第三篇 Excel2000电子表格制作培训教程.doc

102第三篇信息技术应用能力培训教程第三篇 电子表格制作本模块主要内容l 电子表格Excel 2000概述l 电子表格Excel 2000工作表的编辑操作l 电子表格Excel 2000工作表的计算操作l 电子表格Excel 2000工作表的排序与统计操作l 电子表格Excel 2000图表操作学习目标l 了解电子表格 Excel 2000的基本概念（工作簿、工作表、行、列、单元格、区域等）；启动电子表格软件，掌握工作簿文件的新建、打开、关闭、存盘、页面设置、打印等操作。l 掌握电子表格 Excel 2000工作表的编辑操作，包括在工作表中插入、删除、移动行或列、设置行高和列宽、移动单元格区域，工作表的插入、删除、复制、移动和重命名等操作。l 掌握电子表格 Excel 2000工作表的计算操作，包括在工作表中应用公式或函数计算数据的总和、平均值、最大值、最小值或指定的运算式等操作。l 掌握电子表格 Excel 2000工作表的排序与统计操作，包括在工作表中对指定的数据排序、自动筛选、分类汇总等操作。l 掌握电子表格 Excel 2000图表的操作，包括图表的建立和编辑，图表类型选择设置等操作。147信息技术应用能力培训教程第一章Excel 2002概述日常工作中我们少不了要分析处理大量繁杂的数据或信息，如教学管理、工资管理、档案管理、股票信息、企业报表等。Excel2000是目前最流行的一种电子表格软件，它可以自动计算、自动输入、自动套用格式、自动求和等，它可以对数据进行排序或筛选，它在数据分析和行政管理等方面都有广泛的应用。1.1 Excel 2000的启动与退出在Windows 2000窗口的桌面上，移动鼠标，将鼠标指针指向“开始”按钮，并单击鼠标左键，则在屏幕上显示【开始】菜单，它列出了可以选用的各种任务。接着将鼠标移到【开始】菜单的【程序】项，此时【程序】右边屏幕上显示所有【程序】项的菜单，又将鼠标指针移到“Microsoft Excel”选项时，当单击该项时就启动了Microsoft Excel 应用程序，在屏幕上显示Microsoft Excel 窗口，如图3-1-1所示。在菜单栏中单击【文件】/【退出】命令或单击Excel窗口的关闭按钮，就可以退出Excel。如果在退出Excel之前已输入了数据，但尚未保存文档，如单击【退出】命令后，Excel就会显示提示对话框，询问是否要保存该文档。当回答了询问以后，就可退出Excel。1.2 Excel 2000的窗口组成Excel2000的窗口由各种元素组成，如图3-1-1所示。其窗口的主要组成部分的功能如下：标题栏：用来显示文档的标题。当打开或创建了一个新文档时，该文档的名字就会出现在标题栏上。拖动标题栏可移动窗口或对话框。菜单与命令：菜单可分为两大类，即菜单栏上的菜单与快捷菜单。菜单栏上的菜单由9个菜单组成，每一个菜单中都包含有一组与此菜单相关的命令，可以下拉菜单的形式显示在屏幕上。打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成Excel的功能。图3-1-1 工具栏：屏幕的“常用”和“格式”工具栏上含有若干按钮，它们代表最常用的一些Excel命令。单击这些按钮，可以快速地执行该按钮的命令。任一工具栏可通过菜单【视图】/【工具栏】命令来设置显示或隐藏。编辑栏：编辑栏用来编辑和显示活动单元格中的数据。工作表：用以记录数据的区域。状态栏：状态栏位于底部的信息栏，可提供有关选定命令或操作进程的信息。工作表标签：每个工作表都有一个名字，称为工作表标签，系统默认把它们记作sheet1，sheet2，如图3-1-1所示。如果单击某一工作表标签则将激活该工作表（此时称之为当前工作表或活动工作表），在图3-1-1中，sheet1是当前工作表。水平、垂直滚动条：分别用来在水平或垂直方向改变工作表的可见区域。1.3 Excel 2000的概念工作簿：在Excel应用程序中，每个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为“.xls”。工作表：工作簿由一至多个相关的工作表组成，在默认情况下，一个工作簿文件可打开3个工作表。在一个工作簿中最多可以建立255个工作表。单元格：在Excel应用程序中，每个工作表是由65536行和256列所构成，如图3-1-1所示。列标是由左至右，采用字母顺序编号，从字母“A”到“IV”；行号是由上至下，从数字1到65536进行编号。每一个由列与行的交叉所组成的格子称为单元格，相应的列标和行号构成单元格地址。单元格是组成工作表的最小单位。用户输入的数据都是保存在单元格中的，这些数据可以是数字、公式、文字、图形。活动单元格：是指当前正在使用的单元格，活动单元格的标志是其外有一个黑色的方框。在图3-1-1中，活动单元格是第A列与第1行交叉处的单元格，A1就是该单元格的地址，而在名称框中指出其活动单元格的地址就是“A1”。