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第九课 报表 一、 报表的定义与组成 1、报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 2、报表的视图 3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。（1）“设计”视图：创建和编辑报表的结构，例如想要改变报表的结构或显示内容等。打开方法：1）单击要打开的报表名，然后选择“设计”按钮2）右键单击报表名，并从出现的快捷菜单中选择“设计视图”命令（2）“版面预览”视图：查看报表的版面设置。（3）“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；打开方法：1）双击“报表”选项卡中的报表名称即可2）单击报表名，然后单击“预览”按钮；3）用右键单击报表名，从出现的快捷菜单中选择“打印预览”命令。 3、报表的组成 （1）报表页眉：常用来放置有关整个报表的信息，如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容，每份报表只有一个报表页眉。 （2）页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉，报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方 （3）主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。 （4）页面页脚：打印在每页的底部，主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息，报表的每一页有一个页面页脚。 （5）报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。报表最后一页中，先在主体数据结束处显示报表页脚，然后在页面最底端显示页面页脚 (6)组页眉节 根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。 可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层(一般不超过36层)。 (7)组页脚节 组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据。 二、报表的分类： 1纵栏式报表（窗体报表） 每个字段占一行，字段框的宽度为数据库中所设定的字段宽度，报表将列出所有记录 2表格式报表 一行显示一条记录、一页显示多行记录。其记录数据的字段标题信息安排在页面页眉节显示。 3图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间的关系。 4标签报表 三、创建报表 1使用“自动报表”创建报表 设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 2使用“报表向导”创建报表 “报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。 3使用“图表向导”创建报表 用“图表向导”将数据以图表形式显示出来。 4使用“标签向导”创建报表 5使用“设计”视图创建报表 主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 四、 编辑报表 1设置报表格式 Access中提供了6种预定义报表格式，有“大胆”、“正式”、“浅灰”，“紧凑”、“组织”和“随意”。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。 2添加背景图案 操作步骤如下： (1)“设计”视图打开报表。 (2)通过报表选择器，打开报表“属性”窗体。 (3)单击“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置。 (4)设置背景图片的其他属性 3添加日期和时间(5:50班) 操作步骤如下： (1)“设计”视图打开报表。 (2)单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。 (3)在打开的“日期和时间”对话框中，选择显示日期还是时间及显示格式，单击“确定”按钮即可。 此外，也可以在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式(例如，=Date()或=Time()或=now（）等)来显示日期与时间。 4添加分页符和页码 (1)在报表中添加分页符 操作步骤： “设计”视图打开报表。 单击工具箱中的“分页符”按钮。 选择报表中需要设置分页符的位置然后单击，分页符会以短虚线标志在报表的左边界上。 (2)在报表中添加页码 具体操作步骤如下： “设计”视图打开报表。 单击“插入”菜单中的“页码”命令。 在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。 如果要在第一页显示页码，选中“在第一页显示页码”复选框。此外可以在文本框中输入：=第&Page&页&共&Pages&页 或 =共 & Pages & 页，第 & Page & 页 5绘制线条和矩形 (1)在报表上绘制线条调整长度和角度：shift+方向键调整线条的位置：ctrl+方向键利用工具栏上的“线条与边框”和“属性”更改线条样式和边框样式 (2)在报表上绘制矩形 “设计”视图打开报表。 单击工具箱中的“矩形”工具。利用工具栏上的“线条与边框”和“属性”更改线条样式和边框样式 6 添加图象： 静态图像、非结合型图像和结合型图像。 五、报表排序和分组 1记录排序 “报表向导”中设置字段排序，限制最多一次设置4个字段，并且限制排序只能是字段，不能是表达式。实际上，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序:视图排序与分组 2记录分组 指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。 一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。视图排序与分组（利用表1）（编号） 六、 使用计算控件 1报表添加计算控件 计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框是最常用的计算控件。 2报表统计计算 在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果主要有两种形式： (1)主体节内添加计算控件 对每条记录的若干字段值进行求和或求平均计算时，只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可。 (2)组页眉/组页脚内或报表页眉/报表页脚内添加计算字段 七、 创建子报表 子报表是插在其他报表中的报表。 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。 在子报表和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体。但是，一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表 1在已有报表中创建子报表 在创建子报表之前，首先要确保主报表和子报表之间已经建立了正确的联系 2将某个已有报表添加到其他已有报表来创建子报表 具体操作步骤如下： (1)在“设计”视图中，打开作为主报表的报表。 (2)确保工具箱中的“控件向导”按钮已经按下。 (3)按F11键切换到数据库窗口。 (4)将报表有从“数据库”窗口拖动到主报表中需要插入子报表的节区，这样，Access数据库就会自动将子报表控件添加到报表中。 注意：子报表在链接到主报表之前，应当确保已经正确地建立了表间关系。 通过“报表向导”或“子报表向导”创建子报表，在某种条件下Access数据库会自动将主报表与子报表进行链接。但如果主报表和子报表不满足指定的条件，则可以通过下列方法来进行链接： (1)在“设计”视图中，打开主报表。 (2)选择“设计”视图中的子报表控件，然后单击工具栏上的“属性”按钮，打开“子报表属性”对话框。 在“链接子字段”属性框中，输入子报表中“链接字段”的名称，并在“链接主字段”属性框中，输入主报表中“链接字段”的名称。 八、创建多列报表操作步骤如下： (1)创建普通报表。 在打印时，多列报表的组页眉、组页脚和主体节将占满整个列的宽度。例如，如果要打印4列数据，请将控件放在一个合理宽度范围内。 (2)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，显示“页面设置”对话框。 (3)在“页面设置”对话框中，单击“列”选项卡。 (4)在“网格设置”标题下的“列数”框中输入每一页所需的列数，这里，设置“列数”为2。 (5)在“行间距”属性中可以输入“主体”节中每个标签记录之间的垂直距离。 (6)在“列间距”对话框中，输入各标签列之间的距离。 (7)在“列尺寸”标题下的“宽度”框中输入单个标签的列宽；在“高度”框中输入单个标签的高度值。用户也可以用鼠标拖动节的标尺来直接调整“主体”节的高度。 (8)在“列布局”标题下选择“先列后行”或“先行后列”选项设置列的输出布局。 (9)单击“页”卡，在“页”选项卡的“打印方向”标题下单击“纵向”或“横向”选项来设置打印方向。 (10)单击“确定”按钮，完成报表设计。 (11)预览、命名保存设计报表。 九、 设计复杂的报表 1报表属性 报表属性中的几个常用属性： 记录来源：将报表与某一数据表或查询绑定起来(为报表设置表或查询数据源)。 打开：可以在其中添加宏的名称。 关闭：可以在其中添加宏的名称。 页面页眉：控制页标题是否出现在所有的页上。 页面页脚：控制页脚注是否出现在所有的页上。 记录锁定：可以设定在生成报表所有页之前，禁止其他用户修改报表所需要的数据。 宽度：设置报表的宽度。 2节属性 强制分页：把这个属性值设置成“是”，可以强制换页。 保持同页：设成“是”，一节区域内的所有行保存在同一页中；“否”，跨页边界编排。 可以扩大：设置为“是”，表示可以让节区域扩展，以容纳长的文本。 可以缩小：设置为“是”，表示可以让节区域缩小，以容纳较少的文本。 3给报表加页分割 操作时，首先打开一个报表的“设计”视图，单击工具箱中的页分割按钮，然后拖放到需要分