2011年国际青年音乐节新闻发布会策划方案.doc

2011年国际青年音乐节新闻发布会策划方案背景分析：基于此次活动的十名国际知名的音乐艺术家的影响力，为扩大宣传效果，提高本中心知名度以及传播口碑效应，进一步促进销售，特拟订此计划。本计划包括媒体策略，活动执行策略以及效果评估策略，危机应对策略。媒体选择：考虑到此次活动的宣传、推广目的，所以建议选择本地所有可能利用的到的媒体，包括平面媒体、电视广播媒体等，以电话为主要手段，通过通知到人的方式，由销售部以及策划部提供的名单为依据，尽可能多的通知大客户及赞助商合作伙伴，媒体记者。活动执行及流程策略：前期准备过程（此过程由策划部负责，但需得到各部门的密切配合）。由各部门负责通知参会人员到指定地点集合1、策划部负责记者等媒体人员2、销售部负责大客户及赞助商合作伙伴活动所需准备资料：邀请函(200份，尽可能做到人手一份)背景板一块（规格：2.5M*11M ，每平方米8元）条幅一条(规格:9.5M一条 7M两条 ,价格:三块/米)大巴车两辆(用于接送参会人员,租金250元/天/辆)宣传手册(初步预计需要约200册)手提袋(尽可能多,由于其具备一定的实用性,在人们提袋过程中也能起到宣传效果,故应尽可能的多)音乐节活动宣传单页(200张)赞助企业简介(200份)新闻通稿(通过与电视台及媒体协商决定新闻通稿由我们自拟还是记者拟订)签到书(1份)新闻发布会卡(100份)雨伞、扇子、信笺等小礼品总共250份.按不同规格赠送不同对象。活动执行流程：时间：九月九日上午10点地点：西安音乐厅大厅参加人数：200左右（详细人数按实际发生为准）主要为记者 嘉宾：公司领导，直属单位领导、资深媒体领导，赞助商领导，大品牌（客户）代表。具体流程：1 主持人宣布会议开始2 播放国际青年音乐节宣传片3 介绍在座的嘉宾4 区政府领导简短发言5 赞助商领导发言6 公司领导为整个国际青年音乐节做整体推介（发言稿另拟）7 嘉宾发言8 回答媒体提问及互动9 会议结束，邀请嘉宾签名或者合影。新闻媒体报道建议：建议以新闻发布会的形式，提高了项目知名度，在发布会同时邀请记者进行软性图片文章跟踪报道直到活动结束。既节约了不必要的硬性广告费用，同时又为活动做好了铺垫。危机应对策略：基于活动过程中可能出现的随机事件，有必要拟订危机应对策略，由于媒体发布策略可控性较强，主持领导缺席问题等。具体解决方案应以随机应变为主，主持后备人员必须到位，如遇到领导未到场由领导指派人员代为发言等。已拟订议程应具备随时可调性。广告投入：考虑到为本次活动造势以及为活动提供以后的广告宣传支持，有必要针对此次活动进行大范围的媒体宣传，建议选择电视媒体以及平面媒体对该次活动进行宣传，同时可以考虑广播媒体以及分众媒体如网站。具体投放量，媒体选择，以及广告费用如下：1、电视媒体方面：选择西安电视台新闻综合频道与西安电视台新闻频道，由于我们在活动中已经邀请了该台的记者参与，因此希望能够在“直播西安”插播十秒的广告宣传片，具体价格为xx元/天（每天滚动播出四次，并在现在直播节目中针对项目作专题跟踪报道），初步拟订为播放三天同时在西安电视台文化影视频道中也拟订为连续三天的软性新闻报道，在节约广告费用的同时也保证了本地媒体的可操作性，在炒作项目的同时提升团队及公司领导的本地影响力与号召力。2、平面媒体方面：建议选择华商报以及西安晚报，原因在于这两份报纸发行量都比较大，并且在本地都是最具影响以及权威的媒体。考虑到他们的可信度，以及他们的发行覆盖面积，我们建议选择他们进行宣传，如果可能，我们希望通过在活动过程中与该媒体记者的良好沟通与接触，促使其通过软文的形式对我们整个活动进行宣传。这样将节省大笔的广告费用（按照西安的广告市场行情，软性广告费每行约100元），并于无形中再次提升我们西安音乐厅的美誉度以及知名度。考虑到记者的权限问题，如果软文宣传不到位，不能起到预期的宣传效果，我们建议直接采用广告的形式进行宣传，具体广告内容另拟，初步拟订为投放三天的广告量。活动开始前投放一期，活动后投放两期，版面暂定为二分之一版或者四分之一版。价格为：华商报全省发行版A版四分之一版价格为x000（黑白）-x000（彩色）B版四分之一版价格为x000（黑白）-x000（彩色）C版四分之一版价格为x000（黑白）-x000（彩色）西安晚报A版四分之一版价格为x000-x000B版四分之一版价格为x000-x000C，D版价格为x000（注：由于各个媒体实际价格经常波动，以上价格均以实际谈判中合同书价格为准）。3、电台方面：建议选择西安交通台、西安音乐台之所以选择电台，是由于电台广告自身的特性，在实际生活中有特殊的优点，如：不需要特别专注，我们可以一边开车或坐车，一边听广播。而我们的主要目标受众又大部分具备一定的经济实力，乘坐出租车的中端消费人群及拥有汽车的高端消费人群占多数。另外，电台的费用比较低廉，故建议选择。4、网站方面：建议选择大秦网，华商网，由于是本地互连网接入的主要门户网站，因此在本地的宣传效果是相当不错，在网络宣传的同时加紧了与之的合作，为以后公司网站的运营及宣传也做了较好的铺垫，建议做一个网站旗帜广告（此中广告是网络广告中普遍采用的一种形式，适用于品牌、产品、企业形象等宣传或促销等营销活动。特点：发布方式明显，容易被接受 三帧轮翻 ）.经费预算：经过各个方面的比较以及分析,为节约经费,我们建议选择较为节省的方案,故本次宣传活动总费用及具体执行预算如下：现场人员费用：3000元（包括投影设备、10名迎宾小姐、会场领导席茶水、手帕等）记者红包： 2500元（50/人 计划邀请50人）大巴汽车费用： 500元会议背景板、条幅制作费用： 500元 各类礼品宣传手册费用: