运作流程79.doc

运作流程编 写： 审 核： 批 准： 生效日期： 一、 目的 ： 为了加强业务运作，提高工作效率，特制定本规范。二、 适用范围：公司所有业务三、 工作流程：1. 签订销售合同 销售合同内容必须如实填写，必须运输方式包括运输方式、回款期限，必须由客户签字并且加盖公章。因销售合同客户没有加盖公章导致在规定时间内无法回款或者造成呆账的，由签单业务员负全部责任。2. 开销售单2.1 业务员填写商品销售明细表，内容必须包括：客户所在公司、客户姓名信息、商品数量、种类、编码、单价、总价、运输方式及业务员姓名发货方式及业务员姓名、开单日期、商品代码、是否开发票、回款时间等等；2.2 商品销售明细表报组长、主管审核，稽核员稽核；稽核员必须稽核商品销售明细表内容，审核该客户的回款情况，如有欠款不能发货的或不符合开单标准的必须退回，并通知组长与主管，共同协商处理；2.3 打单员根据商品销售明细表将商品明细录入系统，由稽核员进行审核；2.4 特殊情况：当发货紧急的情况下，由打单员以电话和飞信的形式通知物流人员，先行发货，之后物流人员在商品销售明细表上补签字；2.5 责任承担：当商品销售明细表出现客户名称不详细、品名模糊、涂改严重、未填写货运方式等情况，批准人员必须将审核人员必须将商品销售明细表退回重开；如经层批核准后仍然发生错误导致的经济损失由所有签字人员共同承担责任（具体比例划分5：4：3：2：1），并记入绩效考核；莫灿2.6 归档：商品销售明细表由打单员整理，一份交给业务部助理归档，一份由综合部归档。3. 开发货单3.1 打单员根据商品销售明细表录入系统开出发货单；3.2 打单员将后，将商品销售明细表交和发货单交稽核在系统内对照员审核，审核后将发货单打出交予业务员交予业务部行政助理，再由业务部行政助理分发给业务员；3.3 业务员在发货单上补充详细的客户信息（包括姓名、详细地址到货地址、联系电话）后交给业务部行政助理：，再交予打单员，打单员将所有需要当天发货且在下午四点之前开单的，以电话和飞信的形式通知物流人员，先行发货，之后物流人员在商品销售明细表上补签字；n 物流人员在公司，由业务员直接将发货单交予物流人员；物流人员统一在当天早上上班、上午11点和下午3点接单，3点之后接单将在次日发货；n 物流人员不在公司时，打单员根据发货单以电话方式和飞信的方式将货物明细发给物流部，再在规定时间将发货单交予物流人员。3.4 责任承担：稽核员审核并记录打单员的打单错误，并记入绩效考核；如因稽核员审核单据未发现错误造成的损失由打单员和稽核员共同承担是否分担责任；3.5 归档：发货单原件由物流人员归档，复印件由稽核员归档；4. 打包4.1 商品必须用印有公司LOGO的包装箱进行打包，不合格包装严禁使用，且包装箱上上不能严禁留有任何供应商的标志及联系方式；，必须使用公司专用胶带打包；4.2 打包时物流人员必须确认商品种类、数量的正确性数量的准确性；商品包装牢固，安全；商品与收货地址及联系人相吻合；4.3 责任承担：如出现违反4.1的情况，物流部乐捐100元；如违反4.2所造成的损失由物流部承担。5. 发货5.1 公司仓库发货5.1.1 从仓库直接发货，物流人员必须认真核对商品数量、商品名称、商品编码和客户信息，确保无误后发货。5.1.2 如在周末或节假日接到单，由业务组长或主管直接以电话的方式通知物流人员发货。在周末或节假日上班第一天由业务员及时补填写商品销售明细表，并按以上流程执行完毕；物流人员再将商品销售明细表和物流凭证核对，一并交予稽核员记录。5.1.3 物流人员对发货成本进行严格控制并承担责任，要求与固定的物流公司合作，擅自决定同运费较高的单位合作，高出部分由当事人承担；5.1.4 物流人员当天下午34点之前接到的单，统一在当天发货，在34点之后接到的单将在次日发货；5.1.5 如在下午34点之后有特别紧急的单需要发货的，由业务组长、业务主管、总经理审核通过后当天将货物发出；5.1.6 如果有特殊情况未能及时发出的货，必须于当天以电话或者短信形式通知业务员本人或者业务组长、业务主管；5.1.7 无库存的情况下，由业务员开具业务联络单给相关部门（开发部或采购部）。相关部门要将下单样品交予业务员确认后方可发货。