行政工作流程(许艳传).doc

前 言行政工作是事业发展部三大工作之一（另外两大工作为销售事务与房产工作），属公司内勤工作，是保证领导与公司上下工作沟通的桥梁与基础，它具备辅助、参谋与服务的职能。如何要把繁琐的行政工作有条不紊地展开，给其他工作提供有力的后勤支撑，首先要对本职工作流程与基础工作进行梳理，严谨认真地执行规范流程，做好检查与监督，其次是合理安排工作，把工作进行轻重缓急的划分，以确保工作能按时且保质保量的完成；最后，要做好与各部门的沟通，行政工作有承上启下的职能，只有取得各部门积极主动的配合，做好监督与协调工作，才能真正把工作落到实处。二O一0年四月十五日行政工作按类别和工作时间大致分类如下：一、行政工作按照内容来分：有文档、企业文化、人力资源、报表、年检、日常事务六大类。（小计34项）（一）文档类（11项）1、来文处理2、公司发文3、档案管理4、合同管理5、图书管理6、会议纪要7、部门周报8、方针目标表9、文件会签10、文件传阅11、工作总结（二）企业文化（8项）1、大事记2、信息简报3、协助会刊编辑4、奖项申报5、宣传广告收集6、商标注册、变更、异议7、网站建设8、活动后勤（三）人力资源（8项）1、员工入职、离职办理2、考勤、考评汇总3、工资表制定4、社保办理5、劳动合同管理6、人事档案管理7、协助人员招聘8、员工住房租赁、退房（四）报表（2项）1、办公费用报表2、固定资产清理表（五）年检（5项）1、营业执照2、组织机构代码证3、资质证4、验资报告备案（注册资本发生变动）5、资料变更（公司股东、股权、法人、住所、注册资本等发生变动时）（六）日常事务（9项） 1、行政、工程资料管理 2、电话接听3、文件打印复印传真4、来客接待5、领导视察6、会议、培训通知、会场准备7、办公用品管理、耗材、话费审核8、表格填报9、行政事务二、按工作时间分：每日、每周、每月、每季、每年。（小计26项）：（一）每日日常工作（11项）1、来文处理、文件传阅2、电话接听3、来客接待4、文件打印复印传真(每日财经)5、资料管理（行政、工程、合同、档案、人事、其他）6、用品领用登记7、大事记：记录，（领导视察照片、奖项照片）8、简报收集9、各类奖项申报10、会场准备11、其他（二）每周工作（2项）：1、制定周报（周五制定，周六完成）2、个人周计划（周五下午上报）（三）每月工作（4项）：1、办公用品：包括办公用品申购，耗材、维修、电话费用汇总（月初5号前）2、人力资源：新进、离职、转正人员统计，考勤、考评汇总，工资表制定；增员或减员社保办理。（月初5号前）3、方针目标表（月初5号前）4、信息简报（四）每季工作（2项）：1、配合会刊2、员工社保转帐及补贴办理。（五）年工作（7项）：1、营业执照年检2、组织机构代码证年检3、资质证年检（两年一次）4、验资报告备案（发生时）5、变更换证（公司法人、地址、股权、出资情况等发生变更时）6、图书盘点7、固定资产盘点行政基础工作流程文本图（小计19个）一、文档类（6个）1、收文流程：（2个工作日） 填写收文登记薄行政秘书2小时内来文字号填制来文处理笺行政秘书来文单位半个工作日内呈阅事业发展部经理阅示呈领导批示交批示办文人根据阅示办理行政秘书办文人收文薄签字半个工作日内反馈结果督办事业发展部经理行政人员备注办文结果，存档2、发文流程：（1个工作日）拟稿填写发文笺，并经部门经理审核签字经办部门2小时内核稿文种、措词等事业发展部核稿终审分管领导审核、签字制文行政人员套红文件头、文件字号，打印半个工作日内盖章根据文件需要办理（公告或上报上级部门）印章管理人根据领导签发留档行政人员3、合同流程拟稿主办部门填写合同会笺表，部门经理签字协办意见协办部门呈领导审核主办部门陈律师律师有修改，再呈交分管领导审核律师审核主办部门或行政人员一致通过后签订合同主办部门行政人员原件编号存档1个小时内5个工作日内复印给财务一份签收呈总助登记、备案提取合同经领导签字同意后复印签收4、部门周报：周报制定每周五上午行政人员根据上周周报内容各部门经理填写周报每周六上午行政人员收集督办事业发展部经理5、图书登记流程（1个小时内）编号、购买日期、费用、购买人等新图书登记行政人员借阅人签字年底盘点、清查、核对核对人签字确认行政人员6、会议纪要：通知参会人员时间、地点、主题及相关要求10分钟内行政人员会议通知领导视察：售楼部准备音响、宣传片、宣传资料、保安、销售人员状态、相机、录音机、茶水小区准备展板、音响、影碟机、宣传片、功放、话筒、宣传资料、卫生打扫、大门开启、保安、销售人员、相关人员、相机、录音机（有需要时准备摄象、幻灯片、横幅）提前检查确保所有准备就绪会场准备行政人员等根据具体情况与会议性质准备会议资料与会议室会议开始前20分钟准备完毕内会议完毕，整理记录记录人、行政人员1个工作日领导签发行政人员2个工作日行政人员参会人员传阅督办、存档事业发展部经理、行政人员二、企业文化类（3类）1、商标：商标注册、商标变更、商标异议提案事业发展部请示领导同意后事业发展部北京常理成都分公司周素容定代理公司北京神州华茂曹世萍业发展部签订合同按合同会签流程事业发展部商标注册：营业执照复印件、委托书、所需注册类别、商标图