在Excel数据结构中，最基本的数据是单元格，其次是工作表，最后是工作簿。工作表包含一系列已输入数据的单元格，工作簿则是若干个相关工作表的集合。一个工作簿以文件形式存放。1.4 工作簿文件的操作1.4.1 工作簿文件的新建与保存在启动Excel 2000时，系统会自动建立一个名为Book1（此时Book1是临时工作簿文件名）的新工作簿文件，并在标题栏上显示“Microsoft ExcelBook1”(如图3-1-1所示)，此时，就可立即开始输入数据内容。当单击菜单【文件】/【关闭】命令，关闭了这工作簿文件后，文档窗口呈灰色显示，说明此时Excel窗口中没有文件被打开。如果单击菜单【文件】/【新建】命令，就弹出“新建”对话框，此时单击“常用”标签中的“工作簿”图标，再单击“确定”按钮，就可以建立一个名为Book2（此时Book2是临时工作簿文件名）的新工作簿文件。例1-1 现有如下表格：学号姓名语文数学英语总分平均分1张磊7590782刘育英8082913陈少东8869784高林8050875郭志峰7665556林莉878283表3-1-1 首先在新工作簿文件中的Sheet1工作表中输入上述表格数据，然后保存，操作步骤如下：单击A1单元格，输入“学号”，按 键，此时活动单元格是A2单元格，接着输入“1”，通过移动单元格依次输入其他数据，如图3-1-2所示。图3-1-2 如果在新文件中输入数据完毕后，就可将其保存在磁盘上，以备使用。图3-1-3 在图3-1-2中，单击菜单【文件】/【保存】命令，就弹出“另存为”对话框，用户可以通过单击“保存位置”列表框箭头，选择不同的文件夹，此时选择指定盘的文件夹“Excel课程练习集”；在“文件名”列表框中输入要保存的文件名“学生成绩统计”；“保存类型”表示要保存的文件类型，此时选择为“Microsoft Excel 工作簿 (*.xls)”。如图3-1-3所示。在图3-1-3中，单击“保存”按钮，则窗口如图3-1-4所示。图3-1-4 这时，可看到窗口标题栏上由原先的临时文件名“Book2”已改成为工作簿文件名“学生成绩统计”，并保存在指定的文件夹“Excel课程练习集”中。1.4.2 工作簿文件的打开(1) 打开最近使用的文件为了方便用户对前面工作的继续，系统会记住用户最近使用的文件。从【文件】菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件。如要打开列表中的某个文件，只需单击指定文件名即可。(2) 打开以前的文件单击“常用”工具栏中的“打开”按钮或单击菜单【文件】/【打开】命令，就会弹出“打开”对话框，如图3-1-5所示。在“打开”对话框中，“查找范围”列表框显示当前的文件夹，用户可以通过列表框选择不同的文件夹；中间的大窗口显示当前文件夹下的文件（或下一级文件夹），此时单击指定文档，再单击“打开”按钮，即可打开这个指定的文档。若要查找文件，单击菜单【工具】/【查找】命令，就弹出“查找”对话框，在此对话框中可设定查找条件。可根据需要按以上方法逐个打开多个文档。在打开多个文档时，在某一时刻只有一个文档是活动的，因为只有一个窗口是活动窗口。用户可通过【窗口】菜单选择某一文档为活动的窗口。为了提高速度和减少占用的内存，每次打开的文档数不要太多。图3-1-5 1.5 工作表的打印在Excel中，对于已保存的工作表或者分析结果，常常需要把它打印出来。Excel提供了页面设置、打印预览和设置打印机属性等功能。1.5.1 页面设置页面设置是打印前的主要工作，在“页面设置”对话框中有四个标签，我们可以在不同的标签中根据需要进行相应的设置。例1-2 将图3-1-4中的工作表进行页面设置，操作步骤如下：现以图3-1-4中的工作表为活动工作表，单击菜单【文件】/【页面设置】命令，弹出“页面设置”对话框。在该对话框的“页面”标签中，设置打印纸的方向为纵向；设置打印文件内容的缩放比例为150；设置纸张大小为A4；设置起始页码为“自动”。单击“页眉/页脚”标签，在该标签中，单击“自定义页眉”按钮，在其编辑框内输入标题。单击“工作表”标签，在该标签中选择“网格线”复选框。1.5.2 打印预览使用打印预览可以模拟显示实际打印的文件外观，如果满意即可打印输出。如果单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单【文件】/【打印预览】命令，屏幕就显示打印预览窗口。在例1-2中，当我们对工作表进行页面设置后，只要单击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮，就可以进入打印预览窗口。在打印预览窗口中，窗口的顶部有一排命令按钮，用于完成各种操作。“上一页”、“下一页”按钮是用于查看上一页或下一页的内容；“缩放”按钮是用于缩小和放大预览显示；单击“打印”按钮就可以进入“打印”对话框；“设置”按钮是用于页面设置；“页边距”按钮是用于调整页边距；“关闭”按钮是结束预览状态，回到原来工作簿窗口。1.5.3 打印工作表当选定要打印的工作表后，单击菜单【文件】/【打印】命令，就弹出“打印”对话框。在“打印”对话框中，用户可以设置打印的范围、内容及份数，然后单击“确定”按钮便开始执行打印。第二章工作表的编辑操作2.1 工作表的数据输入1、 选取单元格区域(1) 选取单元格在输入单元格内容时，首先要选定一个需要输入数据的单元格。选取单元格的最基本的方法是当鼠标指针变成一个空心十字形状时，先将它移动到想要选取的单元格内，然后单击即可。例2-1 用定位单元格的方式来选取单元格，操作步骤如下：打开“学生成绩统计.xls”工作簿文件，在Sheet1工作表（见图3-2-1）中，单击菜单【编辑】/【定位】命令，这时会弹出“定位”对话框。在该对话框中的“引用位置”文本框中键入要选取的单元格引用，如输入“C3:F6”，即表示此时要选取的单元格是从C3单元格开始到F6单元格之间的所有单元格。设定后，单击“确定”按钮。这样就可以选取指定的单元格区域，如图3-2-1所示。图3-2-1 一般来说，在选取单元格时，都习惯使用鼠标。鼠标比较灵活，如图3-2-1所示，要选中这整块连续的单元格区域，只要用鼠标在C3单元格按住鼠标不放并拖曳至F6单元格就可以完成。(2) 选取不连续的单元格区域例2-2 在“学生成绩统计.xls”工作簿文件的Sheet1工作表中，选取从B2单元格到B4单元格、从D2单元格到E4单元格的两个矩形区域，操作步骤如下：先拖动鼠标选取B2单元格到B4单元格的区域后，松开鼠标左键，如图3-2-2所示。左手按住键盘上的Ctrl键，右手拖动鼠标选取D2到E4的区域。松开鼠标左键，再松开Ctrl键，结果如图3-2-3所示。图3-2-2 图3-2-3 (3) 选取整行、整列、整个工作表将鼠标指针移至该行的行号上单击即可以选取该行。将鼠标指针移至该列的列号上单击即可以选取该列。将鼠标指针移至该工作表的行号列和列标行的交叉处单击即可以选取整个工作表。2、 数据输入(1) 键入方式在Excel中，数据输入是以单元格为单位进行的，每输入完一个单元格，需改变当前活动单元格才能继续输入。单元格进入编辑状态后，有两个明显的变化，如图3-2-4所示。一是单元格中出现了一个闪烁的竖线“”，称为插入点光标，新输入的内容将出现在插入点光标处。可按键盘上的键或键，使插入点在单元格中左、右移动。如按一次键盘上的Delete键，则删除插入点后面的一个字符；如按一次键盘上的Backspace键，则删除插入点前面的一个字符。二是在编辑栏中出现了“”和“”两个按钮。单击“”按钮，取消对单元格所做的修改，退出编辑状态；单击“”按钮，确认对单元格所做的修改，退出编辑状态。图3-2-4 (2) 填充式输入在输入数据时，对于如人员编号、等差序列、等比序列、日期序列等等有规律的数据，Excel提供了自动输入功能。例2-3 利用自动填充序列功能在A1、A2、A10单元格中输入数字序列101、103、119，操作步骤如下：先在工作表的A1单元格中输入数字序列“101”，按Enter键，然后选取A1到A10的区域，如图3-2-5所示。在图3-2-5中，单击菜单【编辑】/【填充】/【序列】命令，这时会弹出如图3-2-6所示的“序列”对话框。在“序列”对话框中选择“序列产生在列”和“类型是等差序列”，在“步长值”文本框中键入2，设定后，单击“确定”按钮，结果为图3-2-7所示。图3-2-5 图3-2-6 图3-2-7 如果初始值为字符或纯数字，选择一个单元格开始填充，相当于数据复制。如果初始值为Excel预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充。如初始值为“星期一”，自动填充为“星期二、星期三、”。3、 数据修改(1) 单元格的修改当单元格的内容有错时，重新输入的方法就显得繁琐，这时我们可在编辑栏内进行修改。用鼠标将光标移动到编辑栏中，单击鼠标左键，则光标变成“”字形。这样就可以直接在编辑栏中对单元格内容进行修改编辑。也可以双击单元格，使单元格内数据被激活，直接在单元格内部对数据进行修改编辑。(2) 单元格、行或列的插入和删除对工作表中的数据进行编辑，有时可能要插入或删除若干单元格、若干行或列。当插入了新的单元格或行、列时，周围的单元格或行、列将发生移动，给新插入的单元格让出位置，当删除了单元格或行、列时，周围的单元格或行、列将做相应的调整。插入单元格的操作可按照下面的步骤操作即可。首先单击需要插入单元格的单元格，使之成为活动单元格。接着，单击菜单【插入】/【单元格】命令，这时会弹出“插入”对话框。在“插入”对话框中选择要插入单元格的方式，然后单击“确定”按钮，这样就可以在所需位置插入一个单元格。删除行、列、单元格的操作方法和插入单元格的操作方法相似。如果选择了要删除的行、列、单元格，单击菜单【编辑】/【删除】命令，在弹出的“删除”对话框中，选择要删除的方式，然后单击“确定”按钮，即可完成删除任务。