第四章 报表系统.doc

第四章 报表系统报表系统的主要内容：一、报表系统的概述（一）报表系统与其他系统的主要关系二、报表系统主要功能1、文件管理 对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，可以进行不同格式文件的转换，标准财务数据的导入和输出。2、格式管理 提供了丰富的报表格式设计功能3、数据处理 以固定格式管理不同表页，能够将99,999张相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理。可以从账务系统取数，也可以从其他系统取数。4、图表功能 可以将数据以图形的形式表示，可以“图文”混排。三、报表系统基本术语1、报表结构（1）报表标题（2）表头（3）表体报表的核心（4）表尾2、格式状态与数据状态（1）格式状态 在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。格式操作对本表所有表页起作用。 格式状态不能进行数据录入、计算等操作。（2）数据状态 数据状态管理报表的数据，可以看到报表的全部内容，包括格式和数据，但不能修改报表格式。3、单元、单元属性、单元类型（1）单元 单元是组成报表的最小单位，是行列确定的方格。（2）单元属性 单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。（3）单元类型 A 数值型单元：报表的数据，在数据状态下录入。可以直接输入数字，也可以由公式计算生成。新表单元默认为数值型。 B 字符型单元：是报表的数据，在数据状态下输入。可以直接输入数字、汉字、符号等，也可以由公式计算生成。 C 表样型单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表页单元只能在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示。4、二维表与三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。二维表就是通过行列可以确定数据位置的报表。三维表是通过表页号、行号、列号才能确定数据位置的报表。四维表则是通过表名、表页号、行号、列号才能确定数据位置的报表。5、区域与组合单元区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的举行块。描述一个区域：由开始单元与结束单元用冒号连接。如C2:C8或者C5:D7等组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一类型。6、固定区与可变区、可变表与固定表固定区是组成一个区域的行数和列数的数量，是固定的数目。一旦设定好固定区，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数，是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中，只能设置一个可变区，可以是行可变区，也可以是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。设置可变区的报表报表成为可变表，没有可变区的报表成为固定表。7、关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。（1）设置关键字关键字只能在格式状态下设置（2）关键字录入在数据状态下录入关键字（3）调整关键字的位置在格式状态和数据状态均可调整关键字的位置。（4）种类单位名称、单位编号字符型；年、月、季、日数字型（可以自定义）。四、报表系统基础设置（一）创建新表打开报表系统新建（二）报表格式设计格式菜单针对报表固定的、不变的内容进行设计1、设置报表尺寸“格式”|“表尺寸”输入行列2、定义行高与列宽3、画表格线区域画线4、定义组合单元5、输入项目内容报表的固定文字内容6、设置单元属性7、定义关键字格式下设置，数据下录入报表格式设计流程：新表定义行列设计项目单元属性定义公式设置关键字（三）报表公式设计报表公式在格式状态下设计，在数据状态下执行计算并取数报表公式包括单元计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。1、账务取数公式账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了报表系统和总账等其他系统之间数据传递的桥梁。账务取数函数可以实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，实现账表一体化。（1）账务取数公式基本格式：函数名（“科目代码”，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2）（2）主要账务函数：函数名 期初 期末 发生额 累计发生 条件发生 对方科目发生额 净额 汇率 对方结果金额 QC QM FS LFS TFS DFS JE HL JG数量 金额函数前加S JG外币 金额函数前加W JG（3）输入方式A 直接输入格式状态选定单元格，“数据”|“编辑公式”|“单元公式”，在“定义公式”对话框中直接输入确认例如:QC(“1002”,全年,“借”,) 或QC(“1002”,全年,年,)QM(“1002,”月,“借”,) 或QM(“1002”,月,年,) WFS(“100202”,月,“贷”,) SFS(”121101”,月,“借”,) LFS(“121101”,全年,“贷”,) QM(“1131”,月,“借”,666,2010,004,)取666账套2010年004客户应收账款的期末余额B 利用函数向导输入格式状态“FX”函数向导2、本表取数公式本表取数公式主要是根据本表相关单元计算并取数。数据来源于本表。