样商标变更：营业执照复印件、企业名称变更通知书、委托书、申请书等准备注册所需资料行政人员商标异议：已注册商标的商标证复印件或商标申请受理书，公告书复印件；异议申请委托书；营业执照副本复印件(加盖公章)；能够证明此商标的知名度、宣传广告等经分管领导审核后寄出事业发展部商标注册受理通知书商标代理公司申报知名商标（著名商标、驰名商标）事业发展部存档，跟进获得商标注册证2、奖项申报提案事业发展部分管领导请示同意后视具体情况请相关部门配合根据具体奖项准备资料行政人员资料审核上报事业发展部获得奖项大事记记录，奖牌照相存档行政人员3、信息简报流程（每月一期）各部门配合，一年任务12篇/部门，简报每期事业发展部、物管、工程进度至少各一篇简报收集行政人员行政人员初步整理、校稿事业发展部经理审核行政人员行政人员分管领导审核行政人员制定简报套简报格式，编号行政人员各部门传阅、留档三、人力资源类（4个）发目标表交各部门填报1、考勤考评考勤、考评收集收集新入职、转正、请假、绩效考核、销售考核及提成情况表等行政人员景地：月底半岛：10号初审员工转正、绩效考核、销售考核及提成情况表等事业发展部审核行政人员行政人员分管领导审核终审员工转正、绩效考核、销售考核及提成情况表等景地：3号前半岛：13号前行政人员制定工资表半岛、营销中心、工程部、其他办公室；报银行扣社保、扣税行政人员分管领导审批确认同意行政人员交财务发放工资景地：5号前半岛：15号前行政人员考勤留档备查2、新进员工办理流程：半个小时内应聘登记表（部门经理签署入职时间及设定工资）、身份证明复印件、健康证明、银行卡号入职办理、存档行政人员、入职人员部门经理入职培训、引导、试用试用期满办理离职不符合，辞退入职人员部门经理符合，填写转正审核表入职人员部门经理、分管领导审核 转正入职人员部门经理、分管领导签订劳动合同不签订合同或不购买社保，由个人写申请东坡区：身份证复印件、劳动合同复印件、五险增员表、工资表、1寸照片4张、转帐2个工作日社保办理行政人员眉山市：五险增员表、转帐3、离职员工办理流程：员工不合格被劝退员工违规被辞退员工自动辞职填写离职手续表，并由部门经理签字部门经理分管领导审核、签字凭离职手续单，发离职通知书、结算工资，退还证件离职办理1个小时内行政人员在次月5日前上报社保局减员表社保减员办理行政人员当月月底行政人员工资表删除该人员4、社保购买流程营业执照、税务登记证、代码证、工资表、劳动合同复印件、员工花名册、社会保险登记表（社保局领取）（资料全部加盖公章）社保局开户区：8101483行政人员提交申报表。外地需转入的先到社保局开具接收手续，再到原社保局转出，办理时交纳身份证复印件、照片4张及社保清单市：养老：8165011医疗：9165048失业：8168783工伤、生育：8165092社保购买是失地农民还需提交其自愿放弃失地拆迁居民养老保险申请原件行政人员 每季度初递交领导审核社保转帐确认单，审核无误后交财务部向社保局转帐财务、行政人员转帐并开具发票区：需先到购买社保处开具小票，持进帐单到财务开具发票。市：持进帐单到各窗口开具发票。开具发票时，需进帐单复印件到社保局相应窗口（注意各明细栏目金额）行政人员增员或减员申报表若有员工离职时，需于次月5日前向社保局报减员申报表若有员工要购买社保时，在区社保局购买报增员表，并同时提交员工身份证复印件、劳动合同复印件、工资表、照片等资料；市社保局提交增员表行政人员资料留档行政人员年底对帐待完善四、报表（3个）1、办公用品：根据各部门实际购买需要填制并注明计划费用月初1个工作日填制申购单行政人员行政人员事业发展部审核行政人员分管领导审核行政人员递交采购部购买行政人员入库、领用登记行政人员入库月末清理、盘点行政人员根据登记表统计各部门用品费用，年度分析行政人员统计费用及上报行政人员时代办公：81122342、资料外复印流程复印内容、数量、规格等填写复印单通用：8791942行政人员经手人签字相关部门经理确认结帐凭据：复印单结帐行政人员行政人员计入部门办公费用3、固定资产：根据上年度固定资产情况结合本年度购买情况盘点盘点行政人员、财务部陈丹丹行政人员统计制表各部门无异议签字行政人员行政人员存档五、年检（3个）1、执照年检（每年3月）：直属分局注册股：王股长济开发区注册股：吴科长：8161392行政服务中心工商局窗口：崔大姐：8166159资料：年检报告书（工商局领取），财务报表、资质证书、执照正本复印件、执照副本原件，经办人身份证复印件（复印件全部加盖公章，一式两份）资料准备行政人员事业发展部审核行政人员上报景地、合立、半岛在直属分局年检景地分公司在经济开发区年检请示领导交纳年检费并记录行政人员行政人员领取执照副本 2、资质年检（两年年检一次，根据资质证上有效时间）：申报表、营业执照、资质证书、上年审计报告、员工花名册、劳动合同及负责人职称证、开发建设项目情况表、房地产开发项目手册、未拖欠工程款情况说明、住宅质量保证书及使用书、竣工备案书资料准备行政人员事业发展部审核行政人员行政人员分管领导审核年检费用建设局城建科：李娟：8195964上报建设局城建科行政人员领取资质证书行政人员3、代码证年检（每年4月）：四家公司执