可以使用以下方法在现有工作表中插入空白行或列。选定要插入新行或新列所在的整行或整列，单击【插入】/【行】命令或【插入】/【列】命令。选择要插入新行或新列中的任意一个单元格，单击【插入】/【行】命令或【插入】/【列】命令。如果需插入多行或多列，可以同时选择相同数目的行、列，进行一次性操作。(3) 清除和删除清除单元格和删除单元格是两个不同的概念，清除单元格只是清除了单元格中的内容；单元格本身不受影响；而删除单元格则是将选定的单元格从工作表中移去，同时和被删除单元格相邻的其他单元格做出相应的位置调整。清除单元格内容最简便的方法是在选中单元格后按Delete键。如果仅仅想清除单元格中数据的格式，应该使用菜单【编辑】/【清除】/【格式】命令。(4) 调整行高与列宽在Excel中，每次打开一个新的工作簿，空白工作表里的单元格的高度和宽度是默认的，可允许用户根据需要调整。当向单元格内输入的字符串的长度超过当前列宽时，字符串将自动延伸到下一个单元格，或者在单元格中显示一连串的“#”号，这时必须对单元格的高度和宽度进行调整。使用鼠标直接操作。当鼠标指针移动到列标（行号）的分隔线上时，指针会变成一个双向箭头形状，拖动分隔线即可调整列宽（行高）；在拖动过程中，Excel将自动显示当前列宽（行高）的数值。使用菜单命令操作。利用鼠标拖动调整行高和列宽的方法带有随意性，使用菜单命令可以精确地定义行的高度和列的宽度。方法是使用“格式”菜单的“行”或“列”命令，各命令作用如下：列宽行高：在出现的对话框中填入需要的宽度或高度；最合适的列宽行高：可将选定列（行）的列宽（行高）度自动调整到适当程度；隐藏：可以将选定的行或列隐藏起来；取消隐藏：将隐藏的列或行重新显示出来。4、 数据的移动和复制(1) 数据的移动例2-4 在“学生成绩统计.xls”工作簿文件的Sheet1工作表（见图3-2-1）中，将A1:E4区域的数据移动到A10:E13区域中，操作步骤如下：先选定A1:E4区域，单击菜单【编辑】/【剪切】命令（或“剪切”按钮），选定区域被流动的边框线包围，如图3-2-8所示。选定想要移动到的目的区域（A10:E13）左上角的A10单元格，单击菜单【编辑】/【粘贴】命令（或“粘贴”按钮），结果如图3-2-9所示。图3-2-8 图3-2-9 (2) 数据的复制例2-5在“学生成绩统计.xls”工作簿文件的Sheet1工作表（见图3-2-1）中，将A1:E4区域的数据复制到A10:E13区域中，操作步骤如下：先选定A1:E4区域，单击菜单【编辑】/【复制】命令（或“复制”按钮），选定区域被流动的边框线包围，如图3-2-8所示。图3-2-10 选定想要复制到的目的区域（A10:E13）左上角的A10单元格，单击【编辑】/【粘贴】命令（或“粘贴”按钮），结果如图3-2-10所示。5、 “撤消”工具在计算机实际操作时，常常有一些误操作，如删除了不该删除的内容等，只要还没有执行“保存”操作，就可以单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮，撤消最近的操作，恢复到误操作之前的状态。如果要撤消最近的几次操作时，可单击“撤消”按钮右边的向下三角按钮，打开撤消功能的下拉列表。在下拉列表中，列出了可以撤消的多个操作，供你选择。单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮，可以恢复被撤消的操作。2.2 格式化工作表一个工作表不仅需要有直观、详细的内容，还要有一个漂亮的外观，即对工作表进行格式化处理，它主要包括字体格式、数字格式、对齐方式、边框和底纹、自动套用格式等。利用【格式】菜单命令或“格式”工具栏，可以方便地进行格式化工作。1、 设置字体格式在每次打开一个新的工作表时，Excel默认单元格内的字体是宋体，字号为12，英文字及数字为Times New Roman体。我们可根据实际需要选择字体及字号。例2-6在图3-2-1中的Sheet1工作表中设置字体格式，要求将A1:G1和B2:B7区域设置为宋体，字号为14；A2:A7和C2:G7区域设置为Arial体，字号为12。操作步骤如下：图3-2-11 在图3-2-1中的Sheet1工作表中，从A1开始，按住左键拖动到G1单元格，选定A1:G1区域后，松开鼠标左键，接着，左手按住键盘上的Ctrl键，右手拖动鼠标选取B2:B7区域，并利用“格式”工具栏，设置为宋体，字号为14，如图3-2-11所示。用上述类似的方法选定A2:A7区域和C2:G7区域，单击菜单【格式】/【单元格】命令，这时会弹出“单元格格式”对话框，在对话框中，单击“字体”标签，在“字体”框中选取“Arial”，在“字号”框中选取“12”，如图3-2-12所示。单击“确定”按钮，结果如图3-2-13所示，以原文件名保存。图3-2-12 图3-2-13 2、 设置数字格式在Excel中，可以用多种格式显示数字，如整数、小数、百分比、日期或时间、货币格式等等。