1) 产品发货前，采购员以书面形式记录商品详细信息，包括材质、外观、价格、包装等；2) 资料发货前，开发人员以书面形式记录资料详细信息，包括资料的内容更新等；采购部和开发部将详细信息与业务员确认签字同意方可发货；如果未经业务员确认，发货出现问题由相关采购员或开发人员承担相应责任，经业务员确认后发货出现问题由业务员本人承担。5.2 厂家直接发货5.2.1 由采购员填写采购入库单。填写前必须采购员在确保是厂家确实已经发货的情况下，并第一时间填写商品入库单并与厂家发货单的传真件一起转给打单员方可入库，再由打单员通知业务员填写商品销售明细表，同时将厂家发货单传真件交予业务员备案，打单员再按开发货单的流程出库。为保证出入库的一致性，业务员在填写商品销售明细表前，必须将商品名及商品编码与采购员核对无误后再交由打单员打单，严禁商品销售明细表先于采购入库单商品入库单的情况发生；5.2.2 采购员必须要求厂家严格按公司要求发货，严禁包装上出现厂家任何联系方式；如违反规定则采购部乐捐100元；5.2.3 采购员必须对厂家发货方式及运费进行监控采购员必须对厂家发货方式及运费进行监督，在保证客户交货期的前提下，严格控制运费支出成本。；如控制运费支出成本不力由采购部承担高出部分运费；厂家报销运费时，必须提供与发货商品相对应的单据，方可报帐，包括转货费用；5.2.4 特殊情况从厂家发货因特殊原因什么原因？转为从公司仓库发货，采购员应在第一时间通知打单员、业务员及物流人员，确保库存数量管理，严禁采购员通知业务员开商品明细单。6. 回款回款一律打到公司帐号，员工不得用私人账号收取货款。一经发现，除赔偿公司损失外立即解雇，5000元以上将报公安机关处理；7. 产品调价7.1 货物发出原则上不允许调价；7.2 因产品出现可忽略的质量问题而产生的调价，需要在到货后30天内45天以内申请调价，超过调价期的，不予调价；7.3 因客户反映产品与实际不符等情况要求调价的，需要在30天以到货后20天内申请调价，超过调价期的，不予调价；7.4 所有需要调价的，都必须由业务部主管审批通过方可进行调价；假如不调价，客户不回款、该如何处理？8. 退货8.1 退货原则：n 非质量问题，严禁退货。n 客户退货必须退回大仓库，严禁直接退回厂家。8.2 处理方式：n 调价：经业务部主管、采购部相关负责人、稽核员及总经理批准后，对客户要求更换的产品进行适当的调价；n 转卖或换货：非质量问题的产品，经业务部主管、采购部相关负责人、稽核员及总经理批准后可转卖或换货。被更换的产品由业务员进行转卖，其间转卖他人或换货产生的运费由业务员承担；n 退货：客户不同意调价和换货的，经业务员本人申请后层批核准后可以退货；单一产品订量超过2万元，因非质量问题产品退回，需经业务部主管、采购部主管、稽核员及总经理批准后退货，其间产生运费由客户或业务员承担。每一退货单都需各相关人签字。无订量规定n 转货：如退回商品从客户处转发到另一客户处，打单员应及时根据业务员开出并有领导签字确认的退货申请表将该商品重新入库，并标明该商品为转货。退回商品转到另一客户处，打单员应及时督促该区业务员开出销售单（转货）。n8.3 退货期限：业务员发货后及时回访，督促客户收到货后及时验货。订货金额在1000元以内验货期为客户提货后7个工作日，订货金额在1000元以上验货期为客户提货后15个工作日。若有问题，须在验货期内提出退货要求，超过验货期后提出产品问题，不予退货。退货期限7天和15天是否为有效期？目前没实行到位。怎么订？不退货将不回款、客户强行退货该如何处理8.4 退货流程：任何情况涉及到退货问题时，必须填写退货申请表，申请表通过后，才可对货物进行退货程序处理；如未经申请私自退货，其间产生损失费用由业务员本人承担。n 业务员提出书面申请，申请中须说明退货原因，列出所退商品的明细申请（内容包括客户公司、姓名、订货日期、商品数量、价格、退货原因、方式及业务员明细），交业务部行政助理，经业务部主管审核、稽核员稽核、总经理批准后由业务员通知客户办理退货；n 如商品退回大仓库，需由物流人员检查退货的数量、种类、是否完好后，通知采购部开入库单，交与打单员将该商品重新录入系统再交予打单员将该商品重新录入系统，以保证库存数量准确。打单员收到退货入库单后，及时督促业务员开退货单并附上退货申请表；n 打单员应依照业务员开出并有领导签字确认的业务部行政助理将已签字确认的退货单和退货申请表，交与打单员及财务人员交与稽核及财务人员，已签字的退货申请表和退货单由打单员归档；8.5 责任承担n 商品非质量问题退回大仓库，发货及退货的运费、商品损坏费用由该业务员承担；退回产品发生质量问题，损失由该业务员承担；n 因商品质量造成的退货（退货期限内），业务员应及时通知采购员，采购员及时与厂家协商解决；从仓库发货的如商品如在运输过程当中破损导致退货，业务员应及时与相应的物流公司协商业务员应及时与相应的物流公司协商解决，；从厂家发货的商品如在运输过程当中破损导致退货，采购部应及时与相应的物流公司同时采购部与厂家协调解决，如商品有明显的质量问题，采购员不予协商，退货所产生的费用由采购员承担；若已超过退货期呢？n 打单出错造成的退货，由打单员和稽核共同承担来回运费及商品损坏费用打单员打完单是需要通过稽核审单，责任是否一起承担？；因采购员未及时入库（发货当天入库）导致打单员打单错误造成的损失由采购员承担；因采购员订错货、发错货，由采购员承担来回运费及商品损坏费用；n 退回商品在规定时间60天内具体多久？没有未销售完的，由业务员本人承担本批货款的5%，组长承担3%，主管承担1%；n 离职人员遗留的退货、款项等问题由组长负责；离职人员的退货（已经无价值的不可再销售的货物）由组长、主管各承担此批货款的20%怎么承担？。 9. 采购退货单采购员在仓库收到退货后必须及时开具采购退货单，以保证库存数量正确仓库管理员将货物退回厂家后，应及时告知采购员，由采购员开具（采购退货单）交予打单员，以保证库存数量正确。10. 转货 如退回商品从客户处转发到另一客户处，打单员应及时根据业务员开出并有领导签字确认的退货申请表将该商品重新入库，并标明该商品为转货。退回商品转到另一客户处，打单员应及时督促该区业务员开出销售单（转货）。11. 业务联络单采购接单11.1 业务联络单开具标准：所有业务联络单必须注明商品名称、开单时间及发货日期。以上三条模糊者，填写完整，采购员有权将单据退回否则接单人有权将单据退回；可直接下采购订单的，由业务员直接开单给采购部；而需订制设计的产品，先由业务员开单给采购部，再由采购部开单给开发部，但要求如订制产品开业务联络单时，产品数量后面必须注有业务员的姓名及业务员本人签字。因业务联络单数量过大造成的库存积压损失由业务员本人承担；11.2 责任承担 因业务联络单中涉及的产品数量过大造成的库存积压损失由业务员本人、业务主管各承担20%； 采购员必须认真核对妥善保管业务联络单，在规定的回复时间多久？内回复。对不能达到要求的，应及时与业务员沟通，另行处理。；如因没有及时沟通而造成的损失全部由采购部承担； 因开发设计原因造成的损失由开发部承担； 采购员接到业务员业务联系单，不得对其中信息作任何修改。对资料有疑问等情况告之开单员进行添加或修改。否则记入绩效考核。11.3 相关部门要将下单样品交予业务员确认后方可发货。产品发货前，采购员以书面形式记录商品详细信息，包括材质、外观、价格、规格、包装等；资料发货前，开发人员以书面形式记录资料详细信息，包括资料的内容更新等；采购部和开发部将详细信息与业务员确认签字同意方可发货；如果未经业务员确认，发货出现问题由相关采购员或开发人员承担相应责任，经业务员确认后发货出现问题由业务员本人承担。12. 商品入库12.1 商品入库必须由采购部人员填写商品入库单方可入库；商品入库：指商品直接入公司仓库、长沙货运站中转至客户的虚拟入库和厂家直接发货的虚拟入库。12.2 商品入库：分为商品直接入公司仓库和厂家直接发货的虚拟入库。商品入库必须填写商品入库单；12.3 职责划分12.3.1 直接入库货到仓库，由物流人仓库管理员员填写员清点商品入库单的商品数量及并登记收货时间后，再通知交予采购员填写商品入库单，商品名称，并复核数量及质量后签字确认，再由物流人物流主管员、打单员、稽核进行审核。，再由稽核交予打单员最后由采购部交予打单员入库。直接从货运站到公司的商品，由采购部与物流部共同查验后入库。12.3.2 虚拟入库1) 采购员在确保厂家已经发货的情况下，第一时间填写商品入库单并与厂家发货单的传真件一起转给打单员方可入库，2) 厂家直接发货：发货第二天由采购员填写商品入库单交予打单员；如遇周六、周日或节假日时间顺延，恢复上班第一天必须及时填写商品入库单3) 长沙货运站发货：由物流人员协助仓管员到长沙货运站完成数量清点、质量检查、商品名称核对，由仓管员填写商品入库单交予打单员是否也规定相应的时间；4) 厂家发货至长沙货运站，再从货运站转发至客户的商品，采购人员必须落实好发货至长沙具体时间，要求提前一天通知打单员，打单员将商品明细进行记录。