（1）求和函数PTOTAL(单元1：单元2)（2）平均值PAVG（）（3）计数PCOUNT（）（4）最大、小值PMAX（）；PMIN（） （5）方差PVAR（）（6）偏方差PSTD（）3、本表它页取数公式格式：=某一单元数据直接取自本表它页某一单元。Select函数，如：D6=?C5+select（？D5，年年 and 月月1）含义：本表D6单元本表C5单元同年上月D5单元月月 X X为当前月与目标月的差额年年 X X为当前年与目标年的差额4、它表取数公式格式：”-如D5=“利润表”-D54 (表示目标单元格取利润表第4页D5单元值)5.报表审核公式审核公式是为了完成报表中数据勾稽关系的审核,在”格式状态”下定义,在”数据状态”下执行。审核公式格式:MESS“说明信息”“格式”|“数据”|”编辑公式”|”审核公式”如:资产负债表中资产总计为B16,权益总计为E16B16E16 MESS “资产负债表不平”6.舍位平衡公式对于报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式,就是舍位平衡公式舍位平衡公式的设置：舍位表名：报表名如LRB舍位范围：如C1：D10舍位位数：如3 （将元进位为千元）平衡公式：如C15=C13-C14舍位后的数据符合指定的平衡公式（四）定制行业报表模板定制某行业的报表模板，注意正确设置本单位的账套行业性质。1、生成常用报表模板执行“格式”|“生成常用报表模板”生成2、调用报表模板（1）执行“文件”|“新建”生成空表（2）执行“格式”|“报表模板”（3）选择行业（4）选择报表类型（5）确定（五）定义自制报表模板1、定义报表标题。2、定义报表表头：通过关键字定义报表编号、编制单位、年、月、日等信息。3、定义报表行列数，行高列宽等信息。4、格式状态定义报表项目和报表指标，编辑排版字体字号对齐方式等。5、定义各个项目取数公式。6、保存报表格式7、切换到数据状态，计算生成报表数据，保存报表。（六）自制利润表模板如果年中启用账套，则利润表发生额数据需要手工制作报表模板，才能生成正确的利润表。五、报表数据处理（一）账套初始报表的原始数据是取自于某个指定的账套的。如果在报表公式定义时没有指定某个账套和会计年度，则在生成报表数据之前，需要确认单元数据取自于哪个账套及其会计年度，才能在生成报表时提取到该账套该年度的会计数据，否则数据将取不出来，或者将取自于已经打开的账套及其会计年度。账套初始工作可以在格式状态也可以在数据状态下进行。数据|账套初始|选择账套号和会计年度|确认如果需要更换账套或者会计年度，可以重新进行账套初始工作。（二）生成报表1、生成报表将报表格式和取数公式等编制完成的报表，执行“数据”状态“重算”系统自动生成报表2、追加表页“数据”状态，执行“编辑”|“追加”|“表页”3、录入关键字数据状态，执行“数据”|“关键字”|“录入”输入4、编制报表重算报表数据状态，执行“数据”|“表页重算”注意选择账套（三）审核与汇总报表审核报表：对已经生成的报表数据进行审核数据状态，执行“数据”|“审核”报表舍位平衡：数据状态，执行“数据”|“舍位平衡”报表汇总：报表汇总是指对报表数据不同形式的叠加。包括表页汇总和可变区域汇总。数据采集：数据采集是指将外部文件引入到报表系统的报表文件中。可以采集的其他报表文件主要有后缀为.REP文件、为.TXT文件、为.DBF文件等。六、可变表的制作可变表就是结构不固定，可以根据实际情况进行“扩大”或“缩小”，即随时发生变化的表。（一）可变表格式设计格式状态下设计例如将“日销售序时簿”设置为行可变表。1、打开UFO报表新建报表2、“格式”菜单|“表尺寸”定义行列数，例如6行4列3、融合第一行全部单元，输入“日销售序时簿”4、对表体部分进行区域画线，输入栏目内容5、定义关键字（光标移动到相应单元格定义）6、设置可变区（可变区开始行列不能含有表样单元）单击需要设置为可变区域的行或列（本例为第4行）任意位置“格式”菜单|“可变区”|“设置”选择行（列）可变输入可变行（列）数本例为30行7、设置可变区单元属性将可变区有关单元设置为“字符型”，其他单元由系统默认为“数值型”8、保存可变表销售序时簿.rep日销售序时簿年 月 日 金额单位：元服装编号 服装名称 销售额 备 注 合计 （二）可变表数据处理数据状态1、打开已经定义好格式的可变表数据状态2、追加表页（格式对追加的全部表页有效，也可以不追加）3、追加可变行根据每日销售业务发生的笔数分别追加各表页的可变行数（原来只有一行）4、录入各表页的关键字（年、月、日等）5、录入各表页的数据资料（每日销售数据）6、可变区域数据合计数定义（1）格式状态下在合计栏C34中定义公式在合计单元格中定义公式如C34GTOTAL(C4:C33)执行“全表重算”自动计算出可变区域合计数（2）在数据状态下，定义命令计算公式LETC34GTOTAL （V_C）回车确认并计算（3）命令公式为（每张表页增加一汇总可变行）：GTOTAL FOR 月2 AND 日4（3）对可变表进行立体纵向汇总例如：对日销售序时簿中1月1-3日每种服装销售数据进行汇总（可变表各页A列数据汇总），并将汇总结果放在本表最后一页。执行如下命令：GTOTAL KEY V_A FOR,月1,日4 回车确认并计算公式含义为：对所有表页进行汇总计算时，先对该表页进行“合并同类项”，并将加总结果填列到汇总表上。如果没有公式中Key V_A，则系统将按照物理位置进行没有意义的汇总。七、会计报表的输出1、报表输出形式屏幕查询、网络传送、打印输出、磁盘输出2、查找报表执行“编辑”|“查找”指定表页3、联查明细账报表管理系统为用户提供了在报表上联查明细账的功能，通过明细账，还可以查询相应的总账和记账凭证。选中报表单元格，单击鼠标右键，选择“联查明细账”（操作员有此权限）八、图表功能报表系统的图形功能提供了直方图、饼图、折线图、面积图等。1、在报表中插入图形（1）追加图形显示区域在格式状态下，执行“编辑”|“追加”|“行”图形区域（2）选取数据区域单击“格式|数据”按钮，进入“数据”状