例2-7 在图3-2-14中，将A3单元格中的数字86.056保留2位小数，并用百分比格式显示，操作步骤如下：先选定A3单元格，单击“格式”工具栏中的“减少小数位数”按钮，A3单元格中的数字减少了一位，并且以“四舍五入”的方式进行，如图3-2-15所示。接着，单击“格式”工具栏中的“百分比样式”按钮，结果如图3-2-16所示。图3-2-14 图3-2-15 图3-2-16 例2-8 在图3-2-13中的Sheet1工作表的第1行前插入一行，输入“制表日期：2001年11月3日”，操作步骤如下：在图3-2-13中的Sheet1工作表的第1行前插入一行，接着，在A1单元格中输入“制表日期：”，在B1单元格中输入“2001-11-3”，如图3-2-17所示。图3-2-17 选定B1单元格，单击菜单【格式】/【单元格】命令，这时会弹出“单元格格式”对话框，在对话框中，单击“数字”标签，在“分类”框中选取“日期”，在“类型”框中选取“1997年3月4日”这个日期格式类型，如图3-2-18所示。图3-2-18 单击“确定”按钮，结果如图3-2-19所示，以原文件名保存。图3-2-19 3、 设置对齐方式在Excel中，输入数据时，数字在单元格中自动靠右对齐，文字在单元格中自动靠左对齐，逻辑值和错误值自动居中。“格式”工具栏上有左对齐、居中、右对齐、合并及居中等四个对齐方式按钮。其中的“合并及居中”对于在工作表中设置标题非常有用，它使数据在所选定的若干单元格区域中居中对齐，而不管列宽是否变化。单击菜单【格式】/【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，在对话框的“对齐”标签中，对齐包括文本对齐、文本控制和方向三个部分。例2-9 在图3-2-19中的Sheet1工作表的第1行前插入一行，输入标题“初三（1）班期中考试成绩”，操作步骤如下：在图3-2-19中的Sheet1工作表的第1行前插入一行，接着，在A1单元格中输入标题“初三（1）班期中考试成绩”。从A1开始，按住左键拖动到G1单元格，选定A1:G1区域，如图3-2-20所示。单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮，选定区域合并成了一个单元格，其中A1单元格的内容显示在合并后的大单元格中部，并利用“格式”工具栏，设置为隶书，字号为22，结果如图3-2-21所示，以原文件名保存。图3-2-20 图3-2-21 例2-10 在图3-2-21中的Sheet1工作表中设置对齐格式，操作步骤如下：图3-2-22 在图3-2-21中的Sheet1工作表中，选定A2单元格，用鼠标改变A列的宽度致使A2单元格只能显示“制表”这两个字。单击菜单【格式】/【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，在对话框的“对齐”标签中，选取“自动换行”复选框，如图3-2-22所示。单击“确定”按钮，结果如图3-2-23所示。图3-2-23 选定B2单元格，单击菜单【格式】/【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，在对话框的“对齐”标签中，在“水平对齐”框中选取“居中”，在“垂直对齐”框中选取“居中”。单击“确定”按钮，结果如图3-2-24所示，以原文件名保存。图3-2-24 4、 添加边框和底纹在Excel中，工作表默认的表格线是淡虚线，而这些淡虚线是打印不出来的。如果想要打印出工作表表格线，则需要给工作表添加边框线或网格线。可利用“单元格格式”对话框的“边框”标签和“图案”标签来为工作表添加边框和底纹。5、 自动套用格式对于某些比较特殊的格式，比如说会计统计格式、三维效果格式，不可能逐个单元格地来设置格式。为此，可以使用Excel的自动套用格式功能来自动地为工作表添加格式。Excel提供了十几种格式。使用这些格式就能非常方便地进行格式设定。下面是使用自动套用格式的具体操作步骤：先在工作表中选取一个要套用格式的单元格区域。单击菜单【格式】/【自动套用格式】命令，这时会弹出“自动套用格式”对话框，在对话框的列表中选择所需格式，然后单击【确定】按钮即可。2.3 多工作表的操作如需要在同一工作簿中创建更多的工作表时，则可以插入工作表，也可以对工作表进行复制、移动、删除和重命名等操作。1、 工作表的选取为了工作的方便，往往都是将不同的表格内容分别存放到不同的工作表中。用鼠标单击工作表标签即可打开所需要的工作表。当前工作表的内容出现在工作簿窗口中，标签为白色。2、 插入工作表在一个工作簿中，只有三个工作表往往是不够的，经常需要比这更多的工作表。这时，就需要在工作簿中插入新工作表。先选中一个工作表，单击菜单【插入】/【工作表】命令，即可在选中的工作表前插入一个工作表。