员,并且应采用邮件及口头并行方式通知（邮件中须明确会议时间、地点、与会人、会议主题及会议议程）；（3） 与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)，确保会议效果；在公司级会议中未按要求提交资料者，将依照规定通报并给予行政处罚；（4） 主持人及会议室管理人员应提前进行会场布置（具体参照会议管理制度）；（5） 与会人员须准时出席并签到，因故无法到会者,须提前向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；（6） 由会议主持人把控整体会议进度，讨论范围需紧扣主题，并尽量在规定的时间内结束会议；（7） 各类会议由主持人指定人员做会议记录，（副）总经理主持召集的会议原则上由总经理秘书负责会议记录；重要会议的会议记录，经主持人签名确认后，由会议记录者发放给与会人员及相关人员；（8） 会议决议及相关工作安排，应由会议记录者在会议结束一个工作日内发布会议决议事项追踪表，明确责任人及追踪人，并及时将事项结果反馈给相关人员；（9） 会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。(二) 文件1. 规章、制度类 （1） 此类文件包含红头文件、各种规章制度流程、规范、标准等，需统一使用公司模板及标准格式并严格按照文控制度完成会签、审批流程；（2） 此类文件须在受控条件下通过邮件及OA两种形式发布，并且仅限在受控级别内流通，严禁外泄；（3） 公司制定的制度规章等，由经营管理部统一颁布、发放，相关人员需仔细学习阅读，并严格遵守。2. 公告、联络、通知类（1） 此类文书包含各种公告、通知、联络函、指令、呈报等，需按其级别完成相应的签发流程，建议使用统一公司模板及格式；（2） 公司范围的公告、通知类文书需同时通过公告栏、OA和邮件的方式通知到相关部门及个人，尽量覆盖较为全面的范围，避免信息遗漏；（3） 各部门之间、上下级之间的具体事务联络、指令传达呈报等事宜建议使用电子文件进行沟通、传递。3. 签（呈）、报告、报表类（1） 此类文件包含下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门，各级主管向公司或总经理的述职报告、专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；（2） 须定期呈报有：报告/报表形式提报周期报告对象级别公司大事记周报报告次/周公司管理层及各经理人公司级部门周工作计划及汇报报告次/周总经办/经管部收集公司级项目流转报告/项目周报报告次/周公司管理层及各经理人公司级部门月度工作计划汇报报告次/月总经办/经管部收集公司级业务体系数据报表报表次/月、年终经管部收集公司级财务体系数据报表报表次/月、年终经管部收集公司级供应链体系数据报表报表次/月、年终经管部收集公司级部门工作分析报告报告次/季度、年终总经办/经管部收集公司级个人周工作计划汇报报告次/周部门负责人部门级个人月度工作计划报告次/月部门负责人部门级（3） 不定期呈报：根据公司管理需要，临时组织呈报的文件，包含专项工作报告、具体事项呈报核准、项目评审报告等。(三) 非正规场合、形式的沟通1. 交流沟通：除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策2. 沟通建议：（1） 总经理同各中心负责人等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每季度应有一次交谈沟通；（2） 经（副）理同直接部属每周应有一次交谈、沟通，同其他部属每月应有一次交谈、沟通。3. 意见反馈：公司应设置员工意见邮箱，指定专人负责管理，员工如有各类意见或建议可以通过实名或匿名邮件的方式进行投递，由管理员定期整理并直接反馈给总经理；如合理化建议经员工实名提出一经采纳，公司将根据建议重要程度给予相应奖励。