以便业务员提前一天开出商品销售明细表。商品到长沙货运站后，物流人员必须及时对商品数量及质量进行清点，如出现数量及质量问题必须及时与采购人员取得联系，采购人员必须及时与厂家协商处理事宜，以确保如期交货；如未出现数量及质量问题，物流人员则必须严格对照发货单核对商品名称、客户信息并检查商品的外包装，确保无厂家任何信息方可发货；发货第二天物流人员必须立即提供发货详单给采购人员，由采购人员填写商品入库单，及时入库。12.4 商品数量过大应使用分批入库的方法有没有具体的量数？，逐一开具商品入库单。12.5 责任承担12.5.1 入库商品如存在质量问题、数量问题、与发货单名称不一致、与实际商品出现差异时，物流人员物流人员何以得知与实际商品出现差异须及时联系采购员，采购员与发货方协商解决后方可入库；否则造成的损失由物流部承担；12.5.2 因物流人员未清点而造成的库存错误（包括数量、质量、实际商品差异等），相应差额由相应责任人承担。12.6 归档 商品入库单由打单员归档。13. 录入系统13.1 打单员根据商品入库单将商品明细录入系统；13.2 打单员根据商品入库单退货单在系统里进行记录，入销库存；14. 样品管理14.1 样品入库：所有到货样品必须入库，由采购部样品在前台拆包，由打单员填写商品入库单，并采购员签字确认，再交由打单员清点确认系统入库，交仓管员入库保管样品交由采购部保管仓库管理员一般不在公司，是否能由前台转交给仓库管理员；，打单员每月至少盘点一次，如样品保管不当造成的损失由采购部承担；14.2 样品出库：样品出库需由业务员填写商品销售明细表，并注明出库具体地点。物流人员整理、包装好后交由业务员，同样需要登记台帐备案；，交由采购员和打单员签字确认后按发货流程出库；15. 发票管理15.1 发票申请：业务员需填写发票申请表，经层批核准后方可再向财务申请发票开出；15.2 异常处理客户要求多开发票金额的，多开金额须交纳6%的发票税（暂定），并开商品销售明细表交业务部门组长、主管和财务签字，方可开票。15.3 责任承担15.3.1 因业务员原因导致发票开错1) 发票未寄出：该业务员罚款5元/张，并记入绩效考核；2) 发票已寄出：超过1000元发票必须要退回方可补开，2000元以内罚款10元/张，2000元以上1万元以内罚款15元/张，1万元以上罚款50元/张/张，10万以上罚款200元/张； 15.3.2 因客户原因导致发票开错发票开错，且已寄给客户，客户未能退回又要求重开票，客户须交纳6%待定的重开发票税及运费；15.3.3 如财务人员发票开错1) 财务人员发票开错，且未寄出，开票人罚款5元/张；2) 财务人员发票开错，发票已寄出去。超过1000元发票必须要退回方可补开，2000元以内罚款10元/张，2000元以上1万元以内罚款15元/张，1万元以上罚款50元/张，10万以上罚款200元/张； ；3) 财务人员发票开错，在未寄出前被业务员检查出来，该业务员奖励5元；凭发货单号开发票，若无发货单号和单据，须申请向业务部主管，稽核人员审核签字后方可开票。若无发货单号和单据，也无业务部主管及稽核签字而财务人员擅自发票，财务人员罚款5元；15.4 奖励财务人员在当月开票中未出现任何错误，奖励50元，以工资形式发放； 以上奖励及罚款均在工资中兑现，但罚款需先开具罚款单，责任人签字确认备案。15.5 发票寄出15.5.1 发票可随商品寄出此种情况下须将发票装在带有公司印鉴的粉红信封里，随货安全寄出，不可随意放置，避免丢失；15.5.2 发票通过快递形式寄出，业务员在有主管签字同意的情况下才可凭票报销。16. 销账管理销账分为商品销账及费用销账两种16.1 商品销账16.1.1 销账原则：人为损坏，严禁销帐。16.1.2 销账流程：任何情况涉及到商品销账问题时，必须填写销账申请表，申请中须说明销账原因，列出销账商品的明细申请（内容包括客户公司、姓名、订货时间、已回货款、销账金额、订货产品及业务员明细），经采购、稽核、业务组长、业务主管审核，总经理批准等步骤，如商品非人为破损而需要销账的话,需提供破损商品实品或破损商品照片,申请表通过以及见证性资料到位后，才可对商