3、 删除工作表先选中一个工作表，单击菜单【编辑】/【删除工作表】命令，弹出对话框，在对话框中单击“确定”按钮，此时，选中的工作表被删除，相应的标签也随着消失。4、 工作表的重命名刚插入的工作表的名称都是用“Sheet + 数字”来表示的，所以，为了易于在多个工作表之间区分，通常要对插入的工作表或者对已有的工作表进行重新命名。例2-11 在图3-2-24中的Sheet1工作表中，改变工作表的名字，使Sheet1改为“初三(1)班”，操作步骤如下：在图3-2-24中的Sheet1工作表中，把鼠标指针移到Sheet1工作表标签上，在工作表标签上双击，工作表的名字变成反白显示，如图3-2-25所示。接着，输入工作表的新名字“初三(1)班”，按键盘上的Enter键确认，结果如图3-2-26所示，以原文件名保存。图3-2-25 图3-2-26 5、 工作表的复制要创建多个风格相同且内容相似的工作表，可以用这样的方法进行，即在创建第一个工作表后，复制此工作表，然后在复制的工作表中进行修改。例2-12 在图3-2-26中，把“初三(1)班”工作表的内容复制到Sheet2工作表中，操作步骤如下：在图3-2-26的“初三(1)班”工作表中，选定要复制的区域A1:G9。单击“常用”工具栏上的“复制”按钮，要复制的区域被流动的虚线包围。接着，单击Sheet2工作表标签，使Sheet2工作表成为当前工作表，然后单击要复制到的目的区域左上角的A1单元格。单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮，如图3-2-27所示。在图3-2-27中，由于B2单元格内的字符串的长度超过当前列宽，致使显示一连串的“#”号，这时还需要调整列宽。选取B2单元格，单击菜单【格式】/【列】/【最适合的列宽】命令，结果如图3-2-28所示。图3-2-27 图3-2-28 1.6 工作表的计算操作在Excel中，可以使用公式和函数进行计算、统计分析，还可以将各种计算方法记录下来，以便重复使用。3.1 公式的使用1、 公式的格式Excel的公式以等号“=”开始，等号后面是运算对象（称为参数）和运算符。参数可以是数据、单元格或区域的名称、函数、文字等；运算符必须在英文输入状态下键入。在Excel的公式中可以使用的运算符号有数学运算符和比较运算符。数学运算符：、-、*（乘）、（除）、（百分比）和 （幂）等。比较运算符：=、=（大于等于）、=（小于等于）、（不等于）。比较运算符根据公式判断条件是否成立，返回运算结果为“TRUE”（是）或者“FALSE”（非）。例如，输入公式“=A345”，如果单元格A3的实际数值小于45，则返回运算结果为TRUE（是）；否则结果为“FALSE”（非）。文本运算符（连字符）：用于将两个单元格中的文字或符号连接起来。例如，如果A2单元格的字符串是“电子表格”，输入公式“=A2&软件”，则返回运算结果为“电子表格软件”。允许在公式中使用多层成对出现的小括号。当公式中同时出现多个运算符时，运算符的优先级有严格的规定，由高到低的运算符优先级是：引用运算符，负号，百分比，幂运算，乘和除，加和减，文字运算符，比较运算符。2、 公式的复制公式可以复制，且复制的公式参数（单元格地址）可以填充，以便适应新的单元格。利用拖动填充公式的方法，在表中给出一个单元格公式后，可以十分容易地得到表中其余单元格相应的公式。例3-1 打开“学生成绩统计.xls”工作簿文件（见图3-2-26），求出初三(1)班学生考试成绩的总分，操作步骤如下：在图3-2-26的“初三(1)班”工作表中，选定F4单元格，输入公式“=C4+D4+E4”，如图3-3-1所示。按Enter键，F4单元格的计算结果是243。接着，选取F4单元格，移动鼠标指针到F4单元格的右下角（即填充柄），当鼠标指针接触到填充柄时，就变成一个黑色加号，然后按住鼠标左键拖动到F9单元格，F5:F9区域被F4中的公式填充，结果如图3-3-2所示。在图3-3-2中，F4中的公式在填充（复制）到不同的单元格时，引用的单元格地址发生了相对的变化。从F8单元格的编辑框可以看到，F8内的公式成为“=C8+D8+E8”，这个公式实际是对同行的C、D、E列数据求和。图3-3-1 图3-3-2 当Excel不能正确计算某个单元格中的公式时，便会在那个单元格中显示一个错误值提示。错误值都是以符号“#”开头，其含义见表3-3-1。错误值不能正确计算公式的原因#DIV/0!除数为零#N/A引用了当前不能使用的值#NAME?使用了Excel不能识别的名字#NULL!指定了无效的“空”内容#NUM!使用数字的方式不正确#REF!引用了无效的单元格#VLAUE!使用不正确的参数或运算对象#运算结果太长，应增加列宽表3-3-1 3.2 函数的使用1、 函数的使用在Excel中，函数是预定义的内置公式，它使用一些特定数值作为参数，按照一定的语法顺序进行计算。函数的语法形式为“函数名称（参数1，参数2,）”，其中参数可以是数字、文本形式、数据区域等，给定的参数必须能产生有效数值。