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Job Description 职位描述Title 职位名称:Executive Secretary 行政秘书Report to 报告对象:Deputy GM 副总经理Approved by 批准人:Deputy GM 副总经理Effective Date 生效日期:2013年9月Job description 工作描述: 1. 执行行政副总的工作指令，向行政副总请示和报告工作。2. 负责各类行政副总签批文件的报批与传送。3. 全面负责总办及1楼会议室的设施设备、卫生清洁工作。4. 根据直属上司的意见建立、健全酒店各项行政管理制度。5. 组织安排总经理例会及其他重要行政会议，完成例会纪要。6. 负责收集、整理酒店各部门年度、月度工作总结、计划，起草总办发出的请示、报告等文件，做好文件的编发与存档的记录。7. 根据行政副总的要求，负责协调各部门之间的工作关系，共同完成领导交办的工作任务。8. 负责对外工作联系和业务接待。9. 按需领取和发放行政办公室各种办公用品、劳保用具并做好记录。负责为新晋部门经理及以上人员准备办公用品。10. 负责管理层人员的考勤记录工作。11. 协助行政副总对布置的工作进行督催落实，发现问题，及时汇报。12. 完成直属上司临时交办的其他工作。行政秘书工作流程周期时限纲领工作内容工作流程每日7:50清扫清扫会议室及总办抹尘、浇花、补充办公用品8:00早会材料取大堂副理交接本、MOD检查表等文件上报领导AM交接本、MOD检查表-总经理、行政副总8:30填写例会缺勤表根据实际情况填写-存档8:50纪要参加例会/纪要提醒行政副总、人事经理参会例会后会议纪要整理，MOD检查表原件存档根据会议内容拟定各部门出现问题的处理意见，传送至行政副总、人事经理。审核通过后发总经理、副总经理及部门经理邮箱17:00工作日志、关闭会议室确保当天会议纪要、工作日志（行政副总-人事经理）已发送，会议室关闭秘书日常工作报销会签单报销会签时间及流程：15天为一个呈报周期经手人-部门经理-财务经理-人事经理-行政副总-总经理。经手人应在报销会签单备注一栏写明报销费用明细后附发票。若部门经理为营销、前厅、客房、餐饮部则无需人事经理批准。文档文件存档流程知会行政副总-加入酒店文件索引-索引传送至副总，确保信息实时准确消杀联系消杀工作，灭鼠、蟑螂每月一次日志-通知餐饮部客房部总值等，填写消杀记录表，并收回消杀公司出具的消杀记录原件-效果回访通讯录更新通讯录通讯信息出现变化时发送新通讯录至总经理、副总及各部门总值换班MOD换班流程由主动申请换班的人员出具总值换班申请，写明换班原因、替班人员，值班时间，由人事经理、行政副总批准后生效。更改总值排班表并利用邮箱发送至管理层人员，电话通知前厅部经理、保安部经理迎接新人的准备工作新晋部门经理及以上人员入职时为其准备笔记本、笔、酒店手机卡、企业邮箱、通讯录、欢迎信，印制名片。入职7天后在员工通道张贴新晋人员的文字介绍及照片。一个月后排入MOD值班表并在员工通道中张贴其任命书（加盖公章）本部门新员工入职入职时为其准备笔记本、笔。7日后提供酒店电话卡流程采购申请单签批流程申请人-人事经理-财务经理-行政副总。最后送采购部，说明是否紧急，明确预计到货时间，汇报行政副总早会通知流程一般情况：正常开会无需通知，取消会议当天8:30通知。特殊情况：需前一天确定次日早会时间、地点、参加人员等信息，若会上通知次日会议取消，则无需再次通知流程文件借阅流程借阅人完整填写文件借阅记录表-部门负责人签字-行政副总签字信函的交送总办信函及时交送至行政副总处每月1-3日总结计划汇总各部门工作总结和计划（文本、电子）集齐后上报汤总文档上月电子版会议纪要呈行政副总存档上月总值表及换班申请8日名单上月总值人员名单报劳资主管10日托收办理电话小号未托收账单上报财务部小号办理酒店员工小号申请及取消，并于次月10日前将本月申请单上报财务部签批流程：人事经理-行政副总-