三 沟通工具使用要求及建议(一) 电子邮件（详细参考电子邮件使用规范）1. 非紧急事件或附加较多信息资料的事件建议使用邮件沟通，公司内部建议养成每日查收并处理邮件的习惯，非业务体系人员应尽量实时处理邮件；2. 使用电子邮件时需附上电子签名，明确个人信息（姓名、职位、部门、公司、联系方式等），以便收件人随时联系；3. 发送邮件时需明确分清邮件主送人、抄送人、暗送人，并且要求邮件主题明确、内容简明扼要，并使用合适的拼写、语法和标点符号，根据邮件需求选择使用自动回复及阅读收条功能；4. 建议在发送邮件前再次仔细检查，确保邮件信息描述明确，尽量避免误解及多次邮件反复沟通确认；5. 重要邮件发送后应采取当面、电话或其他方式进行跟进确认，提醒收件人及时处理；6. 接收到重要邮件需即刻回复对方，告知发件人已知悉并正在处理；对于正常邮件可按紧急及重要程度依次处理，对于有回复时限要求的邮件需按时回复，如无法按时需尽快通知发件人，并告知可完成时限；7. 接收到有工作任务的邮件，回复时需在原邮件上回复，以便增强事件处理的连贯性；接收到群发邮件，除非必要，尽量避免回复所有人，以免给他人带来邮件困扰；(二) 电话沟通（详细可参考电话商务礼仪）1. 无法当面沟通的紧急事件或日常信息传达提醒，建议使用电话沟通；2. 电话沟通前建议组织语言，明确主题，尽量将所述信息准确清楚的传达给对方，并注意使用礼貌电话用语；3. 电话沟通切忌长篇大论或参杂过多个人情绪，建议在沟通结束时与对方确认是否已清晰接收相关信息，如需回复，则双方确认回复方式及时间；4. 如条件允许的情况下，建议在电话沟通时在手边准备纸笔，以便随时记录相关信息；(三) QQ、MSN沟通1. 日常非机密事件可采取QQ、MSN等聊天工具进行沟通；2. QQ、MSN等软件可作为沟通的辅助工具，跟进工作事项阶段，加强员工实时互动；3. 在此类沟通工具中，严禁上传公司机密文件、透露内部核心数据等保密信息；(四) 公司网络平台/OA（详细可参见公司OA使用管理制度）1. 公司网站主要发布公司重要事件、最新行业资讯、产品项目等信息，员工可以通过网站了解行业及公司的最新动态；2. 公司OA主要通过内部流程的执行、文件制度的发布和公司网上信息的传递达到沟通的目的，各部门需加强OA使用率，充分利用公司提供的沟通平台；3. 各部门业务流程需按规定在OA上完成相应审批流程，并在要求时间内提交所需资料单据，以利下一步工作的开展；如某节点未及时审批，可通过邮件、电话、短信等方式进行催办；4. 公司内部各文件制度需根据受控范围设置相应权限，并上传OA，以供员工随时查看调用；5. 公司范围内公告、新闻、人事变动、知识共享等信息需按OA使用规定在相应版块发布更新，并使用邮件进行提醒；同时员工可以在论坛里进行互相交流。(五) 公告栏：公司的重要事件和最新决策除在网站上公布外，还要及时在公告栏上发布，以便员工随时了解公司动态。四 信息沟通反馈机制(一) 沟通反馈：指对领导安排给自己的工作或业务伙伴相互协作的承诺，在限定时间内必须完成并及时反馈的一个结果；(二) 信息传达：按照发布信息-传递信息-接收信息-处理信息-反馈信息的几个步骤，从而能更好地下达指令、执行指令，做好领导与部门之间、部门之间、个人与部门之间、个人之间的沟通；(三) 信息处理分析：接收到信息后通常可以采用五个“W”来对信息进行分析处理：What，什么工作任务；When，什么时间完成；Where，什么地点完成；Who，找什么人或需要什么人完成；how，怎样去完成? (四) 信息处理过程中应注意四个要点：1. 接收信息：接收到信息后首先要回复，证明自己已正常接收到对方的信息；2. 处理信息：在处理过程中，对出现的问题要及时提出并通报给信息传达方，以便其提前做出准备；3. 处理时限：如信息传达方对信息处理有时限要求，则应严格遵照时限处理信息，如不能按时完成，需尽早告知传达方并反馈可以完