粘贴函数输入法：选定当前单元格，单击菜单【插入】/【函数】命令，或单击“常用”工具栏的“x”粘贴函数按钮，弹出“粘贴函数”对话框，然后从该对话框选择所需的函数。2、 常用函数Excel提供了大量的函数，常用函数有求和、最大值、最小值、平均值函数等等。例3-2打开“学生成绩统计.xls”工作簿文件（见图3-3-2），用AVERAGE函数求出初三(1)班学生各科成绩的平均分，操作步骤如下：在图3-3-2中的“初三(1)班”工作表中，选定放置张磊同学的平均分的G4单元格，单击“常用”工具栏的“x”粘贴函数按钮，弹出“粘贴函数”对话框，然后从该对话框的左边的“函数分类”框中选定“全部”，在右边的“函数名”框中选定“AVERAGE”，如图3-3-3所示。图3-3-3 单击“确定”按钮，出现平均数函数(AVERAGE)的对话框，我们看到AVERAGE函数的Number1参数为C4:F4，这个参数有错，包含了总分F4，用鼠标定位在Number1参数框中，将Number1参数改为C4:E4，如图3-3-4所示。图3-3-4 图3-3-5 然后单击“确定”按钮，得到张磊同学的平均分为81，接着，双击G4单元格的填充柄，G5:G9区域被G4中的公式填充，求出其他同学的平均分，如图3-3-5所示。G4中的公式在填充到不同的单元格时，引用的地址发生了相对的变化。从G8单元格的编辑框可以看到，G8内的公式成为“= VERAGE(C8:E8)”。选定G4:G9区域，单击菜单【格式】/【单元格】命令，这时会弹出“单元格格式”对话框，在对话框中，单击“数字”标签，在“分类”框中选取“数值”，在“小数位数”框中选取“1”，如图3-3-6所示。单击“确定”按钮，使G4:G9区域的平均分保留一位小数，结果如图3-3-7所示。然后以原文件名保存。图3-3-6 图3-3-7 1.7 工作表的排序与统计操作在Excel中，可以创建数据清单来对大量数据进行处理。数据清单是按行和列组织起来的信息的集合，如图3-4-1所示。图3-4-1 数据清单相当于数据库，从图3-4-1中，我们看到它是二维结构的表格，其中除了表栏目行之外，每行都表示一组数据，称为记录，每列称为一个字段，表栏目行上的每一个表栏目名称为字段名。在数据库中，列之间、行之间必须相邻，不应有空行或空列。如果在工作表中除了数据库之外还有其它数据，那么可以用空行或空列将它们和数据库分开。创建了数据库后，可以用Excel所提供的数据库工具对数据库的记录进行排序、筛选、汇总等数据操作。4.1 数据的排序排序是数据库应用中最常使用的操作之一。例如要对学生成绩按总分排序。排序通常分为升序排序和降序排序。一般而言，数字的排序按其大小进行；英文字符按字母顺序进行排序；汉字字符则按其拼音顺序排序。Excel也允许用户按自定义的次序排列数据。当我们要对一批数据排序时，首先要确定一个排序依据，这个排序依据称为“关键字”。所谓关键字是指排序依赖的字段名称，例如要按学生成绩表中的“班级”排序，“班级”就是一个关键字。1、 单关键字排序所谓单关键字排序是指按一个关键字排序，即按单列数据进行排序。除了可以使用菜单命令进行排序外，单关键字排序最简单的方法是使用“常用工具栏”上的“升序”和“降序”按钮。例4-1打开“高一年级成绩统计.xls”的工作簿文件（见图3-4-1），对Sheet1工作表中的数据按“班级”升序排序，操作步骤如下：在“高一年级成绩统计.xls”的工作簿文件的Sheet1工作表中，选定“班级”列中任意一个有数据的单元格，如E4单元格。接着，单击“常用”工具栏上的“升序”按钮，结果是Sheet1工作表中的数据按“班级”字段升序排序，如图3-4-2所示。图3-4-2 2、 多关键字排序多关键字排序必须使用菜单命令操作。Excel允许用户最多指定三个关键字：主要关键字、次要关键字和第三关键字，每个关键字段都可选取升序和降序。当指定了多个关键字时，Excel首先按主要关键字进行排序，主要关键字相同的记录再按次要关键字进行排序，如次要关键字相同的记录则按第三关键字排序。例如，定义主要关键字为“班级”字段，次要关键字为“总分”字段，第三关键字为“数学”字段。则先把同一个班的同学排在一起，再按总分排序，总分相同再按数学得分排序。例4-2 打开“高一年级成绩统计.xls”的工作簿文件（见图3-4-1），对Sheet1工作表中的数据，首先按“班级”进行升序排序，班级相同的按“性别”进行降序排序，性别相同的再按“数学”进行降序排序，操作步骤如下：在图3-4-1中的Sheet1工作表中，选定数据库A1:H21区域中的任意一个单元格。单击菜单【数据】/【排序】命令，弹出“排序”对话框。在“排序”对话框中，先选定“主要关键字”为“班级”和“递增”；接着，选定“次要关键字”为“性别”和“递减”；再选定“第三关键字”为“数学”和“递减”，选择“有标题行”单选框，如图3-4-3所示。图3-4-3 单击“确定”按钮，排序结果如图3-4-4所示。在图3-4-4中，我们观察到，经过多关键字排序，高一(1)班同学的数据行排在最前面，而同一个班的女同学排在男同学的前面，性别相同的按“数学”成绩从高到低排列。图3-4-4 4.2 数据的筛选把数据输入工作表，做了各种必要的计算和处理后，可以分析和应用这些数据。在应用过程中，一个很重要的做法就是对数据进行分类，即按某些条件选择不同的数据集合。然后再对这些符合条件的数据做进一步的分析，如计数、绘制图表、输出打印等。Excel为我们提供了筛选功能，可以像筛子一样，把符合条件的数据留下来，不符合条件的过滤出去。Excel有两种筛选方式，自动筛选和高级筛选。这里只介绍自动筛选方法的使用。自动筛选是对各字段进行条件选择的筛选，它解决的是有关各字段筛选条件之间的“与”的关系问题以及有关同一字段的“与”和“或”的条件问题。例4-3 在图3-4-1中的Sheet1工作表中，筛选出数学成绩在75分以上而且语文成绩在80分以上的学生名单，操作步骤如下：打开“高一年级成绩统计.xls”的工作簿文件，在Sheet1工作表中，选定数据库A1:H21区域中的任意一个单元格。单击菜单【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令，此时每个字段名右边出现了一个下拉箭头。单击“数学”字段名右边的下拉箭头，屏幕出现该字段的下拉列表，下拉式列表框中有如下几个选项：（全部）、（前10个）、（自定义）以及该字段中的各种取值。单击“自定义”选项，屏幕出现“自定义自动筛选方式”对话框。在该对话框中，单击在“数学”字段名下方的向下箭头，并从下拉列表框中选取“大于”比较运算符，在右边组合框中键入“75”，如图3-4-5所示。图3-4-5单击“确定”按钮，结果如图3-4-6所示。图3-4-6 图3-4-7 用上述类似的方法，单击“语文”字段名右边的下拉箭头，屏幕出现该字段的下拉列表。接着，单击“自定义”选项，屏幕出现“自定义自动筛选方式”对话框，然后在该对话框中，分别选取和输入“大于”、“80”的条件，单击“确定”按钮，结果如图3-4-7所示。取消“自动筛选”功能的方法是在“数据”菜单的“筛选”命令中再次单击“自动筛选”命令，则所有字段名右边的下拉箭头消失，所有数据恢复显示。如果使用“筛选”菜单的“全部显示”命令，将数据全部恢复显示，但筛选箭头并不消失，说明仍然处在筛选状态。4.3 分类汇总在我们使用工作表进行工作的时候，经常会遇到对表中数据进行分类汇总的工作。Excel提供了很强的分类汇总功能，它可以分类求和、求平均值、求最大值、求最小值等等，在需要时，可以移去分类汇总的结果，恢复数据表格原形，给用户提供了极大的方便。Excel要求在使用分类汇总之前，先对分类字段（汇总关键字段）进行排序，而进行分类汇总的数据范围必须包含列标题（字段名），因为列标题是用来进行分类的依据。例4-4 在图3-4-1中的Sheet1工作表中，按“班级”字段分类汇总各科平均成绩，操作步骤如下：在图3-4-1中的Sheet1工作表中，先将“班级”这个分类字段进行升序排序。选定数据库A1:I21区域中的任意一个单元格，单击菜单【数据】/【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框。在该对话框中，“分类字段”表示按该字段进行分类，本例在其下拉列表框中选择“班级”；“汇总方式”表示要选定进行汇总的函数，如求和、平均值、计数等，本例在其下拉列表框中选择“平均值”；“选定汇总项”表示要选择用指定的汇总函数进行汇总的字段名，本例在其下拉列表框中选择不含总分的各门课程（即“英语”、“数学”、“语文”字段）；选择“替换当前分类汇总”复选框和“汇总结果显示在数据下方”复选框；如图3-4-8所示，此时我们还看到系统已自动选定整个数据库A1:I21区域。图3-4-8 在“分类汇总”对话框中，“替换当前分类汇总”复选框表示用新汇总数据替换原有的汇总结果，若不选择此项，将在保留原汇总结果的基础上，追加新的汇总数据；“每组数据分页”复选框，若不选此项汇总结果将打印在一页上；否则每组汇总结果打印时各占一页；“汇总结果显示在数据下方”复选框，若不选则各汇总结果显示在数据上方。单击“确定”按钮，分类汇总结果如图3-4-9所示。在图3-4-9中，Excel对分类汇总结果采用分级显示的方法。工作表窗口左侧出现分级显示区，列出分级显示按钮，默认情况下分三级显示，“1”为最高级，“3”为最低级。可以通过单击分级显示区上方的“1”、“2”、“3”三个按钮进行控制。单击按钮“1”，只显示总计结果；单击按钮“2”，显示各个分类汇总结果和总计结果；按钮“3”显示包括汇总结果在内的所有详细数据。分级显示区中有“”、“”等分级显示符号。图3-4-9 如果想按不同的方式对同一批数据继续进行分类汇总，只需再执行“分类汇总”命令，调整对话框中的选项即可。取消分类汇总状态的方法是 在“分类汇总”对话框